Hausverwalter-Angebote.de

Wenn Sie mit Ihrer bisherigen Hausverwaltung unzufrieden sind oder einen Wechsel erwägen, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl einer neuen Hausverwaltung / zur Hausverwaltersuche.

Eine kompetente und zuverlässige Hausverwaltung ist für den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung einer Immobilie unerlässlich.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

Vorüberlegungen

Vor dem Wechsel der Hausverwaltung sollten folgende Punkte geklärt werden:

• Wechselgründe: Häufige Gründe für Unzufriedenheit sind mangelnde Erreichbarkeit, unprofessionelle Arbeitsweise, Unstimmigkeiten bei der Abrechnung oder mangelhafte Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Sind die Preise der derzeitigen Verwaltung im Verhältnis zu den angebotenen Leistungen überhöht? Hat die derzeitige Verwaltung eine sehr hohe Preisanpassung angekündigt?
• Marktlage – Wie steht Ihre Immobilie da: Ist Ihre Immobilie auf dem (Verwaltungs-)Markt gut positioniert? Für kleinere Immobilien kann es heutzutage schwierig sein, eine geeignete Hausverwaltung zu finden. In manchen Fällen ist es besser, beim bisherigen Verwalter zu bleiben, auch wenn dieser trotz einiger Mängel insgesamt eine akzeptable Leistung erbringt. In den meisten Fällen ist es jedoch sinnvoll, den Markt zu sondieren und Angebote einzuholen, auch wenn es letztlich nicht zu einem Wechsel kommt.

1. Vorbereitung der Verwaltersuche

• Wer in der Eigentümergemeinschaft kümmert sich darum (z.B. Beirat)? Für eine strukturierte und transparente Verwaltersuche sollte ein kleines “Gremium” gebildet werden, das die Suche für die WEG durchführt. Oft übernimmt der Beirat diese Aufgabe. Jeder Eigentümer kann Angebote von Verwaltern einholen, es empfiehlt sich jedoch ein strukturiertes Vorgehen.
• Anforderungen und Kriterien an die neue Hausverwaltung festlegen: Erstellen Sie eine Liste mit Anforderungen an die neue Hausverwaltung, wie z.B. Erfahrung, Qualifikation, Leistungsumfang, Honorarstruktur und Nähe zur Region. Dies erleichtert die Auswahl geeigneter Bewerber.Es ist nicht unbedingt empfehlenswert, die angesprochenen Hausverwaltungen mit langen Anforderungskatalogen zu “erschlagen”. Hausverwaltungen verlieren dann häufig das Interesse an einem Objekt und bewerben sich nicht. Insbesondere kleine Eigentümergemeinschaften sollten hier sehr vorsichtig sein und die Hausverwaltung nicht überfordern.
• Erstellung einer (kleinen) Ausschreibung: Formulieren Sie eine detaillierte Ausschreibung / Anschreiben an die Hausverwaltungen, die alle wichtigen Anforderungen und Erwartungen an die neue Verwaltung enthält. Diese Ausschreibung dient als Grundlage für die Einholung von Angeboten. Eine stichpunktartige Darstellung ist für die Suche nach einer Hausverwaltung i.d.R. ausreichend.

2. Ausschreibung und Einholung von Angeboten der Hausverwaltungen

• Verbreitung der Ausschreibung: Sprechen Sie potenzielle Hausverwaltungen auf Ihren Wechselwunsch an. Nutzen Sie dazu Google, Branchenbücher, Empfehlungen oder ein Suchportal.

• Fristen für die Angebotsabgabe festlegen: Setzen Sie klare Fristen für die Abgabe der Angebote, um den Auswahlprozess zeitlich zu straffen. Auch hier sollten kleinere Objekte behutsam vorgehen und nicht zu hart mit den potenziellen Bewerbern umgehen. Die Hausverwaltersuche ist kein einseitiger Prozess – vielmehr müssen die Hausverwaltungen das Objekt auch übernehmen wollen.

3. Auswertung der eingegangenen Angebote

• Prüfung der Angebote: Prüfen Sie zunächst, ob die in Ihrer Ausschreibung genannten Anforderungen an das Gebäudemanagement erfüllt sind.
• Vergleich der Leistungen und Preise: Vergleichen Sie die eingegangenen Angebote hinsichtlich der angebotenen Leistungen und der Preisstruktur.
• Engere Auswahl – Welche Hausverwaltungen sind die Favoriten? Erstellen Sie eine Liste der vielversprechendsten Hausverwaltungen, die zu einer persönlichen Präsentation eingeladen werden.

4. Interviews und Überprüfung der Referenzen

• Treffen vorbereiten: Sammeln Sie relevante Fragen und Themen für die Treffen mit den Hausverwaltungen. Ein persönliches Treffen kann z.B. im Rahmen einer Objektbegehung mit einzelnen Eigentümern oder dem Beirat stattfinden.
• Referenzen prüfen: Prüfen Sie die Referenzen der Hausverwaltung und nehmen Sie ggf. Kontakt zu anderen von ihr betreuten WEGs auf, um sich ein Bild von der Arbeit und der Kundenzufriedenheit zu machen.

