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Ein Wechsel der Hausverwaltung kann aus verschiedenen Gründen in Betracht kommen. Der in der Praxis wohl häufigste Grund ist die Unzufriedenheit mit der amtierenden Hausverwaltung. Dabei ist beim Hausverwalter-Wechsel zwischen der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung zu unterscheiden. Wie Sie bei einem Hausverwalter-Wechsel vorgehen sollten und worauf im Einzelnen besonders zu achten ist, haben wir für Sie in diesem umfangreichen Ratgeber zusammengestellt. Dieser Ratgeber besteht aus drei Teilen. Im diesem ersten Teil haben wir für Sie die elementaren Grundlagen zusammengestellt.

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1. Hausverwalter-Wechsel: So sehen die Grundlagen aus

Damit ein Hausverwalter-Wechsel funktioniert, ist die Kenntnis einiger Grundlagen unbedingt erforderlich. Dazu gehören zum einen die rechtlichen Unterschiede zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung sowie der Sondereigentumsverwaltung, die einen Unterfall der Mietverwaltung darstellt. Zum anderen setzt eine vorzeitige Trennung vom Verwalter in den meisten Fällen voraus, dass sich dieser vertragsbrüchig verhalten hat. 

1.1. WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung: Das sind die Unterschiede

Bei der WEG-Verwaltung wird das gemeinschaftliche Eigentum der Wohnungseigentümer verwaltetet. Dazu gehört quasi alles, was nicht im Sondereigentum (etwa Eigentumswohnungen, Garagen) steht. Dabei sind die Bestellung des Verwalters auf der organschaftlichen Ebene und der Abschluss des Verwaltervertrags auf der schuldrechtlichen Ebene nach der sogenannten Trennungstheorie strikt auseinanderzuhalten. Die Bestellung des Verwalters betrifft unter anderem dessen Befugnis, die Wohnungseigentümergemeinschaft nach außen zu vertreten. Demgegenüber werden im Verwaltervertrag die schuldrechtlichen Modalitäten wie etwa Verwaltervergütung, Vertragslaufzeit sowie die Befugnisse und Aufgaben des Verwalters geregelt, die über seine im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) genannten Rechte und Pflichten hinausgehen. Rechtlich betrachtet handelt es sich beim Verwaltervertrag regelmäßig um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen im Sinne des § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Die „Gegenstücke“ der Verwalterbestellung und des Abschlusses des Verwaltervertrags sind die Abberufung (Abwahl) des Verwalters und die (vorzeitige) Beendigung des Verwaltervertrags. Auch hier liegen eigenständige Rechtsakte vor.

Demgegenüber wird bei der Mietverwaltung das gesamte Eigentum des Eigentümers betreut. Hier ist allein der Verwaltervertrag für die rechtliche Beziehung zwischen Eigentümer und Verwalter entscheidend. Die bei der WEG-Verwaltung erforderliche Bestellung und Abberufung des Verwalters entfallen also. Auch bei der Mietverwaltung handelt es sich beim Verwaltervertrag um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen nach § 675 BGB.

Einen Unterfall der Mietverwaltung stellt die Sondereigentumsverwaltung dar. Diese Verwaltung erstreckt sich allein auf das Sondereigentum in einer Wohnungseigentümergemeinschaft, während das dort vorhandene Gemeinschaftseigentum der WEG-Verwaltung unterliegt. Maßgeblich für die Sondereigentumsverwaltung ist daher ebenfalls nur der Verwaltervertrag.

1.2. Regulärer und vorzeitiger Hausverwalter-Wechsel: Darauf kommt es an

Regelmäßig endet der Verwaltervertrag bei der WEG-Verwaltung, der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung mit Ablauf der Zeit, für die er eingegangen wurde. Damit verbunden sind meist Klauseln, dass sich der Verwaltervertrag etwa um ein Jahr verlängert, sofern er nicht unter der Einhaltung der vertraglich festgelegten Kündigungsfrist (meistens drei oder sechs Monate) gekündigt wird (sogenannte Verlängerungsklauseln). Daneben und in der Praxis eher selten sind Klauseln, wonach eine Kündigung des Verwaltervertrags jederzeit möglich ist, sofern die vertraglich bestimmte Kündigungsfrist beachtet wird. Bestehen solche Kündigungsmöglichkeiten und wird davon Gebrauch gemacht, handelt es sich um eine ordentliche (fristgemäße) Kündigung des Verwaltervertrags. Ist der amtierende Verwalter aus seinem Amt ausgeschieden, wird ein neuer Verwalter eingesetzt.

Von diesen Fällen des „regulären“ Haus-Verwalterwechsels sind die des vorzeitigen bzw. „sofortigen“ Wechsels zu unterscheiden. Möchten die Immobilieneigentümer einen vorzeitigen Hausverwalterwechsel, also

• einen Wechsel während der Laufzeit des Vertrags mit dem amtierenden Verwalter
• ohne Einhaltung von Fristen für eine ordentliche Kündigung (sofern Verlängerungsklauseln vorhanden sind oder die Möglichkeit zur ordentlichen Kündigung besteht)

ist generell ein wichtiger Grund für die Beendigung des bestehenden Verwalteramts erforderlich, vgl. § 626 BGB. Ein solcher wichtiger Grund ist bei der WEG-Verwaltung immer dann gegeben, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung gilt das ebenso.

