Hausverwalter-Angebote.de

Dieser Artikel soll Gründern einer Hausverwaltung dabei helfen, fundierte Entscheidungen zur Unternehmensgründung zu treffen und dabei alle wesentlichen Aspekte zu berücksichtigen.

Die Gründung einer Hausverwaltung bietet nicht nur die Möglichkeit, ein eigenes Unternehmen aufzubauen, sondern auch die Chance, in einem wachsenden Markt mit stabilen Einkommensquellen Fuß zu fassen. Sie richtet sich an Menschen, die entweder eine Leidenschaft für Immobilien haben, beruflich unabhängig sein wollen und/oder das Ziel verfolgen, eine langfristige Unternehmensstruktur mit wiederkehrenden Einnahmen aufzubauen.

Ein weiterer Grund für die Gründung ist die Möglichkeit, Dinge besser zu machen, als sie in bestehenden Unternehmen erlebt wurden. Viele Gründer können dabei aus ihrer Vorerfahrung als angestellte Hausverwalter schöpfen und profitieren von ihrem Verständnis für branchenspezifische Herausforderungen und Lösungsansätze. Zudem verwalten viele Hausverwalter und solche, die eine Hausverwaltung gründen, bereits ihren eigenen privaten Immobilienbestand. Was liegt da näher, als diese vertraute Dienstleistung auch für Dritte anzubieten?

Hausverwaltungen bieten darüber hinaus die Chance, einen echten Unternehmenswert aufzubauen, da sie auf langfristigen Verträgen und stabilen Einnahmen basieren. Anders als Maklerunternehmen sind sie weniger auf die Person des Inhabers angewiesen.

I. Regulatorische Voraussetzungen

1. Gewerbeanmeldung

Die Gewerbeanmeldung erfolgt über das zuständige Ordnungsamt und kann oft bequem online über das Serviceportal der jeweiligen Stadt/Gemeinde erledigt werden. Die Kosten für eine Gewerbeanmeldung variieren je nach Stadt oder Gemeinde, liegen aber meist zwischen 20 und 50 Euro. Einige Kommunen bieten darüber hinaus kostenlose Erstberatungen für Existenzgründer an, die auch Informationen zu lokalen Besonderheiten der Gewerbeanmeldung umfassen.

2. Berufszulassung

Für die Tätigkeit als Hausverwalter ist eine Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung (GewO) erforderlich. Diese Erlaubnis muss beim zuständigen Gewerbeamt oder der jeweiligen Ordnungsbehörde beantragt werden. Der Antragsteller muss dabei seine Zuverlässigkeit und finanzielle Stabilität nachweisen.

1. Nachweise der Zuverlässigkeit: Die Zuverlässigkeit wird durch die Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses und einer Auskunft aus dem Gewerbezentralregister belegt. Diese Dokumente dienen dazu, sicherzustellen, dass der Antragsteller keine relevanten Vorstrafen oder schwerwiegende Verstöße gegen gewerbliche Vorschriften hat.
2. Geordnete Vermögensverhältnisse: Für den Nachweis finanzieller Stabilität ist in der Regel eine Schufa-Auskunft sowie ein Steuerbescheid vorzulegen. Diese sollen bestätigen, dass keine erheblichen Schulden oder wirtschaftlichen Unregelmäßigkeiten vorliegen.
3. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: Eine weitere Voraussetzung ist der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Diese Versicherung deckt grundlegende Risiken der Verwaltung ab und schützt sowohl Verwalter als auch Eigentümer vor Schäden, die durch Fehler in der Verwaltung entstehen können.

3. Weiterbildung

Hausverwalter sind gesetzlich verpflichtet, innerhalb von drei Jahren mindestens 20 Stunden Weiterbildung nachzuweisen. Diese Pflicht greift allerdings erst nach der Gründung und ist in der Anfangsphase nicht entscheidend. Ziel der Weiterbildung ist es, sicherzustellen, dass Verwalter stets über aktuelle rechtliche, technische und kaufmännische Entwicklungen informiert sind. Themenbereiche umfassen beispielsweise Änderungen im Wohnungseigentumsgesetz, digitale Werkzeuge für die Verwaltung oder nachhaltige Immobilienbewirtschaftung.

Die Weiterbildung kann über verschiedene Anbieter erfolgen, darunter spezialisierte Akademien oder Verbände wie der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV). Es empfiehlt sich, bereits zu Jahresbeginn ein Schulungsprogramm zu erstellen, um die gesetzliche Pflicht effizient zu erfüllen und gleichzeitig individuelle Wissenslücken zu schließen. Eine vorausschauende Planung minimiert die Gefahr, Weiterbildungsstunden auf den letzten Moment zu verschieben.

4. Zertifizierung

Seit Dezember 2023 haben Wohnungseigentümer das Recht, einen zertifizierten Verwalter zu verlangen. Ein zertifizierter Verwalter muss eine spezielle Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) ablegen, die rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse abfragt. Die Zertifizierung dient als Qualitätsnachweis und steigert das Vertrauen der Kunden.

