Wie Eigentümer Hausverwaltungen in den Wahnsinn treiben (können)

Wie Eigentümer Hausverwaltungen in den Wahnsinn treiben (können)

Ein Blick in den Alltag von Hausverwaltern, die zwischen unterschiedlichen Interessen, individuellen Wünschen und zahlreichen Aufgaben jonglieren. Manche Eigentümer erschweren mit ihrem Verhalten den ohnehin herausfordernden Arbeitsalltag zusätzlich.

Der Artikel beleuchtet typische Situationen, in denen Eigentümer den Arbeitsalltag eines Verwalters auf die Probe stellen können – vielleicht erkennen Sie Eigentümer aus Ihrer Eigentümergemeinschaft wieder.

1. Übermäßige Anfragen und Detailfragen

Eigentümer, die regelmäßig Anfragen zu allen möglichen Details stellen. Diese Anfragen sind oft sehr spezifisch und binden wertvolle Zeit, die für dringlichere Anliegen benötigt wird. Detaillierte Fragen erfordern umfangreiche Antworten und sind entsprechend komplex.

Beispiel: Ein Eigentümer sendet regelmäßig Anfragen zu alltäglichen Details wie der Heckenpflege, dem Austausch von Glühbirnen im Treppenhaus oder den Reinigungsterminen. Jede Nachricht enthält zahlreiche Detailfragen, die wiederum eine umfassende Antwort verlangen.

2. Druck für schnelle Bearbeitung

Manche Eigentümer möchten, dass die Verwaltung jedes Anliegen umgehend bearbeitet – egal wie wichtig oder unwichtig es ist. Warten kommt für sie nicht infrage. Ständige Nachfragen, ob „die E-Mail angekommen ist“ und wann sie beantwortet wird, erschweren die Lage zusätzlich.

Beispiel: Ein Eigentümer meldet eine defekte Heizungsanlage und erwartet eine sofortige Lösung. Bereits wenige Stunden später erfolgen Nachfragen per Mail und Telefon, ob der Techniker bereits vor Ort war und die Reparatur abgeschlossen ist. Selbst am Wochenende gibt es ständige Statusanfragen, sei es zur Heizungsanlage oder zu weniger dringlichen Problemen wie einer defekten Lampe im Treppenhaus. Dies führt zu einem erheblichen Mehraufwand bei den Verwaltern.

3. Eigene Regelwerke und Sonderwünsche

Eigentümer, die gern eigene Regeln für die Hausgemeinschaft aufstellen möchten – am besten auch für alle anderen. Komplexe und unterschiedliche Hausordnungen sowie individuelle Vereinbarungen für verschiedene Objekte erschweren die Arbeit der Hausverwaltung.

Beispiel: Ein Eigentümer möchte, dass alle Balkone der Wohnanlage einheitlich gestaltet (z.B. mit den gleichen Blumenkästen) werden, um das äußere Erscheinungsbild zu verbessern. Er erwartet, dass die Hausverwaltung dies als verbindliche Regelung umsetzt und die Einhaltung kontrolliert. Da die meisten Eigentümer wenig Begeisterung für diese Idee zeigen, bleibt es bei einer Einzelmeinung – doch die Hausverwaltung muss trotzdem Zeit und Ressourcen investieren, um die Diskussionen zu führen und die Machbarkeit zu prüfen. Diese Sonderwünsche binden oft wertvolle Arbeitsstunden der Mitarbeiter einer Hausverwaltung.

4. Überwachende Eigentümer

Manche Eigentümer sehen sich nicht nur als Mitbewohner, sondern auch als unermüdliche Aufpasser, die jede Kleinigkeit dokumentieren und melden. Sie beobachten akribisch das Verhalten ihrer Nachbarn und achten dabei auf vermeintliche Verstöße gegen die Hausordnung, sei es laute Gespräche, das Auslegen von Fußmatten oder das Abstellen von Fahrrädern im Hof. Diese ständige Überwachung führt dazu, dass die Hausverwaltung mit zahlreichen Berichten überhäuft wird.

Beispiel: Ein Eigentümer protokolliert minutiös, wann Nachbarn Musik hören, Besuch empfangen oder den Müll herausbringen. Diese Berichte landen wöchentlich bei der Hausverwaltung, oft begleitet von Forderungen nach Verwarnungen oder Maßnahmen. Selbst geringe Geräuschbelästigungen, wie ein lauter Fernseher am Abend, werden als untragbare Ruhestörung gemeldet. Solche „Überwachungsberichte“ verursachen unnötigen Aufwand bei der Hausverwaltung und schüren i.d.R. Konflikte innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

5. Schwierige Konfliktsituationen in der Eigentümergemeinschaft

In manchen Eigentümergemeinschaften gehören Konflikte leider zum Alltag. Diese Konflikte können aus unterschiedlichen Gründen entstehen, wie persönlichen Differenzen, Missverständnissen oder verschiedenen Interessen innerhalb der Gemeinschaft. Hier ist oft die Hausverwaltung als Vermittler gefragt, um zwischen den Parteien zu moderieren und Lösungen zu finden, die für alle akzeptabel sind.

Beispiel: Zwei Eigentümerparteien befinden sich im Dauerstreit, wodurch jede noch so kleine Entscheidung zu einem Konfliktthema wird. Eine Partei fühlt sich ständig benachteiligt und verlangt sofortiges Eingreifen der Hausverwaltung. Die andere Partei fordert Maßnahmen gegen angebliche Regelverstöße der Gegenseite und bindet die Verwaltung regelmäßig in langwierige Schlichtungsgespräche ein. Diese Vermittlungsversuche betreffen leider oft Themen, die weit über die eigentliche Objektverwaltung hinausgehen.

