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Wohnungseigentümergemeinschaften können Eigentümerversammlungen nun auch vollständig online (virtuell, digital) durchführen. Das „Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen, zur Erleichterung des Einsatzes von Steckersolargeräten und zur Übertragbarkeit beschränkter persönlicher Dienstbarkeiten für Erneuerbare-Energien-Anlagen“ ist einen Tag nach seiner Verkündung nun am 17.10.2024 in Kraft getreten. Für Eigentümerversammlungen besteht daher aktuell die Möglichkeit, diese in Präsenz, hybrid oder virtuell abzuhalten. Allerdings kann auf Präsenzversammlungen vorläufig noch nicht völlig verzichtet werden. Wie virtuelle Eigentümerversammlungen stattfinden können, welche Übergangsregelung besteht und was Sie sonst noch dazu wissen sollten, erfahren Sie hier.

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1. Virtuelle Eigentümerversammlungen: Das sind die neuen gesetzlichen Regelungen

Nach der Neuregelung im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Wohnungseigentümer mit einer Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung beschließen, rein virtuelle Eigentümerversammlungen in ihrer Gemeinschaft zu ermöglichen. Das gilt für längstens drei Jahre ab dem Zeitpunkt der Beschlussfassung. Der neue § 23 Abs. 1a WEG lautet wie folgt:

Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (virtuelle Wohnungseigentümerversammlung). Die virtuelle Wohnungseigentümerversammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Eingeschränkt wird dies durch eine neue Übergangsregelung im WEG. Denn die Wohnungseigentümer müssen bis einschließlich des Jahres 2028 mindestens eine jährliche Präsenzversammlung durchführen, wenn sie vor dem 01.01.2028 die Abhaltung der virtuellen Eigentümerversammlung beschließen. Auf die Durchführung der Präsenzversammlung können die Eigentümer jedoch durch einstimmigen Beschluss verzichten. Wird dagegen verstoßen, hat das keine Folgen und führt nicht dazu, dass die gefassten Beschlüsse auf einer virtuellen Eigentümerversammlung nichtig oder anfechtbar sind. Der neue § 48 Abs. 6 WEG besagt folgendes:

Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Absatz 1a, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Wohnungseigentümer hierauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.

Zu den seit der WEG-Reform 2020 bestehenden beiden Möglichkeiten der Eigentümerversammlung in Präsenz oder der Online-Teilnahme daran (hybride Eigentümerversammlung) ist nun als drittes die virtuelle Versammlung hinzugekommen. Das Quorum von 75% der in der Eigentümerversammlung abgegebenen Stimmen soll nach der Begründung des Gesetzgebers der besonderen Bedeutung Rechnung tragen. Demgegenüber soll die Befristung auf drei Jahre Wohnungskäufer an einen vor ihrem Erwerb gefassten Beschluss nicht langfristig binden. Auch könne die Meinung der Eigentümer zu virtuellen Versammlungen umschlagen.

2. Diese Beschlussalternativen für (virtuelle) Eigentümerversammlungen bestehen

Die Wohnungseigentümer haben mehrere Alternativen, über die Durchführung der Eigentümerversammlung zu beschließen:

• Zunächst kommt ein Beschluss in Betracht, wonach für höchstens drei Jahre Eigentümerversammlungen rein virtuell abzuhalten sind. Erfolgt der Beschluss vor dem 01.01.2028, ist bis einschließlich des Jahres 2028 mindestens eine jährliche Präsenzversammlung bzw. Hybridversammlung durchzuführen – es sei denn, die Eigentümer hätten darauf durch einstimmigen Beschluss verzichtet. Innerhalb Zeitraums der beschlossenen virtuellen Versammlung können die Eigentümer dann mit einfacher Mehrheit beschließen, dass die Eigentümerversammlungen wieder hybrid erfolgen, sofern das zuvor beschlossen war. Waren hybride Versammlungen nicht beschlossen, können die Eigentümer durch Beschluss mit einfacher Mehrheit zur reinen Präsenzversammlung zurückkehren.
• Auch ist ein Beschluss denkbar, dass für höchstens drei Jahre Eigentümerversammlungen rein virtuell abzuhalten sind und die Einzelheiten durch Geschäftsordnungsbeschlüsse festgelegt werden, etwa die hybride Durchführung der ordentlichen (jährlichen) Eigentümerversammlung und die virtuelle Durchführung der außerordentlichen Versammlung. Erfolgen solche Beschlüsse nicht, soll es nach Ansicht des Gesetzgebers im Ermessen des Verwalters liegen, wie die Eigentümerversammlungen durchgeführt werden. Wichtig ist aber auch hier, dass bei einem Beschluss über die Durchführung der Eigentümerversammlungen in virtueller Form vor dem 01.01.2028 mindestens eine jährliche Präsenzversammlung bzw. Hybridversammlung bis einschließlich des Jahres 2028 erfolgen muss, wenn nicht einstimmig darauf verzichtet Ebenso ist hier die Rückkehr zur Hybrid- bzw. Präsenzversammlung durch Beschluss der Eigentümer möglich.

Zu beachten ist in allen Fällen, dass die Eigentümerversammlungen für längstens drei Jahre ab dem Zeitpunkt der Beschlussfassung durchgeführt werden dürfen, wobei bei einem Beschluss vor dem 01.01.2028 mindestens eine jährliche Präsenzversammlung bzw. Hybridversammlung bis Ende des Jahres 2028 stattfinden muss – wenn kein einstimmig beschlossener Verzicht vorliegt.

Beschließen die Eigentümer noch in diesem Jahr die rein virtuelle Durchführung der Eigentümerversammlung für die folgenden drei Jahre, also 2025 bis 2027, muss – anders als bis zum Jahr 2027 – im Jahr 2028 wieder eine Präsenzversammlung bzw. Hybridversammlung stattfinden. Auf dieser Versammlung kann die erneute Durchführung der virtuellen Eigentümerversammlung für bis zu höchstens drei Jahren mit einer ¾ -Mehrheit beschlossen werden. In der virtuellen Versammlung im Jahr 2027 kann das nicht beschlossen werden, da dies eine unzulässige Umgehung der gesetzlichen Regelung mit der Folge eines nichtigen Beschlusses wäre.

Wird durch Beschluss die virtuelle Eigentümerversammlung etwa für die Jahre 2027 bis 2029 eingeführt, braucht im Jahr 2029 keinePräsenzversammlung bzw. Hybridversammlung zu erfolgen. Denn die Übergangsvorschrift gilt nur bis Ende des Jahres 2028.

3. Was bei der Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen zu beachten ist

Beschließen die Wohnungseigentümer die Abhaltung virtueller Eigentümerversammlungen, sind bei deren Durchführung einige Dinge zu berücksichtigen.

3.1. Ordnungsmäßige Verwaltung

Auch der Beschluss über die Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen muss ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen. Eine unbillige Benachteiligung einzelner Wohnungseigentümer darf daher nicht stattfinden, also etwa dann, wenn Eigentümer zur Teilnahme an virtuellen Versammlungen nicht imstande sind und das bekannt ist. Umgekehrt ist es aber auch denkbar, dass Eigentümer aufgrund ihres körperlichen Zustands an Präsenzversammlungen nicht teilnehmen können. Hier ist anlässlich der Beschlussfassung zu erörtern, wie die betreffenden Eigentümer unterstützt werden können. In Betracht kommen etwa bei technischen Problemen beim Eigentümer die Einrichtung eines Teilnehmerraums beim Verwalter oder die Teilnahme bei einem anderen Eigentümer, oder aber bei technischen und / oder körperlichen Problemen die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht. Die Erörterung sollte zweckmäßigerweise im Versammlungsprotokoll dokumentiert werden.