Verwalter ohne Zertifizierung sind gesetzlich darauf beschränkt, Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) mit maximal acht Einheiten zu betreuen. Diese Einschränkung betrifft jedoch nicht die Verwaltung von Miethäusern. Eine rechtzeitige Vorbereitung auf die Prüfung, beispielsweise durch Kurse und Seminare, ist daher ratsam, um von Anfang an uneingeschränkte Tätigkeitsmöglichkeiten sicherzustellen. Insbesondere bei größeren WEGs, die häufig striktere Anforderungen an die Verwaltung stellen, ist die Zertifizierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

II. Unternehmensformen der Hausverwaltung

1. Einzelunternehmen

Ein Einzelunternehmen ermöglicht einen schnellen und kostengünstigen Einstieg, da lediglich eine Gewerbeanmeldung erforderlich ist. Die Gründungskosten sind minimal, und die Verwaltung kann unkompliziert aus dem Homeoffice gestartet werden. Jedoch ist die Haftung unbeschränkt, sodass der Inhaber mit seinem gesamten Privatvermögen für Fehler oder Verluste haftet. Dies kann ein erhebliches Risiko darstellen, insbesondere bei Schadensersatzforderungen. Zudem wird ein Einzelunternehmen im Markt oft als kleiner Anbieter wahrgenommen, was die Gewinnung großer Kunden oder Objekte erschweren kann. Eine strategische Positionierung und transparente Kommunikation der eigenen Qualitäten können helfen, dieses Manko auszugleichen.

Ein Einzelunternehmen kann zu einem späteren Zeitpunkt in eine Kapitalgesellschaft wie beispielsweise eine GmbH umgewandelt werden. Diese Umwandlung bietet Vorteile wie eine beschränkte Haftung und ein professionelleres Auftreten am Markt. Allerdings ist dieser Schritt oft mit höheren Kosten verbunden als die direkte Gründung einer GmbH. Der Umwandlungsprozess erfordert zudem umfangreichere Beratung durch Steuerberater und ggf. Anwälte, da steuerliche und rechtliche Aspekte genau abgestimmt werden müssen.

2. GmbH / UG

Eine GmbH bietet einen professionellen Marktauftritt und beschränkt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen. Sie ist besonders attraktiv, wenn man größere Objekte betreuen oder das Unternehmen langfristig skalieren möchte. Das Stammkapital von 25.000 Euro kann bei Gründung zur Hälfte eingezahlt werden, wodurch bereits mit 12.500 Euro gestartet werden kann. Das erforderliche Stammkapital wird oft von Gründern überschätzt, da viele glauben, die vollen 25.000 Euro seien sofort erforderlich.

Die GmbH genießt aufgrund ihrer Professionalität höheres Vertrauen am Markt und erleichtert die Zusammenarbeit mit anspruchsvolleren Kunden oder großen Eigentübergemeinschaften.

Eine UG (haftungsbeschränkt) ist eine kostengünstigere Variante der GmbH, da sie mit einem Stammkapital ab einem Euro gegründet werden kann. Dennoch wird sie oft als weniger vertrauenswürdig wahrgenommen, da sie als „Sparvariante“ gilt.

Ein weiterer Nachteil ist, dass die UG Teile ihres Gewinns als Rücklage bilden muss, bis das Stammkapital einer GmbH erreicht ist. Dies schränkt die finanzielle Flexibilität erheblich ein.

Wer langfristig denkt, sollte über eine GmbH nachdenken, da sie professioneller wirkt, weniger Verwaltungsaufwand mit sich bringt und auf Dauer eine stabilere Basis für das Unternehmen bietet. Zudem entfällt der Aufwand, später die Rechtsform wechseln zu müssen, was bei der UG oftmals notwendig wird, wenn das Unternehmen wächst.

III. Finanzbedarf und Kapitalbeschaffung

1. Beispiel für Betriebsmittel und Unternehmerlohn

Ein realistisches Gründungskapital umfasst in unserem Beispiel ca. 52.000 Euro. Diese Summe deckt Betriebsmittel (10.000 Euro Einlage ins Unternehmen, die hier für mehrere Jahre reichen soll), private Ausgaben und den Unternehmerlohn (42.000 Euro) für die ersten Jahre und setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen. Dabei gehen wir von einer professionellen Gründung in Vollzeit aus, bei der ausreichend finanzielle Rücklagen vorhanden sind. Der Gründer ist nicht hoch verschuldet und muss noch keine (große) Familie und kein Einfamilienhaus finanzieren. Natürlich können die Anforderungen je nach persönlicher Situation stark abweichen.

• Erstes Jahr: 24.000 Euro für private Lebenshaltungskosten (2.000 Euro pro Monat)
• Zweites Jahr: Mit zunehmenden Einnahmen könnten die privaten Rücklagen auf 12.000 Euro reduziert werden, da 1.000 Euro pro Monat bereits durch Verwaltungseinnahmen gedeckt werden.
• Drittes Jahr: Etwa 50 % des Lebensunterhalts, also 1.000 Euro monatlich, sollten nun durch Einnahmen der Verwaltung abgedeckt sein, sodass sich der Bedarf an privaten Rücklagen auf ca. 6.000 Euro beläuft.
• 10.000 Euro für Betriebsausgaben. Letztere umfassen beispielsweise Softwarelizenzen, Versicherungskosten, Marketing und Mietkosten.

