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Die Tätigkeit eines Verwalters kann auf unterschiedliche Weise enden. Möglicherweise läuft die für eine bestimmte Zeit geltende Beauftragung aus oder die Eigentümer beenden die Tätigkeit vorzeitig oder aber der Verwalter legt sein Amt nieder. Die Verwaltertätigkeit kann aber auch einvernehmlich durch einen Aufhebungsvertrag beendet werden. Das bietet den Vorteil, dass weder Fristen beachtet werden müssen noch einwichtiger Grund erforderlich ist. Die Aufhebung der Beauftragung eines WEG-Verwalters unterscheidet sich aber erheblich von der eines Mietverwalters. Was Sie dazu wissen müssen und wie die Aufhebung funktioniert, erfahren Sie hier.
- Aufhebung von WEG-Verwaltung und Mietverwaltung: Das sind die Unterschiede
- Wie der Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter zustande kommt
- Muster: Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter
- Muster: Beschluss über den Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter
- Aufhebungsvertrag mit Mietverwalter bei Einvernehmen problemlos möglich
- Muster: Aufhebungsvertrag für Mietverwalter
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1. Aufhebung von WEG-Verwaltung und Mietverwaltung: Das sind die Unterschiede
Ein Aufhebungsvertrag ist ein Vertrag über die Aufhebung eines bestehenden Vertrags. Bei der Mietverwaltung ist die Aufhebung des zwischen Eigentümer und Mietverwalter geschlossenen schuldrechtlichen Verwaltervertrags problemlos durch einen Aufhebungsvertrag zwischen diesen Parteien möglich.
Ganz anders sieht das jedoch bei der WEG-Verwaltung aus. Hier tritt neben dem schuldrechtlichen Verwaltervertrag die organschaftliche Bestellung des WEG-Verwalters als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft, die ebenfalls aufgehoben werden muss. Daher ist an sich sowohl für die Aufhebung der Verwalterbestellung als auch des Verwaltervertrags grundsätzlich ein Beschluss der Wohnungseigentümererforderlich. Wesentlich einfacher ist es aber, wenn lediglich über die Aufhebung des Verwaltervertrags beschlossen wird und der Verwalter mit Blick auf den Aufhebungsvertrag zu einem bestimmten Zeitpunkt einvernehmlich sein Amt niederlegt. Mögliche Probleme im Hinblick auf die Frage, ob für die vorzeitige Abberufung des Verwalters ein wichtiger Grund vorliegen muss, entfallen damit.
Zudem ist zu beschließen, dass entweder der Verwaltungsbeirat oder ein sonstiger Eigentümer den Aufhebungsvertrag namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft unterzeichnen bzw. schließen darf. Fehlt ein solcher Beschluss, müssen alle Eigentümer den Aufhebungsvertrag unterzeichnen, was in der Praxis äußerst umständlich ist.
Erst wenn diese Beschlüsse vorliegen, kann der Aufhebungsvertrag zwischen dem WEG-Verwalter und der Eigentümergemeinschaft durch den dazu ermächtigen Beirat oder Eigentümer geschlossen werden.
2. Wie der Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter zustande kommt
In der Regel wird im Vorfeld zwischen dem Verwalter und einem etwaig existierenden Verwaltungsbeirat und / oder einzelnen Wohnungseigentümern kommuniziert, dass die Verwaltertätigkeit vorzeitig durch einvernehmliche Aufhebung enden soll. Dafür kann es vielfältige Gründe geben, so auf Seiten des Verwalters etwa gesundheitliche Beeinträchtigungen, Personalmangel oder Aufgabe der Hausverwaltung, während auf Seiten der Eigentümergemeinschaft die feststehende Nichtverlängerung der Bestellung oder das Freiwerden des Wunschkandidaten für das Verwalteramt mögliche Aufhebungsgründe sein können.
Ist geklärt, dass ein Aufhebungsvertrag über die Tätigkeit des Verwalters im Raum steht, wird dieser den Eigentümern in der Regel die einvernehmliche Aufhebung des Bestellungs- und Vertragsverhältnisses anbieten. Das geschieht meistens im Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung.
In der Eigentümerversammlung wird dann über Aufhebung der Verwalterbestellung und des Verwaltervertrags beschlossen. Ideal ist es, wenn der Einladung zur Versammlung bereits ein Aufhebungsvertrag beigefügt ist, in dem der Verwalter unter anderem erklärt, sein Amt zu einem bestimmten Zeitpunkt einvernehmlich niederlegen zu wollen. Dann brauchen die Eigentümer lediglich über die Annahme dieses Vertrags zu beschließen, wobei noch weiter zu beschließen ist, dass der Verwaltungsbeirat oder ein sonstiger Eigentümer den Aufhebungsvertrag namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft unterzeichnen darf. Alternativ können diese Beschlüsse auch im schriftlichen Umlaufverfahrenergehen, sofern alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer den Beschlussanträgen zustimmen (sogenannte Allstimmigkeit).
