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Nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ist der Verwalter allgemein und ohne jegliche nähere Aufgabenbeschreibung pauschal berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung zu treffen, die nicht mit erheblichen Verpflichtungen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verbunden sind. Zu diesen Maßnahmen gehören auch solche zur Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums. Welche konkreten Aufgaben der Verwalter dabei hat, wie seine Vergütung dafür aussieht und worauf Eigentümer in diesem Zusammenhang besonders achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Diese Aufgaben hat der Verwalter bei Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen

Vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform am 01.12.2020 enthielt § 27 Abs. 1 WEG alter Fassung (a. F.) Regelbeispiele, aus denen sich die Rechte und Pflichten des Verwalters ergaben. Eins dieser Regelbeispiele lautete, dass der Verwalter die für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen hat. In seiner Begründung zu dem jetzt geltenden § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG greift der Gesetzgeber dies unter anderem auf (Bundestag-Drucksache (BT-Drs 19/22634, Seite 47). Daraus ergibt sich, dass zu den Aufgaben des Verwalters auch das Ergreifen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen gehört.

Während sich die Rechte des Verwalters im Innenverhältnis zur Eigentümergemeinschaft etwa bei der Höhe der Auftragsvergabe für Instandhaltungen und Instandsetzungen aus dem Verwaltervertrag ergeben, beruht die erforderliche Vertretungsmacht des Verwalters im Außenverhältnis für beispielsweise die Vergabe von Aufträgen als Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer auf § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG. Überschreitet der Verwalter die Außenvollmacht im Innenverhältnis zur Eigentümergemeinschaft, muss diese dafür einstehen, zumal Beschränkungen des Umfangs der Vollmacht gegenüber Dritten unwirksam sind, § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG. Tritt ein solcher Fall ein, kann die Eigentümergemeinschaft allerdings den Verwalter in Regress nehmen.

Im Übrigen ist bei den Aufgaben des Verwalters bei Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen folgendes zu beachten:

1.1. Das sind Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen

Soweit der Verwalter die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen hat, liegt es nicht in seiner Kompetenz, über die zu ergreifenden Maßnahmen zu entscheiden. Vielmehr sind dafür die Wohnungseigentümer zuständig, in deren Entscheidungskompetenz diese Maßnahmen liegen. Der Verwalter darf daher grundsätzlich nicht eigenständig über die durchzuführenden Maßnahmen entscheiden, sondern muss darüber eine Beschlussfassung der Wohnungseigentümer herbeiführen.

Zu seinen Pflichten und Aufgaben im Hinblick auf Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen gehört jedoch, dass der Verwalter den Zustand des gemeinschaftlichen Eigentums kontrolliert, die Wohnungseigentümer hinreichend unterrichtet und es diesen ermöglicht, sachgerechte Beschlüsse zu fassen. Da die Eigentümer bei Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung nicht über ausreichendes Fachwissen verfügen und sie nicht von allen baulichen und rechtlichen Verhältnisse des Gemeinschaftseigentums Kenntnis haben, ist der Verwalter verpflichtet, zur Vorbereitung der Beschlussfassung über Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen die Eigentümer auf Handlungsmöglichkeiten hinzuweisen. Dazu zählt auch der Hinweis auf etwaige Gewährleistungsansprüche oder eine bevorstehende Verjährung von Ansprüchen. Hat die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss gefasst, muss der Verwalter diesen umsetzen.

Wird aufgrund eines Beschlusses der Eigentümergemeinschaft ein Auftrag für Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen vergeben, ist es die Pflicht des Verwalters, die vom Auftragnehmer geleisteten Arbeiten zu überwachen. Insbesondere muss der Verwalter prüfen, ob die vom Auftragnehmer geschuldeten Leistungen vollständig erbracht wurden und die Abschlags- bzw. Schlussrechnungen rechtens sind. Stellt der Verwalter bei der Überwachung fest, dass die Arbeiten unvollständig oder mangelhaft erbracht wurden, hat er sich um die vollständige Durchführung bzw. Mangelbeseitigung zu kümmern. Zudem ist dies bei der Freigabe von Zahlungen auf die Rechnungen des Auftragnehmers zu berücksichtigen. Dazu kommt bei der Mangelbeseitigung, dass der Verwalter die Eigentümer über die festgestellten Mängel unterrichten und gegebenenfalls einen Beschluss über den Umgang mit diesen Mängeln herbeiführen muss. Die Überprüfung, ob die festgestellten Mängel vom Auftragnehmer beseitig wurden, ist ebenfalls Sache des Verwalters.