Diese Szenarien verdeutlichen, wie wichtig eine realistische Finanzplanung für die ersten Jahre ist.

Wer sich mit minimalem Kapital von beispielsweise 1.000 bis 5.000 Euro selbstständig machen will und gleichzeitig hohe Marketingkosten einplant, um das Wachstum und den Start des Unternehmens zu sichern, wird oft von der Realität überrascht. Solche Vorhaben führen zu unerwarteten Herausforderungen, die dazu zwingen, ursprüngliche Pläne anzupassen. Besonders bei einer professionellen Vollzeitgründung einer Hausverwaltung zeigt sich, dass eine sorgfältige Planung und realistische Kalkulation unerlässlich sind.

2. Nebenberuflicher Einstieg

Der nebenberufliche Einstieg ist eine sinnvolle Option, um die finanziellen Risiken zu minimieren. Gründer können mit einem kleinen Verwaltungsbestand starten und beispielsweise 20 bis 40 Einheiten zu einem durchschnittlichen Honorar von 30 Euro pro Einheit verwalten. Dies würde monatliche Einnahmen zwischen 600 und 1.200 Euro generieren. Diese Einnahmen können genutzt werden, um die Betriebskosten zu decken und den Verzehr privater Rücklagen erheblich zu reduzieren. Gleichzeitig bleibt der Gründer finanziell abgesichert, da er weiterhin auf das Einkommen aus seinem Hauptberuf zurückgreifen kann.

Dieser Ansatz ermöglicht es, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und den Kundenstamm organisch zu erweitern, bevor der Übergang in die Vollzeittätigkeit erfolgt. Besonders sinnvoll ist die nebenberufliche Gründung, wenn nur wenig Startkapital zur Verfügung steht, da die Einnahmen aus der Verwaltung nach und nach aufgebaut werden können, ohne sofort auf finanzielle Reserven zurückgreifen zu müssen. Dabei ist es wichtig, frühzeitig die Strukturen für eine größere Verwaltung aufzubauen, wie etwa die Einführung von Softwarelösungen und die Optimierung von Verwaltungsprozessen, um den späteren Übergang in die Vollzeit-Selbstständigkeit reibungslos zu gestalten.

3. Förderungsmöglichkeiten

Programme wie der Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit oder der ERP-Gründerkredit der KfW-Bank sind nützliche Finanzierungsquellen. Der Gründungszuschuss richtet sich speziell an Personen, die aus der Arbeitslosigkeit heraus gründen, und bietet eine Kombination aus finanzieller Unterstützung und Beratung. Der ERP-Gründerkredit der KfW-Bank deckt Investitionen und Betriebsmittel ab und eignet sich für die Finanzierung größerer Vorhaben.

Darüber hinaus existieren zahlreiche regionale Förderprogramme, die je nach Bundesland oder Kommune unterschiedliche Schwerpunkte setzen, etwa auf Digitalisierung, nachhaltige Projekte oder Gründungen in strukturschwachen Regionen. Ein Beispiel ist das Bayerische Mittelstandsförderprogramm, das Beratungsleistungen und Zuschüsse für Existenzgründer bietet. Es lohnt sich, diese Programme gezielt zu recherchieren, da sie oft nicht nur finanzielle Mittel, sondern auch Netzwerkmöglichkeiten und spezifische Beratung bieten.

4. Finanzierung durch Kredite und familiäre Unterstützung

Ein Privatkredit kann helfen, finanzielle Engpässe zu überbrücken, etwa bei unerwarteten Kosten oder Investitionen in Software und Marketing. Allerdings sollte der Kreditbetrag realistisch gewählt werden, um die monatlichen Raten über die ersten Jahre der Gründung bedienen zu können.

Ein Beispiel:

Ein Privatkredit über 15.000 Euro mit einer Laufzeit von 3 Jahren könnte bei einem Zinssatz von 4 % monatliche Kosten von rund 443 Euro verursachen. Diese Raten können gut in eine realistische Finanzplanung integriert werden, sofern der Kredit gezielt für notwendige Investitionen verwendet wird.

Alternativ kann die familiäre Unterstützung eine tragende Rolle spielen, insbesondere bei Lebenshaltungskosten. Ein Beispiel: Wenn ein Partner bereit ist, vorübergehend die Mietkosten oder andere wesentliche Ausgaben zu übernehmen, können monatlich z.B. 500 oder 1.000 Euro eingespart werden, was den finanziellen Druck erheblich verringert.

Darüber hinaus können Geschäftspartner oder stille Gesellschafter Kapital bereitstellen oder Darlehen gewähren. Ein stiller Gesellschafter könnte beispielsweise 20.000 Euro als Darlehen einbringen, um die Anlaufphase des Unternehmens zu finanzieren, und dabei einen vertraglich vereinbarten Zinssatz oder eine Gewinnbeteiligung erhalten. Alternativ kann auch das Abtreten von Unternehmensanteilen eine sinnvolle Option sein. Beispielsweise könnte ein Investor 20 % der Unternehmensanteile für 20.000 Euro übernehmen. Dies verschafft dem Gründer nicht nur die notwendige finanzielle Unterstützung in der Startphase, sondern bietet dem Investor langfristig die Aussicht auf ein attraktives Geschäft, insbesondere wenn das Unternehmen erfolgreich skaliert. Diese Optionen ermöglichen es dem Gründer, das notwendige Kapital zu sichern, ohne die volle Haftung allein tragen zu müssen.