Wichtige Gründe sind etwa gegeben, wenn der Verwalter Straftaten gegen die Eigentümer bzw. Eigentümergemeinschaft oder sonstige schwere Vertragsbrüche begangen hat. Als Regelbeispiel für einen schweren Vertragsbruch des WEG-Verwalters nennt § 26 Abs. 1 Satz 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) das Nichtführen der Beschluss-Sammlung, also der Sammlung der von den Wohnungseigentümern auf der Eigentümerversammlung oder im schriftlichen Verfahren (sogenanntes Umlaufverfahren, bei der alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer zustimmen müssen) gefassten Beschlüsse. Auch die Insolvenz des Verwalters bildet regelmäßig einen wichtigen Grund.

Umgekehrt kann es auch zu einem vorzeitigen Hausverwalter-Wechsel kommen, wenn der Verwalter sein Amt niederlegt. Gibt er eine solche Erklärung ab, ist diese grundsätzlich sofort wirksam. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Amtsniederlegung rechtens ist, etwa weil für den Verwalter seinerseits ein wichtiger Grund zur Niederlegung existiert oder nicht rechtens ist, etwa weil kein wichtiger Grund vorhanden war oder die Niederlegung zur Unzeit erfolgte. Diese Frage ist aber für etwaige Schadensersatzansprüche des Verwalters oder der Eigentümer bzw. der Eigentümergemeinschaft entscheidend.

Schließlich ist ein vorzeitiger Hausverwalter-Wechsel möglich, wenn Eigentümer und Verwalter das Verwalteramt einvernehmlich durch einen sogenannten Auflösungs- oder Aufhebungsvertrag beenden.

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1.3. Sonderfall: Abmahnung der amtierenden Hausverwaltung – wann sie erforderlich ist

Nicht jedes Fehlverhalten des amtierenden Verwalters bei seiner Amtsausübung berechtigt die Eigentümer, die Tätigkeit des Verwalters vorzeitig zu beenden. Vielmehr ist bei der WEG-Verwaltung eine Abmahnung des Verwalters erforderlich, wenn das Fehlverhalten weder für sich noch in seiner Gesamtheit dazu ausreicht, das Vertrauen der Wohnungseigentümer in eine künftige pflichtgemäße Ausübung der WEG-Verwaltertätigkeit grundlegend zu erschüttern (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Eine Abmahnung ist also stets dann zu erteilen, wenn

Fehlt hier eine Abmahnung, ist die außerordentliche Kündigung des WEG-Verwaltervertrags aus wichtigem Grund – neben der vorzeitigen Abberufung – unwirksam (Amtsgericht (AG) Bonn, Urteil vom 07.04.2011, Az.: 27 C 21/10). Diese Grundsätze dürften ebenso für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung gelten, wobei die Abmahnung in allen Fällen aus Beweisgründen schriftlich erfolgen sollte.

Eine Abmahnung des Verwalters ist daher bei kleineren Vertragsbrüchen wie etwa eine geringfügig verspätete Abrechnung oder die minimal verzögerte Durchführung von Weisungen der Eigentümer Voraussetzung für eine im Wiederholungsfall zu erteilende außerordentliche Kündigung. Damit wird auch deutlich, dass ein gerügtes Fehlverhalten des Verwalters mit der Abmahnung „verbraucht“ und eine außerordentliche Kündigung nur bei einem erneuten sowie gleichgelagerten Pflichtverstoß möglich ist.

Soll ein WEG-Verwalter abgemahnt werden, ist das für die Wohnungseigentümer eine missliche Situation. Denn nach richtiger Auffassung in der Rechtsliteratur ist bei Verstößen des WEG-Verwalters, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen, ein Beschluss der Eigentümer über die Abmahnung erforderlich. Es ist also unter Umständen für die Abmahnung des WEG-Verwalters die Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung notwendig. Das gilt vor allem deshalb, weil das Recht zur Abmahnung längere Zeit nach dem Fehlverhalten verwirken kann, so dass der Verwalter möglichst zeitnah abzumahnen ist. Zudem ist durch Beschluss der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer zur Erteilung der Abmahnung zu bevollmächtigen. Sind sich – speziell bei kleineren Eigentümergemeinschaften – alle Wohnungseigentümer einig und mit der Abmahnung einverstanden, kann der Beschluss über die Wohnung auch im Umlaufverfahren gefasst werden.

Dagegen ist die Abmahnung des Miet- oder Sondereigentumsverwalters verhältnismäßig unproblematisch, sofern sie durch den Eigentümer zeitnah und vorsorglich schriftlich erteilt wird.