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Die korrekte Kontoführung für Wohnungseigentümergemeinschaften ist ein heißes Eisen. Obwohl Wohnungseigentümer Verbraucher sind (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 25.03.2015, Az.: VIII ZR 243/13), haben sie bei Geldinstituten keine Kontroll- und Infomationsrechte, da diese nur den WEG-Verwalter als Vertragspartner betrachten. Im ab dem 01.06.2016 geltenden, neuen Zahlungskostengesetz wurden diese Interessen der Wohnungseigentümer nicht berücksichtigt. Dabei ist gerade eine zuverlässige und genaue Kontoführung des Verwalters äußerst wichtig. Verstöße hiergegen können zur außerordentlichen Abberufung des Verwalters führen und Schadensersatzansprüche gegen ihn auslösen. Wie eine korrekte Kontoführung für Eigentümergemeinschaften aussieht, erfahren Sie hier.

I. Diese gesetzlichen Pflichten hat der WEG-Verwalter bei der Kontoführung

Bei der Kontoführung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist der Verwalter verpflichtet,

• eingenommene Gelder zu verwalten, § 27 Abs. 1 Nr. 6 Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
• für die im Rahmen der Verwaltung eingenommen Gelder Konten zu führen, § 27 Abs. 3 Nr. 5 WEG
• eingenommene Gelder von seinem Vermögen getrennt zu halten, § 27 Abs. 5 Satz 1 WEG

Daneben kann die Eigentümergemeinschaft die Verfügung über diese Gelder durch Vereinbarung oder Beschluss der Eigentümer mit Stimmenmehrheit von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder Dritten abhängig machen, § 27 Abs. 5 Satz 2 WEG.

Diese Pflichten hat der Verwalter unbedingt einzuhalten. Dabei gelten jedoch Besonderheiten, auf die der Verwalter ebenfalls zu achten hat.

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II. Eingenommene Gelder vom eigenen Vermögen trennen: Offenes Fremdgeldkonto ist Pflicht

Da der Verwalter die eingenommenen Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft von seinem eigenen Vermögen getrennt halten muss, darf er das Konto der Eigentümergemeinschaft beim Geldinstitut nicht als eigenes Konto führen. Aber auch ein Treuhandkonto auf seinen Namen ist unzulässig.

1. Deshalb ist das Treuhandkonto unzulässig

Pfänden Gläubiger des Verwalters das Treuhandhandkonto, muss die Eigentümergemeinschaft – wenn der Gläubiger das Konto nicht freigibt – Drittwiderspruchsklage nach § 771 Zivilprozessordnung einlegen, was umständlich und zeitaufwändig ist. Dabei braucht das Geldinstitut der Eigentümergemeinschaft noch nicht einmal einen Hinweis auf die erfolgte Pfändung geben. Dies könnte die Bank infolge der mangelnden Kenntnis von Namen und Anschriften der Eigentümer auch gar nicht.

Geht der Verwalter in die Insolvenz, fällt das auf dem Treuhandkonto befindliche Vermögen der Eigentümergemeinschaft in die Insolvenzmasse des Schuldners, also des Verwalters. Hier muss die Eigentümergemeinschaft umständlich ihre Aussonderungsrechte geltend machen. Zudem kann das Geldinstitut bei diesem Konto seine Forderungen gegen den Verwalter aus anderen Kontoverbindungen gegen das Guthaben der Eigentümergemeinschaft aufrechnen, wodurch das Guthaben verringert wird.

Verstirbt der Verwalter unerwartet, fällt das auf seinen Namen lautende Konto in die Erbmasse, so dass hier Schwierigkeiten für die Eigentümergemeinschaft bestehen, wenn sie ihr Geld zurückhaben möchte.

Ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters widerspricht daher dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, und zwar in Form der mangelnden ordnungsgemäßen Betreuung des Vermögens der Eigentümergemeinschaft.