IV. Netzwerkaufbau

1. Verbände und Kooperationen

Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) bietet z.B. nicht nur eine Plattform für den Austausch mit Branchenkollegen, sondern auch hochwertige Weiterbildungen und nützliche Ressourcen wie rechtliche Leitfäden und technische Updates. Eine Mitgliedschaft im DDIV kann jungen Gründern helfen, Fachwissen aufzubauen und sich ein professionelles Netzwerk zu schaffen.

Zusätzlich sind Kooperationen mit lokalen Handwerkern, Maklern und anderen Dienstleistern ein wichtiger Baustein für die Unternehmensentwicklung. Diese Kooperationen schaffen Synergien, da Verwalter für Eigentümer oft als erste Anlaufstelle für die Vermittlung von Dienstleistungen wie Reparaturen oder Modernisierungen fungieren. Ein gut gepflegtes Netzwerk kann nicht nur die eigene Effizienz steigern, sondern auch das Vertrauen der Kunden stärken, da man ihnen erprobte Partner empfehlen kann.

2. Nutzung von Portalen zur gezielten Akquise

Portale (wie Hausverwalter-Angebote.de), die Eigentümeranfragen vermitteln, sind besonders für junge Verwaltungen ein effektiver Weg zur Kundengewinnung. Hier kann man gezielt Leads kaufen, die den gewünschten Objektgrößen und Regionen entsprechen. Zum Beispiel bieten Plattformen an, dass Eigentümer ihren Bedarf an einer Hausverwaltung konkret beschreiben und Verwalter daraufhin Anfragen kaufen können. Ein Lead für ein typisches Mehrfamilienhaus mit zehn Einheiten kann beispielsweise 20 bis 40 Euro kosten.

Dies ist besonders vorteilhaft, da es jungen Gründern ermöglicht, ihre Marketingkosten direkt mit messbaren Ergebnissen zu verknüpfen. Zudem können Verwalter ihre Reichweite und den Verwaltungsbestand schnell erweitern, ohne umfangreiche eigene Marketingkampagnen starten zu müssen. Die gezielte Auswahl der Leads sorgt dafür, dass nur solche Anfragen bearbeitet werden, die auch wirklich zum eigenen Angebot passen.

V. Marketingmix für die neu gegründete Hausverwaltung

1. Webseite als Basis

Eine eigene Webseite ist für jede neu gegründete Hausverwaltung unverzichtbar und bildet die Grundlage des gesamten Online-Marketings. Sie dient nicht nur als digitale Visitenkarte, sondern auch als zentrale Anlaufstelle für potenzielle Kunden. Die Webseite sollte professionell gestaltet sein und alle relevanten Informationen übersichtlich präsentieren – dazu gehören:

• die angebotenen Leistungen,
• Kontaktdaten,
• Referenzen, und ein
• Bereich mit häufig gestellten Fragen (FAQs) und die
• Möglichkeit, ein Angebot anzufordern,
• ggf. ein Blog.

Ein ansprechendes Design, das Vertrauen schafft, kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Navigation, ist entscheidend, um Besucher auf der Seite zu halten. Darüber hinaus sollte die Webseite für mobile Endgeräte optimiert sein, da viele Nutzer über Smartphones suchen. Suchmaschinenoptimierung (SEO) sorgt dafür, dass die Seite bei relevanten Suchanfragen gut gefunden wird.

Zusätzliche Funktionen wie ein Blog mit hilfreichen Tipps für Eigentümer, ein Kontaktformular oder die Möglichkeit, Dokumente und Formulare herunterzuladen, können den Mehrwert der Webseite steigern und das Interesse der Zielgruppe erhöhen. Insgesamt ist die Webseite nicht nur ein Mittel zur Kundengewinnung, sondern auch ein Instrument, um die Kompetenz und Professionalität der Hausverwaltung sichtbar zu machen.

2. Google My Business-Eintrag

Ein gepflegter Google My Business-Eintrag ist essenziell, um als Hausverwaltung lokal sichtbar zu sein. Fotos des Büros oder von Projekten, aktuelle Kontaktdaten sowie informative Beiträge über Neuigkeiten oder Leistungen der Verwaltung können dazu beitragen, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ein gut ausgearbeiteter Eintrag erhöht nicht nur die Auffindbarkeit in lokalen Suchergebnissen, sondern vermittelt potenziellen Kunden auch sofort einen Eindruck von der Qualität und Seriosität der Hausverwaltung.

3. Google Bewertungen

Google-Bewertungen spielen eine zentrale Rolle, da potenzielle Kunden oft auf Rezensionen achten, bevor sie eine Entscheidung treffen. Hier sollte von Anfang an aktiv daran gearbeitet werden, positive Bewertungen zu generieren. Dies kann durch die direkte Ansprache zufriedener Kunden geschehen, etwa nach einem erfolgreichen Projektabschluss. Regelmäßig aktualisierte Inhalte und eine prompte Beantwortung von Nutzerfragen über das Profil tragen ebenfalls dazu bei, Vertrauen aufzubauen und eine starke Online-Reputation zu etablieren.

