Hausverwalter-Angebote.de

Fälle, in denen WEG-Verwalter das Geld der Eigentümer veruntreuen, kommen leider immer wieder vor. Gerade zu schockierend war etwa die Veruntreuung einer inzwischen insolventen Hausverwaltung aus Königswinter, die die Konten der von ihr betreuten Eigentümergemeinschaften um über 4 Millionen Euro erleichtert haben soll. Wohnungseigentümern kann daher nur geraten werden, die Verwaltung regelmäßig zu kontrollieren.

Welche Anzeichen auf eine Veruntreuung deuten können, wie Eigentümer bei einer Veruntreuung reagieren sollten und wie solchen Machenschaften des WEG-Verwalters vorgebeugt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

I. Eigentümer sei wachsam: Welche Anzeichen auf eine Veruntreuung hindeuten können

Veruntreuungen eines WEG-Verwalters werden oft erst spät bzw. zu spät wahrgenommen. Wohnungseigentümer nehmen zwar immer wieder vereinzelte Berichte in den Medien zur Kenntnis, wonach sich eine Verwaltung aus den Geldern einer Eigentümergemeinschaft „bedient“ hat. Aber der Gedanke, dass den Eigentümern dies selber ebenfalls passieren könnte, wird meistens beiseitegeschoben.

Eigentümer sollten daher wachsam sein, vor allem dann, wenn es zu Unregelmäßigkeiten des WEG-Verwalters kommt. Mögliche Anzeichen, bei denen dem Verwalter auf die Finger bzw. auf die Konten geschaut werden sollte, sind vor allem:

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

Der Verwalter

• führt die nach § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) mindestens einmal jährlich einzuberufende (ordentliche) Eigentümerversammlung nicht oder erst sehr spät durch
• beruft keine (außerordentliche) Eigentümerversammlung ein, obwohl dies schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer nach § 25 Abs. 2 WEG verlangt wird
• keine vollständige Jahresabrechnung vor, (es fehlen einzelne Kontostände wie etwa vom WEG- oder Rücklagenkonto), die Abrechnung ist unübersichtlich und unklar oder aber Jahresabrechnung und Einzelabrechnungen sind nicht stimmig und einheitlich aus einer Verwaltungssoftware erstellt worden, sondern erscheinen „zusammengestückelt“
• legt nicht nachvollziehbare Zahlungsvorgänge vor, etwa weil Rechnungen von anderen Konten beglichen werden
• beantwortet Fragen zur Abrechnung auf der Versammlung allenfalls ausweichend, wenn der Fragestelle nicht bereits zuvor abgewiesen wurde
• ist nie zu erreichen, lässt sich verleugnen oder beantwortet Anfragen allenfalls mit allgemeinen oder nicht nachvollziehbaren Aussagen
• verweigert die Einsichtnahme in die Original-Verwaltungsunterlagen, die jeder Eigentümer verlangen kann, oder legt die Unterlagen nur unvollständig oder in Kopie vor
• ist nicht zur Herausgabe der Eigentümerliste mit allen Anschriften bereit, die ebenfalls jeder Eigentümer verlangen kann

II. Erste Kontrollen des Verwalters: Diese Möglichkeiten bestehen

 Besteht der Verdacht, dass der Verwalter Gelder unterschlagen hat, sollten sich die Wohnungseigentümer miteinander in Verbindung setzen und vor allem den Verwaltungsbeirat informieren. Dieser hat möglicherweise aufgrund der Teilungserklärung, den Beschlüssen der Eigentümerversammlung oder dem Verwaltervertrag besondere Befugnisse. Dazu können etwa der direkte Zugriff auf Kontoinformationen oder Rechte bei der Kontoführung gehören, wie beispielsweise die Gegenzeichnung bei bestimmten Kontoverfügungen des Verwalters. Zudem kann durch den Beirat eine außerordentliche Rechnungsprüfung erfolgen, die möglichst kurzfristig stattfinden sollte.

Hilft dies nicht weiter, kann der einzelne Wohnungseigentümer den Verwalter schriftlich unter Fristsetzung um Stellungnahme bitten. Zudem darf jeder Wohnungseigentümer beim Verwalter die Original-Unterlagen einsehen, also insbesondere auch die Kontobelege bzw. Bankauszüge.

