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Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats sind im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nur rudimentär umrissen. So unterstützt der Beirat zwar den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Aber wie das genau auszusehen hat, geht aus dem Gesetz nicht hervor. Darüber hinaus hat der Beirat gesetzlich zwar nur wenige, aber dafür äußerst wichtige Prüf- und Kontrollaufgaben, etwa bei der Jahresabrechnung. Neben den weiteren gesetzlichen Aufgaben ist es auch möglich, dem Beirat zusätzliche Aufgaben etwa durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung zuzuweisen. Was die Aufgaben des Verwaltungsbeirats im Einzelnen sind, erfahren Sie hier.

1. Unterstützung des Verwalters bei seinen Aufgaben

Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Wie das genau zu geschehen hat, richtet sich aufgrund einer fehlenden gesetzlichen Regelung nach den individuellen Gegebenheiten Im Einzelfall. Dabei bedeutet unterstützen lediglich beraten und helfen, nicht aber die Einleitung und Durchführung von Verwaltungsmaßnahmen. Es ist also nicht Aufgabe des Beirats, für den Verwalter so tätig zu werden, dass ureigene Verwalteraufgaben übernommen werden. Dies folgt auch aus § 27 Abs. 4 WEG, wonach die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters nicht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden dürfen.

Die Unterstützung des Verwaltungsbeirats beschränkt sich daher auf Beratung, Informationen über bestimmte Situationen innerhalb der Eigentümergemeinschaft sowie der neutralen Vermittlung zwischen Verwalter und Eigentümergemeinschaft. Zu der Unterstützung durch den Beirat zählen auch die

• Vorbereitung auf die Wohnungseigentümerversammlung und der Tagesordnung
• Mithilfe bei der Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
• Durchsetzung der Hausordnung
• Hilfe bei der Durchführung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten
• Einholung von Angeboten über Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten (sowie auch von Hausverwaltungen bei der Wahl eines neuen Verwalters)
• Einholung von Informationen der Wohnungseigentümer

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2. Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschlägen

Die Prüfung von Geldangelegenheiten, insbesondere der Jahresabrechnung, gehört zu den besonders wichtigen Aufgaben des Verwaltungsbeirats, § 29 Abs. 3 WEG. Die Jahresabrechnung ist rechnerisch und sachlich sowie auf die Richtigkeit der Kostenverteilung zu überprüfen. Dazu gehören die Kontrolle sämtlicher Einzel- und Gesamtausgaben sowie die richtige Lastenverteilung auf den einzelnen Wohnungseigentümer. Zudem sind die Bankkonten mit den Buchungskonten zu vergleichen, die Vermögensanlagen und die Instandhaltungsrücklage zu prüfen sowie die Erfassung etwaiger Zahlungsrückstände nebst deren Handhabung zu beurteilen. Insgesamt wird vom Verwaltungsbeirat allerdings keine lückenlose und tiefgreifende Prüfung erwartet, die dieser je nach Qualifikation seiner Mitglieder auch nicht leisten könnte. Ausreichend sind vielmehr eine bestimmte Anzahl von Stichproben und das Erhalten eines repräsentativen Gesamteindrucks der finanziellen Situation der Eigentümergemeinschaft und sowie des ordnungsgemäßen Umgangs der Verwalters mit den ihm anvertrauten Geldern.

Soweit der Verwaltungsbeirat die Prüfung von Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschlägen nach dem Wortlaut des § 29 Abs. 3 WEG mit einer Stellungnahme zu versehen hat, bevor in der Eigentümerversammlung über diese Gelegenheiten beschlossen wird, reicht die mündliche Stellungnahme auf der Versammlung aus.

3. Unterzeichnung der Niederschrift über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse

Der Beiratsvorsitzende bzw. dessen Stellvertreter hat die Niederschrift (Versammlungsprotokoll) über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 Satz 2 BGB. Damit wird die Richtigkeit der Übertragung der Beschlusstexte in die Niederschrift bestätigt.

4. Einberufung der Eigentümerversammlung bei fehlendem oder sich weigernden Verwalter

Ist kein Verwalter vorhanden oder weigert sich der amtierende Verwalter pflichtwidrig, eine (außerordentliche) Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen, kann zur Versammlung vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter eingeladen werden, § 24 Abs. 3 WEG. Bei einem vorhandenen Verwalter ist das aber nur zulässig, wenn die Einberufung der Versammlung von diesem pflichtwidrig unterlassen wurde. Lädt der Verwaltungsbeirat ohne Pflichtverletzung des Verwalters oder ohne vorherige Aufforderung des Verwalters zur Anberaumung zu einer Eigentümerversammlung ein, sind die auf dieser Versammlung gefassten Beschlüsse der Eigentümer anfechtbar. Dagegen ist der Fall des fehlenden Verwalters auch dann gegeben, wenn der abgelaufene Bestellungszeitraum übersehen wurde, was in der Praxis durchaus öfters vorkommt.

Die Möglichkeit zur Einberufung der Eigentümerversammlung in diesen Fällen zeigt die hohe Bedeutung des Verwaltungsbeirats. Denn ist hier kein Beirat vorhanden, ist der Weg zur Anberaumung einer Wohnungseigentümersammlung schwierig.

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5. Zustimmung zu Geldverfügungen des Verwalters

Der Verwalter muss die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft von seinem Konto getrennt halten, wobei seine Verfügungen über solche Gelder durch Vereinbarung oder Mehrheitsbeschluss von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder einer dritten Person abhängig gemacht werden kann, § 27 Abs. 5 WEG. Ist ein Verwaltungsbeirat vorhanden, sollte diesem bzw. dessen Vorsitzenden das Zustimmungserfordernis übertragen werden. Ebenso ist eine Beschränkung des Geldvolumens möglich, über das der Verwalter bei einer Auftragsvergabe frei verfügen darf.

6. Vereinbarung zusätzlicher Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Zusätzlich zu den gesetzlichen Aufgaben können dem damit einverstandenen Beirat beispielsweise durch Beschluss der Eigentümer etwa folgende zusätzliche Aufgaben übertragen werden:

• Abschluss des zuvor von den Eigentümern beschlossen Verwaltervertrags bzw. Abschluss eines Verwaltervertrags mit den von den Eigentümern zuvor beschlossenen wesentlichen Eckpunkten wie Laufzeit und Verwaltervergütung
• Unterrichtung des nicht auf der Eigentümerversammlung anwesenden Verwalters von seiner beschlossenen Abberufung aus wichtigem Grund und Erteilung der auf derselben Versammlung beschlossenen außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags
• Bevollmächtigung für die Abnahme von Handwerkerleistungen am gemeinschaftlichen Eigentum

Ermächtigung zur Unterstützung des Verwalters bei Gerichtsprozessen, etwa durch eine Genehmigung zur Abgabe von für die Eigentümergemeinschaft verbindlichen Zusagen, ohne die ansonsten zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen werden müsste.