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Immer wieder kommt es vor, dass bei einem WEG-Verwalter Unregelmäßigkeiten auftreten, die von der Untätigkeit bis zum Verdacht der Untreue reichen. Möchten die Wohnungseigentümer dem nachgehen und eine Rechnungslegung des Verwalters fordern oder diesen sogar aus wichtigem Grund vorzeitig abberufen, ist dafür regelmäßig ein Mehrheitsbeschluss erforderlich, der auf der Eigentümerversammlung gefasst wird.

Die Frage ist dann, wie möglichst schnell eine Versammlung einberufen werden kann, vor allem wenn der Verwalter dem nicht nachkommt. Wie Wohnungseigentümer die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung durchsetzen können, erfahren Sie hier.

I. Diese Möglichkeiten bestehen zur Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung

Um die Anberaumung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung durchzusetzen, bestehen mehrere Möglichkeiten. Diese hängen davon ab, wie viele Eigentümer die Versammlung wollen, ob der Verwalter zur Einberufung bereit ist oder nicht und ob ein Verwaltungsbeirat vorhanden ist.

1. Mehr als 25% aller Eigentümer wollen eine außerordentliche Versammlung

Der Verwalter muss nach § 24 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, wenn

• mehr als 25% der Wohnungseigentümer (gezählt nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen)
• dies schriftlich
• unter Angabe des Zwecks und der Gründe

verlangen.

Verweigert der Verwalter pflichtwidrig die Einberufung der außerordentlichen Wohnungseigentümerversammlung, kann diese auch – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter einberufen werden, § 24 Abs. 3 WEG.

Damit wird die Weigerung des Verwalters zur Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung gegenstandslos. Der Vorsitzende des Beirats bzw. sein Stellvertreter können die Versammlung einberufen, ohne dass der Verwalter daran teilnehmen muss oder dazu eingeladen wird.

Existiert kein Beirat oder verweigert dieser seinerseits die Anberaumung der Versammlung, kann einer der Wohnungseigentümer bei Gericht beantragen, dass er zur Einberufung der Eigentümerversammlung bevollmächtigt wird.

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2. Nur 25% oder weniger aller Eigentümer wollen eine außerordentliche Versammlung

Sind nur 25% oder weniger aller Eigentümer gewillt, eine außerordentliche Eigentümerversammlung anzuberaumen, ist mangels der dafür erforderlichen Anzahl an Eigentümern an sich keine Einberufung möglich. Hier hilft folgender „Kunstgriff“: Die betreffenden Eigentümer oder einer bzw. mehrere von ihnen laden zur außerordentlichen Versammlung ein, wobei der Verwalter nicht beteiligt zu werden braucht. Halten die Eigentümer dabei die Formalien (schriftliche Einladung an alle Eigentümer, Bezeichnung des Beschlussgegenstands usw.) weitgehend ein und ist die Versammlung beschlussfähig (mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile anwesend oder vertreten), können Beschlüsse wie etwa die Abberufung des amtierenden Verwalters und die Bestellung eines neuen bzw. kommissarischen Verwalters gefasst werden.

Zwar kann dieser Beschluss innerhalb eines Monats angefochten werden. Allerdings vergehen bis zum Gerichtstermin, in dem über die Anfechtung entschieden wird, zwei bis drei Monate. Diese Zeit kann der neue bzw. kommissarische Verwalter dazu nutzen, um eine erneute außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen und sich als bestellten Verwalter bestätigen lassen. Ebenso kann in der Versammlung ein anderer, neuer Verwalter bestellt werden. Wurden bei der Einladung zu dieser Eigentümerversammlung und in der Versammlung alle Formalien eingehalten, bleibt der Bestätigungs- bzw. Bestellungsbeschluss auf der erneuten Versammlung wirksam, auch wenn die Verwalterbestellung auf der zurückliegenden, vorangegangen Versammlung erfolgreich angefochten wird.

Damit führt der „Kunstgriff“ also dazu, dass auch eine Minderheit von 25% oder weniger der Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen kann.

3. Alle Eigentümer wollen eine außerordentliche Versammlung

Speziell in kleineren Eigentümergemeinschaften stehen die Wohnungseigentümer häufig in engerem Kontakt. Daher lässt sich schnell herausfinden, ob alle Wohnungseigentümer die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung möchten. Ist das der Fall, bestehen zwei Möglichkeiten:

Zum einen rufen alle Eigentümer die Versammlung gemeinsam ein, wobei auch hier keine Beteiligung des Verwalters notwendig ist. Zum anderen kommt das schriftliche Verfahren nach § 23 Abs. 3 WEG (sogenanntes Umlaufverfahren) in Betracht, in dem alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer ihre Zustimmung zu einem Beschluss (sogenannter Umlaufbeschluss) erteilen. Sind sich alle Eigentümer einig, lässt sich ein Umlaufbeschluss sehr schnell fassen, ohne dass der Aufwand für eine Eigentümerversammlung erforderlich ist.

