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Soll in einer Wohnungseigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung bestellt werden, ist das mit einigem Aufwand verbunden. Denn von der amtierenden Verwaltung muss eine Trennung erfolgen, sie soll also nicht wiederbestellt werden. Dann müssen mindestens drei Angebote von neuen Hausverwaltungen eingeholt werden (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10). Möchte nun allerdings ein Teil der Eigentümer eine bestimmte neue Verwaltung ins Amt bringen, ist dazu ein taktisches Vorgehen erforderlich. Wie ein solches Vorgehen erfolgen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Gemeinsamkeit stärkt: Die Suche nach gleichgesinnten Eigentümern

Möchten ein oder mehrere Wohnungseigentümer eine bestimmte neue Verwaltung ins Amt bringen, gilt der Grundsatz: Je mehr Eigentümer das ebenfalls möchten, desto größer sind für dieses Vorhaben die Erfolgsaussichten. Daher sollten die Eigentümer, die eine bestimmte Verwaltung favorisieren, durch persönliche Gespräche mit ihnen bekannten anderen Eigentümern versuchen, mehr Gleichgesinnte „ins Boot zu holen“. Ideal ist es, wenn die Mitglieder des Verwaltungsbeirats für dieses Vorhaben gewonnen werden können. Denn zu den Aufgaben des Beirats gehören die Vorbereitungen für die Wahl und die Bestellung einer neuen Hausverwaltung. Zudem hat der Beirat häufig einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf viele Eigentümer.

2. Alleinstellungsmerkmal der neuen Hausverwaltung: Das Gesicht in der Masse

Das Grundproblem vieler Hausverwaltungen ist, dass diese sich aus Sicht der Eigentümer nicht besonders hervorheben. Zwar haben die Eigentümer an eine Hausverwaltung bestimmte Wünsche, und zwar insbesondere:

• Sicherheit für sein Kapital und die von der Verwaltung versprochenen Leistungen
• Qualifizierte, gute und pünktliche Leistungen
• Keine Streitigkeiten, vor allem nicht auf Wohnungseigentümerversammlungen
• Kein „sich ausliefern“ durch lange Vertragslaufzeiten
• Transparente und nachvollziehbare Kosten
• Einfache und verständliche Abrechnungen
• Überschaubare Ausgaben für Instandhaltung und Instandsetzung
• Als Eigentümer ernst genommen werden und die Tätigkeit der Hausverwaltung verstehen

Ob und inwieweit aber diese Wünsche von einer Verwaltung erfüllt werden, kann der einzelne Eigentümer in der Regel nicht beurteilen. Für den Eigentümer macht es so gesehen keinen Unterschied, ob eine große oder kleinere oder aber eine etablierte oder neue gegründete Hausverwaltung ihre Leistungen anbietet. Um sich aus der Masse der anderen Hausverwaltungen und Konkurrenten hervorzuheben sowie „ein Gesicht zu haben“, sollte die von den einzelnen Eigentümern gewünschte Verwaltung ein Alleinstellungsmerkmal haben. Gemeint ist damit, dass die betreffende Verwaltung über ein Merkmal verfügen sollte, dass eben nur sie alleine hat und wodurch sie sich von den anderen Hausverwaltungen positiv unterscheidet.

Ein solches Merkmal ist sicherlich nicht die 24-stündige Erreichbarkeit der Hausverwaltung an sieben Tagen in der Woche. Gerade von den meisten neu gegründeten Hausverwaltungen wird dieser Service angeboten, so dass er kein Alleinstellungsmerkmal mehr ist. Mögliche Alleinstellungsmerkmale sind aber

• das Anbieten der Verwaltung auf Probe (Probezeit, etwa für sechs Monate), was in jüngerer Zeit aber auch bereits von mehreren Hausverwaltungen angeboten wird
• ein ordentliches Kündigungsrecht während der Bestellung
• transparente und verständliche Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümern
• besondere Zusatzleistungen wie etwa eine Art „Sauberkeitsgarantie“ der Handwerker, die mit der Verwaltung zusammenarbeiten
• ein „Eigentümer-Login“ für die eigenen Kunden, mit dem diese per Internet jederzeit auf die wesentlichen Daten für ihr Objekt zugreifen können (etwa bei der WEG-Verwaltung Teilungsklärung / Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftspläne, Hausgeldabrechnungen, Energieausweis)

Ist ein solches Merkmal gegeben, erregt das die Aufmerksamkeit der Eigentümer bereits deswegen, weil diese dadurch in zumindest einem ihrer Wünsche an eine Hausverwaltung „abgeholt“ werden. Im Übrigen ist die Aufzählung der möglichen Alleinstellungsmerkmale nicht abschließend. So empfiehlt etwa eine auf Hausverwaltungen spezialisierte Unternehmensberatung als Merkmal karitative Tätigkeiten.

