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Hausverwalter koordinieren komplexe Prozesse zwischen Eigentümern, Mietern und Dienstleistern und tragen eine enorme Verantwortung für die Werterhaltung sowie die reibungslosen Nutzung von Immobilien. Dabei bewegen sie sich in einem Spannungsfeld aus rechtlichen, technischen und zwischenmenschlichen Herausforderungen. Obwohl diese Rolle zentral für die Branche ist, wird der Beruf häufig als unattraktiv wahrgenommen. In diesem Artikel analysieren wir die Ursachen dieser Wahrnehmung, zeigen praxisnahe Beispiele und beleuchten konkrete Lösungsansätze, die den Beruf zukunftsfähig machen können.

1. Hohe Arbeitsbelastung und Stress

Hausverwalter jonglieren unzählige Aufgaben gleichzeitig. Sie müssen Konflikte zwischen Mietern und Eigentümern schlichten, rechtliche Fragen klären und technische Probleme lösen. Ob es um plötzliche Wasserschäden geht, die eine schnelle Koordination von Handwerkern und Schadensregulierung erfordern, oder um energetische Sanierungen, die langfristige Planung und Kostenkontrolle beanspruchen – die Arbeitsbelastung steigt stetig. Zusätzlich müssen Verwalter gesetzliche Vorgaben wie das „Heizungsgesetz“ oder die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020umsetzen – mehr Arbeit wird auf die gleiche Anzahl von Schultern verteilt.

Die fehlende Anerkennung verschärft die Situation: Während Beschwerden schnell geäußert werden, bleibt Lob selten. Viele Verwalter berichten, dass sie oft nur dann kontaktiert werden, wenn Probleme auftreten, was die Belastung psychisch verstärkt.

Lösung:

Um die Arbeitsbelastung zu reduzieren, sollten Unternehmen verstärkt auf digitale Prozesse setzen, die zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und somit die Arbeit erleichtern. Moderne Plattformen können beispielsweise Wartungsanfragen direkt an zuständige Dienstleister weiterleiten oder die Terminplanung effizienter gestalten. Solche Tools ermöglichen es Verwaltern, sich auf strategisch wichtige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt in operativen Details zu versinken. Gleichzeitig können digitale Kommunikationsmittel den Austausch mit Eigentümern und Mietern optimieren und somit Zeit sparen.

Neben der Einführung digitaler Prozesse und Automatisierungen, die zeitaufwändige Routinetätigkeiten effizienter gestalten, sollte auch die Gewinnung neuer Mitarbeiter eine zentrale Rolle spielen. Die Kombination aus moderner Technologie und zusätzlichem Personal kann nachhaltig dazu beitragen, die Belastung für bestehende Verwalter zu reduzieren und die Arbeitsqualität zu erhöhen.

2. Einschnitte in den Freizeitbereich

Eigentümerversammlungen finden häufig am späten Nachmittag oder gar abends statt, da viele Eigentümer tagsüber arbeiten. Für Hausverwalter bedeutet dies, dass Feierabende an Tagen der Eigentümerversammlungen unplanbar werden. Oft dauern diese Sitzungen bis in die Abendstunden, da komplexe Themen wie Sanierungsprojekte, Kostenverteilungen oder Konflikte innerhalb der Gemeinschaft diskutiert werden.

Ein Verwalter mit zehn Eigentümergemeinschaften hat leicht sieben bis acht Abende im Jahr geblockt. Dabei muss er nicht nur schwierige Fragen beantworten, sondern auch die Moderation der oft hitzigen Diskussionen übernehmen. Diese Abende führen zu einer hohen mentalen Belastung und beeinträchtigen die persönliche Work-Life-Balance.

Viele Mitarbeiter schauen den Druck einer Eigentümerversammlung und das ist oft einer der Hauptgründe, warum der Job als Hausverwalter unbeliebt ist. In vielen Hausverwaltungen ist der Geschäftsführer besonders betroffen und bei nahezu jeder Versammlung mit dabei.

Lösung:

Digitale Eigentümerversammlungen könnten Abhilfe schaffen. Diese lassen sich flexibler in den Tagesablauf (der Eigentümer) integrieren, etwa während der Arbeitszeit, wodurch sowohl Verwalter als auch Eigentümer profitieren könnten. Hybridmodelle, bei denen Eigentümer sowohl präsent als auch online teilnehmen können, sind eine weitere Lösung. Zudem kann die Moderation durch digitale Tools wie Abstimmungssoftware erleichtert werden, wodurch Diskussionen strukturierter ablaufen und der Zeitaufwand reduziert werden kann.

