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Der reibungslos verlaufende Wechsel einer Hausverwaltung ist sicherlich auf Eigentümerseite wünschenswert. In der Praxis gibt es dabei jedoch leider öfters Schwierigkeiten. Sei es aus Verärgerung über die nicht erfolgte Verlängerung des Verwalteramtes, aus Nachlässigkeit oder aus anderen Gründen: Manche ausgeschiedene Verwaltung gibt die Verwaltungsunterlagen einfach nicht oder nur unvollständig heraus. Für Wohnungseigentümergemeinschaften und Mieteigentümer stellt sich dann die Frage, wie gegen die Hausverwaltung vorgegangen werden kann. Was Sie in solchen Fällen unternehmen können, aber auch welche Pflichten Sie selber haben, ist im Folgenden zusammengestellt.

I. Zwischen Wohnungseigentümergemeinschaften und Mieteigentümern ist zu unterscheiden

Soll gegen die ausgeschiedene Hausverwaltung vorgegangen werden, damit diese die Verwaltungsunterlagen herausgibt, ist zwischen Eigentümergemeinschaften und Mieteigentümern (also den Eigentümern von Mietshäusern) zu unterscheiden. Der Grund dafür liegt in den Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts, das im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt ist. Dies betrifft nicht nur die Pflichten und Aufgaben des WEG-Verwalters, sondern es sind auch etwa die Bestellung des WEG-Verwalters und der Abschluss des WEG-Verwaltervertrags als jeweils eigenständige Rechtsakte zu betrachten. Ebenso sind die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags eigenständige Rechtsakte. Dabei verwaltet der WEG-Verwalter ausschließlich das gemeinschaftliche Eigentum der Eigentümergemeinschaft, nicht aber das Sondereigentum (Eigentumswohnungen).

Demgegenüber bestehen bei der Mietverwaltung keine besonderen gesetzlichen Vorschriften. Hier ist regelmäßig der Inhalt des Mietverwaltervertrags maßgeblich, insbesondere im Hinblick auf die Pflichten und Aufgaben des Mietverwalters. Auch entfallen die Bestellung und die Abberufung des Mietverwalters, der die „gesamte“ Immobilie des Mieteigentümers betreut.

Aufgrund dieser unterschiedlichen rechtlichen Aspekte ist daher beim Vorgehen zum Erhalt der Verwaltungsunterlagen zwischen Eigentümergemeinschaften und Mieteigentümern zu differenzieren.

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II. Frühere WEG-Verwaltung gibt keine Unterlagen heraus: Das kann unternommen werden

Gibt die ausgeschiedene WEG-Verwaltung die Unterlagen nicht heraus, gilt im Einzelnen Folgendes:

1. Verwaltungsunterlagen

Die frühere WEG-Verwaltung muss bei einem Verwalterwechsel die Unterlagen im Original unverzüglich herausgeben, also ohne schuldhaftes Zögern. Das gilt auch für Unterlagen, die sie selber mittels EDV angelegt hat. Dabei sind diese Unterlagen nicht als Ausdruck, sondern unentgeltlich mittels Datenträger zu übergeben (Landgericht (LG) Itzehohe, Urteil vom 22.07.2014, Az.: 11 S 62/13). Anspruchsinhaber ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, vgl. § 10 Abs. 7 WEG. Diese wird regelmäßig durch den neuen Verwalter vertreten, so dass der ausgeschiedene Verwalter an diesen die Unterlagen herauszugeben hat.

Auszuhändigen sind die Unterlagen im Büro der früheren WEG-Verwaltung. Da der ausgeschiedene Verwalter in erster Linie dort seine Verwaltungstätigkeit ausgeübt hat, handelt es sich um eine sogenannte Holschuld. Der neue Verwalter muss sich also die Unterlagen beim früheren Verwalter abholen, wobei die Unterlagen geordnet, vollständig und abholfähig bereitzustellen sind.

a. Kein Zurückbehaltungsrecht des früheren Verwalters

Dem früheren Verwalter steht kein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen zu, etwa wegen noch offenstehender Forderungen gegen die Eigentümergemeinschaft (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 22.07.2007, Az.: 15 W 181/0g)). Selbst für seine eigene Rechtsverteidigung darf der ausgeschiedene Verwalter keine Unterlagen zurückbehalten. Stattdessen hat er bei berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht beim neuen Verwalter oder kann sich die Verwaltungsunterlagen vor der Herausgabe kopieren.

