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Ein ständiges Ärgernis für viele Immobilieneigentümer ist die Untätigkeit mancher Hausverwaltung. Keine Rückmeldungen des Verwalters trotz fehlender Erreichbarkeit, unterbliebene Umsetzung von Weisungen der Eigentümer, weder Angebotseinholung noch Vergabe von zu veranlassenden Reparaturen oder unterbliebene Überwachung von Objekten sind nur einige der Punkte, die bei Eigentümern für erhebliche Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung sorgen. Wird der Unmut der Eigentümer über die Untätigkeit der Hausverwaltung zu groß, sollten sie dagegen vorgehen. Dabei hilft Ihnen der von uns für Sie zusammengestellte Ratgeber für Eigentümer.

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1. Mit welchen Mitteln Eigentümer gegen Untätigkeit vorgehen können

Die Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) erstreckt sich auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Wollen die Wohnungseigentümer gegen die Untätigkeit der Hausverwaltung vorgehen, stehen abgestufte Mittel zur Verfügung, die in letzter Konsequenz bis zur Trennung vom Verwalter reichen. Dabei sind allerdings die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts zu beachten.

 1.1. Diese Besonderheiten sind bei der WEG-Verwaltung zu berücksichtigen 

Besonderheiten bei der WEG-Verwaltung ergeben sich zum einen durch die sogenannte Trennungstheorie und zum anderen durch dieVertretung der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen dazu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer.

1.1.1. Trennungstheorie

Anders als bei der Mietverwaltung wird bei der WEG-Verwaltung mit dem Verwalter nicht nur ein schuldrechtlicher Verwaltervertrag geschlossen. Vielmehr ist hier für die Verwaltertätigkeit auch die Bestellung des Verwalters als organschaftlicher Akt erforderlich. Der Verwalter wird damit zum Vertretungs- und Ausführungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft.

Da der Abschluss bzw. die Kündigung des Verwaltervertrags sowie die Bestellung bzw. Abberufung des Verwalters nach der sogenannten Trennungstheorie jeweils eigenständige Rechtsakte sind, können deren rechtliche Schicksale auseinanderfallen. Auswirkungen hat das speziell auf die Abmahnung des Verwalters, die Kündigung des Verwaltervertrags und die Abberufung des Verwalters.

1.1.2. Vertretung gegenüber dem Verwalter

Mit der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform übernimmt die Wohnungseigentümergemeinschaft als rechtsfähiger Verband alle Rechten und Pflichten. Damit übernimmt die Eigentümergemeinschaft auch nach § 18 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Verantwortung einer ordnungsmäßigen Verwaltung und Benutzung des gemeinschaftlichen Eigentums. Zudem ist sie neben dem Verwalter Vertragspartei des Verwaltervertrags. Die Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter im Außenverhältnis erfolgt nach § 9b Abs. 2 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen dazu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer. Um wiederum im Innenverhältnis für ein Vorgehen gegen den Verwalter ermächtigt zu sein, benötigt der Beirat bzw. der ermächtigte Eigentümer einen Beschlussder Wohnungseigentümer, der nach § 19 WEG als Regelung der Verwaltung zu fassen ist.

Damit obliegt etwa die Umsetzung von Beschlüssen nun nicht mehr dem Verwalter, sondern der Eigentümergemeinschaft (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 16.12.2022, Az.: V ZR 263/21). Daher ist die Eigentümergemeinschaft ihrerseits zur Umsetzung gegenüber den Eigentümern verpflichtet und kann darauf von den einzelnen Eigentümern in Anspruch genommen werden. Geht dann die Eigentümergemeinschaft gegen den Verwalter als Ausführungsorgan wegen der nicht umgesetzten Beschlüsse bzw. Untätigkeit vor, wird die Eigentümergemeinschaft durch denVorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen dazu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten, die für das Vorgehen ihrerseits durch einen Beschluss der Eigentümer legitimiert sein müssen.

Von Bedeutung ist die Vertretung der Eigentümergemeinschaft etwa für die Erteilung einer Abmahnung gegenüber dem Verwalter oder der Zustellung der Beschlüsse über die Abberufung und der Vertragskündigung an den auf der Eigentümerversammlung abwesenden Verwalter, jeweils im Namen der Eigentümergemeinschaft.