4. Empfehlungsmarketing

Zufriedene Kunden können eine wertvolle Quelle für neue Kontakte sein. Indem sie ihre positiven Erfahrungen teilen, tragen sie zur Reputation der Hausverwaltung bei. Eine aktive Ansprache zufriedener Kunden ist daher entscheidend. Beispielsweise könnte man nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts den Eigentümer gezielt um Empfehlungen bitten oder eine kurze E-Mail senden, die diesen Wunsch freundlich formuliert.

Zusätzlich können kleine Anreize wie Tippgeberprovisionen den Empfehlungsprozess verstärken. Zum Beispiel könnte eine Provision von 100 Euro oder ein Gutschein für lokale Dienstleistungen als Dankeschön für einen erfolgreich vermittelten Kontakt angeboten werden. Diese Art von Wertschätzung motiviert Kunden, proaktiv über die Hausverwaltung zu sprechen und deren Dienstleistungen weiterzuempfehlen. Durch solche gezielten Maßnahmen kann ein stetiger Strom neuer Anfragen generiert werden, ohne große Marketingbudgets aufzuwenden.

5. Soziale Medien

Plattformen wie Instagram und Facebook eignen sich hervorragend, um Einblicke in den Arbeitsalltag zu geben und potenzielle Kunden anzusprechen. Beispielsweise können Verwalter Bilder von sanierten Objekten, kurzen Erfolgsgeschichten oder auch Einblicke in den Büroalltag teilen, um nahbar und authentisch zu wirken.

Wichtig ist dabei, sich auf wenige Kanäle zu konzentrieren und diese regelmäßig zu pflegen. Ein aktiver Instagram-Account könnte etwa wöchentliche Updates oder kurze Tipps für Eigentümer bieten. So wird nicht nur die Sichtbarkeit erhöht, sondern auch ein Bezug zur Zielgruppe aufgebaut.

Gründer sollten hier darauf achten, Inhalte gezielt zu planen und die Plattformen entsprechend ihrer Zielgruppenstrategie zu wählen.

VI. Nebentätigkeiten als Hausverwalter

1. Vermietung

Hausverwaltungen übernehmen oft die Vermietung von Einheiten, da sie die Objekte und Eigentümer gut kennen. Dies schafft Vertrauen und sorgt für einen effizienten Ablauf. Mit einer üblichen Provision von zwei Kaltmieten plus Umsatzsteuer kann dies eine lukrative Nebentätigkeit sein. Zum Beispiel bei einer Wohnung mit einer Kaltmiete von 800 Euro bedeutet dies Einnahmen von 1.600 Euro zzgl. Umsatzsteuer pro Vermietungsauftrag. Diese Nebentätigkeit ist besonders für neu gegründete Hausverwaltungen attraktiv, da sie zusätzliche Einnahmen generiert und die Beziehung zu Eigentümern stärkt. Wichtig ist jedoch, die Prozesse klar zu definieren, um auch bei steigendem Arbeitsaufwand die Effizienz zu wahren.

2. Auftragsarbeiten: Erstellung von Nebenkostenabrechnungen oder z.B. Mieterhöhungen

Die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für fremde Objekte kann auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, jedoch lohnt sich dies oft nicht, da der Aufwand in keinem guten Verhältnis zu den Einnahmen steht. Um z. B. eine professionelle und korrekte Nebenkostenabrechnung zu erstellen, müssen umfangreiche Daten erfasst und in die Verwaltungssoftware übertragen werden. Bei einer Vergütung von beispielsweise 50,00 Euro pro Abrechnung wird schnell klar, dass der zeitliche Aufwand den Ertrag übersteigen kann. Zudem besteht immer die Gefahr, sich mit solchen Nebentätigkeiten zu verzetteln und sich für wenige Euro zu „verkaufen“, wodurch der Ausbau der eigenen Hausverwaltung vernachlässigt wird.

Ein weiteres Beispiel für eine Auftragsarbeit wäre eine Mieterhöhung. Diese Aufgabe könnte für Vermieter übernommen werden, die nicht direkt von der Verwaltung betreut werden. Auch hier ist Vorsicht geboten, da solche Aufträge oft eine intensive rechtliche Prüfung erfordern und der wirtschaftliche Nutzen nicht immer im Verhältnis zum Aufwand steht.

Andere Auftragsarbeiten wie die Erstellung von Mietverträgen oder kleinere Verwaltungsaufgaben bieten ebenfalls Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern. Doch auch hier gilt: Der Fokus sollte auf den Kernaufgaben der Hausverwaltung liegen, um nicht die Effizienz und die Qualität der Haupttätigkeit zu beeinträchtigen.

3. Maklertätigkeiten

Gelegentliche Makleraufträge können auf den ersten Blick attraktiv erscheinen, da sie zusätzliche Einnahmen generieren können. Ein Beispiel: Der Verkauf eines Mehrfamilienhauses zu einem Marktpreis von 500.000 Euro kann bei einer Provision von 3 % Einnahmen von 15.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer bedeuten. Dennoch sollten solche Tätigkeiten den Fokus der Verwaltungstätigkeit nicht beeinträchtigen. Der administrative Aufwand, die notwendigen Marktkenntnisse und die intensiven Kundengespräche erfordern viel Zeit und können von den Kernaufgaben einer Hausverwaltung ablenken. Daher empfiehlt es sich, Makleraufträge nur anzunehmen, wenn diese eindeutig in das bestehende Zeitmanagement integriert werden können und ein hoher Erfolg absehbar ist. Besonders für Gründer ist es wichtig, die Ressourcen gezielt einzusetzen und den Aufbau des Kerngeschäfts zu priorisieren.