Einzelheiten zum Umlaufverfahren können Sie hier nachlesen: „WEG-Verwalter per Umlaufbeschluss abwählen / kündigen“

II. Frist und Formalien: Worauf bei der Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung zu achten ist

Anders als bei der ordentlichen Eigentümerversammlung, deren Einberufungsfrist mindestens zwei Wochen beträgt, kann die Frist zur Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung kann auf eine Woche, ggf. auch auf wenige Tage, verkürzt werden, sofern ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, vgl. § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG.

Bei den Formalien ist neben dem Umstand, dass die Einladung schriftlich zu erfolgen hat, § 24 Abs. 4 Satz 1 WEG, darauf zu achten, dass in der Einladung

• die Tagesordnung anzugeben ist
• die Eigentümergemeinschaft mit richtiger und vollständiger Postanschrift bezeichnet wird
• die einladende Person bzw. einladenden Personen mit Namen und Anschrift benannt werden (einladende Wohnungseigentümer müssen zu diesem Zeitpunkt im Grundbuch eingetragen sein
• auch der Begriff „Einladung“ verwendet wird
• Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung aufgeführt werden
• Hinweise zur Beschlussfähigkeit (mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile anwesend oder vertreten) und Wiederholungsversammlung (Einberufung einer neuen Versammlung unter Einhaltung der Einberufungsfrist, die ohne Rücksicht auf die anwesenden oder vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig ist, sofern sich aus der Gemeinschaftsordnung nichts anderes ergibt) enthalten sind
• die Angebote von etwaigen Kandidaten für eine Neubestellung des Verwalters beigefügt sind (mindestens drei Angebote, falls ein neuer Verwalter gewählt werden soll)

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III. Darauf kommt es bei der Durchführung der außerordentlichen Eigentümerversammlung an

Im Wesentlichen sind folgende Punkte bei der Durchführung der außerordentlichen Eigentümerversammlung bedeutsam:

Der Vorsitz in der Versammlung (Versammlungsleitung) braucht nicht vom Verwalter, sondern kann durch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter oder jedem anderen Eigentümer geführt werden § 24 Abs. 5 WEG.

Die Beschlussfähigkeit der Versammlung ist gegeben, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile

durch Anwesenheit oder Vollmachten vertreten ist, § 25 Abs. 3 WEG. Dabei müssen die ordnungsgemäße Einladung und die Beschlussfähigkeit (zu Beginn der Versammlung) protokolliert werden. Ob der Verwalter an der Versammlung teilnimmt oder nicht, spielt für die Beschlussfähigkeit keine Rolle.

Eine wirksame Beschlussfassung setzt zwar voraus, dass der betreffende Punkt auf der Tagesordnung aufgeführt ist. Trotzdem können auch wirksam Beschlüsse über Punkte gefasst werden, die in der Tagesordnung nicht enthalten sind. Diese können aber angefochten werden. Erfolgt innerhalb der Monatsfrist des § 46 Abs. 1 WEG keine Anfechtung, bleiben die Beschlüsse grundsätzlich wirksam.

Wird über einen Beschluss abgestimmt, sind das Abstimmungsergebnis (einschließlich der Enthaltungen) und der Beschluss stets ausdrücklich zu verkünden.

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen. Dieses ist von demjenigen, der der den Vorsitz in der Versammlung führt (Versammlungsleiter), einem Wohnungseigentümer und vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter zu unterschreiben, § 24 Abs. 6 WEG, sofern aus der Gemeinschaftsordnung nichts anderes hervorgeht. Ggf. ist bei Beginn der Versammlung ein Protokollführer zu bestimmen.

Der Versammlungsleiter ist dafür verantwortlich, dass das Protokoll zur Beschluss-Sammlung der Eigentümergemeinschaft gelangt.

Nimmt der Verwalter an der außerordentlichen Eigentümerversammlung teil und sind ihm Stimmrechtsvollmachten von nicht anwesenden Eigentümern überlasen worden, darf er nicht mitstimmen, wenn er aus wichtigem Grund vorzeitig abberufen oder der Verwaltervertrag fristlos außerordentlich gekündigt werden soll.