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Bei der WEG-Verwaltung kann dem Verwalter jederzeit „gekündigt“ werden oder – exakt gesagt –  ist nach § 26 Abs. 3 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) jederzeit dessen Abberufung möglich. Das Problem ist dann, ob der ausscheidende oder der neu ins Amt tretende Verwalter die letzte Jahresabrechnung erstellen muss. Dazu hat sich der der Bundesgerichtshof (BGH) zwar geäußert. Die Karlsruher Richter haben dabei aber eine in der Praxis sehr wichtige Frage offen gelassen. Wie die Rechtslage hier bei der WEG-Verwaltung ist und was für die Mietverwaltung gilt, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. WEG-Verwaltung: Entstehen der Abrechnungspflicht entscheidend

Bei einer Kündigung bzw. einer Abberufung der amtierenden Hausverwaltung ist für die Verpflichtung, die Jahresabrechnung zu erstellen, zwischen dem Ausscheiden des aktuellen Verwalters im Laufe des Wirtschaftsjahres und seinem Ausscheiden zum Ende des Wirtschaftsjahres zu unterscheiden. Dabei ist das Wirtschaftsjahr grundsätzlich identisch mit dem Kalenderjahr, es sei denn, aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung ergibt sich etwas anderes. Zudem schließt sich in aller Regel an das Ausscheiden des amtierenden Verwalters „nahtlos“ die Bestellung eines neuen Verwalters an. Das führt zu der häufigen Frage, ob der frühere oder der neue Verwalter die Abrechnung erteilen muss.

1.1. Verwalter scheidet im Laufe des Wirtschaftsjahres aus

Für den Fall, dass der amtierende Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahres ausscheidet, hat der BGH zu § 28 Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) a. F. (alte Fassung) wie folgt entschieden: Die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene, also vorherige Wirtschaftsjahr träfe – vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung – den Verwalter, der im Zeitpunkt der Entstehung der Abrechnungspflichtdas Amt inne habe. Dabei spiele es keine Rolle, ob im Augenblick des Ausscheidens die Abrechnung bereits fällig sei (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17). Damit haben die Karlsruher Richter der Auffassung einiger Instanzgerichte, die für die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung den Zeitpunkt der Fälligkeit der Abrechnungspflicht herangezogen haben (etwa Oberlandesgericht (OLG) Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06), eine deutliche Absage erteilt.

Begründet hat der BGH dies damit, dass nur das Entstehen der Leistungspflicht Rechtssicherheit schaffe.

Denn die Fälligkeit sage nichts darüber aus, wer die Erstellung der Jahresabrechnung schulde. Die Fälligkeit bestimme lediglich den Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger die Leistung verlangen könne. Dieses Kriterium sei für die Frage, wer die Jahresabrechnung erstellen muss, praktisch unbrauchbar, da es regelmäßig mit Unsicherheiten behaftet sei. Bei einem Verwalterwechsel im Laufe des Kalenderjahres müssten aber sowohl die Wohnungseigentümer als auch der bisherige und der neue Verwalter Klarheit darüber haben, wer die Jahresabrechnung zu erstellen habe.

Sei die Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung entstanden, bestehe sie fort, auch wenn der Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahres aus dem Amt scheide.

Ist also das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch und scheidet der amtierende Verwalter etwa aufgrund einer Kündigung bzw. Abberufung am 28.02. aus dem Amt, muss er für das Vorjahr bzw. letzte Wirtschaftsjahr die Jahresabrechnung erstellen. Der am 01.03. neu bestellte Verwalter hat die Abrechnung für das aktuelle Wirtschaftsjahr zu erteilen.

Ist inzwischen der von der Bestellung bzw. Abberufung zu trennende Verwaltervertrag beendet, ändert auch das grundsätzlich nichts an der nachwirkenden Pflicht des ausgeschiedenen Verwalters, die Jahresabrechnung zu erstellen. Daher hat der ausgeschiedene Verwalter für die Abrechnungserteilung regelmäßig keinen besonderen Vergütungsanspruch.

