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Manchmal wollen sich Immobilieneigentümer von der amtierenden Hausverwaltung trennen oder bei einer Wiederbestellung günstigere Konditionen haben, etwa weil sie unzufrieden sind oder ihnen für die Verwaltung die Kosten zu hoch sind. Hier bietet es sich an, den bestehenden Verwaltervertrag nicht zu verlängern. Dabei ist zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung zu unterscheiden. Bei der WEG-Verwaltung kommt es neben dem Vertrag auf die Bestellung des Verwalters an, bei der Mietverwaltung ist allein der Verwaltervertrag maßgeblich. Wie Sie vorgehen sollten, wenn der Verwaltervertrag nicht verlängert werden soll, erfahren Sie hier.

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1. WEG-Verwaltung: Neben dem Verwaltervertrag unbedingt auf die Bestellung achten

Bei der Wohnungseigentumsverwaltung bestehen aufgrund des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und der dazu ergangenen Rechtsprechung zahlreiche Besonderheiten. Einige davon sind zu berücksichtigen, wenn der Verwaltervertrag nicht mehr verlängert werden soll.

1.1 Verwalteramt hängt nicht von der Vertragsverlängerung, sondern von der Bestellung ab

Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags sind nach der Trennungstheorie jeweils eigenständige Rechtsakte. Die Bestellung bezieht sich auf die Organstellung des Verwalters. Dagegen ist der Verwaltervertrag rein schuldrechtlicher Natur. Soll nun der Verwaltervertrag nicht verlängert werden, berührt das grundsätzlich nicht die Bestellung des Verwalters, der durch die Bestellung ins Verwalteramt gelangt ist. Erst wenn die Bestellung endet, etwa durch Ablauf der Bestellzeit oder durch Abberufung, endet auch das Amt als Verwalter. Davon zu trennen ist das Schicksal des Verwaltervertrags.

1.2. Normalerweise stimmen Laufzeit des Verwaltervertrags und der Bestellung überein

In der Regel stimmen die Laufzeit des Verwaltervertrags und der Bestellung überein. Der Verwalter wird für eine bestimmte Zeit bestellt und an diese Zeit ist der Verwaltervertrag angepasst. Ist die Zeit abgelaufen, enden Bestellung und Verwaltervertrag. Um sich vom Verwalter zu trennen, brauchen bloß die Laufzeiten abgewartet zu werden.

Ähnlich verhält es sich, wenn der Verwaltervertrag so an die Bestellung gekoppelt ist, dass dieser bei einem Auslaufen der Bestellung bzw. einer Abberufung des Verwalters automatisch endet, ohne dass es einer Kündigung des Vertrags bedarf.

Diese Fälle sind unproblematisch. Endet die Bestellung, endet auch der Verwaltervertrag.

1.3. Vorsicht bei unterschiedlichen Laufzeiten von Verwaltervertrag und Bestellung

Verwaltervertrag und Bestellung können in manchen Fällen unterschiedliche Laufzeiten haben, also wenn die Bestellzeit des Verwalters und die Dauer des Vertrags voneinander abweichen. Hier ist Vorsicht geboten, da sich daraus rechtliche Konsequenzen ergeben können.

1.3.1. Verwaltervertrag besteht noch, Bestellung wird nicht verlängert

Es kommt vor, dass der Verwaltervertrag noch fortbesteht, während die Bestellung endet. In diesem Fall ist zu prüfen, ob der Verwaltervertrag gekündigt werden kann und ob die Kündigungsfrist kürzer als sechs Monate nach Ende der Bestellung ist. Trifft das zu, sollte der Verwaltervertrag sofort gekündigt werden.

Sechs Monate nach dem Ende der Bestellung dürfte automatisch der Verwaltervertrag beendet sein. Gemäß § 26 Abs. 3 Satz 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) endet der Vertrag mit dem Verwalter spätestens sechs Monate nach dessen „Abberufung“. Nach Sinn und Zweck der Vorschrift müsste das aber auch gelten, wenn der Verwalter von seinem Amt zwar durch Beschluss der Eigentümer nicht abberufenwird, sondern das Amt durch Auslaufen der Bestellzeit endet.

Trotz beendeter Bestellung stehen dem Verwalter aus dem noch laufenden Verwaltervertrag seine Vergütungsansprüche zu. Diese Ansprüche sind um die ersparten Aufwendungen zu kürzen, und zwar bei mittleren Wohnanlagen um rund 20% (Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 15.08.2005, Az.: 2 Wx 22/99; OLG Köln, Beschluss vom 09.08.2000, Az.: 16 Wx 67/00).

1.3.2. Bestellung besteht noch, Verwaltervertrag wird nicht verlängert

Auch der umgekehrte Fall ist möglich, bei dem der Verwalter noch bestellt ist, obwohl der Verwaltervertrag ausgelaufen ist und nicht verlängert wird. Da im Vertrag die Vergütung des Verwalters geregelt ist, stellt sich das Problem, wie nach Vertragsende die Verwaltertätigkeit zu vergüten ist. Hier hat der Verwalter Anspruch auf die übliche Vergütung, die sich regelmäßig nach dem beendeten Verwaltervertrag richtet.

Ist der Verwaltervertrag beendet bzw. steht die Beendigung bevor und dauert die Bestellung weiter an, ist zu erwägen, ob der Verwalter abberufenwerden soll. Das ist nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG „jederzeit“ möglich. Der Verwalter kann also zu jedem Zeitpunkt und ohne etwaige Gründedurch einfachen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer abgewählt werden. Für eine Abberufung kann im Einzelfall sprechen, dass der Verwalter nicht wiederbestellt werden soll und die von ihm zu treffenden Maßnahmen nach dem Verwaltervertrag eingeschränkt oder erweitertsind. Da aber der Vertrag beendet ist, gelten die Einschränkungen oder Erweiterungen nicht mehr.

