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In der Praxis sind manche Wohnungseigentümer mit der amtierenden Hausverwaltung unzufrieden. Laufen Bestellung und Verwaltervertrag aus, wird dann schnell der Ruf nach einer neuen WEG-Verwaltung laut. Meist sind die unzufriedenenn Wohnungseigentümer federführend, machen „Stimmung“ gegen die jetzige Hausverwaltung und holen Angebote anderer Verwaltungen ein. Andere Eigentümer sind besonnener. Sie wissen, was sie an der jetzigen Hausverwaltung haben und möchten diese weiter im Amt wissen. Wie Sie Eigentümer und Verwaltung einsetzen können, um die alte Hausverwaltung erneut zu bestellen, lesen Sie in diesem Artikel.

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1. Aktionismus kann helfen: Unerledigtes vor der Verwalterwahl erledigen

Hat die amtierende Hausverwaltung bestimmte Angelegenheiten für die Eigentümergemeinschaft noch nicht erledigt oder war längere Zeit nicht am Objekt, wird es jetzt höchste Zeit. Offene Angelegenheiten sollten schnellstmöglich erledigt werden. Zudem sollte die alte Hausverwaltung verstärkt in der Liegenschaft präsent sein, um zu verdeutlichen, dass sie sich um alles kümmert. Eigentümer, die die jetzige Hausverwaltung weiterhin im Amt haben möchten, sollten sich mit ihr in Verbindung setzen und sie unter Hinweis auf die anstehende Verwalterwahl zum Tätigwerden auffordern. Dazu kann der Hinweis förderlich sein, dass Aktionismus und verstärkte Präsenz gute Argumente für eine erneute Bestellung sind.

2. Mehrheiten suchen: Je mehr Eigentümer für die alte Hausverwaltung sind, desto besser

Bekanntlich wird der WEG-Verwalter gewählt, der die meisten Stimmen der Wohnungseigentümer auf sich vereinigt. Daher sollten Eigentümer, die die bisherige Hausverwaltung behalten möchten, die erforderlichen Mehrheiten beschaffen. Dazu bieten sich persönliche Gespräche mit anderen Eigentümern an. Zeigt die amtierende Hausverwaltung (derzeit) Aktionismus und Präsenz, lässt sich das ebenso wie die bisherigen Erfolge der Verwaltung positiv herausstellen. Dabei können auch die Bedenken geäußert werden, ob eine neue Verwaltung, die sich zudem erst geraume Zeit einarbeiten muss, dass genauso gut hinbekommt.

Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein gegebenenfalls existierender Verwaltungsbeirat die alte Hausverwaltung favorisiert. Der Beirat ist unter anderem für die Vorbereitungen für die Wahl und die Bestellung der Hausverwaltung zuständig. Dabei hat der Beirat auch einen gewissen Einfluss auf viele Eigentümer. Daher sollten Eigentümer, die die alte Hausverwaltung weiterhin im Amt sehen wollen, versuchen, den Beirat auf ihre Seite zu ziehen.

3. Erfolge und Alleinstellungsmerkmale: Auffälliger sein als Mitbewerber

In der Regel haben Hausverwaltungen das Problem, dass sie sich aus Sicht der Eigentümer nicht besonders herausheben. Zwar haben die Eigentümer bestimmte Erwartungen an die Verwaltung wie etwa Sicherheit, gute Leistungen, Kostentransparenz und Kosteneinsparungen, nachvollziehbare Abrechnungen, keine Streitigkeiten und Hilfe durch die Verwaltung bei Schwierigkeiten. Ob und inwieweit eine neue Verwaltung diesen Erwartungen entspricht, ist für den einzelnen Eigentümer nicht absehbar. Daher spielt es für den Eigentümer letztlich keine Rolle, ob eine große oder kleinere, ob eine alteingesessene und sich neu am Markt positionierende Hausverwaltung sich für das Verwalteramt bewirbt.

Um auffälliger als ihre Mitbewerber zu sein, arbeiten daher viele Verwaltungen mit einem sogenannten Alleinstellungsmerkmal. Dadurch heben sie sich aus der Masse der Hausverwaltungen heraus, weil nur sie über diese Merkmal verfügen und sich dadurch von den Mitbewerbern positiv unterscheiden. Solche Merkmale sind etwa:

• Verwaltung auf Probe, also das Anbieten einer Probezeit von meist sechs Monaten
• Ein ordentliches Kündigungsrecht während der Bestellung, die sonst meist erst nach deren Ablauf endet
• Transparente und verständliche Kommunikation zwischen Verwalter und Eigentümern
• Spezielle Zusatzleistungen wie etwa „Sauberkeitsgarantie“ der Handwerker, die mit der Verwaltung zusammenarbeiten
• Ein „Eigentümer-Login“ für die eigenen Kunden, wodurch diese per Internet jederzeit auf die wesentlichen Daten für ihr Objekt zugreifen können (etwa bei der WEG-Verwaltung Teilungsklärung / Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftspläne, Hausgeldabrechnungen, Energieausweis)

In der Praxis geht die Entwicklung natürlich dahin, dass andere Hausverwaltungen sich solche Alleinstellungsmerkmale ebenfalls zu Eigen machen, so dass letztlich ab einem bestimmten Zeitpunkt neue Merkmale gesucht und angeboten werden.

