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Die speziell aus dem Arbeitsrecht, aber auch aus anderen Rechtsgebieten wie dem Mietrecht bekannte Abmahnung spielt gegenüber Verwaltern eine nicht zu unterschätzende Rolle. So kann es sein, das die Abberufung bzw. Kündigung des WEG-Verwalters aus wichtigem Grund unwirksam ist, weil es an der zuvor erforderlichen Abmahnung fehlt. Aber auch bei der Miet-Verwaltung kann es im Einzelfall sinnvoll sein, den Verwalter abzumahnen. Wann eine Abmahnung erforderlich ist, was Sie dazu wissen sollten und wie eine Abmahnung zu formulieren ist, lesen Sie im folgenden Artikel.

I. Abmahnung: Das sind die rechtlichen Hintergründe

Beim WEG-Verwalter ist zum einen zwischen seiner Funktion als „Organ“ der Wohnungseigentümergemeinschaft und zum anderen zwischen seiner Eigenschaft als angestellter Dienstleister der Eigentümergemeinschaft zu unterscheiden. Kommt der WEG-Verwalter als Dienstleister seinen Verpflichtungen aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und dem Verwaltervertrag nicht oder nicht ausreichend nach, kann diese Pflichtverletzung eine Abmahnung rechtfertigen. Denn beim Verwaltervertrag handelt es sich um einen Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 635 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit dienstvertraglichen Elementen.

Beim Miet-Verwalter entfällt die Funktion eines „Organs“ für eine Wohnungseigentümergemeinschaft und die Anwendung des Wohnungseigentumsgesetzes. Aber auch hier ist Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen gegeben, so dass bei Verstößen gegen die Pflichten aus dem Verwaltervertrag eine Abmahnung rechtens sein kann.

Die Abmahnung ist im Gesetz nicht geregelt. Als milderes Mittel im Verhältnis zu einer Kündigung (oder aber auch als Vorbereitung zu einer Kündigung) wird jedoch von der Abmahnung regelmäßig Gebrauch gemacht. Das gilt vor allem im Arbeitsrecht, aber auch in anderen Rechtsgebieten wie etwa dem Mietrecht. Zweck der Abmahnung ist, den Adressaten auf ein Fehlverhalten hinzuweisen und ihn vor Wiederholungen dieses Verhaltens zu warnen, da in diesem Fall Konsequenzen drohen (Hinweis- und Warnfunktion). Bei der WEG- und der Miet-Verwaltung ist die Abmahnung insbesondere dazu geeignet, einen untätigen Verwalter zu dem der Eigentümergemeinschaft bzw. dem Miet-Eigentümer geschuldeten Handeln zu bewegen.

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Daneben dient die Abmahnung bei der WEG- und Mietverwaltung dazu, eine vorzeitige bzw. fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund vorzubereiten. Denn die Abmahnung beinhaltet auch die Dokumentation des Fehlverhaltens (Dokumentationsfunktion), mit der die Wohnungseigentümer bzw. der Miet-Eigentümer bei einer späteren Auseinandersetzung mit dem Verwalter dessen (wiederholtes) Fehlverhalten nachweisen können.

II. Wann eine Abmahnung entbehrlich ist – und wann sie erfolgen muss

Beim WEG-Verwalter ist vor einer fristlosen außerordentlichen Abberufung bzw. Kündigung aus wichtigem Grund eine Abmahnung entbehrlich, wenn durch sein Fehlverhalten das Vertrauen der Wohnungseigentümer so zerstört ist, dass ihnen eine weitere Zusammenarbeit mit dem Verwalter nicht mehr zugemutet werden kann (Landgericht (LG) Hamburg, Urteil vom 08.06.2011, Az.: 318 S 149/10). Das ist insbesondere der Fall bei

• gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft gerichteten Straftaten (etwa Veruntreuung von Geldern der Gemeinschaft)
• schweren oder groben Pflichtverstößen (etwa Nichtführung der Beschluss-Sammlung)
• Insolvenz des Verwalters

Zudem ist eine Abmahnung entbehrlich, wenn der WEG-Verwalter ernsthaft und endgültig erklärt, sein Fehlverhalten nicht abzustellen bzw. eine unter Verletzung seiner Pflichten versäumte Handlung nicht nachholen zu wollen.

Dagegen muss eine Abmahnung erfolgen, wenn das Fehlverhalten weder für sich noch in seiner Gesamtheit dazu ausreicht, das Vertrauen der Wohnungseigentümer in eine künftige pflichtgemäße Ausübung der WEG-Verwaltertätigkeit grundlegend zu erschüttern (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Eine Abmahnung ist also stets dann zu erteilen, wenn

• das Vertrauensverhältnis zwischen Verwalter und Wohnungseigentümern nicht so nachhaltig gestört wurde, dass ein Festhalten am Verwaltervertrag unzumutbar wäre, und
• es sich um einmalige Pflichtverletzungen handelt, die durch eine Abmahnung behoben werden können oder
• mehrere Pflichtverletzungen vorliegen, die insgesamt keine fristlose außerordentliche Abberufung bzw. Kündigung des Verwalters aus wichtigem Grund rechtfertigen

Gerade die fehlende Abmahnung ist entscheidend dafür, dass in solchen Fällen – neben der vorzeitigen Abberufung – die fristlose außerordentliche Kündigung des WEG-Verwaltervertrags aus wichtigem Grund unwirksam ist (Amtsgericht (AG) Bonn, Urteil vom 07.04.2011, Az.: 27 C 21/10).

