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Die Frage, wie die Kosten einer Hausverwaltung pro (Wohn)Einheit aussehen, interessiert nahezu jeden Immobilieneigentümer. Tatsächlich ist jedoch keine allgemeingültige Angabe der konkreten Preise möglich. Zu unterschiedlich sind die einzelnen Immobilien sowie die Preisdifferenzen in Abhängigkeit von der jeweiligen Region, der Obhektgröße und dem Zustand des Objekts. Auch die Struktur der Bewohner spielt eine Rolle bei der Preisfindung. Der folgende Artikel zeigt Ihnen, worauf es bei den Kosten ankommt und mit welchen Preisspannen Sie in etwa pro Einheit rechnen müssen und welche Kosten oftmals als Sonderleistungen von den Hausverwaltungen abgerechnet werden.

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1. Von diesen 7 Faktoren hängen die Kosten pro Einheit ab

Die monatlichen Kosten pro (Wohn)Einheit für den Regelsatz bzw. die Grundvergütung der Hausverwaltung sind im Wesentlichen von folgenden Faktoren abhängig, wobei Preisdifferenzen von 100% und mehr durchaus vorkommen können:

• Art der Verwaltung

Zu unterscheiden sind WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung. Je nach Art der Verwaltung können die monatlichen Kosten pro Einheit differenzieren. Zudem spielt es eine Rolle, ob die WEG-Verwaltung zugleich das Sondereigentum betreut (also die Verwaltung der vermieteten Eigentumswohnungen) oder nicht.

Ein Objekt einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat beispielsweise 30 Einheiten. Die WEG-Verwaltung verlangt für ihre Tätigkeit monatlich 21,00 Euro pro Einheit und bietet zugleich die Sondereigentumsverwaltung für monatlich 24,50 Euro pro Einheit an, da ihr das Objekt bestens bekannt ist. Andere Hausverwaltungen verlangen für die Sondereigentumsverwaltung mindestens 28,00 Euro monatlich pro Einheit. Ihre Begründung für den höheren Preis lautet, dass sie sich unter anderem erst in das Objekt einarbeiten und zudem in bestimmten Angelegenheiten mit der WEG-Verwaltung Rücksprache nehmen müssen.

• Anzahl der Einheiten

Grundsätzlich gilt: Je größer die Anzahl der Einheiten des Objekts, desto günstiger sind die monatlichen Kosten pro Einheit. Umgekehrt erhöhen sich die Kosten, wenn das Objekt wenige Einheiten aufweist. Speziell für Kleinstverwaltungen mit vielleicht zwei bis drei Einheiten werden teils exorbitante Preise aufgerufen.

So können beispielsweise die Verwaltungskosten für ein Zweifamilienhaus bei monatlich 47,00 Euro pro Einheit liegen, während dieselbe Hausverwaltung bei einem Objekt mit 200 Einheiten lediglich 19,50 Euro pro Einheit verlangt.

• Lage der Immobilie

 Wie bei den verlangten Mieten und den anfallenden Lebenskosten ist es auch bei den Hausverwaltungen. Die monatlichen Kosten pro Einheit sind im Süden am höchsten und im Osten am günstigsten. Das gilt auch für das Verhältnis von Städten zu dünn besiedelten Gebieten: Bei Städten mit über 300.000 Einwohnern sind die Kosten pro Einheit bedeutend höher als im ländlichen Raum.

Beispielsweise können die Kosten für ein vergleichbares Objekt mit 100 Einheiten in Stuttgart und München pro Einheit bei monatlich 22,00 Euro liegen, während diese Kosten in Rostock und Leipzig 20,00 monatlich Euro betragen.

• Zustand des Objekts 

Gepflegte Objekte in einwandfreiem Zustand beinhalten für die Hausverwaltung bedeutend weniger Arbeit als bei solchen, bei denen erhebliche Sanierungsarbeiten anstehen oder ein Reparaturstau aufgelaufen ist. Das spiegelt sich dann in den von der Verwaltung verlangten monatlichen Kosten pro Einheit wieder.

