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Anders als bei der Wohnungseigentumsverwaltung sind die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters bei der Mietverwaltung gesetzlich nicht geregelt. Daher sollten gerade bei der Mietverwaltung die Pflichten und Rechte des Verwalters vertraglich genau festgelegt werden. Nur so kann späterer Streit über die geschuldeten Tätigkeiten der Hausverwaltung und über die meist damit einhergehenden Vergütungsfragen vermieden werden. Was im Einzelnen in den Verwaltervertrag über die Mietverwaltung gehört, worauf Eigentümer besonders achten sollten und wie der Verwaltervertrag aussehen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

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1. Das gehört bei der Mietverwaltung in den Verwaltervertrag 

Bestimmte Dinge wie etwa Laufzeit, Verwalterleistungen und Vergütung sollten unbedingt im Verwaltervertrag geregelt werden. Im Wesentlichen gehört dazu Folgendes: 

1.1. Vertragsparteien und Verwaltungsobjekt 

Vertragsparteien sind der Eigentümer des Mietobjekts sowie die Hausverwaltung. Neben Namen und Anschrift ist auch eine etwaige Gesellschaftsform aufzuführen. Das zu verwaltende Objekt ist genau zu bezeichnen, zudem sollte die Anzahl der Wohn- bzw. Verwaltungseinheiten angegeben werden.

1.2. Probezeit, Vertragsdauer und Kündigung

Regelmäßig wird im Verwaltervertrag über die Mietverwaltung eine feste Laufzeit für eine bestimmte Dauer von bis zu fünf Jahren vereinbart. Dabei verlängert sich der Vertrag meistens um ein Jahr, sofern er nicht unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von drei oder sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird.

Damit der Eigentümer eine neue Hausverwaltung testen kann, besteht die Möglichkeit eine meist sechsmonatige Probezeit im Verwaltervertrag zu vereinbaren, wobei eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum Monatsende festgelegt wird. Vorteil für den Eigentümer ist, dass er sich von einer Hausverwaltung frühzeitig lösen kann, mit der er nicht zufrieden ist. Umgekehrt besteht aber auch das Risiko, dass die Hausverwaltung nicht oder nur zu höheren Konditionen zu einer Betreuung des Mietobjekts bereit ist.

Festgelegt werden sollten auch die Formvorschriften für eine Kündigung, In der Regel wird die Schriftform nach § 126 Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) vereinbart, also die eigenhändige Unterzeichnung des Kündigungsschreibens durch den Kündigenden. Zusätzlich kann bestimmt werden, dass die Kündigung durch Einschreiben erfolgen muss.

1.3. Aufgaben der Hausverwaltung

Die Aufgaben und Befugnisse des Mietverwalters sind gesetzlich nicht festgelegt. Da der entgeltliche Verwaltervertrag ein auf Geschäftsbesorgung gerichteter Dienstvertrag ist (Oberlandesgericht (OLG) Köln, Urteil vom 20.06.1996, Az.: 19 U 23/96), können lediglich die Vorschriften über die Geschäftsbesorgung bzw. den Dienstvertrag aus dem BGB ergänzend herangezogen werden. Über die konkreten Aufgaben einer Mietverwaltung findet sich dort jedoch nichts.

Die genauen Aufgaben des Mietverwalters sind daher im Verwaltervertrag im Einzelnen aufzulisten. Das ist durch eine Klausel im Verwaltervertrag oder in einem Leistungsverzeichnis als Anlage zum Verwaltervertrag möglich. Dabei ist darauf zu achten, dass die Anlage Vertragsbestandteil wird. Die Auflistung der von der Hausverwaltung geschuldeten Aufgaben kann sehr umfangreich sein. Regelmäßig setzen sich diese aus der kaufmännischen und technischen Verwaltung zusammen. Neben diesen Grundleistungen kommt eine Beauftragung der Verwaltung mit Sonderaufgaben bzw. Sonderleistungen in Betracht (etwa Betreuung umfangreicher Sanierungsarbeiten), wobei die Sonderaufgaben ebenfalls vertraglich niederzulegen sind.

