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Besonders ärgerlich für Eigentümer ist es, wenn die Hausverwaltung ihre vertraglichen Pflichten nicht erfüllt. Das gilt sowohl für Wohnungseigentümer als auch für Mieteigentümer. Eine der oft gestellten Fragen lautet dann, wie „Druck auf die Verwaltung“ auszuüben ist, damit endlich etwas passiert. Oder aber es wird direkt gefragt, ob der Verwalter nicht einfach seines Amtes enthoben werden kann. Tatsächlich stehen gegen vertragsbrüchige Hausverwaltungen verschiedene, abgestufte Mittel zur Verfügung, die bis zur sofortigen Trennung vom Verwalter reichen. Welche Mittel das sind, erfahren Sie hier.

I. Was zu den vertraglichen Pflichten der Hausverwaltung gehört

Die vertraglichen Pflichten der Verwaltung bestimmen sich – wie der Name bereits sagt – nach dem Verwaltervertrag. Dabei ist der WEG-Verwalter für die Verwaltung, insbesondere auch die Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig. Demgegenüber ist der Miet-Verwalter mit der Vermietung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen für den Eigentümer des Objektes tätig. Die einzelnen Verwalterpflichten sind im jeweils zugrundeliegenden Verwaltervertrag festgelegt, wobei die Pflichten des WEG-Verwalters sich zusätzlich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und der Teilungserklärung ergeben.

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II. Wann die Hausverwaltung vertragsbrüchig wird

Ein Vertragsbruch ist immer dann gegeben, wenn gegen den allgemeinen Grundsatz „Verträge sind einzuhalten“ (lat.: pacta sunt servanda) verstoßen wird. Bei einer Hausverwaltung liegt ein solcher Verstoß regelmäßig vor, wenn diese ihren Pflichten nicht nachkommt, also untätig bleibt, oder ihren Pflichten zwar entspricht, diese aber fehlerhaft erfüllt (Schlechtleistung), etwa grob fehlerhafte Jahresabrechnungen oder Überschreiten von Vollmachten. Dabei kann der Vertragsbruch zu Schadensersatzansprüchen gegen den Verwalter führen, beispielsweise wenn er schuldhaft die ihm von der Eigentümerversammlung bzw. vom Mieteigentümer übertragenen Instandhaltungsmaßnahmen nicht umsetzt und es dadurch zu weiteren Schäden am Objekt kommt.

Dagegen liegt kein Vertragsbruch der Hausverwaltung vor, wenn die Eigentümer mit ihr unzufrieden sind, obwohl die Verwaltung ihren vertraglichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt.

III. Diese Mittel haben Eigentümer gegen eine vertragsbrüchige Hausverwaltung

Als Mittel gegen eine vertragsbrüchige Hausverwaltung stehen Eigentümern das Gespräch, das Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung, die Abmahnung und die Kündigung zur Verfügung. Soll dem Verwalter gekündigt werden, ist zwischen der fristgemäßen ordentlichen Kündigung und die fristlosen außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund zu unterscheiden.

Bei der WEG-Verwaltung bestehen Besonderheiten. Soll eine Trennung vom WEG-Verwalter erfolgen, muss zum einen als „Gegenstück“ zu dessen Bestellung von der Eigentümergemeinschaft seine Abberufung beschlossen werden. Zum anderen ist die Kündigung des Verwaltervertrags erforderlich. Beides sind jeweils eigenständige Rechtsakte. Zudem kann die fristgemäße ordentliche Kündigung nach dem WEG-Verwaltervertrag ausgeschlossen sein.

Die Mittel der Eigentümer sind abgestuft und je nach Schwere des Vertragsbruchs einzusetzen. So wäre etwa eine fristlose außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bei einer vom Verwalter erstmalig begangenen, leichteren Pflichtverletzung (etwa um wenige Tage verzögerte Beauftragung eines Handwerkers trotz Eilbedürftigkeit) unverhältnismäßig und daher nicht gerechtfertigt. Umgekehrt kann bei einem schweren Vertragsbruch (etwa „Bedienung“ an Geldern von Eigentümern, wobei der Fehlbetrag nachher wieder ausgeglichen wird) nicht erwartet werden, dass mit einem Gespräch das nachhaltig zerstörte Vertrauen wieder hergestellt wird. Vielmehr wäre hier aufgrund des Gewichts des Vertragsbruchs eine fristlose außerordentliche Kündigung rechtens.