Will sich der ausgeschiedene Verwalter sich darauf berufen, ihm sei wegen der inzwischen erfolgten Herausgabe der Verwaltungsunterlagen an den neuen Verwalter die Abrechnungserteilung unmöglich, geht dieser Einwand ins Leere. Denn dem früheren Verwalter steht ein zumindest ein Einsichtsrecht in diese Unterlagen beim neuen Verwalter zu (BGH, Beschluss vom 23.06.2016, Az.: 1 ZB 5/16).

1.2. Verwalter scheidet zum Ende des Wirtschaftsjahres aus

Offen gelassen hat der BGH die in der Praxis aufgrund der häufigen Verwalterwechsel zum 01.01. sehr wichtige Frage, wann bei einem Ausscheiden des Verwalters zum 31.12. die Abrechnungspflicht konkret entsteht. Denn tritt diese Pflicht zum 31.12. ein, muss der zu diesem Zeitpunkt ausscheidende Verwalter für das Wirtschaftsjahr noch abrechnen. Entsteht die Abrechnungspflicht dagegen erst zum 01.01., hat der zu diesem Zeitpunkt neu bestellte Verwalter die Abrechnung für das dann abgelaufene vorherige Wirtschaftsjahr anzufertigen.

Die Entscheidung des BGH bezieht sich auf § 28 Abs. 3 WEG a. F., wonach der Verwalter „nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen“ hat. Diese Vorschrift wurde im Zuge der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform geändert. Nun heißt es in § 28 Abs. 2 Sätze 1, 2 WEG: „Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Zu diesem Zweck hat der Verwalter eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan (Jahresabrechnung) aufzustellen …“. Für die hier relevante Frage erschließt sich daraus aber keine Antwort. Zwar kann die Beschlussfassung über die Abrechnung erst frühestens am 01.01. des Folgejahrs stattfinden. Dies sagt aber nichts darüber aus, ob der am 31.12. ausscheidende Verwalter noch die Abrechnung erstellen muss oder nicht.

1.2.1. Argumente für die Abrechnungspflicht des ausgeschiedenen Verwalters

Damit könnte – bis bisher – für die Abrechnungspflicht des zum Jahreswechsel ausscheidenden Verwalters sprechen, dass die Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse daran haben, dass derjenige Verwalter die Abrechnung erstellt, der in dem betreffenden Jahrdie Verwaltungsleistung erbracht hat. Allein dieser Verwalter muss den Wohnungseigentümern mit seiner Abrechnung dafür einstehen, dass er die im Abrechnungszeitraum angefallenen Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig erfasst hat (BGH, Beschluss vom 23.06.2016, Az.: 1 ZB 5/16). Dem ist auch nicht der für das Wohnungseigentumsrecht zuständige 5. Senat des BGH entgegengetreten (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).

1.2.2. Argumente für die Abrechnungspflicht des neuen Verwalters

Besser dürften die Argumente sein, die von einer Abrechnungspflicht des zum 01.01. des Folgejahres neu bestellten Verwalters ausgehen. So ist der nun geltende § 28 WEG dahingehend eindeutig, dass er von einem Zeitpunkt nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. Wirtschaftsjahres ausgeht, auch wenn das unmittelbar nur die Beschlussfassung betrifft.

Zudem muss der ausscheidende Verwalter die Jahresabrechnung nicht selber erstellen. Vielmehr kann das auch durch einen Dritten (etwa der neue Verwalter) geschehen, der die Rechnungslegung des früheren Verwalters zugrunde legt (BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az.: V ZR 89/17).

Zwar ist durch die WEG-Reform § 28 Abs. 4 WEG a. F. aufgehoben worden, wonach die Wohnungseigentümer nach vorherigem Mehrheitsbeschluss jederzeit vom Verwalter Rechnungslegung verlangen konnten. Allerdings handelt es sich beim Verwaltervertrag um einen Geschäftsbesorgungsvertrag nach §§ 675, 662 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), so dass der Beauftragte nach ausgeführtem Auftrag Rechenschaft legen muss, §§ 662, 666 BGB. Das wird in § 259 Abs. 1 BGB weiter konkretisiert, wonach eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben nebst Belegen zu erfolgen hat. Damit muss der ausscheidende Verwalter – zumindest nach vorherigem Beschluss – der Eigentümer Rechnung legen, womit im Ergebnis dem neuen Verwalter das Zahlenwerk für die zu erstellende Abrechnung vorliegt.

