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Die Kosten einer Hausverwaltung werden von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Wir beziehen uns auf die WEG-Verwaltung. Grundsätzlich lassen sich viele Punkte auch auf die Mietverwaltung übertragen, wobei sich die (Mindest)Pflichten in der Mietverwaltung nicht aus dem Wohnungseigentumsgesetz ergeben und Verhandlungssache zwischen Verwalter und Eigentümer sind.

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1. Standort des Gebäudes

Ein Verwalter wird ein zentral gelegenes und für ihn gut erreichbares Objekt für seinen Verwaltungsbestand geeigneter bewerten als ein Objekt, das lange Anfahrtswege erfordert. Ein (für den Verwalter) besser gelegenes Objekt wird er dementsprechend zu einem günstigeren Preis anbieten.

Ein Objekt, das mit langen Anfahrtswegen verbunden und damit für den Verwalter weniger attraktiv ist, wird aufgrund der Anfahrtswege und -zeiten einen höheren Preis für den Verwalter nach sich ziehen.

2. Zustand der Immobilie

Ein Objekt in schlechtem Zustand erfordert einen höheren Verwaltungsaufwand und verursacht somit höhere Kosten. Dies kann die Betreuung von regelmäßigen Reparaturen oder größeren Sanierungsarbeiten (im Gemeinschaftseigentum) beinhalten. Auch eine hohe Leerstandsquote bedeutet mehr Arbeit für den Verwalter.

3. Verwaltungsart (WEG- oder Mietverwaltung)

Die Kosten für die Verwaltung von Miet- und Eigentumswohnungen sind unterschiedlich. Die Verwaltung von Mietobjekten ist oft etwas günstiger. Manche Hausverwaltungen meiden die Verwaltung von WEG-Objekten, weil sie den häufigen Kontakt mit unterschiedlichen Eigentümern und die damit verbundenen menschlichen Herausforderungen scheuen. Aus rechtlicher Sicht ist besonders bei der WEG-Verwaltung eine absolut korrekte Vorgehensweise erforderlich. Fehler können den Verwalter teuer zu stehen kommen, da er gegebenenfalls schadenersatzpflichtig wird.

Fast alle wichtigen Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft werden in der Eigentümerversammlung getroffen. Eigentümerversammlungen müssen ordnungsgemäß durchgeführt, Beschlüsse sauber und eindeutig protokolliert und dokumentiert werden.

Im Gegensatz dazu gibt es in einem Mietshaus in der Regel nur einen Eigentümer. Dieser ist Ansprechpartner und Entscheidungsträger zugleich. Der Abstimmungsaufwand beschränkt sich auf das Einholen der Zustimmung eines Eigentümers.

4. Komplexität des Objektes / der Eigentümer

Ein weiterer wesentlicher Kostenfaktor in der Immobilienverwaltung ist die Komplexität des zu verwaltenden Objektes. Dazu gehören z.B. mögliche Mehraufwendungen, die durch verschiedene Umstände entstehen können. Ein Gebäude mit vielen technischen Anlagen oder großen Außenanlagen erfordert beispielsweise einen höheren Verwaltungsaufwand als eine einfache Wohnanlage.

Der Umgang mit schwierigen Eigentümern (oder Mietern), die häufige Nachfragen oder besondere Anforderungen stellen, kann zusätzlichen zeitlichen und personellen Aufwand bedeuten.

Rechtlche Streitigkeiten mit dem Bauträger, der bisherigen Hausverwaltung oder unter den Eigentümern wirken sich eher abschreckend auf eine neue Hausverwaltung aus und treiben die Preise in die Höhe.

Für Eigentümer ist es daher wichtig, die spezifischen Herausforderungen ihrer Immobilie zu kennen und zu verstehen, wie sich diese auf die Verwaltungskosten auswirken können.

5. Anzahl der Wohneinheiten (klein vs. groß)

Die Kosten pro Einheit sinken mit der Anzahl der verwalteten Einheiten. Dies ist auf Skaleneffekte zurückzuführen. Das heißt, je mehr Wohnungen ein Gebäude hat, desto geringer sind die Verwaltungskosten pro Einheit. Die Verwalter kalkulieren in „Entgelt pro Wohnung“ unter Berücksichtigung der „Objektgröße“. Größere Objekte sind auf dem Verwaltermarkt beliebt, da sie rentabler zu verwalten sind. Der Wettbewerb mit anderen Verwaltern zwingt und Skaleneffekte ermöglichen es den Verwaltern, niedrigere Entgelte pro Einheit zu vereinbaren.

