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Ist eine Hausverwaltung eingesetzt, hat dies erst einmal Bestand. Ist die Eigentümerseite mit der Verwaltung unzufrieden, etwa weil sie inkompetent ist oder ihre Aufgaben nicht erfüllt, drängt sich der Gedanke nach einer Beendigung des Verwaltungsverhältnisses auf. Dabei ist jedoch zwischen der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung zu unterscheiden, da unterschiedliche Voraussetzungen für die Trennung vom jeweiligen Verwalter bestehen. Eine genaue Kenntnis der jeweiligen Voraussetzungen ist unerlässlich, um unnötige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Was die Trennung von einer Hausverwaltung voraussetzt und wie vorzugehen ist, erfahren Sie hier.

WEG-Verwaltung: Das sind die Voraussetzungen für eine vorzeitige Trennung

Um einen WEG-Verwalter einzusetzen oder um sich von ihm vorzeitig zu trennen, sind stets jeweils zwei eigenständige rechtliche Vorgänge erforderlich.

Soll der Verwalter eingesetzt werden, ist zunächst als organschaftlicher Akt die Bestellung des Verwalters durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung erforderlich, § 26 Abs. 1 Wohnungseigentümergesetz (WEG). Die organschaftliche Stellung des WEG-Verwalters liegt darin, dass er die Wohnungseigentümergemeinschaft als deren Vertreter nach außen hin vertritt.

An die Bestellung des WEG-Verwalters schließt sich der vertragliche Akt an, und zwar der Abschluss des von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Verwaltervertrags. Dabei handelt es sich regelmäßig um einen entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Soll eine vorzeitige Trennung vom Verwalter erfolgen, muss er abberufen werden. Die Abberufung des Verwalters, zu der ebenfalls ein Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung notwendig ist, § 26 Abs. 1 WEG. ist das „Gegenstück“ zu dessen Bestellung, Durch diese „Abwahl“ endet die organschaftliche Bestellung. Ist der Verwalter nicht bei seiner Abberufung zugegen, wird diese mit der Zustellung des Abrufungsbeschlusses der Wohnungseigentümergemeinschaft an den Verwalter wirksam.

Die Abberufung berührt jedoch nicht den bestehenden Verwaltervertrag. Dieser muss – als „Gegenstück“ zum Vertragsschluss – regelmäßig durch eine Kündigung beendet werden.

Anleitung für Eigentümer: Vorzeitige Trennung von der WEG-Verwaltung

Die Bestellung des WEG-Verwalters erfolgt regelmäßig für mehrere Jahre. Sie ist zulässig bis zur Höchstdauer von fünf Jahren, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohneigentum bis zu drei Jahren, § 26 Abs. 1 WEG. Nach Ablauf der Bestellung endet das Verwalteramt automatisch. Der Verwaltervertrag endet häufig mit der Bestellung, kann sich aber auch verlängern, sofern er nicht gekündigt wird. Auch ist es denkbar, dass der Zeitraum der Bestellung und die Dauer des Verwaltervertrages auseinanderfallen, so dass der Verwaltervertrag mit Ablauf der Bestellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen ist.

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Abberufung und fristlose außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund

Soll der WEG-Verwalter aus wichtigem Grund abberufen werden, muss ein solcher vorliegen. Ein wichtiger Grund ist gegeben, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).

Ein Regelbespiel für das Vorliegen eines wichtigen Grundes das in § 26 Abs. 1 Satz 4 WEG genannte fehlende Führung der Beschluss-Sammlung. Weitere wichtige Gründe sind etwa keine Trennung zwischen Gemeinschaftsvermögen und eigenem Vermögen, fehlende Jahresabrechnungen, Verweigerung der Durchführung der Eigentümerversammlung über einen längeren Zeitraum oder von Beschlüssen der Wohnungseigentümer, Veruntreuung und Unterschlagung von Gemeinschaftsgeldern, Vorteilsannahme bei Auftragsvergaben sowie Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Verwalters. Dadurch wird deutlich, dass der wichtige Grund von erheblichem Gewicht sein muss. Kleinere Verstöße gegen die Verwalterpflichten oder Animositäten reichen daher nicht aus, können aber Grund für eine Abmahnung des Verwalters sein.

Soll der Verwalter aus wichtigem Grund abberufen werden, muss dies zeitnah erfolgen, also innerhalb der Zeit, die für die Einberufung einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung nebst entsprechender Beschlussfassung erforderlich ist. Hier ist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes auszugehen (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Für die Kündigung des Verwaltervertrags gilt, dass diese aus wichtigem Grund fristlos außerordentlich möglich ist, wenn auch die Abberufung aus wichtigem Grund zulässig ist. Im Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung über die Abberufung des Verwalters ist zugleich der konkludente (durch schlüssiges Handeln erklärte) Beschluss über die Kündigung des Verwaltervertrags enthalten, soweit diese nicht gesondert beschlossen wird. Auch die Kündigung muss dem Verwalter innerhalb von zwei Monaten nach Beschlussfassung zugehen. Die an sich nach § 626 BGB geltende zwei-Wochen-Frist für die außerordentliche fristlose Kündigung ist aufgrund der Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts nicht anzuwenden.

