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Vermieter von Immobilien können vielfach Kosten absetzen und Steuern sparen. So sind etwa die Kosten für eine Hausverwaltung als Werbungskosten steuerlich absetzbar. Bei Eigentumswohnungen bestehen allerdings Besonderheiten. Das betrifft insbesondere die Zahlungen für die Instandhaltungsrücklage, die nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich zu berücksichtigen sind. Hat ein WEG-Verwalter die Instandhaltungsrücklage veruntreut und kann keinen Ersatz leisten, stellt sich für den diesen Verlust ebenfalls die Frage nach der steuerlichen Abzugsmöglichkeit. Was Vermieter von Immobilien, aber auch in der Immobilie wohnende Eigentümer an Kosten absetzen und Steuern sparen können, lesen Sie hier.

1. Der wesentliche Unterschied: Vermietung oder Eigennutzung

Wollen Immobilieneigentümer Kosten absetzen und Steuern sparen, ist zwischen zwei Sachverhalten wesentlich zu unterscheiden: Entweder nutzt der Eigentümer die Immobilie selber oder er hat diese vermietet und hat demzufolge die Stellung eines Vermieters.

Beide Sachverhalte werden völlig verschieden besteuert. Dabei können gerade Vermieter auf vielfache Weise Kosten absetzen und Steuern sparen. Wer sich hier auskennt oder einen guten Steuerberater hat, erhält häufig recht ordentliche Steuerrückerstattungen.

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2. Vermietung: So können Eigentümer Kosten absetzen und Steuern sparen

Der Vermieter oder Verpächter einer Immobilie erhält daraus Miet- bzw. Pachteinnahmen. Diese unterliegen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung der Einkommensteuer, § 2 Abs. 1 Nr. 6 Einkommensteuergesetz (EStG). Allerdings hat der Vermieter auch zahlreiche Ausgaben. Diese reichen unter anderem von der Anschaffung der Immobilie über deren Finanzierung und Verwaltung bis hin zu deren Instandhaltung und Instandsetzung sowie Wartung der darin vorhandenen Einrichtungen. Diese Ausgaben kann der Vermieter in einem bestimmten Umfang von der Steuer absetzen und damit Kosten sparen

2.1. Kosten der Hausverwaltung sind Werbungskosten

Entscheidet sich ein Vermieter, seine Immobilie nicht selber zu verwalten und beauftragt eine Hausverwaltung mit der Betreuung des Objekts, kann er die Kosten für die Hausverwaltung regelmäßig als Werbungskosten steuerlich geltend machen und auf diese Weise kosten sparen.

2.1.1. Eigentumswohnung: Das gilt für die Kosten der WEG- und Sondereigentumsverwaltung

Handelt es sich bei der Immobilie um eine Eigentumswohnung, ist bei den Kosten für die Hausverwaltung zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu differenzieren:

Das Gemeinschaftseigentum wird regelmäßig von einer professionellen WEG-Verwaltung, in manchen Fällen aber auch durch die Wohnungseigentümer selber betreut. Dabei handelt es sich beim gemeinschaftlichen Eigentum um das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum (wie die Eigentumswohnung als solche) oder im Eigentum eines Dritten stehen, § 1 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Insbesondere umfasst das Gemeinschaftseigentum solche Gebäudeteile, die für dessen Bestand oder Sicherheit erforderlich sind, sowie Anlagen und Einrichtungen, die dem gemeinschaftlichen Gebrauch der Wohnungseigentümer dienen, § 5 Abs. 2 WEG. Die Kosten für die WEG-Verwaltung einschließlich des von ihr erhobenen Hausgeldes sind – mit Ausnahme der Zahlungen für die Instandhaltungsrücklage – als Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Demgegenüber ist es Sache des Vermieters, sein Sondereigentum – also die Eigentumswohnung – von einer Sondereigentumsverwaltung betreuen zu lassen oder sich um die Vermietung selber zu kümmern. Entscheidet sich der Vermieter für die Beauftragung eines Sondereigentumsverwalters, kann er diese Kosten ebenfalls als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

2.1.2. Eigentumswohnung und Instandhaltungsrücklage: Steuerliche Folgen erst bei Abfluss

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft dient die Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung) der Liquidität, um insbesondere unerwartete oder größere Instandsetzungsarbeiten vornehmen zu lassen und so die Immobilie auch ihrem Wert nach zu erhalten. Die Ansparung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage gehört zu einer ordnungsmäßigen, dem Interesse der Gesamtheit der Wohnungseigentümer entsprechenden Verwaltung, § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG.