Es spielt auch keine Rolle, ob der frühere WEG-Verwalter gegenüber seiner Abberufung Anfechtungsklage erhoben oder der Kündigung des Verwaltervertrags widersprochen hat. Denn selbst bei einer möglicherweise unberechtigten Abberufung endet das Verwalteramt im Zeitpunkt des Beschlusses, dessen Inhalt die Abberufung ist, bzw. mit der Bekanntgabe des Beschlusses an den Verwalter. Zwar lebt das Verwalteramt wieder auf, wenn die Anfechtungsklage erfolgreich ist. Aber bis dahin ist das Verwalteramt zunächst beendet mit der Folge, dass der Verwalter aufgrund seiner Abberufung die Verwaltungsunterlagen herauszugeben hat.

b. Welche Unterlagen im Einzelnen herauszugeben sind

Im Wesentlichen sind folgende Verwaltungsunterlagen herauszugeben:

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen einschließlich Gemeinschaftsordnung
• etwaige Hausordnung
• Liste aller Eigentümer mit Namen und etwaigen Anschriften
• geordnete und vollständige Übersicht über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten der Gemeinschaft
• etwaige Aufstellung über rückständige Hausgelder und nicht gezahlte Sonderumlagen einzelner Eigentümer
• zu zahlende Rechnungen und ggf. Mahnungen der Eigentümergemeinschaft
• sämtliche Buchführungsunterlagen und Buchungsbelege des aktuellen und letzten Wirtschaftsjahres
• sämtliche Konto- und Bankauszüge, auch wenn Konten der Eigentümergemeinschaft zuvor unter den Namen des früheren Verwalters geführt wurden
• alle Jahresabrechnungen einschließlich der Einzelabrechnungen
• alle Unterlagen zu den Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen
• sämtliche Wirtschaftspläne, also auch der aktuelle
• erloschene Vollmacht des früheren Verwalters (Verwaltervollmacht)
• Originale der Protokolle aller bisherigen Eigentümerversammlungen (Versammlungsprotokolle) einschließlich Anwesenheitslisten und etwaiger Vollmachten
• Beschluss-Sammlung
• Korrespondenz des früheren Verwalters mit Wohnungseigentümern und Dritten, wie etwa Versorgern, Handwerkern und Dienstleistern
• Bauunterlagen einschließlich etwaiger Baumängellisten und Unterlagen über eine etwaige Gewährleistung für die Mängel (rechtlich umstritten, so jedenfalls wenn der Verwalter als Erstverwalter mit dem Bauträger identisch ist: Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 23.03.2001, Az.: 2 Z BR 6/01)
• Policen der für die Eigentümergemeinschaft bestehenden Versicherungen
• etwaige Wartungsverträge für gemeinschaftliche Anlagen und Einrichtungen
• etwaige Beschäftigungsverträge mit dem Hausmeister, dem Gärtner, den Reinigungskräften sowie sonstiger Beschäftigter einschließlich der Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen
• etwaige Unterlagen über bei Gericht anhängige Verfahren
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen für gemeinschaftliche Anlagen und Einrichtungen
• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan, etwaige Schlüsselkarte für Nachbestellungen

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c. Rechtliche Möglichkeiten bei Zweifeln oder Herausgabeverweigerung

Gibt der frühere Verwalter zwar die Unterlagen heraus, bestehen aber begründete Zweifel an deren Vollständigkeit, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft bei Gericht einen Antrag gegen den Verwalter auf eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der erteilten Unterlagen stellen, § 260 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Fehlen bestimmte Unterlagen oder verweigert der ausgeschiedene Verwalter die komplette Rückgabe der Unterlagen, ist eine Herausgabeklage gegen den Verwalter möglich. Werden dabei bestimmte Unterlagen sofort benötigt, kann eine einstweilige Verfügung auf Herausgabe dieser Unterlagen beantragt werden. Die betreffenden Unterlagen sind stets möglichst genau zu bezeichnen.

Bei der einstweiligen Verfügung ist zu beachten, dass die eigentliche Entscheidung im Hauptsacheverfahren (Herausgabeklage) getroffen wird. Daher kann nicht die Herausgabe sämtlicher Unterlagen im Original verlangt werden. Vielmehr beschränkt sich der Anspruch auf die Herausgabe wichtiger, dringend benötigter Unterlagen für etwa 3 x 24 Stunden bzw. der Berechtigung des neuen Verwalters, sich Kopien beim ausgeschiedenen Verwalter zu machen.