Haben weder der Beirat noch eine besondere Vertrauensperson Einsicht in die Bankkonten, sollte der Beirat oder notfalls sogar ein einzelner Eigentümer vom Verwalter eine Vollmacht verlangen, die beim Geldinstitut zur unmittelbaren Einsichtnahme in die Konten berechtigt.

Verweigert der Verwalter dies, kann sich der einzelne Eigentümer, aber auch der Beirat an das kontoführende Geldinstitut wenden, um etwaige Angaben des Verwalters zu kontrollieren. Da in der Regel bei der Bank keine Eigentümerliste vorliegt, wird regelmäßig neben dem Personalausweis ein Grundbuchauszug vorzulegen sein.

Ob das Geldinstitut dann tatsächlich Auskünfte erteilt, ist fraglich, selbst wenn ein Rechtsanwalt hinzugezogen wird. Auch wenn Eigentümergemeinschaften „Verbraucher“ im Sinne des § 13 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind (Bundesgerichtshof (BGH), Urteile vom 25.03.2015, Az.: VIII ZR 243/13, VIII ZR 360/13 und VIII ZR 109/14), fehlt es an verbraucherschützenden Vorschriften zur Einsichtnahme in die von der Bank geführten Konten der Eigentümergemeinschaft. Im am 18.04.2016 in Kraft getretenen Zahlungskontengesetz wurden die Belange der Eigentümergemeinschaften nicht berücksichtigt.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

III. Außerordentliche Eigentümerversammlung: Die Gemeinschaft muss beschließen

Kann keine Klarheit darüber herbeigeführt werden, ob der Verwalter Gelder unterschlagen hat, sollte eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. Hier kann die Wohnungseigentümer darüber beschließen, dass der Verwalter Rechnung zu legen hat, was durch Mehrheitsbeschluss „jederzeit“ verlangt werden kann, § 28 Abs. 4 WEG.

Die außerordentliche Eigentümerversammlung ist anzuberaumen, wenn dies von mehr als einem Viertel der Eigentümer schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt wird, § 24 Abs. 2 WEG. Weigert sich der Verwalter, kann die Versammlung vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter einberufen werden. Ist kein Beirat vorhanden oder lehnt er die Anberaumung ab, kann sich ein Eigentümer durch das Amtsgericht zur Einberufung bevollmächtigen lassen.

Ergibt die nachfolgende Rechnungslegung, dass tatsächlich eine Veruntreuung vorliegt, ist der Verwalter auf einer zweiten außerordentlichen Eigentümerversammlung durch Beschluss aus wichtigem Grund vorzeitig abzuberufen und zugleich der Verwaltervertrag fristlos außerordentlich zu kündigen.

Haben dagegen bereits die vom Verwaltungsbeirat und / oder von den Eigentümern durchgeführten Kontrollen eine Veruntreuung des Verwalters ergeben, ist nur eine außerordentliche Eigentümerversammlung erforderlich, in der der Verwalter abberufen und der Verwaltervertrag gekündigt wird.

Stimmen alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zu, kann der Verwalter auch im schriftlichen Verfahren (sogenanntes Umlaufverfahren) abgewählt und gekündigt werden. Einzelheiten dazu erfahren Sie im Artikel „WEG-Verwalter per Umlaufbeschluss abwählen / kündigen„.

IV. Einsetzung eines kommissarischen Verwalters – wie es weiter geht

Damit die Geschäfte der Wohnungseigentümergemeinschaft weitergeführt werden können, muss für den abberufenen Verwalter schnellstmöglich ein neuer eingesetzt werden. Vor dem Hintergrund, dass bei der Neubestellung eines Verwalters mindestens drei Angebote erforderlich sind (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10) und gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften die Suche nach einem Verwalter schwierig sein kann, sollte zunächst ein kommissarischer Verwalter eingesetzt werden. Der kommissarische Verwalter ist entweder ein Beiratsmitglied oder ein sonstiger Eigentümer. Dessen Aufgaben bestehen allein schon aus Haftungsgründen nur aus den wesentlichen Dingen. Dazu gehören