Darüber hinaus sollte entweder im Aufhebungsvertrag geregelt oder gesondert auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden, dass der ausscheidende Verwalter bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eine außerordentliche Eigentümerversammlung zur Wahl eines neuen Verwaltersanzuberaumen hat. Dabei sollten die Eigentümer die erforderlichen mindestens drei Angebote einzuholen und so rechtzeitig dem ausscheidenden Verwalter vorzulegen haben, dass dieser die Angebote innerhalb der Ladungsfrist zur Versammlung den Eigentümern zur Kenntnis bringen kann.
Klarstellend sollte im Aufhebungsvertrag noch folgendes aufgeführt werden, auch wenn die ersten vier Punkte der geltenden Rechtslage entsprechen:
- Pflicht des Verwalters zur Erstellung der Jahresabrechnung nebst Einzelabrechnungen für das letzte Wirtschaftsjahr, sofern noch nicht erfolgt und sich aus dem Verwaltervertrag nichts anderes ergibt
- Pflicht des Verwalters zur Rechnungslegung einschließlich Herausgabe der Gemeinschaftsgelder bzw. WEG-Konten
- Pflicht des Verwalters zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen einschließlich der Verwaltervollmacht
- Pflicht des Verwalters zur Vergabe bzw. Fortführen lassen bereits beschlossener und / oder dringend notwendiger sowie unaufschiebbarer Arbeiten am Gemeinschaftseigentum
- bei ordnungsgemäßer Erfüllung der vorgenannten Punkte und beschlossener Entlastung des Verwalters auf der Eigentümerversammlung Verzicht auf gegenseitige Ansprüche aus der Verwaltertätigkeit
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3. Muster: Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter
Ein Aufhebungsvertrag kann hier wie folgt lauten (Fehlende Angaben bitte ergänzen):
Zwischen
________________________________________________
(Name und Anschrift der WEG-Verwaltung)
nachfolgend „Hausverwaltung“ genannt
und
der Wohnungseigentümergemeinschaft
________________________________________________
(Straße, Hausnummern und Ort)
nachfolgend „Eigentümergemeinschaft“ genannt
wird folgende Aufhebungsvereinbarung zu dem zwischen den Parteien seit dem __________ bestehenden Verwaltervertrag geschlossen:
- Die Hausverwaltung bietet der Eigentümergemeinschaft die einvernehmliche Aufhebung des zwischen den Parteien bestehen Verwaltervertrags zum __________ (Datum) Mit Blick auf diese Aufhebungsvereinbarung wird die Hausverwaltung ihr Verwalteramt zum __________ (Datum) einvernehmlich niederlegen, so dass es keiner Abberufung bedarf.
- Um einen verwalterlosen Zustand zu vermeiden, wird die Hausverwaltung bis zum __________ (Datum) eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen, in der ein neuer Verwalter gewählt wird. Die Eigentümergemeinschaft bzw. der Verwaltungsbeirat wird dazu mindestens drei verschiedene Angebote von WEG-Verwaltungen einholen und an die Hausverwaltung so rechtzeitig weiterleiten, dass ihr die Angebote mindestens 20 Tage vor der Anberaumung der außerordentlichen Eigentümerversammlung vorliegen.
- Die Hausverwaltung wird bis zum des unter Ziffer 1. dieser Vereinbarung genannten Zeitpunkt der Aufhebung des Verwaltervertrags und der Niederlegung des Verwalteramts sämtliche Gemeinschaftsgelder, WEG-Konten sowie Verwaltungsunterlagen einschließlich der Vollmachtsurkunde an die Eigentümergemeinschaft bzw. den von ihr benannten Verwalter herausgeben. Zudem wird die Hausverwaltung bis zu diesem Zeitpunkt gegenüber der Eigentümergemeinschaft bzw. dem von ihr benannten Verwalter Rechnung legen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht der Hausverwaltung nicht zu.
- Ferner wird die Hausverwaltung bis zum des unter Ziffer 1. dieser Vereinbarung genannten Zeitpunkt der Aufhebung des Verwaltervertrags und der Niederlegung des Verwalteramts die bereits beschlossenen oder dringend notwendige und unaufschiebbarer Arbeiten am Gemeinschaftseigentum vergeben bzw. fortführen lassen.
- Sofern die Hausverwaltung ihre Verpflichtungen aus Ziffer 1 bis 4 dieser Vereinbarung ordnungsgemäß erfüllt und ihr von der Eigentümerversammlung Entlastung erteilt wird, sind gegenseitige Ansprüche zwischen den Parteien aus der Verwaltertätigkeit mit deren Beendigung ausgeschlossen, sofern dies rechtlich zulässig ist und etwaige Ansprüche der Eigentümergemeinschaft nicht auf strafbare Handlungen oder schwere Vertragsverstöße der Hausverwaltung beruhen.