1.4. Vergütung der Hausverwaltung

Speziell über die Vergütung der Hausverwaltung kann sehr schnell Streit entstehen. Daher ist die Vergütung ebenso eindeutig im Verwaltervertrag aufzunehmen wie die von der Hausverwaltung geschuldeten Grund- und Sonderleistungen. Dabei muss klar zum Ausdruck kommen, welche Grundleistungen vom Regelsatz (Grundvergütung) abgedeckt sind und welche zusätzliche Vergütung für welche Sonderleistung anfällt.

Für den Regelsatz wird meistens ein bestimmter Prozentsatz von der Netto- bzw. Bruttokaltmiete des Verwaltungsobjekts vereinbart. Möglich ist aber auch eine Vergütung pro Wohneinheit. Demgegenüber wird die zusätzliche Vergütung für Sonderleistungen häufig nach einem pauschalen Abrechnungssatz erhoben, die von der einzelnen Sonderleistung abhängt. Daneben kommt eine Vergütung nach Zeitaufwand in Form von Stundensätzen in Betracht, und zwar insbesondere für die Betreuung umfangreicher Sanierungsarbeiten oder die Begleitung von Gerichtsverfahren.

1.5. Rechnungslegung

Im Rahmen der Rechnungslegung ist zunächst festzulegen, auf welches Konto die laufenden Gelder wie Mieten usw. zu zahlen sind. In der Praxis legt dazu meist die Hausverwaltung ein Konto an, während die im Eigentum des jeweiligen Mieters stehenden Mietkautionen auf gesonderte Sparbücher anzulegen sind. Besser ist es, wenn der Eigentümer selbst diese Konten bzw. Sparbücher anlegt und dem Mietverwalter darüber Verfügungsmacht erteilt. So ist gewährleistet, dass bei einer etwaigen Insolvenz der Hausverwaltung diese Gelder erst gar nicht in die Masse fallen.

Darüber hinaus ist hier vertraglich zu vereinbaren, wann der Mietverwalter gegenüber dem Eigentümer Rechnung legen muss.

1.6. Vollmacht

Um sich gegenüber dritten Firmen und Personen nach außen als Vertreterdes Eigentümers zu legitimieren, stellt der Eigentümer dem Mietverwalter regelmäßig eine Verwaltervollmacht aus. Das sollte im Verwaltervertrag aufgenommen werden.

In diesem Zusammenhang wird der Mietverwalter meist von den Beschränkungen des Insichgeschäfts nach § 181 BGB befreit. Ein Insichgeschäft besagt, dass ein Vertreter (Mietverwalter) im Namen des Vertretenen (Eigentümer) grundsätzlich nicht mit sich selber oder als Vertreter eines anderen Dritten ein Rechtsgeschäft schließen kann. Betreibt etwa eine dem Mietverwalter gehörende GmbH ein Gewerbe, darf der Verwalter nicht als Vertreter des Eigentümers mit sich als Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH einen Vertrag über Arbeiten am Mietshaus abschließen. Diese Beschränkungen können jedoch im Verwaltervertrag (und / oder in der Vollmacht) aufgehoben werden.

Darüber hinaus wird hier häufig auch geregelt, dass die Hausverwaltung zur Durchführung bestimmter Verwaltungsaufgaben geeigneten Dritten Untervollmacht erteilen darf.

1.7. Haftpflichtversicherung

Gewerbliche Wohnimmobilienverwalter sind verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen und aufrechtzuerhalten, § 34c Gewerbeordnung (GewO). Der Eigentümer sollte sich im Verwaltervertrag bestätigen lassen, dass eine solche Versicherung besteht.

2. Ihr Muster: Verwaltervertrag über die Mietverwaltung

Das nachstehende Muster zeigt, wie ein Verwaltervertrag über die Mietverwaltung aussehen kann. Dabei ist das Muster auf die individuellen Gegebenheiten anzupassen. Leerfelder sind auszufüllen, Kursiv Geschriebenes ist auf den konkreten Fall anzugleichen und die Felder mit “ ¨ “ sind nach Bedarf anzukreuzen.