Jederzeit mögliche Abberufung und fristgemäße ordentliche Kündigung

In der Praxis seltener ist der Fall, dass eine Abberufung des Verwalters nicht aus wichtigem Grund erfolgt. Dies ist auch nur möglich, wenn im Verwaltervertrag die Kündigung nicht ausschließlich auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt und der Verwalter nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt ist (Oberlandesgericht Düsseldorf (OLG), Beschluss vom 18.08.2005, Az.: I-3 Wx 89/05). Die Abberufung kann dann von der Wohnungseigentümergemeinschaft jederzeit beschlossen werden.

Soll eine jederzeit mögliche Abberufung beschlossen werden, ist unbedingt zuvor der Verwaltervertrag einzusehen. Denn ist er nicht an das Ende der Bestellung gekoppelt und ist darin keine Möglichkeit zur ordentlichen fristgemäßen Kündigung enthalten oder sind bestimmte Kündigungsfristen vereinbart, bleibt der Verwaltervertrag bis zu dessen Ablauf oder (nach erfolgter Kündigung) bis zum Ablauf der Kündigungsfrist bestehen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Verwaltervergütung weiterhin zu zahlen. Eine jederzeit mögliche Abberufung ist daher aus finanziellen Gründen nur dann sinnvoll, wenn die Abberufung und die einzuhaltende Kündigungsfrist in engen zeitlichem Zusammenhang stehen.

Ist die Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt, ist trotzdem eine einvernehmliche Aufhebung der Bestellung des Verwalters sowie des Verwaltervertrags durch Mehrheitsbeschluss möglich.

Der Weg zu Abberufung und Kündigung

Liegt ein wichtiger Grund für die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags vor oder ist die jederzeit mögliche Abberufung zulässig und sinnvoll, lässt sich dies wie folgt erreichen:

Für die vorzeitige Abberufung ist ein Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft erforderlich, so dass eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen ist. Für die Eigentümerversammlung muss mindestens ein Eigentümer beim Verwalter rechtzeitig (also nicht erst kurz vor oder erst nach Zugang der Einberufung bzw. Einladung zur Versammlung) beantragen, die Abberufung des Verwalter als Tagesordnungspunkt (TOP) in die Tagesordnung für die Versammlung aufzunehmen. Weigert sich der Verwalter, kann der betreffende Eigentümer die Aufnahme dieses TOP in die Tagesordnung einklagen, wobei bei besonderer Dringlichkeit auch eine einstweilige Verfügung möglich ist. Für die Dringlichkeit gelten jedoch besonders strenge Anforderungen.

Soll eine außerordentliche Wohnungseigentümerversammlung einberufen werden, müssen sich mehrere Wohnungseigentümer zusammenschließen, die eine Abberufung des Verwalters wünschen. Denn die Einberufung der außerordentlichen Eigentümerversammlung bedarf eines schriftlichen Antrags unter Angabe der Gründe von mindestens einem Viertel der Wohnungseigentümer, § 24 Abs. 2 WEG.

Verweigert der Verwalter pflichtwidrig die Einberufung der (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung, kann ein ggf. bestehender Verwaltungsbeirat durch seinen Vorsitzenden oder dessen Vertreter die Versammlung einberufen, § 24 Abs. 3 WEG. Hieraus wird auch das Recht des Verwaltungsbeirats hergeleitet, einzelne TOP auf die Tagesordnung für die Versammlung zu setzen, deren Aufnahme der Verwalter ablehnt.

Ist auf diese Weise die Einberufung der (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung nicht möglich, kann die Durchführung der Versammlung auch als Maßnahme ordnungsgemäßer Versammlung durch das Gericht anberaumt werden, § 21 Abs. 4 WEG.

Lehnt die Wohnungseigentümergemeinschaft die Abberufung ab, hat der einzelne Wohnungseigentümer die Möglichkeit, diesen Negativbeschluss innerhalb eines Monats gerichtlich anzufechten und bei Gericht zu beantragen, den Verwalter abzuberufen. Wird ein wichtiger Grund nachgewiesen, kann das Gericht die Abberufung selber anordnen.

Schließlich hat jeder einzelne Wohnungseigentümer nach § 24 Abs. 4 WEG Anspruch darauf, dass ein untauglicher Verwalter abberufen und ein tauglicher Verwalter bestellt wird. Diesen Anspruch kann der einzelne Eigentümer gerichtlich durchsetzen, und zwar auch im Wege der einstweiligen Verfügung (BGH, Urteil vom 10.06.2011, Az.: V ZR 146/10). Voraussetzung dafür ist, dass die vorherige Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung nicht zumutbar oder der Versuch eines Mehrheitsbeschlusses gescheitert ist. Allerdings steht der Eigentümergemeinschaft ein Beurteilungsspielraum zu, so dass der einzelne Eigentümer nicht immer wegen eines wichtigen Grundes die Abberufung verlangen kann. Ob trotz des Beurteilungsspielraums der Eigentümergemeinschaft ein Grund für eine Abberufung vorliegt, entscheidet letztlich der Richter (BGH, Urteil vom 10.02.2012, Az.: V ZR 105/11).

