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Bewerbungen für neue Aufträge sind für Hausverwaltungen ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite sind Bewerbungen erforderlich, um eben neue Aufträge zu generieren. Auf der anderen Seite ist der Aufwand für eine Bewerbung eine Investition ins Ungewisse. Ob die betreffende Hausverwaltung den Auftrag tatsächlich erhält, ist fraglich. Daher sollte aus Sicht der Hausverwaltung der Aufwand vor der Bewerbung möglichst wenig Zeit kosten. Umgekehrt sollte aber auch keine Bewerbung auf ein zeitaufwändiges „Problem-Objekt“ erfolgen.

Wie Hausverwaltungen den Bewerbungsprozess organisieren können, erfahren Verwalter hier.

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1. Kleiner oder großer Aufwand vor der Bewerbung?

Das Problem ist bekannt, der für eine und vor einer Bewerbung betriebene Aufwand wird der Hausverwaltung nicht vergütet. Allenfalls ist in der betriebswirtschaftlichen Kalkulation ein bestimmter Zeitrahmen für Bewerbungen vorgesehen, der von den sonstigen Einnahmen gedeckt ist. Je kürzer dieser Zeitrahmen ist, desto höher ist letztlich die vergütete Arbeitszeit der Hausverwaltung.

Erfolgt nun ein verhältnismäßig großer Aufwand vor eine Bewerbung, schmälert das die Vergütung und führt im ungünstigsten Fall zu einem Verlustgeschäft. Möglicherweise hat sogar der vor der Bewerbung betriebene Aufwand zur Folge, dass die Hausverwaltung an dem Objekt nicht mehr interessiert ist. Der hohe Aufwand führt also im Ergebnis zu schlechten Abschlussquoten. Umgekehrt bietet der große Aufwand aber auch wesentliche Vorteile. Denn je komplizierter und aufwändiger der Aufwand ist, desto besser sind die zu verwaltenden Immobilien.

Wird dagegen nur ein geringer Aufwand vor der Bewerbung betrieben, kostet dies nur wenig Arbeitszeit und beeinträchtigt die Vergütung nur unwesentlich. Dafür drohen aber allerlei unliebsame Überraschungen, die sich langfristig auswirken und unter Umständen zu einer enorm aufwändigen Verwaltungstätigkeit führen. Solche „Überraschungen“ sind etwa:

• Reparaturstau oder schlechter, mängelbehafteter Zustand des Objekts
• Zerstrittene Wohnungseigentümergemeinschaften, schwierige Wohnungseigentümer oder anstrengende Mieter

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften zusätzlich:

• Besondere Bestimmungen in der Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung, die etwa durch bestimmte Abstimmungserfordernisse oder Regelungen zum Sondereigentum die Aufgaben des Verwalters erschweren
• Eine generell schlechte Liquidität der Eigentümergemeinschaft, so dass gegebenenfalls laufende Rechnungen nicht bezahlt werden können und / oder Sonderumlagen erhoben werden müssen, die aber letztlich von den Eigentümern nicht finanziert werden können
• Zahlreiche laufende Gerichtsprozesse, die aus unterschiedlichsten Gründen von und gegen die teilrechtsfähige Eigentümergemeinschaft geführt werden

2. Welche Absichten verfolgt die Hausverwaltung – und welche Bewerbungen genießen Priorität?

Je nach Bedarf möchten Hausverwaltungen bestimmte Aufträge erhalten. Während die eine Verwaltung vielleicht froh ist, überhaupt Anfragen zu bekommen, ist die andere Verwaltung möglicherweise nur an solchen Objekten wie etwa Mietshäuser mit einer gewissen Anzahl von Einheiten interessiert. Damit einhergehend kann es sein, dass manche Hausverwaltung Aufträge quasi nur „vorübergehend“ annimmt, und zwar solange, bis sich etwas Besseres findet. Andere Hausverwaltungen planen dagegen langfristig und beabsichtigen, ausgewählte und tadellose Objekte möglichst über einen längeren Zeitraum zu betreuen.

Für den Bewerbungsprozess spielt das eine erhebliche Rolle. Denn die anspruchsvollere und wählerische Hausverwaltung wird vor der Bewerbung erheblich mehr Aufwand betreiben müssen als die Verwaltung, der es nur auf den Umsatz ankommt.

Stehenmehrere Objekte zur Auswahl, auf die Bewerbungen erfolgen sollen, sind Prioritäten zu setzen. Welches Objekt bietet einen gewissen Umsatz und ist dauerhaft von Interesse? Welches Objekt scheidet am ehesten aus? Dementsprechend ist der Aufwand für das einzelne Objekt vor der Bewerbung zu planen.