Verwaltervertrag über die Mietverwaltung

zwischen ______________________________________ (Name und Adresse des Eigentümers des Mietobjekts)

– im Folgenden: Wohnimmobilieneigentümer –

für _________________________________________ (Name und Anschrift der Mietverwaltung)

– im Folgenden: Hausverwaltung –

zur Verwaltung des Objekts ________________________________ (Adresse und Bezeichnung des Mietobjekts)mit insgesamt ____________ Einheiten.

§ 1 Probezeit, Vertragsdauer und Kündigung

1. Der Vertrag wird auf feste Dauer abgeschlossen. Er beginnt am ____________ und endet am ____________ . Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn er nicht von einer der Vertragsparteien unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von____________Monaten zum Vertragsende gekündigt wird.

2. Es wird eine Probezeit vereinbart. Danach ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Abschluss dieses Vertrags für beide Parteien eine Kündigung ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende möglich.

3. Veräußert der Auftraggeber das Objekt während der Laufzeit dieses Vertrags, können sowohl er als auch die Hausverwaltung den Vertrag ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist auf den Ablauf des Monats kündigen, in dem der Kaufvertrag mit dem Erwerber abgeschlossen wird. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Zeitpunkt des der Hausverwaltung unverzüglich mitzuteilen. 

5. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt.
6. Jegliche Kündigung hat schriftlich zu erfolgen.

§ 2 Generelle Aufgaben (Grundleistungen) der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung ist verpflichtet, das verwaltete Objekt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Verwalters zu verwalten und die Interessen des Auftraggebers zu wahren. Die Hausverwaltung nimmt folgende Aufgaben wahr:

1. Kaufmännische Verwaltung

Im Rahmen der kaufmännischen Verwaltung obliegt der Hausverwaltung Folgendes:

1. Allgemeine Verwaltung

• Erfassung der Stammdaten des Verwaltungsobjekts
• Vertretung des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Objekt gegenüber allen Behörden
• Überprüfung aller Betriebs- und Bewirtschaftungskosten und deren Überwachung
• Überwachung des Versicherungsschutzes für das Objekt, Regulierung eventueller Schadensfälle, Prüfung von Einsparungsmöglichkeiten bei den Prämien für Versicherungsverträge nebst Kündigung von bestehenden und Neuabschluss von Versicherungsverträgen
• Anmelden und Durchsetzen von Gewährleistungsansprüchen sowie Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten
• Verwaltung von Hausakten, Belegen und sonstigen Unterlagen des Verwaltungsobjekts

2. Allgemeines Rechnungswesen

• Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
• Abrechnung aller Ein- und Ausgabenvorgänge
• Erstellung einer aktuellen Forderungsliste einschließlich offener Miet- und Nebenkostenvorauszahlungen
• Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung

3. Mietverwaltung

• Erfassung aller Stammdaten der Mieter
• Mietersuche, Prüfung der Bonität der Mieter und Neuvermietung, Mietvertragserstellung, Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
• Abnahme und Übergabe der Mietwohnungen bei Mieterwechselnebst Protokollerstellung über den Wohnungszustand
• Zwischenablesungen bei Mieterwechsel
• Sicherstellung und Verwaltung von Mietkautionen
• Korrespondenz und Regelung aller Angelegenheiten mit den Mietern
• Eingangskontrolle der Mietzahlungen und Betriebskostenvorauszahlungen
• Beitreibung offener Miet- und Betriebskostenvorauszahlungen einschließlich der Durchführung des außergerichtlichen Mahnverfahrens
• Prüfung und Zahlung aller Ausgaben im Zusammenhang mit den Mietverhältnissen
• Überprüfung des Mietpreisniveaus und vereinbarter Mietgleitklauseln
• Mieterhöhungen unter Berücksichtigung des Mietspiegels bzw. der ortsüblichen Vergleichsmiete
• Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen
• Erstellung der Betriebskostenabrechnung und Einziehung von Nachforderungen