______________________
(Ort, Datum)
______________________
(Unterschrift Hausverwaltung)
______________________
(Unterschrift Verwaltungsbeirat / Eigentümer)
4. Muster: Beschluss über den Aufhebungsvertrag für WEG-Verwalter
Der Beschluss über die Annahme des Aufhebungsvertrags kann etwa wie folgt formuliert werden (Fehlende Angaben bitte ergänzen):
TOP __________ (Nummer): Beschlussfassung über die einvernehmliche Aufhebung der Verwalterbestellung und des Verwaltervertrags mit der Hausverwaltung __________ (Name und Anschrift der WEG-Verwaltung) sowie die Bevollmächtigung eines Eigentümers zur Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags
Die Eigentümerversammlung beschließt, das in dem Einladungsschreiben vom __________ (Datum) zu dieser Eigentümerversammlung enthaltene und in dieser Versammlung wiederholte Angebot der Hausverwaltung __________ (Name der WEG-Verwaltung), den bestehenden Verwaltervertrag vom __________ (Datum) durch die dem Einladungsschreiben beigefügte Aufhebungsvereinbarung aufzuheben und mit Blick auf die Aufhebungsvereinbarung das Verwalteramt zum __________ (Datum) einvernehmlich niederzulegen, anzunehmen. Weiterhin beschließt die Eigentümerversammlung, den
- Verwaltungsbeirat
- Wohnungseigentümer __________ (Name und Anschrift den Eigentümers)
zu ermächtigen, die Aufhebungsvereinbarung namens und in Vollmacht der Eigentümergemeinschaft zu unterzeichnen.
5. Aufhebungsvertrag mit Mietverwalter bei Einvernehmen problemlos möglich
Sind sich Mietverwalter und Eigentümer eines Mietobjekts einig, steht einem Aufhebungsvertrag nichts im Weg. Im Aufhebungsvertrag sind die Modalitäten der Auflösung des bestehenden Verwaltervertrags aufzunehmen. Dazu gehören insbesondere:
- Pflicht des Verwalters zur Erstellung der Betriebskostenabrechnungen für das letzte Wirtschaftsjahr, sofern noch nicht erfolgt und sich aus dem Verwaltervertrag nichts anderes ergibt
- Pflicht des Verwalters zur Rechnungslegung einschließlich Herausgabe der Fremdgelder bzw. offenen Treuhandkonten, ggf. auch der angelegten Mietkautionen
- Pflicht des Verwalters zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen einschließlich der Verwaltervollmacht
- Pflicht des Verwalters zur Vergabe bzw. Fortführen lassen von bereits mit der Durchführung beauftragten und / oder dringend notwendigen sowie unaufschiebbaren Arbeiten am Mietobjekt
- bei ordnungsgemäßer Erfüllung der vorgenannten Punkte Verzicht auf gegenseitige Ansprüche aus der Verwaltertätigkeit
6. Muster: Aufhebungsvertrag für Mietverwalter
Ein Aufhebungsvertrag lässt sich etwa wie folgt aufsetzen (Fehlende Angaben bitte ergänzen):
Zwischen
________________________________________________
(Name und Anschrift der Mietverwaltung)
nachfolgend „Hausverwaltung“ genannt
und
Frau / Herrn
________________________________________________
(Name, wohnhaft Straße, Hausnummer und Ort)
als Eigentümer des Mietobjekts
________________________________________________
(Straße, Hausnummer und Ort des Objekts)
nachfolgend „Eigentümer“ genannt
wird folgende Aufhebungsvereinbarung zu dem zwischen den Parteien seit dem __________ bestehenden Verwaltervertrag geschlossen:
- Die Hausverwaltung und der Eigentümer kommen einvernehmlich überein, den zwischen den Parteien bestehen Verwaltervertrags zum __________ (Datum) aufzulösen.
- Die Hausverwaltung wird bis zum des unter Ziffer 1. dieser Vereinbarung genannten Zeitpunkt der Aufhebung des Verwaltervertrags und der Niederlegung des Verwalteramts sämtliche Fremdgelder, offene Treuhandkonten sowie Verwaltungsunterlagen einschließlich der Vollmachtsurkunde an den Eigentümer bzw. den von ihm benannten Verwalter herausgeben. Zudem wird die Hausverwaltung bis zu diesem Zeitpunkt gegenüber dem Eigentümer bzw. von ihm benannten Verwalter Rechnung legen. Ferner wird die Hausverwaltung bis zu diesem Zeitpunkt
- die angelegten Mietkautionen herausgeben
- dem bereits erhaltenen Auftrag zur Vergabe bzw. Fortführung von Arbeiten am Mietobjekt nachkommen
Weiterhin wird der Verwalter den Vermieter über unvorhergesehen auftretende dringend notwendige und unaufschiebbare Arbeiten informieren. Im Übrigen steht der Hausverwaltung kein Zurückbehaltungsrecht zu.
- Sofern die Hausverwaltung ihre Verpflichtungen aus Ziffer 2 und 3 dieser Vereinbarung ordnungsgemäß erfüllt, sind gegenseitige Ansprüche zwischen den Parteien aus der Verwaltertätigkeit mit deren Beendigung ausgeschlossen, sofern dies rechtlich zulässig ist und etwaige Ansprüche der Eigentümergemeinschaft nicht auf strafbare Handlungen oder schwere Vertragsverstöße der Hausverwaltung beruhen.
______________________________________
(Ort, Datum)
______________________________________
(Unterschrift Eigentümer)
______________________________________
(Unterschrift Hausverwaltung)
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