• die Einrichtung neuer Konten bzw. Aufhebung der Verfügungsberechtigung des bisherigen Verwalters
• Sicherstellung der laufenden Zahlungen
• Durchführung dringend erforderlicher Maßnahmen bzw. unaufschiebbarer Notmaßnahmen
• Organisation der (endgültigen) Verwaltersuche und Verwalterbestellung

Insbesondere hat der kommissarische Verwalter zu klären, ob durch die Veruntreuung Rückstände bei den Versorgungsunternehmen bestehen und wie hoch die monatlich zu leistenden Zahlungen sind. Das gilt ebenso für Versicherungen, beim Personal (etwa Hausmeister, Reinigungskräften für das Treppenhaus), Handwerkern, Dienstleistern und sonstigen Vertragspartnern. Im ungünstigsten Fall sind Stundungsvereinbarungen zu schließen und auf einer Eigentümerversammlung die Erhebung einer Sonderumlage zu beschließen.

Ist die Einsetzung eines kommissarischen Verwalters nicht möglich, kommt die die gerichtliche Einsetzung eines Notverwalters in Betracht, die von jedem Eigentümer verlangt werden kann. Dies ist auch im Wege einer einstweiligen Verfügung möglich. Aussicht auf Erfolg hat ein solcher Antrag aber nur, wenn keine anderen Möglichkeiten bestehen. Das ist etwa der Fall, wenn sich ein Eigentümer vom Gericht zur Einberufung einer Eigentümerversammlung hat bevollmächtigen lassen und es zu keiner Einigung auf der Versammlung gekommen ist. Bleiben daher dringende Maßnahmen und erforderliche laufende Zahlungen unerledigt, wird das Gericht einen Notverwalter einsetzen.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

V. Was für Schadensersatz, Insolvenz des Verwalters und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung gilt

Hat der kommissarische Verwalter – möglichst mit Unterstützung des Beirats bzw. der anderen Beiratsmitglieder – die Auswirkungen der Veruntreuung erfasst und die laufenden Zahlungen sichergestellt, sollten sofort die Schadensersatzforderungen gegen den ausgeschiedenen Verwalter beziffert und geltend gemacht werden.

Fraglich kann dabei jedoch sein, ob die Geltendmachung dieser Ansprüche überhaupt wirtschaftlich sinnvoll ist. Möglicherweise ist der frühere Verwalter bereits insolvent und er auf Jahre hinaus zahlungsunfähig. Die Schadensersatzansprüche müssen dann durch einen Titel wie etwa ein Urteil oder ein Vollstreckungsbescheid erfasst werden, woraus 30 Jahre vollstreckt werden kann. Die dafür regelmäßig erforderliche Einschaltung eines Rechtsanwaltes sowie die erforderlichen Gerichtskosten sind aber von der Eigentümergemeinschaft vorzuschießen. Der ausgeschiedene Verwalter ist zwar auch dafür schadensersatzpflichtig. Kommt er aber voraussichtlich nie mehr auf einen „grünen Zweig“, fallen den Eigentümer die hohen Kosten der Rechtsverfolgung auch noch zur Last.

Ein Schuldenschnitt durch eine Restschuldbefreiung im Rahmen eines Insolvenzverfahrens ist für den ausgeschiedenen Verwalter jedoch nicht möglich. Für sogenannte unerlaubte Handlungen nach §§ 823 ff BGB wie etwa eine Veruntreuung gibt es keine Restschuldbefreiung.

Ist über das Vermögen des früheren Verwalters ein Insolvenzverfahren eröffnet, muss die Eigentümergemeinschaft ihre Forderungen beim Insolvenzverwalter anmelden. Folge daraus ist, dass sie voraussichtlich die Insolvenzquote erhält, also einen regelmäßig geringen Prozentsatz ihrer geldwerten Ansprüche gegen den früheren Verwalter.

