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Wechselt die Hausverwaltung, sind Eigentümer und Mieter von bestimmten Änderungen betroffen. Zu unterscheiden ist auch hier, welche Hausverwaltung sich ändert, also die WEG-, Miet- oder Sondereigentumsverwaltung. Dabei ist die WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft und die Mietverwaltung für die Vermietung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen für den Eigentümer des Objektes zuständig. Die Sondereigentumsverwaltung steht der Mietverwaltung nahe und beschränkt sich auf die Verwaltung des Sondereigentums (Eigentumswohnung) des Mietglieds einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Wie sich ein Wechsel der jeweiligen Hausverwaltung auswirkt, erfahren Sie hier.

1. WEG-Verwaltung: So sehen die Änderungen für die Wohnungseigentümer aus

Wird ein neuer WEG-Verwalter bestellt und mit diesem ein neuer Verwaltervertrag geschlossen, ändert sich für die Wohnungseigentümer zunächst der Ansprechpartner in Fragen des gemeinschaftlichen Eigentums. In der Regel wird der Verwalter alle Wohnungseigentümer anschreiben und seine Kontaktdaten mitteilen. Handelt es sich um eine große Hausverwaltung, in der einzelne Sachbearbeiter für bestimmte Bereiche zuständig sind, kann der Verwalter auch die Kontaktdaten der betreffenden Sachbearbeiter bekannt geben. Dies ändert allerdings nichts daran, dass der neue Verwalter generell die erste Ansprechperson ist.

Sonstige Kontaktdaten, etwa die Telefonnummer für den Hausmeister oder den Notdienst der Heizungsfirma, bleiben trotz des Verwalterwechsels weiterhin bestehen. Der neue Verwalter ist nicht berechtigt, eigenmächtig andere Firmen, Handwerker oder Dienstleister einzusetzen. Vielmehr ist hierzu ein Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft erforderlich.

An den Konten der Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere am Hausgeldkonto, ändert sich grundsätzlich nichts. In der Regel werden diese Konten als offene Fremdgeldkonten geführt. Hier muss sich der neue Verwalter beim Geldinstitut legitimieren, wozu eine von den Wohnungseigentümern eigens ausgestellte Verwaltervollmacht nach § 27 Abs. 6 Wohnungseigentümergesetz (WEG) hilfreich ist. Die Kontoverbindung für das zu zahlende Hausgeld bleibt daher auch beim Verwalterwechsel regelmäßig weiterhin bestehen. Es ist allerdings eine Einzugsermächtigung für den neuen Verwalter zu erstellen, damit er vom Hausgeldkonto seine monatliche Vergütung einziehen kann.

Lediglich dann, wenn der frühere WEG-Verwalter kein Fremdgeldkonto geführt hat, kommt die Einrichtung eines neuen Kontos für die Wohnungseigentümergemeinschaft in Betracht. In diesem Fall wird der neue Verwalter die Wohnungseigentümer anschreiben und die neue Bankverbindung für die Hausgeldzahlungen mitteilen. Das gilt ebenso, wenn die Wohnungseigentümer eine beschlossene Sonderumlage zahlen sollen.

Für die Erstellung der Jahresabrechnung ist derjenige WEG-Verwalter zuständig, der im Zeitpunkt deren Fälligkeit bestellt ist. Entspricht also das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr und scheidet die alte Hausverwaltung zum 31.12. aus ihrem Amt aus, muss der zum 01.01. neu bestellte Verwalter die Jahresabrechnung für das Vorjahr erstellen.

In manchen Teilungserklärungen ist festgelegt, dass der Verkauf einer Eigentumswohnung der Zustimmung der anderen Eigentümer oder des Verwalters bedarf, § 12 Abs. 1, 3 WEG. Hier war lange Zeit umstritten, ob der neue Verwalter erneut zustimmen muss, wenn bei

• vorliegender Zustimmung des früheren Verwalters
• die Grundbucheintragung des neuen Wohnungseigentümers
• während der Amtszeit des früheren Verwalters noch nicht erfolgt war

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat hier für Klarheit gesorgt: Hat der frühere Verwalter dem Verkauf der Eigentumswohnung an einen neuen Eigentümer zugestimmt, ist dies wirksam. Es spielt daher keine Rolle, ob der betreffende Verwalter bei der Grundbucheintragung noch im Amt ist (BGH, Beschluss vom 11.10.2012, Az.: V ZB 2/12).

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2. Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung: Das ändert sich für Eigentümer und Mieter

Wird bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ein neuer Verwalter eingesetzt, hat dies sowohl für den Eigentümer bzw. Sondereigentümer als auch für die Mieter Änderungen zur Folge.