3. Widersprüchliches Arbeitsprofil

Hausverwalter müssen sowohl im stillen Kämmerlein arbeiten als auch vor Gruppen auftreten können. Der Wechsel zwischen stiller Sachbearbeitung, etwa bei der Erstellung von Jahresabrechnungen, und dem souveränen Auftreten in Eigentümerversammlungen stellt für viele Persönlichkeiten eine Herausforderung dar. Introvertierte Sachbearbeiter tun sich oft schwer, spontan auf unerwartete Fragen oder Kritik zu reagieren. Gleichzeitig erwarten Eigentümer klare und selbstbewusste Antworten, insbesondere bei sensiblen Themen wie Kostenverteilungen oder geplanten Sanierungen.

Lösung:

Eine verbesserte Arbeitsteilung könnte helfen: Extrovertierte Verwalter könnten den kommunikativen Teilübernehmen, während introvertierte Kollegen administrative Aufgaben erledigen. Zusätzlich könnten spezifische Schulungen in Präsentationstechniken und Konfliktmanagement angeboten werden, um die Verwalter optimal auf Eigentümerversammlungen vorzubereiten.

Für Verwaltungsunternehmen ist das schon eine Herausforderung, die internen Strukturen entsprechend umzustellen. Vielleicht muss man mit diesem Problem auch einfach leben, da es weitreichende Entscheidungen erfordert, die Arbeit anders als bisher einzuteilen.

4. Wettbewerb durch andere Arbeitsbereiche in der Immobilienbranche

Makler und Bauträger locken oft mit höheren Gehaltsaussichten. Verwalterberufe erscheinen im Vergleich weniger attraktiv. Zusätzlich bieten andere Immobilienbereiche oft aufregendere Tätigkeitsfelder, wie die Entwicklung neuer Bauprojekte oder die direkte Interaktion mit Kunden beim Verkauf von Immobilien. Dies vermittelt das Bild eines dynamischeren und finanziell lohnenderen Karrierewegs, was insbesondere jüngere Talente anzieht. Die Wahrnehmung, dass der Verwalterberuf stark auf administrative Aufgaben reduziert ist, verstärkt diesen Trend.

Der Bau, die Vermietung oder der Verkauf einer Immobilie ist zudem bei allen beteiligten Personen eher positiv besetzt,während sich ein Hausverwalter täglich mit diversen Problemen befassen muss.

Insbesondere der Wechsel in die Maklerbranche kann gerade für extrovertierte Hausverwalter eine attraktive Alternativedarstellen, um ihr Arbeitsumfeld zu verändern. Dies kann mit Vorteilen wie flexibleren Arbeitszeiten und einer höheren Vergütung verbunden sein, birgt jedoch auch neue Herausforderungen. So ist die Bezahlung in der Maklerbranche oft volatil, da sie stark vom Erfolg abhängt und auf Provisionsbasis erfolgt. Für Angestellte in Maklerunternehmen kann dies Unsicherheiten mit sich bringen, was den Wechsel gut abgewogen erscheinen lässt.

Lösung:

Die Vorteile des abwechslungsreichen Berufes als Hausverwalter müssen in den Vordergrund gerückt werden. Die Gehaltsstrukturen müssen weiter verbessert werden, um qualifizierte Verwalter anzuziehen und langfristig zu binden. Eigentümern sollte klar gemacht werden, dass eine angemessene Vergütung direkt mit der Qualität der Verwaltung verbunden ist. Dumpingpreise verhindern eine faire Bezahlung der Mitarbeiter und mindern die Attraktivität des Berufs. Die Branche entwickelt sich bereits seit Jahren von Niedriglohnvergütungen hin zu angemessenen Vergütungsstrukturen, die es erlauben, qualifiziertes Personal einzustellen und zu halten. Die Weichen sind bereits korrekt gestellt.

5. Ständige Weiterbildungspflicht

Die gesetzlichen Anforderungen erfordern kontinuierliche Weiterbildung, da Hausverwalter ständig auf dem neuesten Stand zu komplexen gesetzlichen und technischen Regelungen bleiben müssen. Ob es sich um die Energieeinsparverordnung, Änderungen im Mietrecht, die letzte Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 oder Anforderungen aus dem Bereich der Datenschutz-Grundverordnung handelt – die Lernkurve ist steil und die Anforderungen wachsen stetig. Dies wird oft als zusätzliche Belastung empfunden, insbesondere weil diese Aufgaben meist parallel zum ohnehin schon vollen Arbeitsalltag bewältigt werden müssen.