2. Einzurichten ist ein offenes Fremdgeldkonto

Seit der WEG-Novelle zum 01.07.2007 wird eine Teilrechtsfähigkeit der Eigentümergemeinschaften vom Gesetzgeber in § 10 Abs. 6 WEG anerkannt. Zugleich wird nach § 10 Abs. 7 WEG das Verwaltungsvermögen der teilrechtsfähigen Eigentümergemeinschaft zugeordnet. Daher muss der Verwalter das Konto im Namen und für Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft eröffnen, wobei er über dieses Konto (als vertretungsberechtigtes Organ der Eigentümergemeinschaft) verfügungsberechtigt ist.

Da die Eigentümergemeinschaft Inhaberin des offenen Fremdgeldkontos ist und der Verwalter darüber keine gesetzlich eingeräumte Vollmacht für Verfügungen hat, muss er beim Geldinstitut eine gesonderte Vollmacht (nebst dem Beschlussprotokoll über seine aktuelle Bestellung als Verwalter) vorlegen. Aus der Vollmacht hat auch der Umfang seiner Vertretungsberechtigung hervorzugehen, also ob er etwa Darlehen für die Eigentümergemeinschaft aufnehmen darf.

Eröffnet der Verwalter trotzdem ein Konto für die Eigentümergemeinschaft auf seinen Namen, kann dies einen wichtigen Grund für seine vorzeitige außerordentliche Abberufung aus dem Verwalteramt sein.

Diese Grundsätze gelten für alle Konten, die der Verwalter für die Eigentümergemeinschaft eröffnet, also auch für das gesonderte Rücklagenkonto.

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III. So hat der Verwalter aktuell nicht benötigte Gelder anzulegen

 Wie der Verwalter eingenommene Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft zu verwalten bzw. anzulegen hat, ist gesetzlich nicht geregelt. Existieren dazu keine Weisungen der Eigentümergemeinschaft oder Bestimmungen in der Gemeinschaftsordnung, gelten für den Verwalter die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung.

Danach muss der Verwalter derzeit nicht benötigte Gelder, insbesondere aus der Instandhaltungsrücklage (Instandhaltungsrückstellung), auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft verzinslich, kurzfristig verfügbar und risikoarm anzulegen.

Legt der Verwalter die aktuell nicht benötigten Gelder nicht auf diese Weise an, kann er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig machen.

Sinnvoll ist daher eine Regelung im Verwaltervertrag, wie der Verwalter die derzeit nicht benötigten Gelder anzulegen hat, soweit er keine konkrete Weisung durch einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft erhält.

Möchte die Eigentümergemeinschaft trotz der Warnungen des Verwalters eine riskante Vermögensanlage beschließen, sollte der Verwalter seine Bedenken in der Niederschrift (Protokoll) zur Eigentümerversammlung aufnehmen (lassen). Andernfalls droht ihm eine Mithaftung, wenn die angelegten Eigentümergelder verlustig gehen oder an Wert verlieren.

IV. Das gilt für Beschränkungen des Verwalters

Damit der Verwalter nicht unbegrenzt über das Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft verfügen kann, ist es möglich, seine Verfügungen von der Zustimmung eines Eigentümers oder eines Dritten abhängig zu machen, wobei dies auch der Verwaltungsbeirat sein kann.

In der Praxis sind allerdings Klauseln im Verwaltervertrag üblich, wonach etwa die Auftragsvergabe für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen in einem Volumen

• bis zu 1.000 Euro vom Verwalter freihändig vergeben werden darf
• von 1.001 bis 2.500 Euro der Zustimmung des Verwaltungsbeirats bedarf
• ab 2.500 Euro einen Beschluss der Eigentümerversammlung erfordert, wobei der Verwalter zuvor Angebote von drei verschieden Firmen oder Handwerkern vorzulegen hat

Das Problem bei diesen Klauseln ist jedoch, dass dem Geldinstitut diese Verfügungsbeschränkung meist nicht bekannt ist und der Verwalter daher trotzdem in voller Höhe über die Gelder verfügen kann.

Um den Verwalter besser kontrollieren zu können, sollten Eigentümergemeinschaften stets einen Verwaltungsbeirat einrichten.