VII. Mitarbeitergewinnung

Erster Mitarbeiter: Ab einer gewissen Größe wird die Einstellung eines Mitarbeiters notwendig, um den Gründer nachhaltig zu entlasten und weiteres Wachstum zu ermöglichen. Mit der Einstellung eines Mitarbeiters verändert sich die Rolle des selbständigen Hausverwalters erheblich, da Aufgaben wie Delegation, Mitarbeiterführung und die Schaffung klarer Strukturen in den Fokus rücken. Es wird entscheidend, Prozesse effizient zu gestalten und Zuständigkeiten klar zu definieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Die Anfänge: Ein klarer Onboarding-Guide kann alle wichtigen Schritte und Prozesse dokumentieren, die ein neuer Mitarbeiter kennen muss. Dazu gehören beispielsweise die Nutzung der Verwaltungssoftware, die Kommunikation mit Kunden und grundlegende Arbeitsabläufe. Dies sorgt für einen reibungslosen Start und reduziert die Einarbeitungszeit.

Für den Übergang vom Einzelkämpfer zum Unternehmer ist es entscheidend, Strukturen zu schaffen, die die Delegation erleichtern. Eine hilfreiche Maßnahme könnte die Erstellung eines digitalen Handbuchs sein, das wiederkehrende Aufgaben und Prozesse ausführlich beschreibt. Noch effektiver wäre ein Videokurs, der die Abläufe visuell und praxisnah darstellt. Diese Tools ermöglichen es neuen Mitarbeitern, eigenständig zu arbeiten, und stellen sicher, dass die Effizienz auch bei steigender Objektanzahl erhalten bleibt.

VIII. Risikomanagement

1. Haftungsrisiken und Versicherungen

Eine Betriebshaftpflicht- und eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung sind für Hausverwalter unverzichtbar. Sie bieten Schutz vor finanziellen Risiken, die während der Tätigkeit entstehen können. Beispielsweise greift die Betriebshaftpflicht, wenn ein Besucher bei einer Objektbesichtigung stürzt und sich verletzt. Die Vermögensschadenhaftpflicht schützt hingegen bei Fehlern wie fehlerhaften Abrechnungen oder verpassten Fristen.

Diese Versicherungen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Gründer sollten frühzeitig verschiedene Anbieter vergleichen, um eine passende Deckung zu einem fairen Preis zu finden. Ein durchdachter Versicherungsschutz reduziert nicht nur finanzielle Risiken, sondern schafft auch eine solide Grundlage für den Aufbau der eigenen Hausverwaltung.

2. Rechtliche Herausforderungen

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzanforderungen ist für Hausverwalter essenziell und erfordert ständige Aufmerksamkeit. Verstöße können nicht nur finanzielle Strafen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Beispiel: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung gespeichert und verarbeitet werden dürfen.

Daher ist es wichtig, bereits vor der Gründung einer Hausverwaltung eine datenschutzkonforme Infrastruktur aufzubauen. Dazu zählen Schulungen für Datenschutzthemen, um das Team zu sensibilisieren, sowie der Einsatz sicherer Softwarelösungen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Gründer könnten auch darüber nachdenken, einen externen Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Ein proaktiver Umgang mit diesen Anforderungen schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern.

IX. Technologie und Digitalisierung

1. Einsatz moderner Softwarelösungen

Moderne Softwarelösungen sind ein zentraler Erfolgsfaktor für eine effiziente Hausverwaltung. Beispiele wie ETG24, Facilio oder Casavi bieten spezifische Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Hausverwaltern zugeschnitten sind. Diese Tools ermöglichen unter anderem die digitale Kommunikation mit Eigentümern und Mietern, die Automatisierung von Abrechnungen sowie die zentrale Verwaltung von Dokumenten. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass diese Anbieter keine vollständigen Verwaltungssoftwares darstellen, sondern an bestehende Lösungen anknüpfen. Sie unterstützen vor allem bei der Kommunikation und der Digitalisierung von Prozessen und ergänzen damit die klassische Verwaltungssoftware.

Die Auswahl der richtigen Hausverwaltungssoftware ist das Fundament der Verwaltertätigkeit über viele Jahre hinweg. Hier sollte man genau prüfen, welche Funktionen benötigt werden und wie die Software den zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden kann. Für Gründer ist es ratsam, verschiedene Softwarelösungen in Testphasen zu erproben und anhand von Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Erweiterungsmöglichkeiten zu bewerten. Auch die Skalierbarkeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Software mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten kann.