6. Größe der Hausverwaltung

Alle Verwaltungen haben grundsätzlich ähnliche Belastungen. Große Unternehmen haben andere Herausforderungen und Vorteile als kleine. Es ist schwierig zu beurteilen, ob jemand einen Preisvorteil anbieten kann. Möglicherweise kann eine große Hausverwaltung aufgrund ihrer Erfahrung bei einem größeren Objekt einen besseren Preis pro Einheit anbieten. Umgekehrt könnte eine Hausverwaltung mit einem großen Verwaltungsapparat (bei kleineren) Objekten einen eher schlechteren Preis pro Einheit anbieten.

Ein echter Preisvorteil ist vor allem bei sehr kleinen oder neu gegründeten Hausverwaltungen zu finden. Wer Aufträge annehmen muss und will, um ausgelastet zu sein, wird mit günstigen Preisen agieren. Ein günstiger Preis birgt jedoch ein etwas höheres Risiko für den Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft. Dies liegt daran, dass der günstige Preis in diesem Fall auf die geringere Erfahrung der Hausverwaltung zurückzuführen ist.

7. Leistungsumfang

Die Leistung einer WEG-Verwaltung beruht auf:

• Gesetz (§ 27, § 28 WEG)
• den vertraglichen Vereinbarungen im Verwaltervertrag

Wenn Wohnungseigentümer mehr als die Grundleistungen wünschen, erhöhen sich die Kosten. Zusatzleistungen können sein

• Mehrfache Objektbegehungen pro Jahr
• eine zweite Eigentümerversammlung pro Jahr
• Zusendung des Protokolls der Eigentümerversammlung per Post
• Anmietung von Räumlichkeiten für die Eigentümergemeinschaft
• Bereitstellung eines Online-Zugangs für die Eigentümer

Diese Leistungen werden in der Regel im Vertrag gesondert aufgeführt und vereinbart, jedoch nicht immer gesondert abgerechnet. Bei einigen Verwaltungen handelt es sich um Inklusivleistungen, die mit dem normalen Verwalterhonorar abgegolten sind.

8. Regionale Unterschiede

In Ballungszentren und Großstädten sind die Lebenshaltungskosten durch Faktoren wie Mieten und allgemeine Lebenshaltungskosten oft höher. Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter, die in dieser teureren Region bewegen, rechnen betriebswirtschaftlich und privat mit höheren Kosten. Diese höheren Lebenshaltungskosten schlagen sich entsprechend in den Verwaltungskosten nieder.

Im Gegensatz dazu sind in ländlichen Regionen, die sich häufig durch niedrigere Lebenshaltungskosten auszeichnen, auch die Verwaltungskosten in der Regel niedriger. Dies liegt vor allem daran, dass die Kosten für Dienstleistungen und Infrastruktur in diesen Gebieten oft niedriger sind. Daher sind die Verwaltungsgebühren in ländlichen Gebieten tendenziell niedriger.

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9. Kapazitäten der Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung, die regelmäßig Anfragen von interessierten Eigentümern erhält, kann Aufträge selektiv annehmen. Sie wird wahrscheinlich anders kalkulieren als eine Verwaltung, die auf jeden Auftrag angewiesen ist.

Generell kann gesagt werden, dass eine gut positionierte Hausverwaltung mit hoher Marktnachfrage tendenziell höhere Preise kalkuliert als eine Hausverwaltung, die nur wenige Anfragen pro Jahr über Empfehlungen oder andere Akquisitionskanäle erhält.

10. Zusammenfassung

Die Kosten für die Hausverwaltung eines Gebäudes hängen von verschiedenen Faktoren ab:

• Standort des Gebäudes
• Zustand der Immobilie
• Art der Verwaltung (Miet- oder WEG-Verwaltung)
• Anzahl der Wohneinheiten / Hausgröße
• Größe des Verwaltungsunternehmens
• vereinbarter Leistungsumfang
• regionale Unterschiede (Wirtschaftskraft der Region)
• verfügbare Kapazitäten der Hausverwaltung

Die Hausverwaltungen berücksichtigen alle Faktoren bei der Kalkulation der Hausverwaltungskosten. Viele Hausverwaltungen gehen bei der Kalkulation nicht detailliert auf die einzelnen Punkte ein, sondern treffen viele Entscheidungen aus dem Bauch heraus oder aufgrund von Erfahrungswerten.

Für Eigentümer ist es wichtig, diese Faktoren zu kennen und ihren Einfluss auf die Gesamtkosten zu verstehen.