Unbedingt zu prüfen ist, ob eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung) veruntreute Gelder möglicherweise erstattet. Einige Verwalterverbände haben für ihre Mitglieder eine solche Versicherung abgeschlossen oder bieten diese zu besonders günstigen Konditionen an (etwa BVI, DDIV, IVD). Auch im Verwaltervertrag kann festgehalten sein, dass diese Versicherung besteht. Geschützt wird von der Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung zwar in erster Linie der Inhaber der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter, was auch den Eigentümern zugutekommt. Ob die Versicherung aber auch vorsätzliches Handeln des Verwalters und damit seine Veruntreuung abdeckt, kommt auf den einzelnen Versicherer an. Mit diesem ist daher zu klären, ob

• der veruntreuende Verwalter noch Mitglied des Verwalterverbandes bzw. noch Versicherungsnehmer ist
• die Veruntreuung des WEG-Vermögens durch den Verwalter abgedeckt wird
• bei mehreren Schadensfällen die zu ersetzende Gesamtsumme begrenzt wird und wie hoch ist die Deckungssumme pro Schadensfall ist
• die Inanspruchnahme der Versicherung eine strafrechtliche Verurteilung der Verwalters oder sonstige Erfordernisse voraussetzt

VI. Strafanzeige gegen den veruntreuenden Verwalter: Das ist zu beachten

Gegen den veruntreuenden Verwalter sollte Strafanzeige gestellt werden. Die dabei von der Staatsanwaltschaft ermittelten Beweise sowie eine strafrechtliche Verurteilung des Verwalters können dabei im Einzelfall helfen, die zivilrechtlichen Schadensersatzansprüche durchzusetzen. Bis die Ermittlungen der Staatsanwaltschaft abgeschlossen und das strafrechtliche Gerichtsverfahren durchgeführt ist, kann allerdings eine geraume Zeit vergehen.

VII. So können Eigentümer Veruntreuungen des WEG-Verwalters vorbeugen

Ein vollständiger Schutz gegen Veruntreuungen des WEG-Verwalters ist in letzter Konsequenz kaum möglich. Zu hoch ist – zum Glück nur bei manchen Verwaltern – die kriminelle Energie, mit der in Zeiten immer weiter fortschreitender Technik mittels Laserdruckern sogar Bankauszüge gefälscht oder Rechnungen manipuliert werden.

Ungeachtet dessen gibt es aber einige Maßnahmen, mit denen Veruntreuungen des Verwalters vorgebeugt werden kann bzw. diese zumindest deutlich erschwert werden. Dazu gehören im Einzelnen:

• Einrichtung bzw. Wahl eines Verwaltungsbeirats, der den Verwalter zwar unterstützen soll, aber auch zumindest teilweise kontrollieren kann (insbesondere bei der Abrechnung, vgl. § 29 Abs. 3 WEG)
• Einrichtung bzw. Wahl von ein bis zwei Vertrauenspersonen, die beim Geldinstitut jederzeit Auskunft und Informationen über die Konten der Eigentümergemeinschaft erhalten, was mit dem Geldinstitut zu vereinbaren ist
• Kontrolle, ob auch tatsächlich offene Fremdgeldkonten bestehen
• Zweifache Zusendung von Bankauszügen, und zwar sowohl an den Verwalter aus auch an den Beirat, was mit dem Geldinstitut und im Verwaltervertrag zu vereinbaren ist
• Jederzeitige Online-Einsichtnahme des Beirats in die Konten der Eigentümergemeinschaft, was mit dem Geldinstitut und im Verwaltervertrag zu vereinbaren ist
• Einschränkung der Abbuchungen vom Rücklagenkonto nur auf das Bewirtschaftungskonto, was mit dem Geldinstitut und im Verwaltervertrag zu vereinbaren ist
• Verfügungsbeschränkung des Verwalters bzw. Zustimmungserfordernis der Beirats oder der Eigentümerversammlung, was im Verwaltervertrag zu vereinbaren ist (etwa eine Klausel, wonach Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen bis zu 1.000 Euro vom Verwalter freihändig vergeben werden dürfen, von 1.001 bis 3.000 Euro der Zustimmung des Verwaltungsbeirats bedürfen und ab 3.001 Euro einen Beschluss der Eigentümerversammlung erfordern)