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Erhalten Hausverwaltungen eine Anfrage für die Betreuung eines Objekts oder werden sie um die Abgabe eines Angebots für ihre Verwaltungstätigkeit gebeten, erfolgt die Rückmeldung der Verwaltung – meistens nach einem Vorab-Check des zu betreuenden Objekts – regelmäßig durch ein Bewerbungsschreiben. Da dieses Schreiben quasi die „erste abgegebene Visitenkarte“ der Hausverwaltung ist, sollte die Verwalter-Bewerbung professionell und sorgfältig sein. Denn wenn bereits die Verwalter-Bewerbung keinen guten Eindruck hinterlässt, wird vermutet, dass es auch mit der Hausverwaltung nicht allzu weit her ist. Wie eine gute Verwalter-Bewerbung aussieht, erfahren Sie hier. 

1. Verwalter-Bewerbung: Auf diese Formalien sollte geachtet werden

Bestimmte Formalien sollten auch bei einer Verwalter-Bewerbung eingehalten werden. Dazu gehören zu den Standards wie hochwertiges Briefpapier, korrekte Firmierung, Logo (sofern vorhanden), Angabe der Internet-Adresse des Webauftritts, korrekte Rechtschreibung, Übersichtlichkeit und optische Strukturiertheit des Inhalts sowie einem klaren Schriftbild auch Schriftgröße und Schriftart.

In der Praxis finden sich immer wieder Schriftstücke, bei dem der Empfänger erst seine Lesebrille bemühen muss, um bestimmte Textstellen entziffern zu können. Bei einer Verwalter-Bewerbung sollte daher von vornherein für alle Angaben eine angemessene Schriftgröße gewählt werden.

Bei der Schriftart ist auf gewöhnliche Alltagsschriften wie Arial, Times New Roman oder Verdana zu verzichten. Stattdessen empfiehlt sich eine qualitativ ansprechendere Schriftart. So wird etwa von professionellen Hausverwaltungen, aber auch von Rechtsanwälten vielfach Century Gothic verwendet.

2. So sieht der Inhalt einer guten Verwalter-Bewerbung aus

Inhaltlich sollte eine gute Verwalter-Bewerbung wie folgt aufgebaut werden:

• Deckblatt
• Anschreiben, bestehend aus
  • Einstieg
  • Vorstellung der Hausverwaltung
  • Besonderheiten der Hausverwaltung
  • Preise und Leistungen, insbesondere kostenlose Leistungen
  • Vorstellung und Qualifikation der Ansprechpartner bzw. des Teams
• Preisliste
• Vertrags-Entwurf, Muster-Abrechnung, bei der WEG-Verwaltung zusätzlich Muster-Wirtschaftsplan
• Zertifizierungsnachweis

Soll die Verwalter-Bewerbung per Email versendet werden, ist aus allen Bestandteilen der Bewerbung nur ein Dokument als PDF-Datei zu bilden und die Datei als Anlage zur Email zu übermitteln. Kommt dagegen eine postalische Versendung in Betracht, ist aus sämtlichen Unterlagen eine feste Bewerbungsmappe zu erstellen. In beiden Fällen kann die Verwalter-Bewerbung mit einem kurzen Text verschickt werden, etwa:

3. Deckblatt: Daran scheiden sich die Geister

Ein Deckblatt auf Bewerbungsunterlagen ist eine Sache für sich. Die einen halten es für unerlässlich, die anderen betrachten es als Papierverschwendung.

Grundsätzlich ist ein Deckblatt optional. Wird es bei der Versendung der Bewerbungsmappe auf dem Postweg weggelassen, ist an sich ein zusätzlicher Begleittext entbehrlich, da in diesem Fall das Anschreiben die erste Seite in der Mappe ist.

Ein Deckblatt ist aber sinnvoll, wenn es einen Mehrwert bietet. Sind also bestimmte Angaben auf dem Deckblatt enthalten, schaffen diese Angaben nicht nur einen Wiedererkennungswert für die Hausverwaltung, wenn der Eigentümer bzw. Beirat auf die Bewerbungsunterlagen zugreift. Sondern auch die ansonsten irgendwo in den Unterlagen versteckten Kontaktdaten der Hausverwaltung lassen sich sofort auffinden, wenn diese auf dem Deckblatt stehen.

Das Deckblatt sollte daher folgende Angaben enthalten:

• Überschrift, etwa „Angebot der Hausverwaltung Mustermann GmbH für das Objekt (genaue Bezeichnung)“
• Foto und Kontaktdaten der Hausverwaltung bzw. Ansprechpartner (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Internet-Adresse der Website), wobei die Person auf dem Foto immer in das Deckblatt hinein (und nicht heraus) schauen sollte
• Inhaltsangabe über die in der Bewerbungsmappe enthaltenen Unterlagen, wobei die Reihenfolge der genannten Unterlagen auch derjenigen in der Mappe entsprechen muss

4. Anschreiben: Der Einstieg – Kunden beim „Leidensdruck“ abholen

Das Anschreiben sollte mit einem Einstieg beginnen, in dem sich bei den Eigentümern bzw. dem Verwaltungsbeirat für deren Interesse bedankt wird. Danach kann der potentielle Kunde bei seinem „Leidensdruck“ abgeholt werden, in dem etwa versichert wird, dass die Suche nach der passenden Hausverwaltung schwierig ist. Im Anschluss daran ist zu schildern, worauf es bei der passenden Hausverwaltung ankommt.

