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Soll die Abwahl (Abberufung) des WEG-Verwalters und die Kündigung seines Verwaltervertrags möglichst schnell erfolgen, kann das mit dem sogenannten Umlaufverfahren äußerst kurzfristig umgesetzt werden. Die dazu erforderliche Beschlussfassung der Wohnungseigentümer erfolgt hierbei – anstatt in einer umständlich einzuberufenden Eigentümerversammlung – im schriftlichen Verfahren nach § 23 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Die Wohnungseigentümer haben damit die Möglichkeit, den Verwalter kurz und bündig vor vollendete Tatsachen zu stellen. Wie das im Einzelnen funktioniert und welche Voraussetzungen für einen wirksamen Umlaufbeschluss vorliegen müssen, erfahren Sie hier.
I. Was das Umlaufverfahren genau bedeutet
II. Abwahl und Kündigung setzen auch im Umlaufverfahren einen wichtigen Grund voraus
III. Wer das Umlaufverfahren zur Trennung vom Verwalter wie einleiten kann
IV. Formalitäten und Frist: Das ist im Umlaufverfahren zur Trennung vom Verwalter zu beachten
V. Umlaufbeschluss wird erst mit Bekanntgabe an die Eigentümer wirksam
VI. Ihre Muster-Vorlage: Umlaufbeschluss im engeren Sinne zur Verwaltertrennung
I. Was das Umlaufverfahren genau bedeutet
Entscheidungen der Wohnungseigentümer werden regelmäßig dadurch getroffen, dass eine Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung erfolgt, § 23 Abs. 1 WEG. Dort kann sich jeder Eigentümer zu den einzelnen in der Tagesordnung genannten Beschlussanträgen äußern, bevor durch Abstimmung zu jedem Antrag ein Beschluss gefasst wird. Bei der vorzeitigen Abberufung des Verwalters und der fristlosen außerordentlichen Kündigung des Verwaltervertrags reicht dazu ein Beschluss mit einfacher Mehrheit (also die Mehrheit der in der Versammlung anwesenden Eigentümer).
Mit dem Umlaufverfahren wird von dieser Vorgehensweise abgewichen. Statt durch eine Eigentümerversammlung wird im schriftlichen Verfahren ein Beschluss herbeigeführt (sogenannter Umlaufbeschluss). Wirksam ist dieser Beschluss jedoch nur, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklären, § 23 Abs. 3 WEG. Fehlt es an dieser Allstimmigkeit, weil ein Eigentümer dagegen stimmt oder sich der Stimme enthält, kommt kein wirksamer Umlaufbeschluss zustande.
Praktikabel ist das Umlaufverfahren damit in erster Linie für kleinere Eigentümergemeinschaften, bei denen die Eigentümer im Objekt wohnen. Bei mittleren und größeren Eigentümergemeinschaften kommt es auf den Einzelfall an.
Weiterhin gelten Stimmrechtsverbote, die für Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung bestehen, nicht im Umlaufverfahren (Bayrisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 19.09.2001, Az.: 2 Z BR 89/01). Ist also ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt, gilt sein Stimmrechtsverbot nicht im schriftlichen Verfahren.
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II. Abwahl und Kündigung setzen auch im Umlaufverfahren einen wichtigen Grund voraus
Das bei den verschiedensten Angelegenheiten der Wohnungseigentümer mögliche Umlaufverfahren kann auch dazu eingesetzt werden, einen vertragsbrüchigen Verwalter abzuwählen und zu kündigen. Das gilt insbesondere dann, wenn der Verwalter seine Abwahl dadurch verzögert, dass er die Einberufung der zur Beschlussfassung erforderlichen Wohnungseigentümerversammlung immer weiter hinausschiebt.
Sinnvoll ist hier das Umlaufverfahren in der Regel aber nur dann, wenn ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abwahl des Verwalters vorliegt. Das ist der Fall, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).
Ein Regelbespiel für das Vorliegen eines wichtigen Grundes ist die in § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG genannte fehlende Führung der Beschluss-Sammlung. Weitere wichtige Gründe sind etwa wiederholte fehlende Jahresabrechnungen, Verweigerung der Durchführung der Eigentümerversammlung über einen längeren Zeitraum oder von Beschlüssen der Wohnungseigentümer, Veruntreuung und Unterschlagung von Gemeinschaftsgeldern, Vorteilsannahme bei Auftragsvergaben sowie Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Verwalters. Der wichtige Grund muss also von erheblichem Gewicht sein.
Kleinere Verfehlungen des Verwalters können dann einen wichtigen Grund für die vorzeitige Abwahl des Verwalters sein, wenn dieser zuvor erfolglos abgemahnt wurde.