1.2.  Welche Mittel Eigentümer gegen Untätigkeit zur Verfügung haben

Mit folgenden Mitteln können Wohnungseigentümer gegen die Untätigkeit der WEG-Verwaltung vorgehen:

1.2.1. Gespräch

Regelmäßig kann jeder Wohnungseigentümer ein Gespräch mit dem Verwalter führen. Dazu sollte der zur Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter berechtigte Beirat gebeten werden, mit dem Verwalter einen Gesprächstermin zu vereinbaren und am Gespräch teilzunehmen. Das persönliche Gespräch unter Vereinbarung eines Termins hat den Vorteil, dass es „von Angesicht zu Angesicht“ geführt wird und daher mehr Eindruck hinterlässt als etwa ein Anruf eines Beiratsmitglieds beim Verwalter. Sind mehrere Wohnungseigentümer über die Untätigkeit des Verwalters verärgert, sollten an dem Gespräch nicht mehr als drei Eigentümer (einschließlich eines Beiratsmitglieds) teilnehmen, damit der Verwalter sich nicht zu sehr bedrängt fühlt.

Im Gespräch sind dem Verwalter die von ihm unterlassenen Maßnahmen und die dadurch entstandenen Nachteile zu schildern sowie auf Abhilfe hinzuwirken. Sind noch mehr Eigentümer verärgert, ist der Verwalter auch darauf hinzuweisen, um ihm den Ernst der Situation zu verdeutlichen. Bei all dem sollte das Gespräch aber sachlich und möglichst konstruktiv geführt werden. Bloße Vorwürfe oder gar emotionale Ausbrüche der Eigentümer sind nicht hilfreich.

1.2.2. Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung

Erfolgt trotz des Gespräches keine Reaktion der Hausverwaltung, sollte sie schriftlich zur Erfüllung ihrer Pflichten aufgefordert werden. Dabei ist genau anzugeben, um welche Maßnahmen es sich handelt, bei denen die Hausverwaltung untätig geblieben ist. Zugleich ist eine Frist zu setzen, bis wann die Maßnahmen vorzunehmen oder zumindest zu beginnen sind. Die zu setzende Frist beträgt regelmäßig 14 Tage ab Erhalt des Aufforderungsschreibens und sollte datumsmäßig bestimmt werden. In dem Aufforderungsschreiben kann angedroht werden, dass der Verwalter bei weiterer Nichterfüllung seiner Pflichten eine Abmahnung erhalten wird.

Die Aufforderung mit Fristsetzung sollte durch den Verwaltungsbeirat erfolgen. Die Befugnis des Beirats zur Aufforderung mit Fristsetzung dürfte sich dabei aus § 29 Abs. 2 WEG ergeben, wonach zu den Aufgaben des Beirats die Überwachung des Verwalters gehört, auch wenn die Überwachung kein Weisungsrecht des Beirats gegenüber dem Verwalter umfasst. Falls kein Beirat existiert, muss das Aufforderungsschreiben mit Fristsetzung durch einen Eigentümer erstellt werden.

Um den Zugang der Abmahnung bei der Hausverwaltung nachweisen zu können, ist die Zusendung mittels Einwurfeinschreiben ratsam.

1.2.3. Abmahnung

Bleibt auch das Aufforderungsschreiben wirkungslos, ist an eine Abmahnung des Verwalters zu denken. Mit der Abmahnung wird der Verwalter wegen seiner Untätigkeit gerügt und vor den Konsequenzen eines wiederholten gleichgelagerten Fehlverhaltens gewarnt. Zudem können sich die Wohnungseigentümer bei einer späteren fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund auf die Abmahnung eines bereits begangenen gleichgelagerten Fehlverhaltens berufen.

Für die von der Kündigung des Verwaltervertrags zu trennende Abberufung des Verwalters ist keine Abmahnung erforderlich. Denn der Verwalter kann jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden, § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG. Allerdings endet der Verwaltervertrag – soweit er nicht an den Bestellungszeitraum des Verwalters gekoppelt ist – erst spätestens sechs Monate nach der Abberufung, § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG, sofern er nicht zuvor fristgemäß gekündigt werden kann. Ist jedoch ein wichtiger Grund für eine (außerordentliche) fristlose Kündigung des Verwaltervertrags gegeben, ist es möglich, den Verwaltervertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen. Bei einmaligen leichterenPflichtverletzungen des Verwalters liegt aber kein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vor. Vielmehr ist der Verwalter zunächst durch eine Abmahnung zur Erfüllung seiner Verwalterpflichten anzuhalten (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Wird der Verwalter in diesem Fall ohne Abmahnung abberufen, läuft der Verwaltervertrag bis zu sechs Monate weiter und der Verwalter behält insoweit seine Vergütungsansprüche. Diese dürfen um die ersparten Aufwendungen (rund 20%) gekürzt werden.