3. Diese Schritte sollten im Bewerbungsprozess eingehalten werden

Vor einer Bewerbung sollte um ein Foto des Objekts gebeten werden. Anhand des Fotos kann bereits entschieden werden, ob eine Bewerbung erfolgen soll oder ob diejenige Hausverwaltung, die zu einem größeren Aufwand gewillt ist, überhaupt zu einer näheren Besichtigung des Objekts bereit ist.

Wird auf die Anforderung eines Fotos verzichtet und das Objekt auch nicht besichtigt, sollte in der Bewerbung darauf hingewiesen werden, dass die genannten Preise vorbehaltlich einer näheren Besichtigung des Objekts angeboten werden.

Weiterhin istvor einer Bewerbung  ein Gespräch mit dem Eigentümer bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung oder mit dem Verwaltungsbeirat bei der WEG-Verwaltung sinnvoll. Das Gespräch sollte aus mehreren Gründen stattfinden: Die Hausverwaltung kann

• einen positiven Eindruckbeim Eigentümer bzw. Beirat hinterlassen
• prüfen, ob zum Eigentümer bzw. Beirat die Chemie stimmt, was ein wesentlicher Faktor für eine gute Zusammenarbeit ist
• im Gespräch herausfinden, inwieweit bei der Verwaltung des Objekts unliebsame Überraschungen zu befürchten sind
• sich ein Bild von den Erwartungen des Eigentümers bzw. des Beirats machen

Selbstverständlich kann das Gespräch auch nacheiner Bewerbung stattfinden. Dabei kann es aber passieren, dass es erst gar nicht mehr dazu kommt, weil sich die Eigentümer bzw. der Beirat bereits auf einen Mitbewerber festgelegt haben, mit dem vor der Bewerbung ein Gespräch geführt wurde.

Speziell bei der WEG-Verwaltung kommt es zudem darauf an, zu welchem weiteren Aufwand die Hausverwaltung vor der Bewerbung bereit ist. Führt sie einen größeren  Aufwand sollte die Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung eingesehen werden. Ist dagegen nur ein kleinerer Aufwand beabsichtigt, genügt es in aller Regel, sich mit diesen Unterlagen nach der Verwalterbestellung zu beschäftigen.

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4. Bewerbung schreiben, versenden und nachhalten: Ein Ordnungssystem ist professionell

Kommt die Hausverwaltung zu dem Ergebnis, dass sie sich für die Betreuung des Objekts bewerben möchte, ist eine schriftliche Bewerbung zu erstellen und an den Eigentümer bzw. den Verwaltungsbeirat zu versenden. Wie eine gute Verwalter-Bewerbung aussieht, erfahren Hausverwalter hier: Wie sieht eine gute Verwalter-Bewerbung aus? – bitte verlinken, Artikel ist in dieser Lieferung

Sind mehrere Bewerbungen unterwegs, kann ein professionelles Ordnungssystem helfen. Dazu sollten die einzelnen Bewerbungen nebst weiteren Unterlagen geordnet sein und in alphabetischer Reihenfolge jeweils gesondert beispielsweise in separaten Fächern liegen, damit auf die jeweilige Bewerbung sofort zugegriffen werden kann. Die Vorteile einer solchen Vorgehensweise liegen in Folgendem:

• Erhält der Hausverwalter einen Anruf vom Eigentümer oder einem Beiratsmitglied, kann der Verwalter – sogar während des Telefonats – mit einem schnellen Griff den Bewerbungsvorgang „ziehen“und ist sofort darüber informiert, um welches Objekt es sich handelt (und ist auch  imstande, den Anrufer mit dessen möglicherweise schwierigen Nachnamen anzureden)

• Steht ein weiteres Gespräch an, etwa eine Vorstellung in einer Wohnungseigentümerversammlung, braucht nicht erst umständlich nach den Bewerbungsunterlagen gesucht werden, um sich auf das Gespräch vorzubereiten
• Zieht sich die Entscheidungsfindung des Eigentümers bzw. des Beirats und der Wohnungseigentümer in die Länge, ist der Verwalter auch nach mehreren Wochen oder Monaten mit einem schnellen Griff in der Lage, sich über den Bewerbungsvorgang zu informieren
• Der Verwalter kann jederzeit überprüfen, wann er sich wo beworben hat und wie der aktuelle Sachstand ist

Kommt ein neuer Auftrag zustande, ist im Verwaltervertrag die Vereinbarung einer meist sechsmonatigen Probezeit auch für die Hausverwaltung von Vorteil. Denn auch die Hausverwaltung kann in dieser Zeit prüfen, ob das Objekt „passt“ und die Konditionen angemessen sind.