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Ist ein WEG-Verwalter für eine Wohnungseigentümergemeinschaft tätig, obliegt ihm die Verwaltung deren gemeinschaftlichen Eigentums. Das bedeutet die kaufmännische, technische und rechtliche Geschäftsführung für das Gemeinschaftseigentum im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer. Zum Gemeinschaftseigentum gehören das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die kein Sondereigentum (Eigentumswohnung) oder kein Eigentum eines Dritten sind, § 1 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dabei ergeben sich die Aufgaben des Verwalters in erster Linie aus dem WEG und dem Verwaltervertrag. Welche Aufgaben dies sind, lesen Sie hier.

1. Das sagt das WEG zu den Verwalteraufgaben

Das WEG enthält zahlreiche Vorschriften, in denen die Aufgaben, Befugnisse und Verpflichtungen des Verwalters geregelt werden. Eine Einschränkung oder ein Ausschluss dieser Vorschriften durch die Wohnungseigentümergemeinschaft ist unzulässig. Geregelt sind im WEG:

a. Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters, § 27 WEG

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters umfassen die

• Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer und die Besorgung der Beachtung der Hausordnung. Festsetzung und Änderungen der Hausordnung erfolgen allerdings durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung
• Ergreifung von Maßnahmen, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlich sind. Dazu hat der Verwalter regelmäßige Begehungen der Wohnanlage durchzuführen. In dringenden Fällen muss der WEG-Verwalter auch sonstige Maßnahmen treffen, die zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums notwendig sind
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder, speziell die Anforderung, den Empfang und die Abführung von Lasten- und Kostenbeiträgen, Tilgungsbeträgen und Hypothekenzinsen, soweit es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten der Wohnungseigentümer handelt. Davon umfasst ist auch die Bewirkung und Entgegennahme sämtlicher Zahlungen und Leistungen, die mit der laufenden Verwaltung des Gemeinschaftseigentums zusammenhängen
• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit diese an sämtliche Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft bzw. an die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichtet sind sowie die Ergreifung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind. In diesen Bereich gehört auch die gerichtliche und außergerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Wohnungseigentümer, wenn der WEG-Verwalter dazu von diesen ermächtigt ist. In jedem Fall ist der Verwalter jedoch verpflichtet, die Wohnungseigentümer unverzüglich zu informieren, wenn ein Rechtsstreit im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft anhängig ist, also etwa eine Klage zugestellt wurde
• Abgabe von Erklärungen, die für Maßnahmen zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zugunsten eines Wohnungseigentümers benötigt werden

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Bei der Verwaltung der Gelder bestehen Besonderheiten. So muss der Verwalter die Gelder der Wohnungseigentümer von seinem eigenen Vermögen strikt trennen. Dazu hat er ein sogenannten offenes Fremdkonto anzulegen, über das er zwar verfügen darf, dessen Inhaber jedoch die Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Ein solches Konto bietet zudem für die Eigentümergemeinschaft den Vorteil, dass es pfändungs- und insolvenzsicher ist, sofern der WEG-Verwalter in finanziellen Schwierigkeiten geraten sollte.

Zudem sollte die Verfügungsmacht des WEG-Verwalters über die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft beschränkt werden. Das bedeutet, dass der Verwalter nur dann über Gelder ab einer bestimmten Höhe verfügen darf, wenn zuvor der Verwaltungsbeirat oder andere Wohnungseigentümer zugestimmt haben. Eine solche Regelung sollte unbedingt im Verwaltervertrag mit aufgenommen werden.