3.2. Software

Im Beschluss sollte die zu verwendetet Konferenzsoftware ausdrücklich genannt werden. Für die Versammlungsteilnahme in elektronischer Form hat die Rechtsprechung die Angabe der Software bereits gefordert (Amtsgericht (AG) Heidelberg, Urteil vom 30.03.2022, Az.: 45 C 102/21). Dies muss erst recht für virtuelle Eigentümerversdammlungen gelten. Allerdings kann auch ein Beschluss lediglich über die Durchführung von virtuellen Versammlungen gefasst werden und anschließend ein weiterer Beschluss über die Software in einer Eigentümerversammlung oder im schriftlichen Verfahren (Umlaufverfahren) ergehen.

3.3. Durchführung

Nach dem neuen § 23 Abs. 1a Satz 2 WEG muss die virtuelle Eigentümerversammlung hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Das bedeutet, dass die Wohnungseigentümer in der Lage sind, ihr Teilnahme-, Frage-, Rede- und Stimmrecht wahrzunehmen.

Dazu sind im Beschluss sichere Anmeldewege aufzuführen und die Übertragungsart geregelt sein, die datenschutzrechtlichen Anforderungenzu entsprechen hat. Zudem ist eine Zugangsbeschränkung erforderlich, die die Teilnahme ausschließlich von Eigentümern sicherstellt (AG) Heidelberg, Urteil vom 30.03.2022, Az.: 45 C 102/21). Außerdem ist der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der Versammlung zu beachten. Als Übertragungsweg kommt die Videokonferenz mittels Zwei-Wege Audio- und Videoverbindung in Echtzeit in Betracht, während Zugangsbeschränkungen durch ein mit der Einladung zur Online-Versammlung versendetes Passwort oder einen QR-Code erfolgen können. Die teilnehmenden Personen sollten vom Verwalter mittels Videofunktion überprüft werden. Soll die Eigentümerversammlung zu Protokollzwecken aufgezeichnet werden, bedarf das der Zustimmung der Eigentümer.

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3.4. Technische Störungen

Störungen technischer Art können zu Beschlussanfechtung führen. Im WEG oder auch in den Vorschriften der WEG-Reform 2020 finden sich dazu keine Regelungen. Stammen die technischen Störungen aus dem Bereich eines Wohnungseigentümers, ist dieser allerdings zu einer Anfechtung von Beschlüssen nicht berechtigt.

Einen Königsweg bietet eine Beschlussfassung, wonach „ein technischer Fehler in der Sphäre eines Wohnungseigentümers nicht zu einer Pflicht zur Beendigung der Eigentümerversammlung führt“. Denn die Entscheidung, an der virtuellen Versammlung teilzunehmen, ist Sache des jeweiligen Eigentümers (AG München, Urteil vom 27.04.2022, Az.: 1292 C 19128/21 WEG). Dieser kann sich zudem von einem anderen Eigentümer vertreten lassen.

4. Welche Vor- und Nachteile virtuelle Eigentümerversammlungen haben

Rein virtuelle Eigentümerversammlungen haben gegenüber Präsenzversammlungen und auch hybriden Versammlungen Vor- und Nachteile, über die sich die Wohnungseigentümer im Klaren sein sollten und dies es abzuwägen gilt.

Zu den Vorteilen gehören

• weder Kosten noch Aufwand für die Anmietung von Versammlungsräumlichkeiten
• ersparte Kosten und Zeit für Anreise und etwaige Übernachtungskosten speziell für vermietende sowie auswärts wohnende Eigentümer
• einfache Terminfindung, da keine Präsenz erforderlich und die Teilnahme von jedem Ort mit Internetverbindung möglich ist

Die Nachteile umfassen

• die Kosten, den Aufwand und die Zeit für die Anschaffung der technischen Ausstattung (Konferenzsoftware), deren Installation und die Einarbeitung mit der Handhabung derselben
• die fehlende Teilnahmemöglichkeit für technisch unbedarfte Eigentümer, die auf die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht oder die Teilnahme bei einem anderen Eigentümer ausweichen müssen