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Die Miethausverwaltung (Miet-Verwaltung) kümmert sich um die finanziellen (kaufmännischen), technischen und im weitesten Sinne rechtlichen Angelegenheiten eines Miethauses. Anders als die WEG-Verwaltung, die das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft betreut, obliegt der Miethausverwaltung insbesondere die Vermietung sowie Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen für den Eigentümer des Objekts. Eigentümer können eine einzelne natürliche Person, mehrere Personen (etwa Ehegatten, BGB-Gesellschaft, Erbengemeinschaft) oder auch eine juristische Person (etwa GmbH) sein. Welche Aufgaben in der Miethausverwaltung bestehen und wie die Verwalter-Leistungen definiert werden, erfahren Sie in diesem Artikel.

1. Miethausverwaltung und Verwalter-Leistungen: Entscheidend ist der Vertrag

Während für die WEG-Verwaltung im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt ist, was zur Verwaltung gehört, ist die Miethausverwaltung gesetzlich nicht genauer definiert. Das gilt ebenso für die vom Miethaus-Verwalter zu erbringenden Leistungen. Entscheidend ist daher für den Gegenstand der Miethausverwaltung und den Verwalter-Leistungen alleine der Inhalt des Verwaltervertrags, der zwischen Verwaltung und Eigentümer geschlossen wird. Die vertraglich vereinbarten Leistungen sind von der Miethausverwaltung geschuldet und vom Verwalter zu erbringen.

Daher werden die Leistungen des Verwalters letztlich im Vertrag definiert, wobei Verwalter-Leistungen „mittlerer Art und Güte“ geschuldet sind. § 243 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist hier entsprechend anzuwenden. Der Eigentümer hat also Anspruch auf die Leistungen eines durchschnittlichen Verwalters, soweit diese Leistungen nach dem Verwaltervertrag zu erbringen sind.

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2. Im Einzelnen: Diese Aufgaben bestehen in der Miethausverwaltung

Vereinfacht gesagt, ist Miethausverwaltung zum einen für alles zuständig, was mit Miete und Betriebskosten zusammenhängt. Zum anderen kümmert sie sich um die Zahlung sämtlicher fälliger Rechnungen. Und schließlich obliegt ihr auch die Sorge für die technischen Angelegenheiten, also etwa das Funktionieren der Gemeinschaftseinrichtungen und die Prüfung, inwieweit Wartungs-. Reparatur- oder Sanierungsarbeiten erforderlich sind. Im Einzelnen bestehen folgende Aufgaben:

3. Bei Übernahme des Objekts

Bei der Übernahme der Verwaltung des Miethauses sind zunächst alle Stammdaten zum Objekt und dessen Mieter mit der von der Miethausverwaltung benutzten Software zu erfassen und im System anzulegen.

Weiterhin ist das bestehende offene Fremdkonto zu übernehmen bzw. ein neues Konto einzurichten. Vorhandensein und Anlageform der vorhandenen Kautionen sind zu prüfen. Ist der Eigentümer damit einverstanden, sollten die bestehenden Verträge mit Versicherungen und Dienstleistern auf Einsparmöglichkeiten überprüft werden. Bei den Versicherungen stellt sich zudem die Frage, ob die Deckungshöhe noch ausreichend ist.

Die vorhandenen Mietverträge sind auszuwerten. Das bedeutet, diese werden hinsichtlich der Angemessenheit der Miethöhe, der Umlagefähigkeit von Betriebskosten und der Wirksamkeit von Klauseln für Klein- und Schönheitsreparaturen überprüft.

Sinnvoll ist eine Begehung, die der baulichen und technischen Bestandsaufnahme bei der Übernahme dient. Dazu gehört eine Erfassung des Zustands der Gebäudeteile (etwa Fassade, Dach usw.), der vorhandenen Haustechnik (etwa Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Aufzüge usw.) sowie der Wohnungen nebst deren Ausstattung.

4. Finanzielle Betreuung

Zur finanziellen (kaufmännischen) Betreuung gehört die Vereinnahmung und Überwachung der Mietzahlungen und sonstigen Zahlungen der Mieter (etwa Betriebskostennachzahlung). Davon umfasst ist auch die Beitreibung offener Zahlungen im Mahnverfahren sowie die Beauftragung eines Rechtsanwalts, sofern das Mahnverfahren erfolglos bleibt.

Umgekehrt sind die fälligen Rechnungen und Forderungen zu begleichen. Reichen die vorhandenen Gelder bzw. die Mieteinnahmen dazu voraussichtlich nicht aus, ist der Eigentümer von der zu erwartenden Kontounterdeckung zu informieren.