Für die Mittel gegen eine vertragsbrüchige Verwaltung gilt im Einzelnen Folgendes:

1. Gespräch

Bei leichteren Vertragsbrüchen kommt regelmäßig ein Gespräch mit dem Verwalter in Betracht. Dabei ist ein persönliches Gespräch unter Vereinbarung eines Termins weitaus effektiver als ein „zwischen Tür und Angel“ geführtes Telefonat. Am Gespräch sollten bis zu zwei, maximal drei Eigentümer teilnehmen. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist auch möglich, den Verwaltungsbeirat zur Führung dieses Gesprächs zu bitten, sofern ein solcher vorhanden ist. Zudem ist bei einer WEG-Verwaltung deutlich zu machen, dass mehrere Eigentümer mit dem Vertragsverstoß nicht einverstanden sind, damit der Ernst der Situation deutlich wird.

Das Gespräch sollte sachlich und möglichst konstruktiv geführt werden. Bloße Vorwürfe seitens der Eigentümer helfen nicht weiter.

2. Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung

Reagiert die Verwaltung nach dem Gespräch nicht, sollte sie schriftlich zur Vornahme der erforderlichen Maßnahmen aufgefordert werden. Dabei ist eine bestimmte Frist zu setzen, in der Regel 14 Tage ab Erhalt des Aufforderungsschreibens, wobei die Frist aber datumsmäßig bestimmt werden sollte.

Bei der WEG-Verwaltung ist jeder Eigentümer berechtigt, ein solches Schreiben an den Verwalter zu richten. Denn jeder Eigentümer kann eine ordnungsgemäße Verwaltung verlangen. Auch hier empfiehlt sich, dass der Beirat bzw. mehrere Wohnungseigentümer dieses Schreiben unterzeichnen.

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3. Abmahnung

Ist die im Aufforderungsschreiben gesetzte Frist ergebnislos abgelaufen, sollte der Verwalter abgemahnt werden. Die Abmahnung ist zwar gesetzlich nicht geregelt. Sie dient aber – wie insbesondere im Arbeitsrecht – als milderes Mittel im Vergleich zu einer Kündigung bzw. bei leichteren Pflichtverletzungen auch als Vorbereitung zu einer Kündigung. Zudem wird durch die Abmahnung dokumentiert, dass das Verhalten des Verwalters Anlass zu Beanstandungen gibt.

Auch wenn die Abmahnung formfrei und nicht fristgebunden ist: Bereits aus Beweisgründen sollte stets schriftlich abgemahnt werden, wobei die Abmahnung möglichst zeitnah, also innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des vertragswidrigen Verhaltens (bzw. dem ergebnislosen Fristablauf), zu erteilen ist.

Inhaltlich sollte die Pflichtverletzung der Hausverwaltung möglichst konkret geschildert werden und im Anschluss daran begründet werden, warum im geschilderten Verhalten ein Vertragsbruch liegt. Daran schließt sich die Aufforderung an den Verwalter an, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten, sowie die Androhung von Konsequenzen im Wiederholungsfall.

Bei der WEG-Verwaltung wird kontrovers darüber diskutiert, ob ein einzelner Eigentümer den Verwalter abmahnen kann oder dazu ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich ist, wobei zugleich der Verwaltungsbeirat oder ein einzelner Eigentümer durch Beschluss zur Erteilung der Abmahnung zu bevollmächtigen ist. Abgesehen davon, dass bei einer das Gemeinschaftseigentum betreffenden Pflichtverletzung alle Eigentümer betroffen sind, sollte die Abmahnung stets mehrheitlich beschlossen werden. Denn der Mehrheitsbeschluss drückt die Einigkeit der Eigentümer aus und erhöht dadurch die Bedeutung der Abmahnung.

Schließlich ist sicherzustellen, dass der Zugang der Abmahnung bewiesen werden kann, da die Abmahnung bei leichteren Vertragsbrüchen als Vorbereitung zur Kündigung dient. Zweckmäßig ist hier die Übergabe der Abmahnung gegen schriftliche Empfangsbestätigung oder der Einwurf in den Hausbriefkasten der Verwaltung durch einen Boten, also durch eine Person, die kein Eigentümer ist. Der Bote kann dann im Streitfall den Zugang der Abmahnung bekunden.

