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In der Beschluss-Sammlung werden die die Beschlüsse und wohnungseigentumsrechtlichen Gerichtsverfahren einer Wohnungseigentümergemeinschaft eingetragen, § 24 Abs. 7 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Die Eintragungen sind neben den Vermerken und Löschungen regelmäßig vom Verwalter innerhalb von fünf Werktagen vorzunehmen. Geführt werden kann die Beschluss-Sammlung in Papierform oder elektronisch als Datei. Zweck der Beschluss-Sammlung ist, dass vor allem Wohnungseigentümer und Kaufinteressenten von Eigentumswohnungen sich jederzeit über die Beschlüsse und Gerichtsverfahren der Eigentümergemeinschaft informieren können. Kommt es nun zu einem Verwalterwechsel, stellt sich die Frage, ob die Beschluss-Sammlung übergeht. Die Antwort darauf erfahren Sie hier.

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1. Beschluss-Sammlung ist vom früheren Verwalter unverzüglich herauszugeben

Kommt es zu einem Verwalterwechsel bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft, muss der frühere Verwalter unter anderem alleVerwaltungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft im Original herausgeben, also auch die Beschluss-Sammlung, Das hat unverzüglich zu geschehen, was ohne schuldhaftes Zögern bedeutet. Die Pflicht zur Herausgabe besteht auch, wenn der frühere Verwalter die Beschluss-Sammlung nicht in Papierform, sondern als elektronische Datei angelegt hat. Auf Datenträger gespeicherte Unterlagen sind unentgeltlich in dieser Form zu übergeben (Landgericht (LG) Itzehohe, Urteil vom 22.07.2014, Az.: 11 S 62/13).

Inhaber des Herausgabeanspruchs ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, § 10 Abs. 7 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Da diese in aller Regel durch den neuen Verwalter vertreten wird, muss der frühere Verwalter die Unterlagen einschließlich der Beschluss-Sammlung an diesen herausgeben.

Der neue Verwalter kommt aber nicht daran vorbei, sich die Verwaltungsunterlagen einschließlich der Beschluss-Sammlung im Büro des früheren Verwalters abzuholen. Da der ausgeschiedene Verwalter seine Tätigkeit überwiegend dort ausgeübt hat, liegt eine sogenannte Holschuld vor. Dabei hat der frühere Verwalter die Unterlagen einschließlich der Beschluss-Sammlung geordnet, vollständig und abholfähig bereitzustellen.

2. Kein Zurückbehaltungsrecht des früheren Verwalters an der Beschluss-Sammlung

An Verwaltungsunterlagen wie der Beschluss-Sammlung steht dem früheren Verwalter kein Zurückbehaltungsrecht zu, etwa wegen noch bestehender Forderungen gegen die Eigentümergemeinschaft (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 22.07.2007, Az.: 15 W 181/06). Auch für seine eigene Rechtsverteidigung ist der ausgeschiedene Verwalter nicht berechtigt, Unterlagen zurückbehalten. Er darf aber in diesen Fällen bei berechtigtem Interesse Einsicht in die nun beim neuen Verwalter befindlichen Unterlagen nehmen. Zudem bleibt es ihm unbenommen, die Verwaltungsunterlagen vor der Herausgabe zu kopieren.

Ob der der frühere Verwalter den Beschluss über seine Abberufung angefochten hat oder der Kündigung seines Verwaltervertrags widersprochen hat, ist für seine Herausgabepflicht belanglos. Das Verwalteramt endet – auch wenn der Verwalter möglicherweise unberechtigt abberufen wurde – in dem Zeitpunkt, in dem die Wohnungseigentümer den entsprechenden Beschluss gefasst haben bzw. in dem dieser Beschluss dem Verwalter bekanntgegeben wird. Daher muss der Verwalter dann die Verwaltungsunterlagen herausgeben.

3. Zweifel oder Herausgabeverweigerung: Diese rechtlichen Möglichkeiten bestehen

Es kann sein, dass der frühere Verwalter zwar die Verwaltungsunterlagen herausgibt, aber begründete Zweifel an deren Vollständigkeit, bestehen, insbesondere an der Vollständigkeit der Beschluss-Sammlung, Lassen sich die Zweifel speziell bei der Beschluss-Sammlung anhand der Durchsicht der anderen Unterlagen wie etwa den Niederschriften oder der Gerichtskorrespondenz nicht beheben, hat die Wohnungseigentümergemeinschaft Möglichkeit,  bei Gericht einen Antrag gegen den Verwalter auf eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Beschluss-Sammlung zu stellen, § 260 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Diese Möglichkeit besteht auch bei anderen Unterlagen, die genau zu benennen sind.