Lösung:

Weiterbildung sollte proaktiv geplant und fest in den Arbeitsalltag integriert werden. Unternehmen können beispielsweise regelmäßige Weiterbildungstage etablieren, die den Mitarbeitern ermöglichen, sich ohne Ablenkung auf neue Inhalte zu konzentrieren. Mitarbeiter sollten für die Phasen der Weiterbildung von ihrem Tagesgeschäft entlastet werden, da halbherzige Ansätze, bei denen Weiterbildung nebenbei erfolgen soll, weder die Zufriedenheit noch die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter fördern.

6. Digitalisierung und technologischer Wandel

Neue Software und digitale Tools erfordern eine ständige Anpassung, da sich Technologien und Anforderungenkontinuierlich weiterentwickeln. Viele Verwalter berichten, dass die Einarbeitung in neue Systeme wie digitale Plattformen für Eigentümerversammlungen, Cloud-basierte Verwaltungssoftware oder automatisierte Buchhaltungstools zeitintensiv und komplex ist. Oft fehlt es an ausreichender Schulung oder begleitendem Support, was Unsicherheiten und mögliche Frustration verstärkt. Hinzu kommt der Druck, dass die Umsetzung dieser Technologien meist parallel zum Tagesgeschäft erfolgen muss.

Die meisten Menschen scheuen Veränderungen hin zu neuer Software und weg von alten Systemen. Das Bewährte vermittelt Sicherheit, und man ist mit den Abläufen vertraut. Ständige Neuerungen sind hingegen oft herausfordernd, da sie nicht nur Einarbeitung erfordern, sondern auch Motivation und die Bereitschaft, sich auf Unbekanntes einzulassen.

Lösung:

Gezielte Schulungen und die Bereitstellung von Support durch Softwareanbieter könnten den Umgang erleichtern. Unternehmen könnten regelmäßige Workshops mit den Softwareentwicklern organisieren, um sicherzustellen, dass Verwalter neue Funktionen effizient nutzen können. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie ein Unternehmen durch wöchentliche „Frage-und-Antwort“-Sitzungen mit den Softwareanbietern die Mitarbeiterkompetenz steigerte und technische Probleme schneller lösen konnte. Zudem sollten Unternehmen verstärkt auf benutzerfreundliche Toolssetzen, die intuitive Oberflächen und einfache Navigation bieten, um den Einstieg zu erleichtern und Frustration zu vermeiden.

Zudem kann es helfen, wenn es im Unternehmen Vorreiter gibt, die neue Arbeitsweisen bereits adaptieren und diese dann ins Team tragen. So stehen stets kompetente Ansprechpartner zur Verfügung, die Fragen von Mitarbeitern beantworten können, die sich noch nicht so tief in die neue Software eingearbeitet haben. Vorzugsweise könnten hier digitalaffine und vielleicht auch eher jüngere Mitarbeiter infrage kommen.

7. Fazit

Der Beruf des Hausverwalters wird häufig als unattraktiv wahrgenommen, obwohl er eine zentrale Rolle in der Immobilienwirtschaft spielt. Die Gründe für diese Wahrnehmung sind vielfältig:

• Hohe Arbeitsbelastung: Hausverwalter stehen täglich vor einem Berg an Aufgaben, darunter Konfliktmanagement, rechtliche Klärungen und technische Herausforderungen. Oft bleibt wenig Zeit für strategisches Arbeiten, da kurzfristige Probleme dominieren.
• Mangelnde Wertschätzung: Lob bleibt selten, während Beschwerden und Kritik an der Tagesordnung sind. Dies belastet die psychische Gesundheit vieler Verwalter.
• Unregelmäßige Arbeitszeiten: Abendliche Eigentümerversammlungen rauben Zeit für Familie und Freizeit und führen zu einer unplanbaren Work-Life-Balance.
• Konkurrenz durch andere Immobilienberufe: Berufe wie Makler oder Bauträger wirken oft attraktiver, da sie mit höheren Gehaltsaussichten und abwechslungsreicheren Tätigkeitsfeldern werben.
• Ständige Weiterbildung: Die Vielzahl an gesetzlichen und technischen Anforderungen zwingt Verwalter dazu, sich kontinuierlich weiterzubilden – häufig zusätzlich zur ohnehin vollen Arbeitswoche.
• Herausforderungen durch Digitalisierung: Die Umstellung auf neue Technologien ist zeitaufwändig und wird oft ohne ausreichenden Support eingeführt. Viele Verwalter fühlen sich von den stetigen Veränderungen überfordert.

Diese Faktoren machen den Beruf für viele potenzielle Bewerber und bestehende Fachkräfte unattraktiv. Der Beruf des Hausverwalters ist zwar anspruchsvoll und vielseitig, jedoch auch mit erheblichen Belastungen und Herausforderungen verbunden.