1.4. Wiederbestellung: Was ist mit dem Verwaltervertrag?

Soll der Verwalter wiederbestellt werden, stellt sich für die erneute Bestellzeit die Frage nach dem Verwaltervertrag. Häufig wird zwar der Verwalter wiedergewählt, der Verwaltervertrag aber schlichtweg vergessen.

Zunächst ist ein Wiederbestellungsbeschluss ist auch dann hinreichend bestimmt, wenn ein schriftlicher Verwaltervertrag nicht geschlossenwird. Denn regelmäßig wird bei der Beschlussfassung der Wille der Beteiligten deutlich, dass der in der Vergangenheit geschlossene Verwaltervertrag mit dem bisherigen Inhalt fortgesetzt werden soll (OLG Hamburg, Beschluss vom 16.07.2001, Az: 2 Wx 116/00).

Ebenso ist es möglich, dass gemäß des ursprünglichen Verwaltervertrags der Verwalter für eine bestimmte Zeit bestellt wurde und „Die Laufzeit des Vertrags … für den Zeitraum der Bestellung des Verwalters“ gilt. Hier soll im Wiederbestellungsbeschluss die konkludente Verlängerungdes Verwaltervertrags liegen (Landgericht (LG) Landau/Pfalz, Beschluss vom 07.07.2011, Az.: 1 S 198/10).

Es kann im ursprünglichen Verwaltervertrag auch sinngemäß formuliert sein: „Im Fall der Wiederbestellung des Verwalters gilt dieser Vertrag auch für den Wiederbestellungszeitraum.“ Dann gilt automatisch der frühere Vertrag.

Alles das ist jedoch nicht gewollt, wenn der Verwaltervertrag nicht verlängert werden soll. Daher müssen die Wohnungseigentümer bei der Wiederbestellung auch über den Verwaltervertrag beschließen. Denkbar ist ein völlig neuer Vertrag oder die Anpassung einzelner Vertragskonditionen, wie etwa die Höhe der Verwaltervergütung.

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1.5. Neuer Verwalter: Drei Angebote erforderlich

Soll der Verwaltervertrag nicht verlängert werden, weil ein neuer Verwalter bestellt werden soll, müssen zuvor mindestens drei Angeboteverschiedener Hausverwaltungen eingeholt werden. Das gilt ebenso, wenn die Bestellung eines neuen Verwalters anstelle der Wiederbestellung des amtierenden Verwalters in Betracht kommt, etwa weil die Höhe seiner Vergütung in Frage steht (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10).

Dabei müssen die Wohnungseigentümer Gelegenheit haben, sich vor der Beschlussfassung über den neuen Verwalter mit den eingeholten Vergleichsangeboten eingehend zu beschäftigen. Dazu sind den Eigentümern innerhalb der dreiwöchigen Einladungsfrist für die jährliche Eigentümerversammlung nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG die Angebote der Bewerber für das Verwalteramt oder deren Namen und die Eckdatenihrer Angebote wie Laufzeit und Vergütung zu übermitteln. Sofern nur die Eckdaten mitgeteilt werden, müssen die Eigentümer auf ihr Verlangen auch über die vollständigen Angebote informiert werden (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19).

Wird einer dieser Punkte nicht beachtet, ist der Beschluss über die Bestellung des neuen Verwalters anfechtbar.

1.6. Wer darf einen neuen Verwalter suchen?

Die Verwaltersuche obliegt der Eigentümergemeinschaft in ihrer Gesamtheit, da die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums durch die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer erfolgt, § 18 Abs. 1 WEG. Die Eigentümer sollten daher durch Beschluss festlegen, wer konkret zur Verwaltersuche berechtigt ist. Das können der Verwaltungsbeirat oder der nach § 24 Abs. 3 WEG zur Anberaumung einer Eigentümerversammlung ermächtigte Wohnungseigentümer sein. Denkbar ist auch ein Beschluss, wonach jeder WohnungseigentümerAngebote von Verwaltern einholen kann, die anschließend an den Beirat oder den zur Anberaumung einer Eigentümerversammlung ermächtigten Wohnungseigentümer weiterzuleiten sind.

1.7. Ab wann die Verwaltersuche erfolgen sollte

Für die Suche nach einem neuen Verwalter reicht in der Regel ein Zeitraum von drei bis vier Monaten vor Ablauf der Bestellung des amtierenden Verwalters. Handelt es sich jedoch um Problemfälle wie etwa Sanierungsstau, mangelnde Liquidität oder besonders schwierige bzw. kleine Eigentümergemeinschaften ist von einem Zeitraum von mindestens einem halben Jahr für die Verwaltersuche auszugehen.

2. Mietverwaltung: Wenn der Verwaltervertrag nicht verlängert werden soll

Bei der Mietverwaltung endet mit Vertragsablauf das Amt des Verwalters. Wird der Vertrag nicht verlängert, ist die Trennung vom Verwalter mit Vertragsablauf vollzogen.

Soll ein neuer Verwalter eingesetzt werden, ist der Eigentümer gut beraten, wenn er mehrere Angebote verschiedener Hausverwaltungen einholt und miteinander vergleicht. Für die Verwaltersuche dürfte ein Zeitraum von drei bis vier Monaten vor Vertragsende genügen. In besonderen Fällen wie etwa einer schwierigen Mieterstruktur oder einer Lage des Mietshauses in sozialen Brennpunkten sollte allerdings ein Zeitraum vonmindestens einem halben Jahr eingeplant werden.