Fehlen die Beschluss-Sammlung oder andere Unterlagen oder aber verweigert der frühere Verwalter die vollständige Rückgabe der Beschluss-Sammlung  bzw. Unterlagen, kann die Eigentümergemeinschaft gegen ihn auf Herausgabe der fehlenden oder gesamten Unterlagen klagen. Werden Unterlagen wie die Beschluss-Sammlung dringend gebraucht, kommt eine einstweilige Verfügung auf Herausgabe der Beschluss-Sammlung  bzw. Unterlagen in Betracht. Die herausverlangten Unterlagen sind dabei immer möglichst genau zu bezeichnen.

Mit der einstweiligen Verfügung soll ein Anspruch oder der Rechtsfrieden vorläufig gesichert werden, wenn aufgrund der besonderen Eile der Ausgang eines Hauptsacheverfahrens vor Gericht nicht abgewartet werden kann und es ansonsten zu vollendeten Tatsachen oder irreparablen Nachteilen kommen würde. So kann etwa ein Eigentümer oder eine von ihm bevollmächtigte dritte Person beim Verwalter nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen. Der Eigentümer muss sogar Einsicht nehmen, wenn er einen Beschluss anfechten will und ihm innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist für die Anfechtungsklage kein Protokoll der Eigentümerversammlung zugeht (LG Stuttgart, Beschluss vom 15.01.2013, Az.: 19 T 295/12; LG München I, Beschluss vom 06.02.2008, Az.: 1 T 22613/07). Kann er aber keine Einsicht nehmen, weil die Beschluss-Sammlung nicht beim neuen, sondern beim früheren Verwalter ist, drohen dem neuen Verwalter unter Umständen Schadensersatzansprüche des betreffenden Eigentümers. Daher ist in solchen und ähnlichen Fällen eine einstweilige Verfügung gerechtfertigt.

Da bei der einstweiligen Verfügung keine Entscheidung im Hauptsacheverfahren (Klage auf Herausgabe der Beschluss-Sammlung oder anderer Verwaltungsunterlagen) erfolgt, kann keine Herausgabe der Originale verlangt werden. Geltend gemacht werden kann lediglich die Herausgabe der Beschluss-Sammlung bzw. wichtiger, dringend benötigter Unterlagen für etwa 3 x 24 Stunden bzw. der Berechtigung des neuen Verwalters, sich Kopien beim früheren Verwalter zu machen.

Zur Durchsetzung des der Eigentümergemeinschaft zustehenden Anspruchs auf Herausgabe der Beschluss-Sammlung bzw. Verwaltungsunterlagen ist der neue Verwalter zwar nach den Regeln der Notgeschäftsführung berechtigt. Bei der Bestellung des neuen Verwalters sollte jedoch vorsorglich beschlossen werden, dass er

• die Herausgabe der Beschluss-Sammlung bzw. Unterlagen vom früheren Verwalter sowie
• diesen bei begründeten Zweifeln zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung über die Vollständigkeit und Richtigkeit der Unterlagen

auffordern darf, soweit der neue Verwalter dazu durch den Verwaltervertrag nicht bereits ermächtigt ist.

4. Fehler in der Beschluss-Sammlung muss der frühere Verwalter berichtigen

Weder die Wohnungseigentümer noch die Wohnungseigentümergemeinschaft als solche dürfen Fehler oder fehlende Eintragungen in der Beschluss-Sammlung berichtigen bzw. ergänzen. Stattdessen kann jeder Wohnungseigentümer den Verwalter darauf nach § 21 Abs. 4 WEG in Anspruch nehmen. Weigert sich der Verwalter, hat jeder Eigentümer die Möglichkeit, gegen den Verwalter gerichtlich vorzugehen. Im Berichtigungsverfahren klärt das Gericht, ob eine Tatsache unrichtig oder zu Unrecht in die Beschlussfassung eingetragen oder nicht eingetragen wurde. Dazu muss sich das Gericht regelmäßig mit dem betreffenden Beschlussinhalt auseinandersetzen.

Hat ein Verwalterwechsel stattgefunden, sind Berichtigungen und Ergänzungen der Beschluss-Sammlung vom früheren Verwalter vorzunehmen (Amtsgericht (AG) Berlin-Schöneberg, Urteil vom 09.01.2014, Az.: 772 C 24/13).

Berichtigt und ergänzt der neue Verwalter die Beschluss-Sammlung, obwohl das Sache des früheren Verwalters ist, kann jeder einzelne Eigentümer vom neuen Verwalter Rückgängigmachung verlangen und dies notfalls einklagen.

Klagen gegen den Verwalter, die seine nicht erfüllten Pflichten bei der Beendigung seines Verwalteramts betreffen, sind beim Amtsgericht einzureichen, in dessen Bezirk die Wohnanlage der Eigentümergemeinschaft liegt, § 43 Nr. 3 WEG. Dieses Amtsgericht ist sachlich und örtlich ausschließlich zuständig. Das gilt ebenso, wenn der Verwalter bereits ausgeschieden ist.