Den Anspruch auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen, der der Eigentümergemeinschaft zusteht, kann der neue Verwalter zwar nach den Regeln der Notgeschäftsführung geltend machen. Trotzdem sollte aber bei der Bestellung des Verwalters vorsorglich ein Beschluss darüber gefasst werden, dass der Verwalter berechtigt ist,

• die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen vom früheren Verwalter durchzusetzen sowie
• bei begründeten Zweifeln an der Vollständigkeit der Unterlagen den ausgeschiedenen Verwalter zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung über die Vollständigkeit und Richtigkeit der erteilten Unterlagen aufzufordern

2. Verwaltungsvermögen

Für die gemeinschaftlichen Konten und Gelder gilt Folgendes:

a. Herausgabe

Der ausgeschiedene Verwalter muss alle Konten und Gelder der Eigentümergemeinschaft herausgeben. Möchte der neue Verwalter andere Konten eröffnen, hat der frühere Verwalter Mitwirkungspflichten. Einen etwaigen Schuldsaldo braucht der ausgeschiedene Verwalter jedoch grundsätzlich nicht aus eigenen Mitteln auszugleichen.

Der Verwalterwechsel sollte den kontoführenden Instituten möglichst schnell mitgeteilt werden, um etwaige Schwierigkeiten bei Überweisungen zu vermeiden. 

b. Rechtliche Möglichkeiten bei Herausgabeverweigerung

Verweigert der frühere Verwalter die Herausgabe der Konten und Gelder, empfiehlt sich eine Stufenklage. Während mit der ersten Stufe Auskunft über die Höhe des Vermögens gefordert wird, erfolgt mit der zweiten Stufe das Begehren auf Rechnungslegung und schließlich mit der dritten Stufe das Herausgabe- bzw. Zahlungsverlangen.

3. Hausgeldabrechnung und Rechnungslegung

Für die Hausgeldabrechnung und Rechnungslegung gilt Folgendes:

a. Hausgeldabrechnung

Ob der frühere Verwalter noch die Hausgeldabrechnung erstellen muss, hängt – sofern dies nicht im Verwaltervertrag, der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung oder der Beschluss-Sammlung festgelegt ist – vom Zeitpunkt seines Ausscheidens ab. Scheidet er zum Ende des Wirtschaftsjahres aus, braucht er die Hausgeldabrechnung für dieses Wirtschaftsjahr nicht mehr zu erstellen. Denn die Jahresabrechnung ist erst im folgenden Wirtschaftsjahr fällig, so dass der neue Verwalter diese erstellen muss. Scheidet dagegen der Verwalter während der ersten sechs Monate eines Wirtschaftsjahres aus, muss er die Hausgeldabrechnung für das Vorjahr erstellen, da diese innerhalb von drei bis höchstens sechs Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres fällig ist (vgl. zum Ganzen: OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06).

b. Rechnungslegung

Auch wenn der ausscheidende Verwalter keine Hausgeldabrechnung erstellen muss, bleibt er zur Rechnungslegung verpflichtet, § 675 in Verbindung mit § 666 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Das gilt unabhängig davon, ob die Eigentümergemeinschaft die Rechnungslegung nach § 28 Abs. 4 WEG mehrheitlich beschließt.

c. Rechtliche Möglichkeiten bei fehlender Hausgeldabrechnung und Rechnungslegung 

Muss der neue Verwalter die Hausgeldabrechnung erstellen, kann es sein, dass die vom früheren Verwalter übergebenen Unterlagen unvollständig oder mangelhaft sind. Wird dadurch die Erstellung der Hausgeldabrechnung für das zurückliegende Wirtschaftsjahr erschwert, kann dies zu Schadensersatzansprüchen der Eigentümergemeinschaft gegen den ausgeschiedenen Verwalter führen. Das gilt insbesondere dann, wenn der neue Verwalter zur Erstellung der Abrechnung aufgrund der fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen dritte Personen hinzuziehen muss (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 30.07.1987, BReg 2 Z 78/87).

Ist der frühere Verwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet und verweigert dies, kann – nach ergebnisloser Aufforderung zur Erstellung unter Fristsetzung – ein anderer (etwa der neue Verwalter) vornehmen. Die dafür entstehenden Kosten können gegenüber dem ausgeschiedenen Verwalter als Schadensersatz notfalls mittels Klage geltend gemacht werden.