4. Technische Verwaltung

• Überwachung und Sicherstellung des laufenden Betriebs der Heizungs-, Sanitär- und sonstigen Anlagen des Verwaltungsobjekts nebst Abschluss und Kündigung der dafür erforderlichen Lieferverträge mit Versorgern sowie Wartungsverträgen mit Handwerkern bzw. Handwerksfirmen
• Abschluss und Kündigung von Hausmeisterverträgen sowie von Verträgen mit sonstigen Hilfskräften für die Reinigung des Treppenhauses und der Gemeinschaftseinrichtungen, Pflege und Instandhaltung der Außenanlagen sowie des Winter- und Straßendienstes nebst der Kontrolle und Überwachung der beauftragten Personen
• Veranlassung notweniger Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen bis zu ____________ Euro netto in Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie deren Überwachung und Abnahme
• Regelmäßige Begehungen zur Feststellung etwaiger Mängel des Verwaltungsobjekts
• Information des Auftraggebers über alle Mängel und wichtigen Vorkommnisse hinsichtlich des Verwaltungsobjekts

§ 3 Vergütung der generellen Aufgaben (Grundleistungen) der Hausverwaltung 

1. Die Hausverwaltung erhält für ihre Tätigkeit nach § 2 dieses Vertrags eine monatliche Vergütung in Höhe von

¨   ____________ % aus der Soll-Nettomiete (Kaltmieten ohne Betriebskosten und ohne Mehrwertsteuer)

¨   ____________ Euro pro verwalteter Wohneinheit

¨   Zusätzlich erhält die Hausverwaltung pro Mieterwechsel für ihre Leistungen eine gesonderte Vergütung in Höhe von ____________ Euro

Weiterhin erhält die Hausverwaltung einen Aufwendungsersatz für Telefon, Porto, Fahrtkosten und andere Barauslagen einen monatlichen Festbetrag in Höhe von ____________ Euroohne Einzelnachweis. Gehen die Aufwendungen der Hausverwaltung darüber hinaus, werden sie auf Nachweis erstattet.

Die genannten Beträge erhält die Hausverwaltung

¨  zuzüglich der jeweiligen Mehrwertsteuer (derzeit ____________%)

¨   ohne der jeweiligen Mehrwertsteuer

2. Die Vergütung ist fällig am Monatsende, erstmals am ____________
3. Die Hausverwaltung ist berechtigt, ihre Vergütung und ihren Aufwendungsersatz aus den eingehenden Mieteinnahmen zu entnehmen.

§ 4 Zusätzliche Aufgaben (Sonderleistungen) der Hausverwaltung und deren Vergütung

1. Zusätzlich zu den in § 2 dieses Vertrags aufgeführten Grundleistungen erbringt die Hausverwaltung folgende Sonderleistungen:

Veranlassung notweniger Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen ab ____________ Euro netto unter Einholung von drei Angeboten in Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie die Überwachung und Abnahme der Maßnahmen 

Pro erfolgter Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahme erhält die Hausverwaltung

¨   eine Pauschalvergütung in Höhe von ____________ Euro

¨   eine Vergütung nach Aufwand (Stundensatz)  

Vergabe, Betreuung, Überwachung und Abnahme umfangreicher Sanierungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsarbeiten unter Einholung von drei Angeboten in Abstimmung mit dem Eigentümer 

Pro erfolgter Sanierungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsarbeit erhält die Hausverwaltung  

¨   eine Pauschalvergütung in Höhe von ____________ Euro

¨   eine Vergütung nach Aufwand (Stundensatz)

Die Stundensätze der Hausverwaltung betragen: 

Geschäftsführer ____________ Euro

Objektbetreuer ____________ Euro

2. Die genannten Beträge erhält die Hausverwaltung

¨  zuzüglich der jeweiligen Mehrwertsteuer (derzeit ____________%)

¨   ohne der jeweiligen Mehrwertsteuer

3. Die Vergütung ist fällig nach erfolgter Sanierungs-, Instandsetzungs- und Modernisierungsarbeit.
4. Die Hausverwaltung ist berechtigt, ihre Vergütung den eingehenden Mieteinnahmen zu entnehmen. Reichen die Mieteinnahmen dazu nicht aus, ist der Auftraggeber verpflichtet, die diesbezügliche Rechnung der Hausverwaltung innerhalb von 14 Tagen auszugleichen.