Steuerlich abzugsfähige Werbungskosten liegen allerdings erst bei einem endgültigen Mittelabfluss vor. Bei den Zahlungen für die Instandhaltungsrücklage handelt es sich jedoch um keinen Abfluss, sondern um eine Vermögensumschichtung. Die Zahlungen für die Instandhaltungsrücklage können daher erst steuerlich geltend gemacht werden, wenn diese für Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten verbraucht wird (Bundesfinanzhof (BFH), Beschluss vom 21.10.2005, Az.: IX B 144/05). In der Praxis führt das häufig dazu, dass die Jahre der Zahlungen für die Rücklage und deren steuerliche Berücksichtigungsfähigkeit auseinanderfallen.

Damit Wohnungseigentümer ihre Zahlungen für den abgeflossenen Teil der Instandhaltungsrücklage bzw. der gesamten Rücklage steuerlich absetzen können, ist gegenüber dem Finanzamt der konkrete Nachweis über die Kosten der Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten erforderlich.

2.1.3. Eigentumswohnung und Sonderumlage: Auch hier kommt es auf den Abfluss an

Sonderumlagen dienen regelmäßig dazu, einen außergewöhnlichen und unvorhersehbaren Liquiditätsbedarf der Wohnungseigentümergemeinschaft zu finanzieren. Die Erhebung einer Sonderumlage wird von der Wohnungseigentümergemeinschaft beschlossen. Die für die Sonderumlage beschlossenen Zahlungen sind dann von den Wohnungseigentümern neben dem Hausgeld zu zahlen.

Wird die Sonderumlage für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen verwendet, gilt für die steuerliche Abzugsfähigkeit dasselbe wie bei der Instandhaltungsrücklage. Entscheidend und steuerlich maßgebend ist also der Abfluss der Mittel, also die Zahlung der Rechnung durch den Verwalter für die von der Sonderumlage finanzierten Arbeiten.

Die Sonderumlage kann aber auch dazu dienen, den Ausfall von Geldern auszugleichen, die zahlungsunfähige Wohnungseigentümer nicht leisten können. Hier dürfte in der Praxis der konkrete Nachweis schwierig sein, wofür die Sonderumlage abgeflossen ist.

2.1.4. Eigentumswohnung: Wenn der Verwalter Gelder veruntreut

Leider kommt es immer wieder dazu, dass schwarze Schafe in der Hausverwaltungsbranche die Gelder einer Wohnungseigentümergemeinschaft veruntreuen. Ist anschließend bei dem Straftäter finanziell nichts zu holen und besteht dort auch keine den Schaden deckende Versicherung, entsteht der Eigentümergemeinschaft und auch dem einzelnen Eigentümer ein meist erheblicher Verlust. Die Frage ist dann, inwieweit das steuerlich geltend gemacht werden kann.

Bei veruntreuten Hausgeldern besteht insoweit keine Besonderheit, da gezahlte Hausgelder als Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden. Anders ist es dagegen bei der Instandhaltungsrücklage. Viele Finanzämter nehmen auf eine Veruntreuung keine Rücksicht und lehnen einen Werbungskostenabzug für die veruntreuten Zahlungen auf die Rücklage ab. Die Finanzrichter in Rheinland-Pfalz sehen das aber anders: Die Zahlungen für die veruntreute Instandhaltungsrücklage seien in dem Jahr als Werbungskosten abzugsfähig, in dem die Wohnungseigentümer von der Straftat erfahren (Finanzgericht (FG) Rheinland-Pfalz, Urteil vom 24.01.2013, Az.: 6 K 1973/10).