Handelt es sich beispielsweise um die tadellose Liegenschaft einer Eigentümergemeinschaft, macht die Hausverwaltung eventuell pro Einheit monatlich 16,00 Euro geltend. Wurde dagegen ein solches Objekt sehr vernachlässigt, so dass etwa die Fassade zu renovieren ist, schadhafte Rohrleitungen erneuert werden müssen, und die Heizungsanlage einer Modernisierung bedarf, kann es sein, dass dieselbe Hausverwaltung mindestens 23,00 Euro pro Einheit fordert.

• Klientel der Bewohner

In der Praxis spielt es für Hausverwaltungen eine große Rolle, ob es sich um eine harmonische Wohnungseigentümer- bzw. Mietergemeinschaft handelt oder nicht. Speziell zerstrittene Eigentümergemeinschaften mit schwierigen Mitgliedern oder Mietergemeinschaften, bei denen die Verwaltung ständig Beschwerden über einzelne Mieter erhält, bedeuten einen erheblichen Mehraufwand. Solche Bewohner können daher den monatlichen Preis pro Einheit in die Höhe treiben.

Eine Hausverwaltung hat beispielsweise bei einem Mietshaus eine sehr harmonische Mieterstruktur, die größte Rücksicht aufeinander und auch auf das Objekt nimmt. Die Verwaltung nimmt für ihre Dienste monatlich 14,00 Euro pro Einheit. Bei einem anderen, vergleichbaren Objekt sind die Mieter für nächtliche Ruhestörungen, Polizeieinsätze und ständigem Streit bis zu Tätlichkeiten untereinander bekannt. Entsprechend wüst sehen Hausflur, Treppenhaus und Gemeinschaftsräume aus. Sollte die Hausverwaltung hier überhaupt hier tätig werden, kann es sein, dass sie dafür mindestens 25,00 Euro pro Einheit fordert.

• Dauer des Bestehens und Größe der Hausverwaltung

Gerade neu gegründete Hausverwaltungen bieten häufig günstige Preise an, um sich einen gewissen Bestand an zu betreuenden Objekten aufzubauen. Auch kleinere Verwaltungen (etwa Einzelpersonen) treten oft mit verhältnismäßig geringen monatlichen Kosten pro Einheit auf den Markt, da sie selber nur wenige Unkosten haben, Inwieweit Erfahrung, Kompetenz und Größe der Hausverwaltungen zum betreuenden Objekt „passen“, ist eine Frage des konkreten Einzelfalls.

Eine etablierte, größere Hausverwaltung ruft beispielsweise für ein Objekt mit 50 Einheiten in Süddeutschland für ihre Dienste monatlich 28,00 Euro pro Einheit auf. Eine neu gegründete Verwaltung, bestehend aus einem Ehepaar, verlangt für dieselbe Leistung lediglich 16,00 Euro pro Einheit. Solche erheblichen Preisunterschiede sind in der Praxis durchaus möglich.

• Enthaltene Leistungen im Regelsatz bzw. in der Grundvergütung

Eigentümer orientieren sich vielfach nur an monatlichen Kosten pro Einheit für den Regelsatz bzw. die Grundvergütung. Dabei wird häufig übersehen, dass die darin enthaltenen Leistungendeutlich voneinander abweichen können. Eigentümer sollten daher genau anhand des Verwaltervertrags und dem „Kleingedruckten“ (also den Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGB) prüfen, welche Leistungen im Regelsatz enthalten sind. Bei der WEG-Verwaltung wird im Rahmen des Regelsatzes zumindest die Erbringung der gesetzlichen Aufgaben geschuldet. Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung können die geschuldeten Leistungen im Verwaltervertrag frei festgelegt werden.

Beispielsweise bietet die WEG-Verwaltung A für ein Objekt mit 10 Einheiten einen Regelsatz von monatlich 30 Euro pro Einheit an (jährlich also 10 Einheiten x 30 Euro x 12 Monate = 3.600 Euro). Die Durchführung einer zusätzlichen (außerordentlichen) Eigentümerversammlung im Wirtschaftsjahr wird im Verwaltervertrag als Sonderleistung mit einer Vergütung von 200 Euroveranschlagt. Die Verwaltung B fordert für dasselbe Objekt 33,00 Euro pro Einheit (jährlich also 10 Einheiten x 33,00 Euro x 12 Monate = 3.960 Euro). Darin ist die Durchführung einer zusätzlichen Eigentümerversammlung im Wirtschaftsjahr kostenlos enthalten. Kommt es zur Durchführung einer zusätzlichen Versammlung (in der Praxis häufig), wäre die Verwaltung B im Wirtschaftsjahr um 80 Euro günstiger als die Verwaltung A, obwohl die Verwaltung A einen geringeren Regelsatz anbietet.