1.2. Was mit untergeordneter Bedeutung und unerhebliche Verpflichtungen gemeint ist

Zusätzlich gehört zu den Pflichten und Aufgaben des Verwalters im Hinblick auf Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen, dass er eigenverantwortlich laufende Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen geringen Umfangs in Auftrag geben darf. Was dabei eine Erhaltungsmaßnahme von untergeordneter Bedeutung und mit nicht erheblichen Verpflichtungen bzw. Kosten für die Eigentümergemeinschaft ist, hängt nach Ansicht des Gesetzgebers entscheidend von der Größe der Wohneigentumsanlage ab. Je größer die Anlage ist, desto umfangreicher sind die Maßnahmen, die Verwalter treffen kann und muss (BT-Drs. 19/22634, Seite 47).

Um hier Klarheit zu schaffen, sollte im Rahmen des Verwaltervertrags ein Instandhaltungs-Budget und ein Sachverständigen-Budget beschlossen werden, aus dem sich jeweils ergibt, über welche Geldbeträge der Verwalter eigenverantwortlich und ohne Entscheidung der Eigentümerversammlung für laufende Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen verfügen kann.

1.2.1. Instandhaltungs-Budget: Finanzielles Risiko muss überschaubar sein

Eine Klausel im Verwaltervertrag, mit der dem Verwalter ein Instandhaltungs-Budget ohne Beschränkung, Budgetierung oder Begrenzung der Höhe nach eingeräumt wird, würde einen unangemessenen Nachteil für die Wohnungseigentümer darstellen. Es läge ein Verstoß gegen das Gebot von Treu und Glauben vor mit der Folge, dass diese Klausel nach § 307 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) unwirksam wäre. Denn bei einer solchen Klausel wäre das Kostenrisiko für den einzelnen Eigentümer nicht mehr überschaubar. Daher obliegt die Verantwortlichkeit für die Ausgestaltung des Budgets bei der Eigentümerversammlung, die darüber durch Beschluss – im Rahmen des Verwaltervertrags – entscheidet.

Bei der Bemessung des Budgets sind die Umstände des Einzelfalls, also insbesondere die Größe der Wohneigentumsanlage, maßgeblich. Ein jährliches Budget für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in Höhe von 2.000 Euro, über das der Verwalter ohne vorherige Eigentümerversammlung verfügen kann, entspricht daher regelmäßig ordnungsmäßiger Verwaltung (Landgericht (LG) Dortmund, Beschluss vom 22.05.2015, Az.: 1 S 13/15). Bei größeren Wohneigentumsanlagen ist das Budget angemessen zu erhöhen.

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1.2.2. Sachverständigen-Budget: Schnelle Klärung der Schadensursache

Bei bestimmten Schäden am Gemeinschaftseigentum ist häufig eine schnelle Klärung der Schadensursache erforderlich, so etwa bei Feuchtigkeitsschäden, die zudem Sondereigentum bzw. Eigentumswohnungen in Mitleidenschaft ziehen. Hier sollte es dem Verwalter durch ein Sachverständigen-Budget die Möglichkeit eingeräumt werden, ohne vorherige Eigentümerversammlung die Ursache durch Hinzuziehung eines Sachverständigen zeitnah zu klären. Zwar kann diese Maßnahme im Innenverhältnis als eine solche mit untergeordneter Bedeutung und unerheblicher Verpflichtung für die Eigentümergemeinschaft betrachtet werden, zu der der Verwalter berechtigt ist, und die er im Außenverhältnis aufgrund seiner Vertretungsmacht nach § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG ohne weiteres veranlassen kann. Zur Klarstellung und Vermeidung möglicher Streitigkeiten sollten jedoch im Verwaltervertrag ein Sachverständigen-Budget und dessen finanzieller Rahmen geregelt sein. Ordnungsmäßiger Verwaltung dürfte ein jährlicher Höchstbetrag von 2.500 Euro entsprechen.

1.3. Keine besondere Vergütung des Verwalters bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

Die Herbeiführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer über Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen, die Umsetzung dieser Beschlüsse sowie die er eigenverantwortlich Vergabe von laufenden Reparaturen und gewöhnliche Instandsetzungen geringen Umfangs sind von der Grundvergütung des Verwalters mit abgedeckt. Eine zusätzliche Vergütung kann der Verwalter hier nicht fordern.