Diese vom FG Rheinland-Pfalz ergangene Entscheidung dürfte auf den Fall übertragbar sein, in dem ein Verwalter eine für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen gedachte Sonderumlage veruntreut.

2.3. Steuerliche Absetzbarkeit von Baukosten oder dem Kaufpreis der Immobilie

In Form sogenannter Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung – AfA) können Vermieter vom Brutto-Gesamtpreis für die Immobilie Folgendes von der Steuer absetzen:

• Für bis zum 31.12.1924 gebaute Immobilien 2,5% pro Jahr bis zum Gesamtpreis für Bau bzw. den Kauf des Objekts, was einer Abschreibungsdauer von 40 Jahren entspricht
• Für ab dem 01.01.1925 gebaute Immobilien 2% pro Jahr bis zum Gesamtpreis für Bau bzw. den Kauf des Objekts, was einer Abschreibungsdauer von 50 Jahren entspricht

2.4. Steuerliche Absetzbarkeit von Darlehenszinsen

Regelmäßig finanzieren Vermieter den Bau bzw. Kauf ihrer Immobilie über Hypothekendarlehen. Dafür fallen neben der eigentlichen Tilgung des Darlehens Zinsen an. Diese Zinsen können als Werbungskosten abgesetzt werden, so dass sich die Aufnahme eines Darlehens im Einzelfall aus steuerlichen Gründen lohnen kann.

2.5. Von A bis Z: Steuerliche Absetzbarkeit von sonstigen Kosten

Gerade Vermieter können vielfach Kosten absetzen und Steuern sparen. Neben den bereits genannten Punkten Hausverwaltung, AfA für Baukosten bzw. Kaufpreis und Darlehenszinsen kommen vor allem folgende Positionen in Betracht:

• Abfindung für den Mieter

Zahlt der Vermieter an den Mieter eine Abfindung, damit dieser vorzeitig das Mietobjekt räumt, sind diese Kosten je nach Sachlage als Werbungskosten oder Sonderausgaben steuerlich abzugsfähig. Das gilt aber nicht, wenn der Vermieter selber in die Immobilie einzieht.

• Absetzung für Abnutzung (AfA)

Anschaffungen bis zu 410 Euro ohne Umsatzsteuer für das Mietobjekt wie etwa ein Waschbecken, einen Wasserhahn oder Lichtschalter und Steckdosen kann der Vermieter im Jahr der Anschaffung vollständig von der Steuer absetzen (Sofortabzug). Gehen jedoch die Anschaffungskosten darüber hinaus, wie etwa bei einem Laminat- oder Teppichboden, können diese nur über mehrere Jahre hinweg zu einem Teil steuerlich geltend gemacht werden. Maßgeblich für die Abschreibungsdauer sind die AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums.

• Anwalts- und Gerichtskosten

Vermieter können Anwalts- und Gerichtskosten, die aufgrund von Streitigkeiten mit Mietern entstehen, von der Steuer absetzen. Das gilt auch für die Kosten eines erforderlichen Gutachtens.

• Eigenverwaltung

Erledigt der Vermieter die Verwaltung der Mietimmobilie selber, kann er eine eigens dafür angeschaffte Software ebenso steuerlich absetzen wie dafür anfallende Porto- und Telefonkosten sowie die Aufwendungen für Schreib- und Bürobedarf.

• Fahrtkosten

Fahrtkosten des Vermieters mit dem eigenen PKW zum Mieter und solche, die mit dem Mietobjekt im Zusammenhang stehen, können als Reisekosten mit 0,30 Euro je Entfernungskilometer steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören etwa Fahrten zur Bank, zum Baumarkt, zur Eigentümerversammlung bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft, zum Handwerker, zum Rechtsanwalt oder zum Steuerberater. Vorausaussetzung ist jedoch, dass diese Fahrten notwendig sind.

• Grundsteuer

Die Grundsteuer, die für die vermietete Immobilie von der Gemeinde jährlich festgesetzt wird, ist als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig.