Liegt ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abwahl des Verwalters vor, sollte im Umlaufverfahren zugleich auch die fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen werden, da sowohl die Abberufung als auch die Kündigung rechtlich eigenständige Vorgänge sind.
Die Abwahl und Kündigung des Verwalters im Umlaufverfahren setzt allerdings nicht voraus, dass zugleich ein neuer Verwalter in diesem Verfahren bestellt werden muss. Vielmehr sollte der Verwaltungsbeirat die Geschäfte solange kommissarisch führen, bis ein neuer Verwalter gefunden ist und die dafür nach der Rechtsprechung erforderliche Anzahl von mindestens drei Angeboten eingeholt wurde (vgl. dazu BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).
III. Wer das Umlaufverfahren zur Trennung vom Verwalter wie einleiten kann
Soll der Verwalter per Umlaufbeschluss abgewählt bzw. gekündigt werden, ist sowohl der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter als auch jeder einzelne Wohnungseigentümer zur Initiierung des schriftlichen Verfahrens berechtigt. Dabei bestehen zwei Möglichkeiten:
Der Initiator nimmt in einem Schreiben den Beschlussantrag (einschließlich der Gründe dafür) auf und
- schickt jeweils ein gesondertes Schreiben an jeden einzelnen Wohnungseigentümer mit der Bitte, zum Beschlussantrag im Schreiben die Zustimmung, Ablehnung oder Enthaltung zu erklären und das Schreiben unterzeichnet zurückzugeben (Umlaufverfahren im weiteren Sinne, auch Einzelzustimmung genannt)
- richtet das einzige verfasste Schreiben an den ersten Wohnungseigentümer mit der Bitte, zum Beschlussantrag im Schreiben seine Zustimmung zu erklären und das Schreiben unterzeichnet an den nächsten Eigentümer weiterzureichen, wobei dieser das Schreiben nach Zustimmung und Unterzeichnung an den übernächsten Eigentümer weiterreichen bzw. der letzte Eigentümer das Schreiben nach Zustimmung und Unterzeichnung zurückreichen soll (Umlaufverfahren im engeren Sinne).
Aus dem für das Umlaufverfahren bestimmte Schreiben muss klar und eindeutig hervorgehen, dass eine verbindliche Entscheidung über den darin enthaltenen Beschlussantrag und keine unverbindliche Meinungseinholung gewollt ist (Oberlandesgericht (OLG) Celle, Beschluss vom 08.06.2006, Az.: 4 W 82/06).
Zuvor sollte die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung eingesehen werden. Darin kann vorgeschrieben sein, welches Umlaufverfahren einzuhalten ist.
IV. Formalitäten und Frist: Das ist im Umlaufverfahren zur Trennung vom Verwalter zu beachten
Die Erklärung zu einem Beschluss im Umlaufverfahren muss von alle Wohnungseigentümern schriftlich erfolgen, § 23 Abs. 3, 2. Halbsatz WEG. Erforderlich ist daher, dass jeder (Mit)Eigentümer die Zustimmung durch eigenhändige Unterschrift erklärt und die Zustimmungserklärung mit der Original-Unterschrift dem Initiator des Umlaufverfahrens übermittelt. Wird die Zustimmung per Telefax, Email oder SMS erteilt, scheitert die Wirksamkeit des Umlagebeschlusses bereits an der fehlenden Original-Unterschrift.
Sind mehreren Personen (etwa Ehegatten oder Erbengemeinschaft) Eigentümer einer Wohnung, müssen
- alle Miteigentümer unterschreiben oder
- der Unterzeichner eine Original-Vollmacht der anderen Miteigentümer beifügen
Der Umlagebeschluss muss dem Verwalter spätestens innerhalb einer Frist von höchstens zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes vorliegen (vgl. dazu Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).
Auch hier ist unbedingt ein Blick in die Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung zu werfen. Darin kann geregelt sein, inwiefern die Eigentümer Fristen zur Abgabe ihrer Erklärungen einhalten müssen und auf welche Weise Stimmrechtsvertretungen zulässig sind.
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V. Umlaufbeschluss wird erst mit Bekanntgabe an die Eigentümer wirksam
Erst die Feststellung und Bekanntgabe des Ergebnisses des Umlaufverfahrens gegenüber den Wohnungseigentümern führt dazu, dass der Beschluss wirksam zustande kommt (BGH, Beschluss vom 23.08.2001, V ZB 10/01). Wird der Verwalter abgewählt und gekündigt, sollte dies vom Initiator etwa durch Rundschreiben an alle Eigentümer oder einem Aushang im Treppenhaus bekanntgegeben werden.