Stellt die Untätigkeit dagegen eine schwerwiegende Pflichtverletzung dar, ist keine Abmahnung erforderlich. Die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags setzt schwere Pflichtverstöße voraus (Landgericht (LG) Hamburg, Urteil vom 08.06.2011, Az.: 318 S 149/10).

Zu erteilen ist die Abmahnung namens der Eigentümergemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder durch einen durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer, § 9b Abs. 2 WEG. Dazu ist der Beiratsvorsitzende oder der ermächtigte Eigentümer nur berechtigt, wenn die Eigentümer die Abmahnung nach § 19 WEG als Regelung der Verwaltung beschlossen haben.

Die aus Beweisgründen stets schriftlich zu erteilende Abmahnung sollte unbedingt innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis der Pflichtverletzung erfolgen. Inhaltlich ist die Untätigkeit der Hausverwaltung möglichst konkret zu schildern und im Anschluss daran zu begründen, warum das eine Pflichtverletzung darstellt. Daran anschließend ist der Verwalter aufzufordern, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten, wobei ihm im Wiederholungsfall die Abberufung und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags angedroht werden.

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1.2.4. Abberufung und Kündigung durch Eigentümerbeschluss

Reagiert der Verwalter auch nicht auf eine bzw. mehrere Abmahnungen oder hat er eine schwerwiegende Pflichtverletzung durch seine Untätigkeit begangen, kommen seine Abberufung und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund in Betracht. Dazu sind Beschlüsse der Wohnungseigentümer erforderlich, die entweder in der Eigentümerversammlung oder im Umlaufverfahren gefasst werden können.

• Abberufung und fristlose Vertragskündigung

Der Verwalter kann jederzeit grundlos von seinem Amt abberufen werden, § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG. Für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags ist dagegen ein wichtiger Grund erforderlich, wobei die Kündigungsfrist einzuhalten ist, § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Der wichtige Grund ist gegeben, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Das ist der Fall bei erheblichen Pflichtverletzungen des Verwalters und / oder Straftaten gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft, ebenso bei der vorherigen Abmahnung von leichteren einmaligen Pflichtverstößen, die wiederholt begangen wurden und in ihrer Gesamtheit einen wichtigen Grund bilden.

Die nach § 626 Abs. 2 BGB ab Kenntnis des Kündigungsgrundes geltende zwei-Wochen-Frist für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags ist aufgrund der Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts nicht anwendbar. Die Kündigung ist daher innerhalb angemessener Frist zu erklären, also innerhalb der für die Einberufung einer Eigentümerversammlung einschließlich entsprechender Beschlussfassung erforderlichen Zeit.Leitet ein Wohnungseigentümer erst zwei Monate nach Kenntnis des Kündigungsgrundes Schritte für eine fristlose Kündigung ein, ist das Recht zur fristlosen Kündigung verwirkt, kann also nicht mehr geltend gemacht werden (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

• Versammlungsbeschlüsse und Umlaufbeschlüsse

Die Abberufung des Verwalters und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrages müssen von den Wohnungseigentümern beschlossen werden, wobei die einfache Mehrheit genügt. Vor dem Hintergrund der Trennungstheorie sollte jeweils ein Beschluss über die Abberufung als auch ein Beschluss über die Vertragskündigung ergehen. Die Beschlüsse können entweder in einer Eigentümerversammlung oder im Umlaufverfahren gefasst werden.

Dabei ist die Abberufung des Verwalters und die fristlose Vertragskündigung ohne Eigentümerversammlung durch einen Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG möglich, wenn alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer ihre Zustimmung (Allstimmigkeit) zu diesem Beschluss in Textform (etwa per E-Mail) erklären. Umlaufbeschlüsse können von jedem Wohnungseigentümer initiiert werden.

• Zugang der Beschlüsse

Ist der Verwalter in der Eigentümerversammlung nicht anwesend, in der über seine Abberufung und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen wurde, oder ergehen diese Beschlüsse im Umlaufverfahren, muss gegenüber dem Verwalter die Kündigung ausdrücklich erklärt werden. Dazu gehört auch ein sicherer Zugang beim Verwalter. Da die Eigentümergemeinschaft vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeiratsoder einen dazu durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten wird, § 9b Abs. 2 WEG, sind diese für die Kündigungserklärung bzw. das Kündigungsschreiben sowie dessen Zustellung (etwa durch Übergabe oder Einwurf in den Hausbriefkasten des Verwalters, jeweils im Beisein von Zeugen) zuständig.