• Hausmeister

Häufig wird das Mietobjekt von einem damit beauftragten Hausmeister betreut, wobei die dafür anfallenden Kosten auf den Mieter umgelegt werden. Wird der Vermieter jedoch selber als Hausmeister tätig, kann es das nicht steuerlich in Ansatz bringen, zumal er sich seine Tätigkeit meist von den Mietern vergüten lässt. Das gilt aber nicht für seine Fahrtkosten sowie für die Anschaffungskosten von benötigtem Werkzeug und Handwerksmaterial. Der Vermieter kann diese Kosten absetzen und so Steuern sparen.

• Kontoführungsgebühren

Vermieter können die Kontoführungsgebühren, die für ein eigens zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs für das Mietobjekt eingerichtet wurde, als Werbungskosten steuerlich absetzen.

• Leerstand

Findet sich für die Immobilie kein Mieter, darf der Vermieter trotzdem die Betriebskosten und eine etwaige Renovierung steuerlich geltend machen. Dazu muss der Vermieter seine Vermietungsabsicht dem Finanzamt aber nachweisen, etwa durch wiederholte Anzeigen in Zeitungen und im Internet oder der Beauftragung eines Maklers.

• Maklergebühren für den Immobilienkauf

Wird ein Makler mit der Suche nach einer Immobilie beauftragt, die der Eigentümer selbst bewohnen möchte, werden die dafür gezahlten Kosten steuerlich nicht berücksichtigt. Das gilt auch, wenn die Anschaffung der Immobilie auf einem berufsbedingten Umzug beruht. Anders ist es, wenn der Makler damit beauftragt wird, ein Objekt zur Vermietung zu suchen. Hier werden die vom Erwerber gezahlten Maklergebühren dem Kaufpreis als Anschaffungsnebenkosten hinzugerechnet und können linear abgeschrieben werden.

• Maklergebühren für die Immobilienvermietung

Erledigt keine Hausverwaltung die Suche nach einem geeigneten Mieter, kann der Vermieter damit auch einen Makler beauftragen. Die vom Vermieter gezahlte Maklercourtage kann dieser steuerlich geltend machen.

• Mietersuche

Beauftragt der Vermieter weder eine Hausverwaltung noch einen Makler mit der Mietersuche, sondern kümmert sich selber darum, kann er die damit zusammenhängenden Kosten steuerlich in Ansatz bringen. Dazu gehören etwa die Kosten für eine Anzeige in der kommunalen Presse, in Internetplattformen oder beim örtlichen Radiosender, für Mustermietverträge, für Porto sowie für Schreib- und Bürobedarf.

• Mitgliedsbeiträge

Mitgliedsbeiträge zu Vermieterverbänden wie etwa Haus & Grund können von der Steuer abgesetzt werden.

• Renovierungskosten, Reparaturen und Möbel 

Renovierungskosten, Kosten für allgemeine Reparaturen (etwa neuer Boiler, tropfender Wasserhahn, undichte Fenster) und Anschaffungskosten für Möbel (etwa Einbauküche, möblierte Wohnung) sind steuerlich abzugsfähig. Da diese Kosten aber in der Regel 410 Euro überschreiten, gilt die Abschreibung über eine längere Abnutzungsdauer nach den einschlägigen AfA-Tabellen.

3. Eigennutzung: Das können Eigentümer steuer3lich absetzen, die in ihrer Immobilie wohnen

Nutzen Eigentümer ihre Immobilie selber, können diese 20% der Kosten für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen bis zur einer Höhe von maximal 1.200 Euro jährlich steuerlich absetzen, § 35a Abs. 3 EStG. Dieser Höchstbetrag gilt auch für gemeinsam veranlagte Ehegatten. Auch haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 Satz 1 EStG sind steuerlich abzugsfähig,

Wohnungseigentümer sollten darauf achten, dass sie über die entsprechenden Leistungen eine Bescheinigung von der Hausverwaltung erhalten, sofern sich der Anteil nicht aus der Jahresabrechnung ergibt.