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WEG-Verwaltung: Ende des Verwalteramts durch Zeitablauf 

Eine Abberufung des Verwalters sowie eine Kündigung des Verwaltervertrags sind nicht erforderlich, wenn Bestellung und Vertrag in nächster Zeit auslaufen und beides zum selben Zeitpunkt endet.

Vorsicht ist jedoch geboten, wenn der Verwaltertrag nicht an das Ende der Bestellung gekoppelt ist und er sich etwa automatisch verlängert, sofern er nicht unter Einhaltung einer bestimmten Kündigungsfrist gekündigt wird, oder die Laufzeiten von Bestellung und Verwaltervertrag unterschiedlich sind. Hier muss der Verwaltervertrag gekündigt werden. Andernfalls bleibt regelmäßig der Vergütungsanspruch des Verwalters bestehen.

Auch in diesem Fall muss die Kündigung des Verwaltervertrags von der Wohnungseigentümergemeinschaft beschlossen werden, wobei mittels Beschluss der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder ein Eigentümer zur Unterzeichnung des Kündigungsschreibens bevollmächtigt werden sollte.

Mietverwaltung: Worauf es bei der vorzeitigen Kündigung ankommt

Da die Bestellung eines Verwalters nur bei der WEG-Verwaltung erforderlich ist, entfallen bei der Mietverwaltung (einschließlich der Sondereigentums-Verwaltung) die Abberufung des Verwalters und die damit verbundenen Schwierigkeiten. Trotzdem sind auch bei der Kündigung der Mietverwaltung (und der Sondereigentums-Verwaltung) einige Punkte zu beachten, auf die es ankommt.

Üblicherweise werden Verträge über die Mietverwaltung (als Geschäftsbesorgungsverträge nach § 635 BGB) über ein Jahr abgeschlossen und verlängern sich um ein weiteres Jahr, sofern der Vertrag drei Monate vor Vertragsende nicht gekündigt wird. Dabei bleibt das Recht zur fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund unberührt, ist also bei Vorliegen eines solchen Grundes möglich. Möchte sich der Eigentümer vom Verwalter trennen, ist daher aus wichtigem Grund außerordentlich fristlos oder ansonsten unter Einhaltung der Kündigungsfrist ordentlich fristgemäß zu kündigen.

Fristlose außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund

Wichtige Gründe, die den Eigentümer zur außerordentlichen fristlosen Kündigung des Mietverwaltervertrags berechtigen sind etwa die Veruntreuung und Unterschlagung von dem Eigentümern zustehenden Geldern, Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Verwalters oder erhebliche Verletzungen der Pflichten aus dem Verwaltervertrag wie etwa keine Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Erforderlich sind also Gründe von erheblichem Gewicht.

Die fristlose außerordentliche Kündigung muss dem Verwalter innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis den Kündigungsgrundes zugehen, § 626 Abs. 2 Satz 1 und 2 BGB. Die Kündigung hat also spätestens am letzten Tag der zwei-Wochen-Frist beim Verwalter zu sein. Die Angabe von Kündigungsgründen ist nicht erforderlich. Die Gründe müssen dem Verwalter jedoch auf sein Verlangen unverzüglich mitgeteilt werden, vgl. § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB.

Fristgemäße ordentliche Kündigung

Soll der Verwaltervertrag sich nicht weiter verlängern und fristgemäß ordentlich gekündigt werden, ist dazu die sich aus dem Verwaltervertrag ergebende Kündigungsfrist einzuhalten. Aus dem Verwaltervertrag ergeben sich auch die Schriftform und etwaige weitere Formerfordernisse wie etwa die Notwendigkeit eines Einschreibens.

Der Weg zur Kündigung

Bei Pflichtverstößen sollte der Mietverwalter grundsätzlich abgemahnt und unter Fristsetzung aufgefordert werden, dass versäumte Handeln nachzuholen. Dabei sollte für den Fall, dass das Versäumnis innerhalb der gesetzten Frist nicht nachgeholt wird, die fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags angedroht werden. Kommt es dann zur Kündigung, kann zu deren Begründung auf die Gründe in der Abmahnung Bezug genommen werden.

Vor der fristlosen außerordentlichen Kündigung ist keine Abmahnung erforderlich bei einer ernsthaften und endgültigen Verweigerung des Verwalters, das Versäumnis nachzuholen, bei gegen den Eigentümer gerichteten Straftaten sowie bei Insolvenz des Verwalters.

Bei der fristgemäßen ordentlichen Kündigung ergeben sich keine Besonderheiten.

Mietverwaltung: Ende des Verwaltervertrags durch Zeitablauf / Objektverkauf

Eine Beendigung des Verwaltervertrags durch sein „Auslaufen lassen“ ist in der Regel nicht möglich, da sich der Vertrag grundsätzlich automatisch verlängert, wenn keine fristgemäße ordentliche Kündigung erfolgt.

Veräußert der Miet-Eigentümer seine Immobilie, endet nach dem Verwaltervertrag regelmäßig auch die Mietverwaltung.