5. Entscheidungsfindung und Vertragsverhandlungen

• Vor- und Nachteile abwägen: Nach dem persönlichen Kennenlernen wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Verwalter ab.
• Vertragsbedingungen aushandeln: Gibt es weitere wichtige Punkte, die in den Verwaltervertrag aufgenommen werden sollten? Besprechen Sie diese Punkte mit den potenziellen Verwaltern.
• Ein bis drei Kandidaten zur nächsten Eigentümerversammlung einladen: Hat sich ein kleiner Kreis von Eigentümern (z.B. der Beirat) für einen oder mehrere Verwalter entschieden, müssen diese nun zur Eigentümerversammlung eingeladen werden.
• Welche Verwalter nehmen die Einladung zur Eigentümerversammlung an? Nun kann die Neuwahl des Verwalters auf die Tagesordnung gesetzt werden, die möglichen Kandidaten müssen namentlich genannt werden. Es empfiehlt sich auch, die voraussichtliche Verwaltervergütung in den Beschlusstext aufzunehmen.

6. Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung

• Vorstellung von z.B. zwei Hausverwaltungen in der Eigentümerversammlung: Die Hausverwalter stellen sich in der Regel persönlich in der Eigentümerversammlung vor. Während dieser Zeit verlassen in der Regel andere Bewerber und auch die aktuelle Verwaltung den Raum. Die Wohnungseigentümer können den potenziellen Verwaltern Fragen stellen und Vor- und Nachteile diskutieren.
• Einfache Mehrheit entscheidet: Die Wohnungseigentümer stimmen über den neuen Verwalter ab. Die einfache Mehrheit der Stimmen reicht aus, um einen neuen Verwalter zu bestellen.

7. Vertragsabschluss

Unterzeichnung des Verwaltervertrages: Schließen Sie den Vertrag mit dem neuen Verwalter ab. Um Probleme zu vermeiden, empfiehlt es sich, einen Beschluss darüber zu fassen, wer in der Eigentümergemeinschaft zur Unterzeichnung des Verwaltervertrages bevollmächtigt ist.

8. Übergabe der Verwaltungsunterlagen vom alten an den neuen Verwalter (durch den neuen Verwalter).

• Festlegung des Übergabetermins: Die neue Hausverwaltung vereinbart einen Termin mit der alten Hausverwaltung, um die Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu organisieren.
• Eingabe der Daten in die Software der neuen Hausverwaltung: Die neue Hausverwaltung stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt in ihre Systeme übernommen werden. Die Migration von einer Software zur anderen kann umfangreich sein, im Idealfall kann die Hausverwaltung auf Schnittstellen zurückgreifen.
• Schreiben an alle Eigentümer: „Wir sind die neue Hausverwaltung: Die neue Hausverwaltung informiert alle Eigentümer schriftlich über den Wechsel und gibt die neuen Kontaktdaten bekannt. Da Hausverwaltungen bestimmte Banken bevorzugen, wird häufig auch der Wechsel des Hausgeldkontos mitgeteilt.Im Idealfall kann das Anschreiben der Eigentümer bereits vor dem offiziellen Wechseltermin erfolgen. Dann wissen alle Eigentümer bereits, wohin das neue Hausgeld zu überweisen ist und auch die Kontaktdaten der Verwaltung wurden bereits mitgeteilt. Dies setzt allerdings voraus, dass die alte Verwaltung die Kontaktdaten der einzelnen Eigentümer bereits vor dem offiziellen Wechseltermin an die neue Verwaltung weitergibt. Dies kann, muss aber nicht der Fall sein. Hier eine Vorlage für ein Begrüßungsschreiben für Verwalter.

Jetzt kostenlos Hausverwalter-Angebote anfordern!

9. Einarbeitung der neuen Verwaltung (min. 6 Monate)

Wenn der Prozess der Hausverwaltersuche abgeschlossen ist, benötigt der neue Verwalter etwa sechs Monate, um sich mit den Aufgaben und Besonderheiten Ihrer WEG vertraut zu machen. Viele Hausverwaltungen beschreiben, dass die Übernahme einer neuen Anlage etwa doppelt so viel Arbeit bedeutet wie die Verwaltung einer bestehenden Anlage. Für den Start sind beispielsweise folgende Arbeiten notwendig

• Übernahme und Prüfung der Unterlagen: Die neue Verwaltung übernimmt alle wichtigen Unterlagen wie Verträge, Abrechnungen und Protokolle und prüft diese auf Aktualität und Richtigkeit.
• Einrichtung der Verwaltungssoftware: Alle relevanten Daten wie Eigentümerinformationen und Zahlungsdaten werden in die Verwaltungssoftware eingegeben und angepasst.
• Kennenlernen der Liegenschaft: Die neue Verwaltung besichtigt die Immobilie, um den Zustand und die Ausstattung zu beurteilen, die Eigentümer (und ggf. Mieter) kennenzulernen und den Instandhaltungsbedarf einzuschätzen.
• Anliegen der Eigentümer: Der Verwalterwechsel war wahrscheinlich ein wichtiges Anliegen der Eigentümer. Dafür gibt es in der Regel Gründe, nicht zuletzt die Unzufriedenheit mit dem alten Verwalter. Viele Eigentümer haben eine Liste mit Punkten, die der neue Verwalter umsetzen soll. Diese Punkte gilt es für den neuen Verwalter zu sammeln, zu strukturieren und dann im Laufe der Verwaltungstätigkeit umzusetzen.

10. Fazit

Ein Verwalterwechsel kann eine Herausforderung sein, aber mit einer strukturierten Vorgehensweise kann dieser Prozess professionell und effizient gestaltet werden. Die sorgfältige Vorbereitung und Auswahl der neuen Verwaltung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Zufriedenheit Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).