Eigentümer bzw. Sondereigentümer

Für den Eigentümer bzw. Sondereigentümer ist nun der neue Verwalter, ggf. auch dessen Sachbearbeiter, der zuständige Ansprechpartner in Fragen der Vermietung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen. Für das auch bei der Miet- bzw. Sondereigentumsverwaltung zu führende offene Fremdgeldkonto ist eine Einzugsermächtigung für die monatliche Vergütung des neuen Verwalters erforderlich. In der Regel erhält der Mietverwalter eine ihn legitimierende Vollmachtsurkunde vom Eigentümer bzw. Sondereigentümer.

Die Betriebskostenabrechnung ist im Zeitpunkt der Fälligkeit regelmäßig von demjenigen Verwalter zu erstellen, der im Amt ist.

Mieter

Mit dem Verwalterwechsel erhalten die Mieter neue Ansprechpartner in Fragen des Mietverhältnisses. Hierzu werden die Mieter durch Rundschreiben der Verwaltung informiert, wobei für bestimmte Bereiche auch die dafür zuständigen Sachbearbeiter der Verwaltung benannt werden können.

Inwieweit sich sonstige Kontaktdaten ändern, etwa für den Hausmeister oder für den Heizungs-Notdienst, ist Frage des Einzelfalls. Sollten sich hier Änderungen für die den Mietern zugänglichen Kontaktdaten ergeben, wird die Verwaltung den Mieter informieren.

Ob die Mieter die Miete und Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung auf ein anderes Konto überweisen müssen, ist ebenfalls eine Frage des Einzelfalls. Soweit die neue Verwaltung ein anderes Mietgeldkonto einrichtet, wird sie dies den Mietern bekannt geben.

Mieter sollten hier aufpassen. Wurden sie über eine neue Bankverbindung nachweislich informiert und zahlen sie trotzdem an die frühere Verwaltung, kann die neue Verwaltung regelmäßig auf eine (erneute) Mietzahlung bestehen. Es ist dann Sache des Mieters, seine Zahlungen von der früheren Verwaltung zurück zu erhalten.

Ein erhebliches Problem beim Verwalterwechsel stellt in der Praxis die Rückforderung der Mietkaution des Mieters nach der Beendigung des Mietverhältnisses dar. Zwar gehen beim Verwalterwechsel regelmäßig auch die vom früheren Verwalter empfangenen Kautionen bzw. Kautionssparbücher auf den neuen Verwalter über. Fordert aber der Mieter seine Kaution nach beendetem Mietverhältnis nebst Zinsen von der neuen Verwaltung, lehnt diese das häufig mit der Begründung ab, sie habe keine Kaution vom Mieter erhalten.

Hier gilt Folgendes:

Die Beweislast für die Zahlung einer Kaution liegt beim Mieter. Der Mieter muss also nachweisen können, dass er die Kaution gezahlt hat. Ist er zu diesem Nachweis nicht imstande, etwa weil er die Kaution ohne Quittung und Zeugen bar gezahlt hat oder weil er ohne schriftlichen Nachweis Material für die Renovierung gekauft hat, was mit der Kaution verrechnet werden sollte, hat der Mieter schlechte Karten.

Kann der Mieter die Kautionszahlung nachweisen, ist richtigerweise wie folgt zu unterscheiden:

• Wird der Eigentümer als Vermieter im Mietvertrag genannt und die Kaution an einen Verwalter bezahlt, ist die Kaution nach Beendigung des Mietverhältnisses vom Vermieter zurückzuerstatten. Denn der Vertragspartner des Mieters ist der Vermieter. Auf die Zahlung an den Verwalter und die bevollmächtigte Entgegennahme der Kaution des neuen Verwalters vom früheren Verwalter kommt es nicht an (Landgericht (LG) Kaiserslautern, Urteil vom 09.04.2002, Az.: 1 S 12/02, Amtsgericht (AG) Zossen, Urteil vom 22.12.2009, AG Bremen, Urteil vom 23.10.2007, Az.: 4 C 206/07, AG Köln, Urteil vom 08.11.1988, Az.: 212 C 183/88)

Wird der Verwalter als Vermieter im Mietvertrag genannt und die Kaution an diesen Verwalter bezahlt, muss der Verwalter die Kaution zurückerstatten. Denn Vertragspartei des Mieters ist der Verwalter. Hat der Verwalter die Kaution bzw. das Kautionssparbuch beim Verwalterwechsel an einen neuen Verwalter übergeben, muss der Mieter dies nur dann gegen sich gelten lassen, wenn ihm der Übergang mitgeteilt wurde und er den Übergang auf den neuen Verwalter genehmigt hat, § 415 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).