3. So sollte sich die gewünschte Hausversammlung informieren

Die Eigentümer sollten die neue Hausverwaltung, die sie ins Amt bringen möchten, über die bisherige Verwaltung informieren. Dazu gehören deren Leistungsprofil und Konditionen sowie deren Unzulänglichkeiten und Pflichtverletzungen. Ebenso sollte die betreffende Verwaltung über die Wünsche und Sorgen der Eigentümer informiert sein. Zudem ist eine Besichtigung des Objekts einschließlich dessen Instandsetzungszustands sinnvoll. Je besser die gewünschte Hausverwaltung über diese Punkte informiert ist, desto gründlicher kann sie sich auf den Konkurrenzkampf mit der Verwaltung einstellen.

Das gilt auch für das Leistungsprofil und die Konditionen der beiden anderen Mitbewerber, da die Eigentümer für die Bestellung einer neuen Hausverwaltung mindestens drei Angebote einholen müssen. Darüber hinaus ist vor allem das Alleinstellungsmerkmal gegenüber den Mitbewerbern von Vorteil.

In diesem Zusammenhang sollte die ins Amt zu bringende Hausverwaltung auch die Vollmachten des amtierenden Verwalters sowie die Muster-Vollmachten der Mitbewerber prüfen und dafür sorgen, dass die eigenen Vollmachten nicht von den Eigentümern zurückgewiesen werden.

4. Wie die die übrigen Eigentümer mobilisiert werden können

Um die übrigen Wohnungseigentümer für die Bestellung der neuen Hausverwaltung zu mobilisieren, sind verschiedene Möglichkeiten denkbar. So kann die Hausverwaltung etwa ein Info-Schreiben an alle Wohnungseigentümer versenden. Denkbar ist auch, dass die Verwaltung einem oder mehreren Eigentümern Broschüren aushändigt, die dann an die anderen Wohnungseigentümer verteilt werden.

5. Repräsentation der gewünschten Hausverwaltung: Wie die Leistungen aussehen

 Mit Abgabe des Angebotes für die WEG-Verwaltung sollte die Hausverwaltung eine professionell gestaltete Verwalter-Bewerbung vorlegen. Darin sind eine sachliche Vorstellung des eigenen Leistungsprofils sowie gegebenenfalls Referenzen aufzunehmen. Aufgebaut werden sollte die Bewerbung wie folgt:

• Deckblatt
• Anschreiben, bestehend aus
  • Einstieg
  • Vorstellung der Hausverwaltung
  • Besonderheiten der Hausverwaltung
  • Preise und Leistungen, insbesondere kostenlose Leistungen
  • Vorstellung und Qualifikation der Ansprechpartner bzw. des Teams
• Preisliste
• Vertrags-Entwurf, Muster-Abrechnung, bei der WEG-Verwaltung zusätzlich Muster-Wirtschaftsplan
• Falls vorhanden, Zertifizierungsnachweis

6. Das besondere Entgegenkommen: Flexible Reaktion auf die Wünsche der Eigentümer

Es kann sein, dass die Eigentümer beziehungsweise der Verwaltungsbeirat besondere Wünsche an die ins Amt zu bringende neue Hausverwaltung haben. Das betrifft etwa Vergütungsfragen oder die Vertragslaufzeit. Hier sollte die Verwaltung flexibel regieren. Bei der Vergütung lässt sich möglicherweise ein „maßgeschneidertes Paket“ für die betreffende Eigentümergemeinschaft anbieten, mit dem beide Seiten gut leben können. Sollte sich die Vergütung im Nachhinein als zu niedrig erweisen, etwa weil der Sanierungsbedarf am Objekt doch höher ist als angenommen oder die Eigentümergemeinschaft über besonders schwierige Wohnungseigentümer verfügt, wirkt sich eine vereinbarte Probezeit zugunsten der Verwaltung aus. Denn die Verwaltung kann kurz vor Ablauf der Probezeit über eine höhere Vergütung verhandeln. Und auch die Vertragslaufzeit lässt sich im Sinne der Eigentümer und der Hausverwaltung anpassen.