Gegen Mitbewerber mit Alleinstellungsmerkmalen und gegen sonstige Konkurrenten hat die alte Hausverwaltung jedoch ebenfalls Merkmale, die sie hervorhebt: Gewohnte und bekannte Abläufe, Vertrauen in die Seriosität der Verwaltung und vor allem die bisher erbrachten Leistungen einschließlich der Erfolge. Diese Merkmale sollte die amtierende Verwaltung herausstellen. Dazu bietet sich etwa die Tagesordnung der Eigentümerversammlung an, in der die Verwalterwahl stattfinden soll. Da die alte Hausverwaltung die Tagesordnung (gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat) aufstellt, bleibt es ihr unbenommen, einen Tagesordnungspunkt (TOP) aufzunehmen, in dem sie über ihre bisherige Tätigkeit berichtet. Das ist eine ideale Plattform, um die bisherigen Leistungen und Erfolge den Eigentümern in Erinnerung zu rufen. Sicherlich lässt sich dabei auch eine Pressemeldung einstreuen, wonach wieder einmal ein „schwarzes Schaf“ in der Branche Gemeinschaftsgelder unterschlagen hat und Eigentümer bei neuen Verwaltungen vorsichtig sein sollten.

Hat die alte Hausverwaltung inzwischen von anderen Verwaltungen bestimmte Alleinstellungsmerkmale übernommen (etwa eine Sauberkeitsgarantie der beauftragten Handwerker oder ein Eigentümer-Login“), kann sie das nicht nur in der Eigentümerversammlung positiv darstellen. Vielmehr hat die amtierende Verwaltung auch die Möglichkeit, den Eigentümern im Vorfeld der Eigentümerversammlung ein Informationsschreiben zukommen zu lassen, wonach ab sofort zusätzlich bestimmte Leistungen kostenlos zur Verfügung stehen.

Durch solche Maßnahmen kann die alte Hausverwaltung möglicherweise auch die bisher noch unschlüssigen Eigentümer für eine erneute Bestellung gewinnen.

4. Welche Informationen die alte Hausverwaltung über Mitbewerber verwerten sollte

Die alte Hausverwaltung muss mit den Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung, in der der Verwalter gewählt werden soll, auch die Angebote der Mitbewerber versenden. Dadurch kann die amtierende Verwaltung Einblick in die Angebote nehmen und sich über Leistungsprofil, Konditionen und Alleinstellungsmerkmale der Konkurrenz informieren. Das gilt ebenso für deren Muster-Schriftstücke wie Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan und gegebenenfalls Vollmachten. Die alte Hausverwaltung wird damit in die Lage versetzt, ihre eigenen Leistungen und Konditionen bei Bedarf anzupassen.

In der Vergangenheit hatten amtierende Verwaltungen häufig damit zu kämpfen, dass Mitbewerber Dumping-Preise anboten. Da aber seit dem 01.08.2018 die Tätigkeit als gewerblicher Wohnimmobilienverwalter nach § 34c Gewerbeordnung (GewO) erlaubnispflichtig geworden ist und Weiterbildungen der Verwalter gesetzlich gefordert werden, ist aufgrund der damit verbundenen Kosten das Anbieten von Dumping-Preisen wirtschaftlich kaum noch vertretbar. Ruft ein Mitbewerber trotzdem extrem günstige Preise auf, sollte die jetzige Verwaltung in der Eigentümerversammlung bei dem TOP „Bericht über die bisherige Tätigkeit“ darstellen, warum Qualität ihren Preis hat.

5. Flexibilität ist Trumpf: Eingehen auf Eigentümerwünsche

Bei der Wahl eines Verwalters haben Eigentümer häufig besondere Anliegen, etwa bei der Vergütung oder der Vertragslaufzeit. Hier bleibt es der amtierenden Hausverwaltung unbenommen, die Anliegen der Eigentümer im Vorfeld zur Verwalterwahl – mit Hilfe des Verwaltungsbeirats – aufzunehmen und darauf flexibel zu reagieren. Das kann etwa in Form eines maßgeschneiderten Pakets“ für die betreffende Eigentümergemeinschaft geschehen, in dem Eigentümer- und Verwalterinteressen ausreichend berücksichtig werden.