§ 5 Rechnungslegung

1. Die Hausverwaltung hat dafür zu sorgen, dass Mieten, Betriebskostenvorauszahlungen und sonstige das Verwaltungsobjekt betreffenden Gelder auf folgendes Sonderkonto des Auftraggebers überwiesen bzw. eingezahlt werden:

Bankinstitut, BIC, IBAN: ______________________________________

Über das Sonderkonto wird der gesamte Zahlungsverkehr abgewickelt. Dazu erhält die Hausverwaltung für das Sonderkonto Bankvollmacht.

2. Mietkautionen stehen im Eigentum des Mieters und sind auf einem gesonderten Sparkonto anzulegen, das

¨   die Hausverwaltung anlegt

¨   der Auftraggeber anlegt und darüber der Hausverwaltung Bankvollmacht erteilt

3. Die Hausverwaltung verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben sowie zur geordneten Sammlung der Belege und Objektunterlagen.
4. Die Rechnungslegung der Hausverwaltung gegenüber dem Auftraggeber erfolgt

¨   vierteljährlich,

¨   halbjährlich,

¨   jährlich,

jeweils bis zum 20. des dem Abrechnungszeitraum folgenden Monats

§ 6 Vollmacht

1. Der Auftraggeber bevollmächtigt die Hausverwaltung unter ausdrücklicher Befreiung von den Vorschriften des § 181 BGB zur Vornahme aller Rechtsgeschäfte und zur Abgabe sämtlicher verbindlicher Erklärungen, die das Verwaltungsobjekt betreffen. Die Hausverwaltung vertritt den Auftraggeber gegenüber den Mietern, Behörden, Gläubigern und sonstigen Dritten hinsichtlich solcher Ansprüche, die das Verwaltungsobjekt betreffen. Dazu ist die Hausverwaltung ermächtigt, Einblick in alle das Verwaltungsobjekt betreffenden Akten, insbesondere in das Grundbuch, die Grundakte, die steuerlichen Akten des Finanzamtes und in Schuldurkunden zu nehmen.
2. Die Vollmacht berechtigt die Hausverwaltung zur Anmahnung offener Mieten und Betriebskostenvorauszahlungen sowie Nachzahlungen aus Betriebskostenabrechnungen einschließlich der außergerichtlichen Durchsetzung dieser Forderungen, ferner ist die Hausverwaltung kraft der Vollmacht zur Geltendmachung von Mieterhöhungen und der Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen berechtigt.
3. Die Hausverwaltung ist dazu berechtigt, einzelne Aufgaben aus diesem Vertrag geeigneten Dritten zu übertragen und diesen dazu Untervollmacht zu erteilen. Allerdings bleibt die Hausverwaltung in diesen Fällen gegenüber dem Auftraggeber zur Vertragserfüllung verpflichtet.
4. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Ausstellung einer gesonderten Vollmachtsurkunde in dem vorstehend genannten Umfang gegenüber der Hausverwaltung.

§ 7 Haftpflichtversicherung

Die Hausverwaltung hat gegenüber dem Auftraggeber das Bestehen einer angemessenen und den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechenden Haftpflichtversicherung nachzuweisen und diese zu unterhalten.

§ 8 Sonstige Vereinbarungen

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§ 9 Schlussbestimmungen

1. Bei Beendigung dieses Vertrags hat die Hausverwaltung alle Unterlagen betreffend das Verwaltungsobjekt, insbesondere auch die Vollmacht nach § 7 des Vertrags, an den Auftraggeber herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht steht der Hausverwaltung nicht zu, gleich aus welchem Rechtsgrund der Vertrag endet.
2. Nebenabreden wurden nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform, das gilt auch für einen Verzicht auf das Schriftformerfordernis selbst.

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(Ort, Datum)

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(Unterschrift Auftraggeber) 

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(Unterschrift Hausverwaltung)