Schließlich ist noch wissenswert, dass nicht der Verwalter, sondern die Wohnungseigentümergemeinschaft über die Anlage der Gelder für die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) oder die Aufnahme von Darlehen entscheidet.

b. Die Aufstellung des Wirtschaftsplans und die Rechnungslegung, § 28 WEG

Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, für jedes Kalenderjahr bzw. das davon abweichende Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen, über den die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit beschließen. Darin enthalten sein müssen die

• voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums
• Anteile der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung
• Beiträge der Wohnungseigentümer zu der Instandhaltungsrücklage

Die Abrechnung des WEG-Verwalters über das vergangene Kalenderjahr bzw. Wirtschaftsjahr erstreckt sich auf die (monatlich) vereinnahmten Hausgelder, den sonstigen Einnahmen und den Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft. Dabei ist auch über die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) abzurechnen, wobei die Entwicklung der Rücklage getrennt von den Einnahmen und Ausgaben darzustellen ist (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 04.12.2009, Az.: V ZR 44/09). Daneben können die Wohnungseigentümer jederzeit Rechnungslegung durch Mehrheitsbeschluss verlangen. Auch über die Abrechnung und Rechnungslegung des WEG-Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit.

c. Sonstige Aufgaben und Pflichten des Verwalters aus dem WEG

Weitere wesentliche Aufgaben und Pflichten des Verwalters sind die

• ihm obliegende Einberufung der mindestens einmal im Jahr stattfindenden Versammlung der Wohnungseigentümer, § 24 Abs. 1 WEG
• ihm obliegende Einberufung der Versammlung der Wohnungseigentümer, sofern dies vereinbart ist oder wenn die Einberufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird, § 24 Abs. 2 WEG
• von ihm zu erstellende Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung unter Fristwahrung von einer Woche, wenn keine besondere Dringlichkeit besteht, § 24 Abs. 4 WEG, und unter Angabe des zu beschließenden Gegenstands in der Einladung (Tagesordnungspunkt – TOP), damit darüber beschlossen werden kann, § 23 Abs. 2 WEG
• Führung des Vorsitzes in der Wohnungseigentümerversammlung, wenn diese nichts anderes beschließt, § 24 Abs. 5 WEG
• Beachtung von Beschlüssen, zu denen alle Wohnungseigentümer ihre schriftliche Zustimmung erklärt haben, ohne dass eine Versammlung stattgefunden hat (sogenanntes Umlaufverfahren)
• erneute Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung mit dem gleichen Gegenstand und dem Hinweis, dass die Versammlung ohne Rücksicht auf die Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig ist, falls die vorherige Versammlung aufgrund der fehlenden erforderlichen Anzahl von stimmberechtigten Eigentümern nicht beschlussfähig war
• Führung der Beschluss-Sammlung, also das Anlegen bzw. Weiterführen der Sammlung der in den Wohnungseigentümerversammlungen gefassten Beschlüsse, den schriftlichen Beschlüssen im Umlaufverfahren und den gerichtlichen Entscheidungen über bestimmte Streitigkeiten, § 24 Abs. 8 WEG
• Erteilung der Zustimmung zu einer Wohnungsveräußerung, sofern dies Inhalt des Sondereigentums ist, § 12 WEG

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Über diese Pflichten und Aufgaben hinausgehend hat der WEG-Verwalter das Recht, im Einzelfall die Gültigkeit von Beschlüssen der Wohnungseigentümer gerichtlich überprüfen zu lassen, § 46 Abs. 1 WEG.

2. Außerhalb des WEG: Diese Aufgaben bestehen zusätzlich

Aus dem Verwaltervertrag ergeben sich meistens weitere Aufgaben des WEG-Verwalters. Dazu gehören etwa eine Vertretungsregelung für den Fall der Erkrankung des Verwalters, die Einstellung und Vergütung eines Hausmeisters oder der ausdrückliche Hinweis, dass ergänzend die Regelungen in der Teilungserklärung, der Gemeinschaftsordnung und der Beschluss-Sammlung der Eigentümergemeinschaft gelten, die der Verwalter zu beachten hat.

Endet das Amt des WEG-Verwalters, etwa durch Widerruf seiner Bestellung und Kündigung des Verwaltervertrages, hat er alles im Zusammenhang mit der Verwaltertätigkeit von der Wohnungseigentümergemeinschaft Erlangte an diese herauszugeben, § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).