4. Kündigung

Während bei der fristgemäßen ordentlichen Kündigung lediglich die im Verwaltervertrag vereinbarte Kündigungsfrist einzuhalten ist, erfordert die fristlose außerordentliche Kündigung das Vorliegen eines wichtigen Grundes. Ein solcher Grund liegt vor, wenn den Eigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (So für die WEG-Verwaltung: Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Das bedeutet zugleich, dass der Vertragsbruch der Hausverwaltung von einigem Gewicht sein muss. Beispiele hierzu sind fehlende Abrechnungen, Veruntreuung und Unterschlagung von Eigentümer-Geldern, Vorteilsannahme bei Auftragsvergaben sowie Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Verwalters. Wurde der Verwalter wegen leichterer Pflichtverletzungen ergebnislos abgemahnt, ist mindestens eine fristgemäße ordentliche Kündigung, bei einem zerstörten Vertrauensverhältnis auch eine fristlose außerordentliche Kündigung gerechtfertigt.

Bei der Miet-Verwaltung muss dem Verwalter die fristlose außerordentliche Kündigung innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes zugehen, § 626 Abs. 2 Satz 1 und 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Kündigung hat daher spätestens am letzten Tag der zwei-Wochen-Frist beim Verwalter zu sein. Kündigungsgründe brauchen nicht angegeben zu werden, müssen dem Verwalter aber auf sein Verlangen unverzüglich mitgeteilt werden, vgl. § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB.

Gegenüber der WEG-Verwaltung gilt bei der fristlosen außerordentlichen Kündigung eine andere Frist, da aufgrund der Eigenheiten des Wohnungseigentumsrechts einige Besonderheiten bestehen. Denn es muss zuvor eine Eigentümerversammlung einberufen werden, auf der die Abberufung des Verwalters und die fristlose außerordentliche Kündigung mehrheitlich zu beschließen ist. Da sich dies regelmäßig nicht in zwei Wochen bewerkstelligen lässt, ist von einer Frist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes auszugehen (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Im Übrigen kann im WEG-Verwaltervertrag festgeschrieben sein, dass eine Abberufung des Verwalters nur aus wichtigem Grund möglich ist. In diesem Fall ist eine Abberufung des Verwalters wegen Pflichtverletzungen, die zwar einen leichteren Vertragsbruch beinhalten, aber keine wichtigen Grund darstellen, allenfalls nach einer vorherigen Abmahnung möglich. Das gilt auch, wenn mehrere leichtere Vertragsverstöße vorliegen.

Ist im WEG-Verwaltervertrag die Kündigung nicht ausschließlich auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt und der Verwalter nicht für einen bestimmten Zeitraum bestellt, kann der Verwalter jederzeit durch Beschluss der Eigentümerversammlung abberufen werden. Dann ist aber nur eine fristgemäße ordentliche Kündigung des Verwaltervertrags möglich. Hier ist darauf zu achten, dass Abberufung und die einzuhaltende Kündigungsfrist in engen zeitlichem Zusammenhang stehen. Denn solange der Verwaltervertrag fortbesteht, behält der Verwalter seinen Honoraranspruch.

5. Zusätzlich bei WEG-Verwaltung: Klage 

Liegt der Vertragsbruch des Verwalters darin, dass er Beschlüsse der Wohnungseigentümer nicht ausführt, kann er auf die Durchführung dieser Beschlüsse verklagt werden, § 21 Abs. 4 WEG. Soweit es sich dabei aber um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums handelt, ist dazu eine Ermächtigung des einzelnen Wohnungseigentümers durch die anderen Eigentümer erforderlich (BayObLG, Beschluss vom 19.03.2003, 2Z BR 10/03). Das gilt ebenso für die Durchführung von Vereinbarungen sowie für sonstige Ansprüche gegen den Verwalter.

Darüber hinaus kann jeder einzelne Wohnungseigentümer nach § 24 Abs. 4 WEG verlangen, dass ein untauglicher Verwalter abberufen und ein tauglicher Verwalter bestellt wird. Diesen Anspruch kann der einzelne Eigentümer gerichtlich durchsetzen, und zwar auch im Wege der einstweiligen Verfügung (BGH, Urteil vom 10.06.2011, Az.: V ZR 146/10). Die Geltendmachung des Anspruchs setzt allerdings voraus dass die vorherige Einberufung einer Wohnungseigentümerversammlung nicht zumutbar oder der Versuch eines Mehrheitsbeschlusses gescheitert ist. Im Übrigen ist der Eigentümergemeinschaft ein Beurteilungsspielraum zuzubilligen, so dass der einzelne Eigentümer nicht immer wegen eines wichtigen Grundes die Abberufung fordern kann. Ob der Verwalter trotz des Beurteilungsspielraums der Eigentümergemeinschaft abzuberufen, obliegt im Ergebnis der Entscheidung des Gerichts (BGH, Urteil vom 10.02.2012, Az.: V ZR 105/11).