1.2.3. Vereinbarung im Verwaltervertrag schafft Sicherheit (mit Muster-Klausel)

Letztlich muss der BGH entscheiden, ob der am 31.12 ausscheidende oder der am 01.01. des Folgejahres neu bestellte Verwalter die Jahresabrechnung erstellen muss. Um bis dahin Rechtssicherheit zu schaffen, sollte in einem neuen Verwaltervertrag oder in einer einvernehmlichen Zusatzvereinbarung zum bestehenden Verwaltervertrag sinngemäß folgende Klausel enthalten sein:

§ …

Scheidet der Verwalter am 31.12. eines mit dem Kalenderjahr identischen Wirtschaftsjahres aus, ist der im folgenden Wirtschaftsjahr neu bestellte Verwalter verpflichtet, für das dann abgelaufene Wirtschaftsjahr die Jahresabrechnung zu erstellen. Dem neu bestellten Verwalter steht für die Erstellung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr keine zusätzliche Vergütung zu.

Ist das Wirtschaftsjahr in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung abweichend vom Kalenderjahr festgelegt, muss eine entsprechende Anpassung der Klausel vorgenommen werden.

1.3. Verweigerte Abrechnung: WEG kann Schadensersatz verlangen

Erstellt der ausgeschiedene Verwalter keine Jahresabrechnung, obwohl er dazu verpflichtet ist, sollte er von der Wohnungseigentümergemeinschaft bzw. durch den neuen Verwalter dazu unter Fristsetzung aufgefordert werden. Erfolgt darauf keine Reaktion, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft den neuen Verwalter oder einen Dritten mit der Erstellung der Jahresabrechnung beauftragen. Für die dadurch entstehen Kosten ist der ausgeschiedene Verwalter nach § 280 Abs. 3, § 281 Abs. 1 BGB i. V. m. § 28 Abs. 2 WEG schadensersatzpflichtig.

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2. Mietverwaltung: Verwaltervertrag maßgeblich (mit Muster-Klausel)

Für die Mietverwaltung ist das Wohnungseigentumsrecht nicht anwendbar. Ob und wann der Miet-Verwalter eine jährliche Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung erstellen muss, richtet sich daher nach dem Verwaltervertrag. Regelmäßig ist darin zwar eine Pflicht zur Abrechnungserteilung vereinbart. Allerdings fehlt häufig eine Bestimmung darüber, ob bei einem Ausscheiden des Verwalters der frühere oder der neue Verwalter die Abrechnung erteilen muss.

Scheidet der Verwalter zum Ende des Wirtschaftsjahres aus, soll er nach Ansicht des Landgericht Bonn für dieses Jahr keine Abrechnungmehr erteilen müssen (LG Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09). Anders entschieden hatte zuvor das LG Hamburg (Urteil vom 16.06.1999, Az.: 327 S 64/09). Dabei spricht sicherlich einiges für das Argument der Bonner Richter, wonach dem ausscheidenden Verwalter zu diesem Zeitpunkt keine Abrechnung möglich sei, da die benötigten Unterlagen wie etwa Rechnungen noch nicht vorlägen.

Völlig unklar ist die Rechtslage, wenn der Verwalter während des laufenden Wirtschaftsjahres ausscheidet. Das kann etwa der Fall sein, wenn ihm aus wichtigem Grund außerordentlich fristlos gekündigt wird.

Eigentümer sollten daher darauf achten, dass diese Fälle im Verwaltervertrag geregelt sind. Das kann etwa durch folgende Klausel geschehen:

§ …

Die Betriebskostenabrechnung für das vorangegangene Wirtschaftsjahr ist bis zum Ende des zweiten Quartals nach Abschluss des laufenden Wirtschaftsjahres fällig und bis zu diesem Zeitpunkt vom Verwalter zu erstellen. Dies gilt auch, wenn der Verwalter bis zum Ende des zweiten Quartals nach Abschluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres aus dem Verwalteramt ausscheidet. Ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung bis zum Fälligkeitszeitpunkt nicht möglich, hat der Verwalter den Eigentümer zu informieren und mit diesem eine anderweitige schriftliche Vereinbarung zu treffen. Scheidet der Verwalter hingegen zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, besteht keine Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung für dieses Wirtschaftsjahr.