6. Erwartungen an individuellen Service

Manche Eigentümer wünschen sich eine „VIP-Betreuung“ und erwarten, dass die Hausverwaltung für sie jederzeit erreichbar ist. Sie möchten bevorzugt behandelt werden und erwarten eine exklusive Betreuung, bei der ihre Anliegen stets Priorität haben. Oftmals besteht der Anspruch, dass alle ihre Fragen und Wünsche umgehend beantwortet und umgesetzt werden, unabhängig von der tatsächlichen Dringlichkeit oder den begrenzten Ressourcen der Hausverwaltung.

Ein Eigentümer erwartet monatliche Einzelfeedbacks, um stets über den Zustand der Immobilie und geplante Maßnahmen informiert zu sein. Er verlangt eine bevorzugte Behandlung und erwartet, dass die Hausverwaltung ihre Abläufe an seine individuellen Bedürfnisse anpasst. Dieser Anspruch auf exklusive Betreuung führt dazu, dass die Hausverwaltung nicht nur an ihre Grenzen stößt, sondern auch Unverständnis bei den übrigen Eigentümern hervorruft.

7. Informationen einfordern, jedoch wenig Mitwirkung

Eigentümer, die bei jeder Gelegenheit Informationen einfordern, jedoch bei konkreten Entscheidungen lieber zurückhaltend bleiben. Sie möchten stets über alle Vorgänge informiert sein, ohne jedoch Verantwortung zu übernehmen oder aktiv an Entscheidungsprozessen mitzuwirken. Diese Zurückhaltung führt oft dazu, dass notwendige Maßnahmen verzögert oder gar blockiert werden, was die Verwaltung vor zusätzliche Herausforderungen stellt.

Beispiel: Ein Eigentümer fordert detaillierte Informationen zu Wartungsarbeiten, geplanten Investitionen und allgemeinen Entwicklungen, ohne jedoch Verantwortung zu übernehmen oder aktiv mitzuwirken. Wenn es um konkrete Entscheidungen geht, lehnt er die vorgeschlagenen Maßnahmen ab, selbst wenn sie für den Werterhalt der Immobilie notwendig sind. Dies führt zu einem hohen Kommunikationsaufwand für die Hausverwaltung, ohne dass letztlich eine klare Unterstützung für die notwendigen Maßnahmen gewährleistet ist.

8. Hohe Kostensensibilität

Kostenbewusste Eigentümer, die auf Einsparungen drängen, aber zugleich hohe Anforderungen an Service und Qualität stellen. Sie erwarten eine umfassende Betreuung der Immobilie, möchten jedoch gleichzeitig die Kosten so gering wie möglich halten. Das ständige Drängen auf den „billigsten“ Anbieter verursacht einen unverhältnismäßig hohen Aufwand für die Verwaltung.

Beispiel: Ein Eigentümer drängt auf eine Senkung der Verwaltungskosten und fordert Kürzungen in bestimmten Servicebereichen. Gleichzeitig stellt er hohe Erwartungen an die Pflege der Außenanlagen, schnelle Reaktionen auf Anfragen und eine allgemein gut instand gehaltene Immobilie. Diese widersprüchlichen Anforderungen stellen die Hausverwaltung vor eine fast unlösbare Aufgabe: Einsparungen umzusetzen und gleichzeitig einen hohen Servicelevel zu bieten.

9. Ablehnung von digitalen Prozessen

Manche Eigentümer bevorzugen traditionelle, analoge Verfahren und stehen digitalen Prozessen skeptisch gegenüber. Sie fühlen sich wohler mit papierbasierten Abläufen und sind oft der Ansicht, dass digitale Lösungen zu komplex oder unsicher sind. Diese Haltung führt dazu, dass die Hausverwaltung sowohl analoge als auch digitale Wege parallel anbieten muss, was die Prozesse unnötig verkompliziert und zusätzliche Kosten verursacht.

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Beispiel: Ein Eigentümer lehnt den Versand von digitalen Dokumenten (z.B. Einladung zur Eigentümerversammlung) ab und besteht auf den postalischen Versand aller Unterlagen. Obwohl die Hausverwaltung eine moderne App-Lösung anbietet, die eine einfache und schnelle Informationsbeschaffung ermöglichen würde, beharrt der Eigentümer auf der Papierform. Dies erhöht nicht nur die Verwaltungskosten, sondern erschwert auch die angestrebte Optimierung der Verwaltungsprozesse.

10. Fazit

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Hausverwaltern basiert auf realistischen Erwartungen, gegenseitigem Respekt und klarer Kommunikation. Hausverwaltungen vertreten die Interessen der gesamten Gemeinschaft und streben eine effiziente Betreuung an. Konflikte oder unrealistische Anforderungen erschweren jedoch nicht nur die Arbeit der Verwaltung, sondern können auch den Zusammenhalt der Eigentümergemeinschaft belasten.

Im angespannten Verwaltermarkt können Hausverwaltungen zunehmend entscheiden, mit welchen Eigentümern und Objekten sie zusammenarbeiten möchten. Schwierige Eigentümer und problematische Gemeinschaften laufen Gefahr, abgelehnt zu werden, da belastende oder unrentable Mandate oft keinen Platz in einem gut ausgelasteten Portfolio haben.

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