2. Kosten pro Einheit: So sehen die Preise im Bundesdurchschnitt aus

Bundesweit bewegten sich die monatlichen Kosten des Regelsatzes bzw. der Grundvergütung pro Einheit im Jahr 2016 im Durchschnitt (ohne Mehrwertsteuer) bei der

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

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3. Diese Preisspannen gelten für WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung

Innerhalb welcher Preisspannen sich die Kosten pro (Wohn)Einheit bewegen, ist im Folgenden dargestellt. Dabei gelten – entsprechend den in Punkt 1. in diesem Artikel dargestellten Faktoren – folgende Faustregeln:

3.1. WEG-Verwaltung: Preisspannen für die Kosten pro Einheit

Zu den Preisspannen für die Kosten pro Einheit ist bei der WEG-Verwaltung folgendes wissenswert:

3.1.1. Allgemeine Grundlagen zum Regelsatz

Bei der WEG-Verwaltung sind vom Regelsatz (Grundvergütung, pauschale Grundvergütung) die Leistungen abgedeckt, die zu ihren gesetzlichen Aufgaben gehören, also insbesondere die in §§ 24, 27, 28 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) genannten Pflichten und Tätigkeiten. Das umfasst im Wesentlichen:

• Aufstellung des Wirtschaftsplans
• Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
• Erledigung der anfallenden Buchführung
• Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
• Führung der Beschluss-Sammlung
• Einholung von Angeboten
• Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Durchführung der Hausordnung
• Vergabe von Aufträgen

Darüber hinausgehende Tätigkeiten sind regelmäßig Sonderleistungen, für deren Durchführung die Hausverwaltung eine im Verwaltervertrag vereinbarte gesonderte Vergütung erhält, die zusätzlich zum Regelsatz anfällt.

Übernimmt eine WEG-Verwaltung beispielsweise umfangreiche Sanierungsarbeiten, führt sie zusätzlich außerordentliche Eigentümerversammlungen durch oder erhebt sie eine Sonderumlage, sind diese Tätigkeiten vom Regelsatz nicht gedeckt. Die Verwaltung kann daher für diese Tätigkeiten im Verwaltervertrag ein Sonderhonorar vereinbaren.

3.1.2. Regelsatz bei der Bewerbung um WEG-Objekte

(Quellen: WirtschaftsWoche, Renditekiller Hausverwaltung, 10.04.2017; 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

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3.1.3. Regelsatz bei WEG-Objekten im Bestand

Zudem lag die Preisspanne für den monatlichen Regelsatz pro Einheit für die zum Objekt gehörenden

• Garagen zwischen 1,00 Euro und 18,00 Euro (ohne Mehrwertsteuer)
• Stellplätze zwischen 1,00 Euro und 15,00 Euro (ohne Mehrwertsteuer)

Der bundesweite Durchschnitt bei der WEG-Verwaltung belief sich in 2016 für den monatlichen Regelsatz pro (Wohn)Einheit auf eine Preisspanne zwischen 16 Euro und 30 Euro (ohne Mehrwertsteuer).

Der bundesweite Durchschnittssatz in 2016 betrug monatlich pro (Wohn)Einheit 19,22 Euro (ohne Mehrwertsteuer).

(Quellen: WirtschaftsWoche, Renditekiller Hausverwaltung, 10.04.2017; 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017) 

3.2. Mietverwaltung: Preisspannen für die Kosten pro Einheit und prozentuale Vergütung

Welche Leistungenbei der Mietverwaltung zum Regelsatz (Grundvergütung, pauschale Grundvergütung) gehören, können Eigentümer und Hausverwaltung frei aushandeln. Gesetzliche Vorgaben existieren nicht, so dass für den mit dem Regelsatz abgedeckten Leistungsumfang allein der Verwaltervertrag entscheidend ist. Das gilt ebenso für Sonderleistungen, die gesondert zu vergüten sind.

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

3.3. Sondereigentumsverwaltung: Durchschnittskosten pro Einheit und prozentuale Vergütung

Die Sondereigentumsverwaltung bezieht sich im Wesentlichen auf die Verwaltung von Eigentumswohnungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ist ein Unterfall der Mietverwaltung, so dass die zur Grundvergütung gehörenden Leistungen auch hier frei ausgehandelt werden können.

