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Soll in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ein Verwalter bestellt werden, ist dazu stets ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich, § 26 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Der Beschluss wird in einer Wohnungseigentümerversammlung gefasst. Im Zusammenhang mit der Beschlussfassung über die Bestellung des Verwalters passieren jedoch häufig Fehler, zumal die Bestellung des Verwalters vom Abschluss des Verwaltervertrags strikt zu trennen ist. Worauf Wohnungseigentümer beim Beschluss über die Verwalterbestellung achten sollten und wie ein rechtssicheres Muster für einen solchen Beschluss lautet, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Bestellung und Verwaltervertrag sind zu unterscheiden

Soll ein WEG-Verwalter bestellt werden, handelt es sich bei der Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrags nach der sogenannten Organtheorie um jeweils eigenständige Rechtsakte. Durch die Bestellung wird der Verwalter zum Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft mit denen sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ergebenden gesetzlichen Rechte und Pflichten. Demgegenüber betrifft der Verwaltervertrag das schuldrechtliche Verhältnis zwischen der Eigentümergemeinschaft bzw. den Eigentümern und dem Verwalter, wobei im Verwaltervertrag sonstige Rechte und Pflichten wie etwa die Verwaltervergütung und sonstige Verwalterpflichten, aber auch die Laufzeit und die Kündigungsmöglichkeiten des Verwalteramts geregelt werden.

Wichtig dabei ist, dass die Bestellung grundsätzlich auch bei einem beendeten Verwaltervertrag bestehen bleibt und umgekehrt. Daher ist darauf zu achten, dass Bestellung und Verwaltervertrag zum gleichen Zeitpunkt enden.

2. So kommen Bestellung und Verwaltervertrag zustande

Die Bestellung des WEG-Verwalters setzt stets einen Beschluss der Wohnungseigentümer voraus, § 26 Abs. 1 WEG. Der Beschluss kommt mit einfacher Mehrheit zustande, also die Mehrheit der auf der Versammlung anwesenden Eigentümer.

Aufgrund des rechtlichen Auseinanderfallens von Verwalterbestellung und Verwaltervertrag sollte beides getrennt und jeweils unter einem eigenen Tagesordnungspunkt beschlossen werden. Dabei müssen aber der Bestellungsbeschluss und der Beschluss über den abzuschließenden Verwaltervertrag in derselben Eigentümerversammlung gefasst werden (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 22.06.2012, Az.: V ZR 190/11).

3. Was beim Beschluss über die Bestellung besonders zu beachten ist

Vor der Bestellung eines neuen Verwalters müssen mehrere Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen eingeholt werden. Das gilt auch, wenn der amtierende Verwalter zwar wiedergewählt werden soll, sich aber der Sachverhalt ändert, also etwa die Verwaltervergütung. Nur dann, wenn der jetzige Verwalter zu den bisherigen Konditionen weiter im Amt bleiben soll, ist die Einholung von mehreren Angeboten nicht erforderlich (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).

Wurden Angebote mehrerer Hausverwaltungen eingeholt, sind diese mit der Einladung zur (außerordentlichen) Eigentümerversammlung an alle Wohnungseigentümer zu verschicken (OLG Köln, Beschluss vom 14.04.2005, Az.: 16 Wx 23/05; AG). Denn vor der Bestellung eines neuen Verwalters müssen die Eigentümer ausreichend Zeit haben, sich ein Bild von den Angeboten und den diesen zugrundeliegenden Konditionen zu machen.

In der Praxis ist üblich, dass der Abschluss des Verwaltervertrags von den Wohnungseigentümern in der Eigentümerversammlung auf den Verwaltungsbeirat delegiert wird. Das gilt vor allem für die Unterzeichnung des Verwaltervertrags, da der Vertrag ansonsten von allen Wohnungseigentümern unterschrieben werden muss, was insbesondere bei größeren Eigentümergemeinschaften mit auswärtig wohnenden Eigentümern kaum praktikabel ist. Wird der Beirat mit dem Abschluss des Verwaltervertrags bzw. dessen Unterzeichnung beauftragt, ist allerdings zu beachten, dass den Wohnungseigentümern bei der Bestellung des Verwalters der Vertrag „in den wesentlichen Umrissen“ bekannt sein muss. Damit sind insbesondere die Eckpunkte des Verwaltervertrags wie Laufzeit und Vergütung gemeint (BGH, Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14).

Nach Möglichkeit sollte der Verwaltervertrag daher der Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung beigefügt werden. Alternativ kann die Eigentümergemeinschaft Vorgaben für den Verwaltungsbeirat beschließen, also etwa die Höhe der Vergütung „von… Euro bis …Euro “ festzulegen.

Einzelheiten zu der Problematik, wonach den Wohnungseigentümern bei der Bestellung die Eckdaten des Verwaltervertrags bekannt sein müssen, können Sie hier nachlesen: WEG-Verwaltervertrag: Eckpunkte müssen bei der Bestellung feststehen

In der Praxis kommen speziell kleinere Wohnungseigentümergemeinschaften mit im Objekt wohnenden Wohnungseigentümern häufig auf den Gedanken, einen ihnen unliebsamen Verwalter „kurz und schmerzlos“ im sogenannten Umlaufverfahren seines Amtes zu entheben und zugleich in diesem Verfahren einen neuen Verwalter zu bestellen. Umlaufverfahren bedeutet, dass – statt durch eine Eigentümerversammlung – im schriftlichen Verfahren ein Beschluss herbeigeführt wird (sogenannter Umlaufbeschluss). Dazu müssen alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklären, § 23 Abs. 3 WEG (sogenannte Allstimmigkeit). Gegen eine Abberufung und Kündigung des Verwalters im Umlaufverfahren ist nichts einzuwenden. Die Bestellung eines neuen Verwalters ist allerdings vor dem Erfordernis der BGH-Rechtsprechung, wonach dazu mehrere Angebote einzuholen sind, im Umlaufverfahren nicht praktikabel.

Näheres zum Umlaufverfahren können Sie hier nachlesen, wobei Sie dort auch ein Muster zur Abwahl bzw. Kündigung des WEG-Verwalters finden: WEG-Verwaltung per Umlaufbeschluss abwählen / kündigen (mit Muster)

Die vorgenannten Punkte sind bei der Bestellung eines (neuen) Verwalters unbedingt zu beachten. Verstöße hiergegen können zumindest zur Anfechtung der Verwalterbestellung führen.

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4. Ihr Muster: Beschluss einer Verwalterbestellung

Ein Muster für die Bestellung des Verwalters und den Abschluss des Verwaltervertrags lautet wie folgt (fehlende Angaben bitte ergänzen):