Verweigert der ausscheidende Verwalter die Rechnungslegung, kann gegen ihn nach einem obsiegenden Urteil gemäß § 888 Zivilprozessordnung (ZPO) wegen einer unvertretbaren Handlung vollstreckt werden. Das bedeutet, dass der Verwalter die Handlung nur selber erbringen kann, da dritte Personen dazu nicht imstande sind. Kommt der Verwalter dem nicht nach und genügt seiner Pflicht zur Rechnungslegung immer noch nicht, kann gegen ihn Zwangsgeld bis zu 25.000 Euro und / oder Zwangshaft festgesetzt werden.

Weitere Hinweise zur Hausgeldabrechnung und Rechnungslegung finden Sie hier: Wer erstellt die Hausgeldabrechnung nach Verwalterwechsel – der neue oder der frühere WEG-Verwalter?

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4. Gerichtsstand

Alle Klagen gegen den Verwalter, die wegen der von ihm nicht erfüllten Pflichten bei der Beendigung seines Verwalteramts erforderlich sind, müssen beim dem Amtsgericht geltend gemacht werden, in dessen Bezirk die Wohnanlage liegt, § 43 Nr. 3 WEG. Dieses Amtsgericht ist sachlich und örtlich ausschließlich zuständig. Anspruchsinhaberin ist die teilrechtsfähige Wohnungseigentümergemeinschaft. Das gilt auch, wenn der Verwalter bereits ausgeschieden ist.

III. Ehemalige Mietverwaltung verweigert die Unterlagenherausgabe: So können Eigentümer agieren 

Verweigert die ehemalige Mietverwaltung die Herausgabe der Unterlagen, ist Folgendes zu berücksichtigen:

1. Verwaltungsunterlagen

Auch hier ist der frühere Verwalter verpflichtet, die Unterlagen an den Mieteigentümer herauszugeben, die beim ehemaligen Verwalter abzuholen und dort geordnet, vollständig und abholfähig bereitzustellen sind. Dabei sind die Verwaltungsunterlagen auszuhändigen, die der Mieteigentümer dem Verwalter überlassen hat zuzüglich der Unterlagen, die während der Verwaltertätigkeit entstanden sind (etwa Kontoauszüge, Betriebskostenabrechnungen usw.) Ein Zurückbehaltungsrecht des ausscheidenden Verwalters besteht nur eingeschränkt, da die Unterlagen für die weitere Verwaltung des Mietobjektes benötigt werden.

Bestehen Zweifel an der Vollständigkeit der Unterlagen oder verweigert der frühere Verwalter deren Herausgabe, hat der Mieteigentümer dieselben rechtlichen Möglichkeiten wie eine Wohnungseigentümergemeinschaft, so dass sinngemäß auf II. 1. c. zu verweisen ist.

Soll der neue Verwalter die Herausgabe der Unterlagen gegenüber dem früheren Verwalter durchsetzen oder

bei begründeten Zweifeln an der Vollständigkeit der Unterlagen den ausgeschiedenen Verwalter zur Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung über die Vollständigkeit und Richtigkeit der erteilten Unterlagen auffordern, ist der neue Verwalter dazu zu bevollmächtigen.

2. Vermögen des Mieteigentümers

Das sämtliche Vermögen des Mieteigentümers, insbesondere dasjenige auf den Treuhandkonten, ist an den Mieteigentümer herauszugeben. Weigert sich der Verwalter, gelten sinngemäß die Ausführungen unter II. 2. b.

3. Betriebskostenabrechnung und Rechnungslegung

Ist im Verwaltervertrag nichts anderes vereinbart, braucht der ausscheidende Verwalter grundsätzlich keine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Er bleibt aber zur Rechnungslegung verpflichtet. Ist der Verwalter dazu nicht bereit, gelten sinngemäß die Ausführungen unter II. 3. c.

Weitere Hinweise zur Hausgeldabrechnung und Rechnungslegung finden Sie hier: Wechsel des Mietverwalters: Wer die Betriebskostenabrechnung erstellen muss

4. Gerichtsstand

Bei Klagen gegen den Mietverwalter gelten die allgemeinen Regeln. Grundsätzlich ist daher das Amtsgericht bei Streitwerten bis 5.000 Euro und das Landgericht bei Streitwerten über 5.000 Euro zuständig, in dessen Bezirk der Verwalter sein Büro hat.