Mit den Zahlungseingängen und -ausgängen geht die Verpflichtung zu einer geordneten Führung der laufenden Buchhaltung über alle Einnahmen und Ausgaben für das Miethaus einher. Dazu gehört auch eine dem Eigentümer regelmäßig (etwa monatlich, quartalsweise usw.) zu übermittelnde Aufstellung (Zwischenabrechnung) über sämtliche Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Mieter, Stände der Kostenkonten und dem Banksaldo.

Weiterhin obliegt der Miethausverwaltung die rechtzeitige Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen (also bis spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums, soweit vertraglich nicht eher vereinbart). Davon umfasst sind auch die Anmahnung und Beitreibung von Nachzahlungen aus der Abrechnung sowie die Bearbeitung von Widersprüchen, die sich gegen die Abrechnung bzw. einzelne Kostenpositionen richten.

Die Vermietung und Abwicklung von Mietverhältnissen ist weit gefächerter Bereich im Rahmen der Aufgaben, die die Miethausverwaltung hat. Dazu gehören insbesondere

• Mietersuche
• Prüfung der Bonität der Mieter
• Mietvertragserstellung
• Mietvertragsabschluss
• Kautionsabwicklung
• Mieterhöhungen unter Berücksichtigung des Mietspiegels bzw. der ortsüblichen Vergleichsmiete
• Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen
• Entgegennahme von Mietminderungen
• Kündigung des Mieters, insbesondere bei dessen vertragswidrigem Verhalten
• Entgegennahme von Mieterkündigungen
• Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben nebst Protokollerstellung über den Wohnungszustand
• Zwischenablesungen bei Mieterwechsel

Schließlich ist der finanziellen Betreuung auch die Einholung von Angeboten über Wartungs-. Reparatur- und Sanierungsarbeiten zuzuordnen, die grundsätzlich nach Absprache mit dem Eigentümer zu vergeben sind.

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5. Technische Betreuung

 Zu der (baulichen und) technischen Betreuung des Miethauses zählen regelmäßige Begehungen zur Bestandsaufnahme und Mängelfeststellung. Dazu gehört die Erstellung eines Zustandsberichts mit Empfehlung für Erhaltungsarbeiten, der dem Eigentümer zu übermitteln ist. Auch sind Entgegennahme von Mängelanzeigen der Mieter unterfällt den Aufgaben der Miethausverwaltung .

Notmaßnahmen, die keinen Aufschub zulassen (etwa ein Rohrbruch), hat die Verwaltung ebenso eigenständig in Auftrag zu geben wie kleinere Instandsetzungen bis zur Höhe des im Verwaltervertrag eingeräumten Betrags, ohne dass in diesen Fällen eine Zustimmung des Eigentümers vor der Auftragsvergabe erforderlich wäre. Größere Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten sind hingegen nach Zustimmung des Eigentümers zu vergeben und von der Miethausverwaltung zu überwachen sowie abzurechnen. Dabei sind Mängelrügen ebenso wie die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen Sache der Miethausverwaltung .

Sind Schadensmeldungen an Versicherungen und ggf. auch an den Verursacher erforderlich, hat die Verwaltung diese vorzunehmen.

Ferner ist die Miethausverwaltung für die Wahrung von Verkehrssicherungspflichten (etwa Vergabe des Winterdienstes) einschließlich TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie der Beachtung technischer Verordnungen zuständig.

Darüber hinaus hat die Verwaltung Handwerker, den Hausmeister und die Reinigungskräfte einzuweisen. Auch die Bestellung von speziellen, nicht nachmachbaren Schlüsseln sowie von Heizöl ist Aufgabe der Miethausverwaltung .

6. Im weitesten Sinne rechtliche Betreuung

Zu den rechtlichen Aufgaben der Miethausverwaltung zählen etwa

• das Beschwerdemanagement
• die Erstellung und Verteilung von Rundschreiben, Informationen und Aushängen
• die Durchführung der Hausordnung
• die Korrespondenz mit Eigentümern, Mietern und Vertragspartnern
• Verhandlungen mit Behörden
• die Regelung von Personalangelegenheiten (beispielsweise Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte)
• die Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen
• die Vertretung in Rechtsangelegenheiten, soweit vom Eigentümer vertraglich übertragen

Auch die Vermietung und Abwicklung von Mietverhältnissen enthält zahlreiche rechtliche Komponenten, wie etwa die Durchsetzung von Mieterhöhungen oder die Behandlung von entgegengenommenen Mietminderungen.