2. Automatisierung von Prozessen

Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht es Hausverwaltungen, repetitive Aufgaben effizienter zu gestalten und Fehlerquoten zu minimieren. Beispiele hierfür sind die automatische Erstellung von Nebenkostenabrechnungen, bei der Daten aus der Verwaltungssoftware übernommen und Berechnungen automatisch durchgeführt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Abrechnungen. Ein weiteres Beispiel ist die digitale Kommunikation mit Eigentümern und Mietern über Apps wie die von ETG24 oder Casavi. Solche Apps ermöglichen es Eigentümern, wichtige Dokumente wie Abrechnungen jederzeit abzurufen, während Mieter Schäden direkt melden können. Auch die automatische Erinnerung an Fristen, beispielsweise für die Erstellung von Jahresabschlüssen, gehört zu den Prozessen, die durch Softwarelösungen optimiert werden können.

Automatisierung stellt die Zukunft der Hausverwaltung dar und bietet die Möglichkeit, Prozesse noch effizienter und kostensparender zu gestalten. Für Gründer, die neu in der Branche sind, ist es entscheidend, bereits jetzt die richtigen Entscheidungen zu treffen, um eine zukunftsfähige Basis zu schaffen. Durch die Wahl moderner Technologien und den gezielten Einsatz automatisierter Prozesse können sie sicherstellen, dass ihre Verwaltung den Anforderungen eines digitalen und wettbewerbsintensiven Marktes langfristig gewachsen ist.

X. Kundenbeziehung und Beschwerdemanagement

1. Strategien zur Kundenzufriedenheit

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine neu gegründete Hausverwaltung ist eine starke Kundenorientierung. Kundenzufriedenheit entsteht durch transparente Kommunikation, Zuverlässigkeit und das Verständnis für die Bedürfnisse der Eigentümer und Mieter. Besonders in der Gründungsphase ist es wichtig, den eigenen Ruf zu pflegen und keine schlechte Reputation aufkommen zu lassen. Ein negatives Image kann langfristig schwer zu korrigieren sein. Daher sollte die Kundenzufriedenheit in dieser Phase höchste Priorität haben.

2. Umgang mit Beschwerden

Beschwerden sind irgendwann unvermeidlich und ein wichtiger Test für die Kundenbindung. Gründer sollten ein strukturiertes Beschwerdemanagement einführen. Dazu gehört ein klarer Prozess: Beschwerden sollten dokumentiert, zeitnah bearbeitet und transparent kommuniziert werden. Ein Beispiel könnte ein Feedback-Formular auf der Website sein, das es Eigentümern ermöglicht, Anliegen unkompliziert zu übermitteln. Der Einsatz von Apps, die Status-Updates über die Bearbeitung liefern, kann zusätzliches Vertrauen schaffen.

Besonders kritisch sind Beschwerden in Form von Online-Bewertungen. Hier werden Verwaltungen oft gezwungen, sich aktiv um ihre Online-Reputation zu kümmern. Es ist essenziell, von Anfang an positive Bewertungen zu generieren, um wenige negative Rezensionen auszugleichen. Dies kann beispielsweise durch die direkte Ansprache zufriedener Kunden geschehen, etwa nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten. Ein professionelles Beschwerdemanagement und der aktive Aufbau einer positiven Online-Präsenz sind entscheidend, um das Vertrauen potenzieller Kunden zu gewinnen und den langfristigen Erfolg der Verwaltung zu sichern.

XI. Wachstumsstrategien

1. Langfristige Planung

Eine erfolgreiche Hausverwaltung zeichnet sich durch eine klare und durchdachte langfristige Planung aus. Für Gründer bedeutet dies, sich frühzeitig Gedanken über das Unternehmenswachstum zu machen und realistische Ziele zu setzen. Ein Beispiel könnte die schrittweise Erweiterung des Verwaltungsportfolios sein: Im ersten Jahr konzentriert sich die Hausverwaltung auf kleinere Objekte, um Prozesse zu optimieren und Erfahrungen zu sammeln. Ab dem zweiten Jahr könnte das Ziel sein, größere Eigentümergemeinschaften zu gewinnen und die Objektanzahl schrittweise zu erhöhen.

Ein sportliches und ambitioniertes Wachstum könnte beispielsweise darin bestehen, 100 bis 200 Einheiten pro Jahr hinzuzugewinnen. Dies ist insbesondere für Hausverwaltungen möglich, die einen starken Fokus auf die Akquise legen und ihre Marketing- sowie Netzwerkstrategien entsprechend ausrichten.

Langfristige Planungsstrategien sollten auch Investitionen in Technologie und Personal berücksichtigen. Ein Gründer könnte etwa beschließen, im zweiten Jahr der Geschäftstätigkeit zusätzliche Softwaremodule zu erwerben, die das Reporting für Eigentümer verbessern, oder im dritten Jahr einen Mitarbeiter einzustellen, der administrative Aufgaben übernimmt.

Ein weiterer Aspekt ist die Diversifikation der angebotenen Dienstleistungen. Gründer sollten dabei jedoch darauf achten, nicht zu abhängig von einem einzigen großen Auftraggeber zu werden. Stattdessen ist es oft sinnvoller, auf mehrere kleinere Objekte zu setzen. Diese Strategie reduziert das Risiko, bei Verlust eines großen Objekts in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten, und sorgt für eine stabilere Einnahmenbasis. Die schrittweise Einführung solcher Dienstleistungen kann ein stabiles Fundament für zukünftiges Wachstum schaffen.