2. Sanierungsmaßnahmen: Aufwändige Arbeiten rechtfertigen gesonderte Vergütung

Mancher Verwalter kümmert sich auch um die Organisation von umfangreicheren, technisch schwierigen und aufwändigen Sanierungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum. Dazu gehören etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Termine mit Architekten und ausführenden Unternehmen, Begleitung der Planung und Umsetzung der Maßnahmen, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, das Einfordern von Gewährleistungsansprüchen sowie die entsprechende Information der Eigentümer. Für diese Tätigkeiten kann zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft eine Sondervergütung vereinbart werden. Eine solche Vergütung ist rechtens, da die Verwaltertätigkeit über das übliche Maß dessen hinausgeht, das von der vertraglich vereinbarten Grundvergütung umfasst ist.

Die Höhe der Vergütung kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder in Form eines angemessenen Stundensatzes festgelegt werden. In der Praxis wird häufig die prozentuale Pauschale der Auftragssumme gewählt, wobei eine prozentuale Anknüpfung an das Auftragsvolumen erfolgt. Üblich sind 1,5 bis 5 % des Auftragsvolumens (Amtsgericht (AG) Düsseldorf, Urteil vom 28.09.2016, Az.: 291a C 49/16).

Zu beachten ist bei der Sondervergütung für den Verwalter jedoch folgendes:

• Die Bemessung der Sondervergütung nach einem bestimmten Prozentsatz der Auftragssumme kann ordnungsmäßiger Verwaltungwidersprechen, wenn es sich um einfache oder schnell durchzuführende Arbeiten handelt und für die Vergütung nicht der voraussichtliche Zeitaufwand zugrunde gelegt wird
• Im Verwaltervertrag sollte es unterbleiben, einen Anspruch auf Sondervergütung an das Überschreiten einer bestimmten Kostenhöhe von Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen zu knüpfen, da dies keine Aussage über den tatsächlichen zusätzlichen Verwaltungsaufwand beinhaltet und die Sondervergütung daher nicht gerechtfertigt sein kann
• Der Verwalter hat keinen Anspruch auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Beschluss vom 14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98 für eine Sondervergütung von 5.000 DM, was heute 5.000 Euro entsprechen dürfte; LG Dortmund, Urteil vom 14.06.2016, Az.: 1 S 455/15)

3. Das gilt bei der Nachteilsabwendung, speziell bei Notmaßnahmen

Nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG ist der Verwalter unter anderem berechtigt, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die „zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind“. Das gilt auch für Instandhaltung- und Instandsetzungsmaßnahmen, die das gemeinschaftliche Eigentum erhalten sollen Diese Maßnahmen sind als Notfallmaßnahmen zu verstehen, die so eilbedürftig sind, dass darüber nicht erst in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung unter Verkürzung der dreiwöchigen Einladungsfrist beschlossen werden kann. Die Eilbedürftigkeit liegt etwa vor bei Ausfall der Heizungsanlage, Brand, Explosion, schadhafter Gasleitung, Verstopfung oder Bruch einer Versorgungs- oder Abwasserleitung sowie Überschwemmung. Befugt ist der Verwalter auch zu Maßnahmen, die nicht unmittelbar der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen wie etwa der Abriss einer Mauer wegen Einsturzgefahr.

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Der Verwalter muss in eilbedürftigen Fällen sofort handeln. Dabei hat er alles zu unternehmen, um die drohende Gefahr abzuwenden. Dazu darf er auch Handwerker beauftragen (OLG Hamm, Beschluss vom 10.02.1997, Az.: 15 W 197/96). Die Berechtigung des Verwalters besteht jedoch nur für solche Beauftragungen bzw. Notfallmaßnahmen, die zur Beseitigung der drohenden Gefahr oder zur Verhinderung von Folgeschäden nötig erscheinen (LG Frankfurt/Oder, Urteil vom 02.10.2012, Az.: 16 S 11/12).

Eilbedürftigkeit ist auch gegeben, wenn ein Schaden in einem Sondereigentum zu einer konkreten Gefährdung des Gemeinschaftseigentums führen kann wie etwa ein Wasserrohrbruch in einer Eigentumswohnung. Notfalls darf der Verwalter sich bei Abwesenheit des Eigentümers Zugang zur Wohnung verschaffen, um schadensabwendende Maßnahmen zu treffen.