VI. Ihre Muster-Vorlage: Umlaufbeschluss im engeren Sinne zur Verwaltertrennung
(Kursiven Text bitte auf Ihren Fall anpassen, fehlende Angaben bitte ergänzen)
(Name und Anschrift des Initiators des Umlaufverfahrens)
An die Wohnungseigentümer
der Eigentümergemeinschaft
Waldweg 1, 3 und 5, 12345 Musterstadt
Betreff: Vorzeitige Abwahl des Verwalters und fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags
Sehr geehrte Miteigentümerinnen und Miteigentümer,
der amtierende Verwalter hat seit mehr als 10 Monaten keine Jahresabrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr vorgelegt. Bereits im letzten Jahr wurde die Abrechnung für das vorherige Wirtschaftsjahr erst nach 11 Monaten erstellt. Damit hat der Verwalter wiederholt die Frist von 3 bis maximal 6 Monaten nicht eingehalten, innerhalb der er die Abrechnung nach der Rechtsprechung vorzulegen hat.
Der gesamte Verwaltungsbeirat hatte den Verwalter gestern bei einem Gespräch in dessen Büro auf sein erneutes vertragswidriges Verhalten hingewiesen. Daraufhin hat der Verwalter den gesamten Beirat als „ständige Querulanten“ bezeichnet und damit nachhaltig gegen seine Neutralitätspflicht verstoßen.
Als Folge des vertragswidrigen Verwalterverhaltens sollen nun im schriftlichen Verfahren nach § 23 Abs. 3 WEG (Umlaufverfahren) folgende Beschlüsse gefasst werden:
- Der Verwalter wird mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund abberufen.
- Der bestehende Verwaltervertrag wird mit sofortiger Wirkung fristlos außerordentlich aus wichtigem Grund gekündigt.
- Der Verwaltungsbeirat wird ermächtigt, die Geschäfte der Eigentümergemeinschaft bis zur Bestellung eines neuen Verwalters kommissarisch zu führen.
- Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, den Verwalter im Namen der Eigentümergemeinschaft von seiner sofortigen Abberufung zu informieren.
- Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats wird ermächtigt, dem Verwalter im Namen der Eigentümergemeinschaft die fristlose außerordentliche Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags zuzustellen.
Eine Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung einschließlich Kopien der Angebote von Hausverwaltungen wird in Ihnen in den nächsten Tagen durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zugehen. Der neue Verwalter soll auf dieser Versammlung gewählt werden.
Zur Wirksamkeit der Umlaufbeschlüsse müssen alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer der Eigentümergemeinschaft den Beschlüssen schriftlich zustimmen (Allstimmigkeit). Ich bitte Sie daher, dieses Schreiben leserlich mit Vor- und Nachnamen zu unterzeichnen. Sind mehrere Eigentümer einer Wohnung vorhanden, ist die Unterschrift aller Eigentümer erforderlich oder vom Unterzeichner eine Original-Vollmacht des Miteigentümers der betreffenden Wohnung beizufügen.
Nach der Unterzeichnung dieses Schriftstücks bitte ich Sie, dieses zur Unterzeichnung kurzfristig an den nächsten Wohnungseigentümer weiterzuleiten. Der „nächste Wohnungseigentümer“ ergibt sich aus der beigefügten, nummerierten Liste mit Namen und Anschriften aller Wohnungseigentümer. Sobald der letzte Wohnungseigentümer unterzeichnet hat, wird um Rückleitung des Schreibens an mich gebeten.
Sollte ein Eigentümer einen, mehrere oder alle der 5 zu fassenden Beschlüsse in diesem Umlaufverfahren ablehnen oder sich seiner Stimme enthalten, ist das schriftliche Beschlussverfahren infolge der fehlenden Allstimmigkeit gescheitert. In diesem Fall sendet der betreffende Eigentümer bitte dieses Schreiben sofort an mich zurück. Die Abberufung des Verwalters müsste dann auf einer außerordentlichen Eigentümerversammlung beschlossen werden.
Da die Angelegenheit sehr eilbedürftig ist, bitte ich um schnelle Erledigung. Das Umlaufverfahren sollte spätestens bis zum __________ (wenige Tage) abgeschlossen sein.
Passen Sie auch bitte gut auf dieses Schreiben auf. Ginge es verloren, wäre die Einleitung eines neuen Umlaufverfahrens erforderlich.
Mit freundlichen Grüßen
(Ort, Datum, Unterschrift)
Den 5 zu fassenden Beschlüssen in diesem Umlaufverfahren stimme/n ich/wir hiermit zu:
________________________________ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)
________________________________ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)
________________________________ (Unterschrift Vor- und Nachname, Ort, Datum)
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