Auch wenn soweit ersichtlich von der Rechtsprechung noch nicht entschieden, dürften diese Grundsätze auf die Abmahnung für einen Miet-Verwalter zu übertragen sein, dem fristlos außerordentlich aus wichtigem Grund gekündigt werden soll.

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III. Das ist bei der Erteilung der Abmahnung zu beachten

Soll ein WEG- oder Miet-Verwalter abgemahnt werden, ist auf folgendes zu achten:

1. Form

Eine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Abmahnung gibt es zwar nicht, so dass sie auch mündlich ausgesprochen werden könnte. Der Inhalt der Abmahnung lässt sich jedoch regelmäßig nur dann nachweisen, wenn diese schriftlich erfolgt. Allein aus Beweisgründen sollte die Abmahnung daher stets schriftlich erteilt werden

2. Inhalt

Auch der Inhalt einer Abmahnung ist nicht vorgegeben. Da der Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichen Elementen jedoch mit dem spezielleren Arbeitsrecht rechtsthematisch verwandt ist, sollten die arbeitsrechtlichen Grundsätze zur Abmahnung entsprechend angewendet werden. Danach ist die Abmahnung des Verwalters inhaltlich wie folgt in dieser Reihenfolge zu gestalten:

• Möglichst konkrete Schilderung des beanstandeten Sachverhalts
• Rechtliche Einordnung und Begründung des Fehlverhaltens als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Verwaltervertrag (beim WEG-Verwalter ggf. zusätzlich der Verstoß gegen die Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz)
• Aufforderung zu künftigem vertragsgemäßen bzw. dem Wohnungseigentumsgesetz entsprechendem Verhalten
• Androhung von Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten

3. Abmahnungsberechtigung

Bei der WEG-Verwaltung stellt sich die Frage, wer zur Abmahnung berechtigt ist. Handelt es sich um einen Verstoß, der das gemeinschaftliche Eigentum betrifft, müssen die Wohnungseigentümer über die Erteilung der Abmahnung einen Beschluss hereinführen. Im Rahmen der Beschlussfassung sollte zugleich festgelegt werden, wer die Abmahnung unterzeichnen soll. Dies kann der Verwaltungsbeirat bzw. dessen Vorsitzender oder Stellvertreter, aber auch ein einzelner Eigentümer sein. Eine solche Beschlussfassung lautet etwa wie folgt:

Der Verwaltungsbeirat – Vornamen, Nachnamen – (Alternativ: Der Vorsitzende der Verwaltungsbeirats –

Vorname, Nachname – oder Alternativ: Der Stellvertreter des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats – Vorname, Nachname – oder alternativ: Der Eigentümer – Vorname, Nachname –) wird bevollmächtigt, dem Verwalter namens und in Vollmacht der Gemeinschaft die unter TOP … beschlossene Abmahnung zu erteilen).

Dagegen bestehen bei der Abmahnung des Miet-Verwalters keine Besonderheiten.

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4. Frist

Auch wenn keine Frist für die Abmahnung existiert, sollte das Fehlverhalten möglichst zeitnah abgemahnt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Verwirkung eintritt. Verwirkung bedeutet hier, dass der Verwalter aufgrund der bereits verstrichenen Zeit darauf vertrauen darf, dass keine Abmahnung seitens der Wohnungseigentümergemeinschaft mehr erfolgt.

Ist bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft für die Abmahnung des Verwalters ein Beschluss erforderlich, dürfte als Abmahnung-Frist die Zeit zugrundezulegen zu sein, die ab der Kenntnis des Fehlverhaltens für die Einberufung einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung nebst entsprechender Beschlussfassung erforderlich ist. Hier dürfte von zwei Monaten auszugehen sein (so für die Frist zur Erteilung der fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund gegenüber dem WEG-Verwalter: Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Demgegenüber sollte die Abmahnung des Miet-Verwalters innerhalb von zwei Wochen erfolgen, um auf der sicheren Seite zu sein.

5. Zustellung

Speziell dann, wenn die Abmahnung zur Vorbereitung einer fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund dienen soll, muss deren Zugang an den Verwalter beweisbar sein. Denn bestreitet der Verwalter den Erhalt der Abmahnung und ist ihm das Gegenteil nicht nachzuweisen, kann eine ihm später erteilte fristlose außerordentliche Kündigung bereits wegen der fehlenden Abmahnung unwirksam sein.

Bei größeren Verwaltungen mit Personal und geregelten Geschäftszeiten ist es möglich, die Abmahnung per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Hier ist davon auszugehen, dass das Einschreiben mit Rückschein vom Briefträger sofort ausgehändigt wird. In allen anderen Fällen sollte der Empfang der Abmahnung vom Verwalter schriftlich bestätigt oder das Abmahnungsschreiben von einem Boten in den Hausbriefkasten der Verwaltung eingeworfen werden. Mit dem Einwurf in den Hausbriefkasten gilt die Abmahnung als zugegangen, wobei der Bote dafür im Streitfall als Zeuge zur Verfügung steht.