Die Kosten pro Einheit sind allerdings teurer, wenn die Sondereigentumsverwaltung nicht von der WEG-Verwaltung, sondern von einer anderen Hausverwaltung erfolgt. Die Gründe dafür sind, dass sich eine „fremde“ Hausverwaltung in das Objekt einarbeiten muss und ggf. mit der WEG-Verwaltung Rücksprachen erforderlich sind. Zudem ist der Aufwand für die Verwaltung von nur einer oder wenigen Einheiten besonders hoch.

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

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Soweit einige wenige Hausverwaltungen eine prozentuale Vergütung verlangen, kann auf die Werte zur Mietverwaltung zurückgegriffen werden.

4. Sonderleistungen: Nicht von den Kosten pro Einheit abgedeckt

4.1. Sonderleistungen und deren Vergütung bei der WEG-Verwaltung

Sonderleistungen der WEG-Verwaltung sind solche Leistungen, die über die gesetzlichen Aufgaben (insbesondere nach §§ 24, 27, 28 WEG) hinausgehen. Dazu gehört etwa die Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen oder die Verwalterzustimmung zum Verkauf bzw. Eigentümerwechsel.

Die Vergütung der Sonderleistungen – soweit diese Leistungen nach dem Verwaltervertrag nicht bereits vom Regelsatz bez. der Grundvergütung abgedeckt sind – kann pauschal, prozentual oder je Einheit erfolgen. Dabei macht die Mehrheit der WEG-Verwaltungen von einem pauschalen Abrechnungssatz Gebrauch.

Im Einzelnen betrug der pauschale Abrechnungssatz bundesweit im Durchschnitt in 2016 für die

• Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen 235 Euro
• Erhebung von Sonderumlagen 144 Euro
• Regulierung von Versicherungsschäden 150 Euro
• Lohnabrechnungen für die einzelnen Angestellten der WEG (etwa Hausmeister) 22,53 Euro
• Erstellung unterjähriger Jahresabrechnungen knapp 60 Euro
• Verfolgung von Gewährleistungsmängeln 77,50 Euro
• Verwalterzustimmung zum Verkauf von Sondereigentum (Eigentumswohnung) knapp 120 Euro
• Verwalterzustimmung zum Eigentümerwechsel 83,32 Euro

Dagegen erfolgt die Vergütung für die Begleitung von Gerichtsverfahren nach Aufwand.

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

Ist die Verwaltung zur Übernahme gerichtlicher Verfahren für die WEG bereit, darf ein Sonderhonorar in Höhe der ansonsten anfallenden Rechtsanwaltsgebühren vereinbart werden (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92).

Übernimmt die Verwaltung die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ebenfalls ein Sonderhonorar vereinbart werden. Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatzgewährt werden.

Wichtiger Hinweis!

Es kann nicht oft genug betont werden, dass Wohnungseigentümer bei der Einholung von Angeboten nicht nur auf den Regelsatzder Hausverwaltungen achten sollten. Vielmehr ist auch zu berücksichtigen, welche zusätzlichen Leistungen im Regelsatz enthalten sind oder ob dafür gesonderte Vergütungen anfallen. So verlangen etwa 40% aller Hausverwaltungen keine gesonderte Vergütung für Sonderleistungen wie die Erhebung von Sonderumlagen oder der Regulierung von Versicherungsschäden. Zudem lohnt sich ein geringer Regelsatz möglicherweise nicht, wenn dafür umgekehrt jede zusätzliche Sonderleistungin weit überdurchschnittlicher Höhe zu vergüten ist.

4.2. Sonderleistungen und deren Vergütung bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung

Anders als bei der WEG-Verwaltung existieren für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung keine gesetzlichen Vorgaben. Daher richtet es sich allein nach den Vereinbarungen im Verwaltervertrag, welche Leistungen vom Regelsatz bzw. der Grundvergütung umfasst und welche Tätigkeiten als Sonderleistungen zusätzlich zu vergüten sind. Bei rund 38% aller Hausverwaltungen sind die mit einem Mieterwechsel zusammenhängenden Leistungen in der Grundvergütung enthalten, ebenso bei rund 50% aller Verwaltungen die Durchführung einer Mieterhöhung und 1/3 aller Verwaltungen die Erstellung unterjähriger Betriebskostenabrechnungen für Mieter.