Auf diese Weise fühlt sich der mögliche Kunde verstanden, was der Hausverwaltung Pluspunkte einbringen kann. Formuliert werden kann der Einstieg in etwa wie folgt:

5. Anschreiben: So erfolgt die Vorstellung der Hausverwaltung

Nach dem  Einstieg erfolgt die Vorstellung der Hausverwaltung anhand der Fakten. Dazu gehören etwa

• Anzahl der bisher verwalteten Wohn- und Gewerbeeinheiten
• Anzahl der derzeit verwalteten Objekte und deren Größe
• Dauer des Bestehens der Hausverwaltung
• Prozentualer Anteil der Verwaltungstätigkeit an der Gesamttätigkeit
• Tätigkeiten der Hausverwaltung

Eine mögliche Formulierung in der Verwalter-Bewerbung lautet wie folgt:

6. Anschreiben: Die Besonderheiten der Hausverwaltung – warum wir?

 Nach der Vorstellung der Hausverwaltungen erfolgt die Darstellung, warum gerade sie für den Kunden die „richtige“ist. An dieser Stelle ist die Kompetenz der Verwaltung herauszustellen. Dazu gehören auch besondere Angebote wie etwa ein „Eigentümer-Login“ auf der Internet-Seite der Hausverwaltung, in der sich der Kunde mittels gesonderter Zugangsdaten einloggen und sämtliche Daten zur Verwaltung seines Objekts (etwa Verträge, Abrechnungen, Energieausweis, Mieterlisten bei der Mietverwaltung bzw. Teilungserklärung, Versammlungsprotokolle, Beschluss-Sammlung und Wirtschaftsplan bei der WEG-Verwaltung) abrufen kann.

Verfügt die Hausverwaltungen über eine TÜV-Zertifizierung nach ISO 900, ist auch das zu erwähnen, ebenso eine Mitgliedschaft in einem einschlägigen Berufsverband.

In der Verwalter-Bewerbung dargestellt werden kann das in etwa so:

7. Anschreiben: Preise und Leistungen – was hierbei wichtig ist

Was Preise und Leistungen der Hausverwaltung betrifft, kann regelmäßig auf die in der Bewerbungsmappe enthaltenen Unterlagen verwiesen werden, also auf die Preisliste sowie dem im Verwaltervertrag aufgeführten Leistungskatalog.

Wichtig in der Verwalter-Bewerbung ist allerdings eine Auflistung der Leistungen, die kostenlos für den Kunden erbracht werden.

Dazu gehört unbedingt der Hinweis, dass der Eigentümer bzw. Beirat nicht nur die Preise, sondern auch die Leistungen vergleichen soll. Denn viele Kunden vergleichen nur die Preise und entscheiden sich für die Hausverwaltung mit dem geringsten Grundpreis. Dabei verkennen viele Kunden aber, dass die Verwaltung mit einem höheren Grundpreis weitaus kostengünstiger sein kann, weil im Grundpreis kostenlose Leistungen enthalten sind, die sich die Hausverwaltung mit einem niedrigeren Grundpreis teuer bezahlen lässt.

Eine denkbare Formulierung in der Verwalter-Bewerbung ist:

8. Anschreiben: Vorstellung und Qualifikation der Ansprechpartner

Schließlich sind in der Verwalter-Bewerbung die Ansprechpartner und deren Qualifikationen aufzunehmen. Auch hier sollten Fotos der Ansprechpartner erscheinen, um im Anschreiben zum potentiellen Kunden bereits Nähe zu schaffen.

Die weitere Formulierung in der Verwalter-Bewerbung kann lauten:

9. Preisliste: Das kostet die Verwaltung

Die Preisliste für die Verwaltungstätigkeit ist in dem Anschreiben als Anlage beizufügen und in die Bewerbungsmappe aufzunehmen. Vorsorglich sollte in der Preisliste darauf hingewiesen werden, dass die Preise vorbehaltlich einer näheren Besichtigung des Objekts gelten. Den unter Umständen ist die Verwaltung des Objekts so zeitaufwändig (etwa aufgrund eines Sanierungsstaus), dass die Hausverwaltung mit höheren Sätzen kalkulieren muss.

10. Vertragsentwurf, Muster-Abrechnung, Muster-Wirtschaftsplan: Je sorgfältiger, desto besser

Weiter in die Bewerbungsmappe gehört der Vertragsentwurf für die Betreuung des betreffenden Objekts sowie bei der Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung eine Muster-Betriebskostenabrechnung und bei der WEG-Verwaltung eine Muster-Hausgeldabrechnung sowie ein Muster-Wirtschaftsplan.

DerVertragsentwurf sollte einen genau definierten Leistungskatalog enthalten. Ebenso ist vertraglich festzulegen, welche Leistungen einschließlich zusätzlicher Leistungen von der Grundvergütung abgedeckt sind und für welche zusätzlichen Leistungen im Einzelnen welche konkrete Sondervergütung anfällt. Exakte Regelungen vermeiden späteren Streit. Zudem ist die Vereinbarung einer meist sechsmonatigen Probezeit auch für die Hausverwaltung sinnvoll, damit diese ebenfalls testen kann, ob alles „passt“.

Bei den Muster-Abrechnungen versteht es sich von selbst, dass diese formell ordnungsgemäß und inhaltlich fehlerfrei sein müssen. Das gilt auch für die Richtigkeit des Muster-Wirtschaftsplans.

11. Falls vorhanden: Nachweis der Zertifizierung

Hat die Hausverwaltung eine TÜV-Zertifizierung erhalten, ist diese in Kopie ebenfalls in die Bewerbungsmappe aufzunehmen.

Sind mehrere voneinander getrennt lebende Eigentümer vorhanden (etwa eine BGB-Gesellschaft oder eine Erbengemeinschaft), sollte jeder Eigentümer eine Ausfertigung der Verwalter-Bewerbung erhalten. Wird die Bewerbung per Email übermittelt, empfiehlt es sich, auch noch auf dem Postweg eine Bewerbungsmappe zu versenden – denn bekanntlich hält „doppelt besser“.