XII. Unternehmenswert als wesentlicher Bonus

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Wachstums ist die Steigerung des Unternehmenswertes. Hausverwaltungen werden in der Regel mit dem Faktor eines Jahresumsatzes bewertet. Das bedeutet, dass jede Einheit, die neu in den Verwaltungsbestand aufgenommen wird, nicht nur die laufenden Einnahmen erhöht, sondern auch direkt den Gesamtwert des Unternehmens steigert.

1. Beispiel Unternehmenswertberechnung

Bereits in den ersten drei Jahren nach der Gründung könnte ein Hausverwaltungsunternehmen durch den Aufbau eines soliden Verwaltungsportfolios einen Unternehmenswert von rund 100.000 Euro erreichen – realistisch durch die Verwaltung von etwa 278 Einheiten. Jede weitere Erweiterung des Portfolios steigert nicht nur die laufenden Einnahmen, sondern auch den langfristigen Unternehmenswert.

Dieses Beispiel zeigt transparent, wie sich kontinuierliches Wachstum nicht nur positiv auf die Einnahmen, sondern auch direkt auf den Gesamtwert des Unternehmens auswirkt. Ein starker Fokus auf Akquise und die Erweiterung des Verwaltungsbestands können somit langfristig erhebliche finanzielle Vorteile schaffen.

Diese Perspektive macht deutlich, dass ein starker Fokus auf Akquise und Wachstum nicht nur kurzfristige Einnahmen sichert, sondern auch langfristig attraktive Vorteile bietet. Dabei gilt es, eine Balance zwischen nachhaltigem Wachstum, guter Hausverwaltung und der Steigerung des Unternehmenswertes zu finden. Ein überstürztes Wachstum wird erfahrungsgemäß die Qualität der Dienstleistung beeinträchtigen, während ein zu langsames Wachstum Chancen ungenutzt lässt. Für Gründer kann dies eine zusätzliche Motivation sein, von Anfang an strategisch und zielorientiert zu arbeiten, um langfristig erfolgreich und stabil am Markt agieren zu können.

2. Abschlussgedanken zum Unternehmenswert

Gründer müssen eine Balance zwischen nachhaltigem Wachstum, Qualität der täglichen Verwaltungsarbeit und Steigerung des Unternehmenswerts finden. Mutiges Handeln ist wichtig, sollte jedoch immer mit einem Auge auf rechtliche und finanzielle Rahmenbedingungen erfolgen. Mit der richtigen Strategie kann der Aufbau einer Hausverwaltung langfristig erfolgreich und finanziell lohnend sein.

XIII. Fazit zur Gründung einer Hausverwaltung

Die Gründung einer Hausverwaltung ist eine komplexe, aber lohnende Unternehmung, die eine gründliche Planung und strategische Entscheidungen erfordert. Dieser Leitfaden hat die wichtigsten Aspekte beleuchtet, die Gründer berücksichtigen sollten. Im Folgenden eine zusammenfassende Übersicht der zentralen Punkte:

1. Wesentliche Erfolgsfaktoren

• Gründungsmotivation: Die Hausverwaltung bietet stabile Einkommensquellen und die Möglichkeit, einen langfristigen Unternehmenswert aufzubauen.
• Regulatorische Anforderungen: Eine sorgfältige Erfüllung der rechtlichen Voraussetzungen, wie die Gewerbeanmeldung und Berufszulassung, legt den Grundstein für eine rechtssichere Tätigkeit.
• Weiterbildung und Zertifizierung: Die gesetzlich vorgeschriebene Weiterbildung und die Zertifizierung nach § 26a WEG sind entscheidend, um in einem wettbewerbsintensiven Markt zu bestehen.

2. Finanzielle und operative Planung

• Kapitalbedarf: Eine solide Finanzplanung mit ausreichenden Rücklagen für die ersten Jahre ist unerlässlich. Neben Eigenkapital können Fördermittel, Kredite oder stille Beteiligungen helfen.
• Nebenberuflicher Einstieg: Diese Option bietet finanzielle Sicherheit und die Möglichkeit, erste Erfahrungen zu sammeln.
• Diversifikation und Wachstum: Die Vermeidung von Abhängigkeiten durch mehrere kleinere Objekte und ein kontrolliertes Wachstum erhöhen Stabilität und Unternehmenswert.

3. Technologie und Prozesse

• Softwareauswahl: Eine zukunftsorientierte Softwarelösung ist das Fundament für Effizienz und Wachstum. Automatisierung und digitale Prozesse sind entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

4. Kundenorientierung

• Ruf und Reputation: Besonders in der Gründungsphase ist die Pflege der Kundenzufriedenheit und des eigenen Rufs von zentraler Bedeutung.
• Beschwerdemanagement: Ein strukturiertes System zur Bearbeitung von Beschwerden, insbesondere Online-Bewertungen, sichert Vertrauen und langfristige Kundenbindung.

5. Unternehmenswert

Wertsteigerung: Ein Wachstum von 100 Einheiten pro Jahr entspricht einem Unternehmenswert von 36.000 Euro (bei 30,00 Euro Verwaltergebühr pro Einheit/Monat). Davon ausgehend kann jeder die Entwicklung des Unternehmenswertes selbst berechnen.