Ansonsten wurden folgende Tätigkeiten als Sonderleistungen bundesweit in 2016 wie folgt abgerechnet:

• Zusätzliche Leistungen bei einem Mieterwechsel (etwa Vertragsgestaltungen oder Wohnungsübergaben): Überwiegend nach einem pauschalen Abrechnungssatz von durchschnittlich 135 Euro pro Mieterwechsel
• Durchführung einer Mieterhöhung: Nach einem pauschalen Abrechnungssatz von durchschnittlich 84 Euro oder 40% der Mieterhöhung
• Erstellung unterjähriger Betriebskostenabrechnungen für Mieter: Nach einem pauschalen Abrechnungssatz von durchschnittlich 67,88 Euro oder nach Aufwand
• Vermietungsdienstleistungen wie etwa Exposéerstellung, Vermarktung oder Durchführung vonBesichtigungen:Überwiegend 1,54 Kaltmieten

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

Wichtiger Hinweis!

Werden Angebote von Miet- und Sondereigentumsverwaltungen miteinander verglichen, definieren sich die im Regelsatz bzw. der Grundvergütung enthaltenen Leistungen und die separat zu vergütenden Sonderleistungen allein nach dem Verwaltervertrag. Daher sind die Verträge daraufhin genau zu überprüfen. Bei vielen Hausverwaltungen sind zahlreiche Leistungen vom Regelsatz abgedeckt, für die andere Verwaltungen eine zusätzliche Vergütung verlangen. In diesen Fällen ist der Regelsatz aber meistens höher. 

4.3. So hoch sind die Stundensätze der Hausverwaltungen

Die Stundensätze (wie sie für Tätigkeiten nach Aufwand anfallen, etwa die Abwicklung umfangreicher Sanierungsarbeiten oder die Begleitung von Gerichtsverfahren), hängen von der Qualifikation des Bearbeiters ab.

(Quelle: 5. DDIV Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage in der Immobilienverwalterwirtschaft 2017, Mai 2017)

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5. Wie Eigentümer eine besonders günstige Hausverwaltung finden

Angesichts der Kosten für Hausverwaltungen und der damit verbundenen Schmälerung ihrer Rendite sind viele Eigentümer auf der Suchenach einer besonders günstigen Hausverwaltung. Dazu kann folgende Vorgehensweise erfolgreich sein: Bei einem

• kleinen Objekt die Beauftragung einer kleinen Hausverwaltung, da diese meist selber nur wenig Kosten für ihren eigenen Geschäftsbetrieb hat und daher besonders günstig ihre Leistungen anbieten kann
• mittlerem Objekt die Mandatierung einer kürzlich neu gegründeten Hausverwaltung, da diese regelmäßig erst einen gewissen Bestand an zu betreuenden Objekten aufbauen müssen und dazu die Preise anderer Verwaltungen unterbieten
• großem Objekt die Verdingung einer großen Hausverwaltung, die den Skalierungseffekt (je größer das Objekt, je günstiger der Preis pro Einheit) gewährt und dadurch die Verwaltungskosten senkt

Ob und inwieweit Erfahrung, Kompetenz und Größeder Hausverwaltungen dann den Anforderungen für eine ordnungsgemäße Verwaltung in Abhängigkeit von Größe und Zustand des zu betreuenden Objekts entsprechen, ist eine Frage des individuellen Einzelfalls. Regelmäßig beinhaltet der günstigere Preis die Gefahr, dass etwa die kleine Hausverwaltung mit einem größeren Sanierungsvorhaben überfordert ist, der neu gegründeten Verwaltung schlichtweg die Erfahrung fehlt oder die große Verwaltung über unzureichend qualifizierte Mitarbeiter verfügt.

Letztlich kann dies aber dahinstehen, da auch eine etablierte Hausverwaltung keine Garantie für eine optimale Verwaltung bietet. Der beste Weg zu einer guten Hausverwaltung ist daher ein Preisvergleich der Angebote von mehreren Verwaltungen, wobei besonderes Augenmerk auf den Umfang der im Regelsatz enthaltenen Leistungen sowie den separat zu vergütenden Sonderleistungen zu richten ist.