Existieren weder ein Beirat noch ein ermächtigter Eigentümer, sollte ein Wohnungseigentümer durch Beschluss legitimiert werden, die Kündigung namens und im Auftrag der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu erklären.

Auch die Abberufung muss dem Verwalter mitgeteilt werden. Daher sollte dem Kündigungsschreiben über die Vertragskündigung eine Ausfertigung der Versammlungsniederschrift (Protokoll), in der der Beschluss über die Abberufung enthalten ist, beigefügt werden. Entsprechendes gilt bei einem Umlaufbeschluss über die Abberufung.

Demgegenüber sind dem in der Eigentümerversammlung anwesenden Verwalter durch die Beschlussverkündungen der Vertragskündigungsbeschluss sowie der Abberufungsbeschluss zugegangen.

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1.2.5. Abberufung und Kündigung durch Gerichtsentscheidung

Auch der einzelne Wohnungseigentümer kann einen Anspruch auf Abberufung des Verwalters haben, dessen gerichtliche Geltendmachung mit der Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG möglich ist.

Zwar hat sich durch die WEG-Reform insoweit die Rechtslage geändert, dass

• die Wohnungseigentümer den Verwalter nun jederzeit auch ohne wichtigen Grund abberufen können, wobei entgegenstehende Regelungen in der Gemeinschaftsordnung unwirksam geworden sind, § 26 Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 WEG
• bei der Abberufung des Verwalters der mit ihm geschlossene Vertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung endet, wobei anderslautende Vereinbarungen im Verwaltervertrag ebenfalls unwirksam geworden sind, § 26 Abs. 3 Satz 2, Abs. 5 WEG
• sich der Anspruch auf Abberufung des Verwalters jetzt gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer richtet, § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG

Unverändert geblieben ist aber, dass ein einzelner Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Abberufung des Verwalters hat, wenn es aus objektiver Sicht nicht vertretbar erscheint, die Abberufung abzulehnen, also dem Abberufungsverlangen aus objektiver Sicht stattzugeben ist. Dabei genügt es, wenn in der Gesamtschau allein die Abberufung des Verwalters dem Interesse der Wohnungseigentümer entspricht (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az.: V ZR 65/21, Rz. 25).

Ob ein Abberufungsanspruch vorliegt, ist in umfassender Würdigung aller Umstände des Einzelfalls und aller gegen den Verwalter erhobenen Vorwürfe zu prüfen (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az.: V ZR 65/21, Rz. 26).

Mit welchem Gewicht dabei länger zurückliegende Geschehnisse zu berücksichtigen sind, entzieht sich einer generellen Betrachtung. Allgemeingültige zeitliche Grenzen, jenseits derer Pflichtverletzungen des Verwalters unbeachtlich sind, gibt es nicht. Dass dem Abberufungsverlangen aus objektiver Sicht stattzugeben ist, kann sich auch erst in einer Gesamtschau eines neuerlichen Vorfalls mit älteren Geschehnissen ergeben oder umgekehrt kann ein neuerlicher Vorfall einen alten in neuem Licht erscheinen lassen. Zudem kann ein länger zurückliegender Vorfall Bedeutung erlangen, wenn spätere Vorfälle „das Fass zum Überlaufen“ bringen. Auch ist es möglich, dass ein bestimmter Zeitablauf eine Pflichtverletzung im Rahmen der Gesamtabwägung als weniger gewichtig erscheinen lässt (BGH, Urteil vom 25.02.2022, Az.: V ZR 65/21, Rz. 28).

1.2.6. Sonstige Ansprüche gegen den Verwalter

Ist die schuldhafte Untätigkeit des Verwalters ursächlich für einen der Eigentümergemeinschaft entstandenen Schaden, kommen Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter nach § 280 BGB in Betracht.

2. Mietverwaltung: Unproblematisches Vorgehen möglich

Bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung ist allein der schuldrechtliche Verwaltervertrag maßgeblich. Die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrecht gelten nicht. Daher kann der Eigentümer insoweit unproblematisch

• mit dem untätigen Verwalter das Gespräch suchen
• den Verwalter zum Tätigwerden unter Fristsetzung auffordern, was aus Beweisgründen schriftlich geschehen sollte
• den Verwalter wegen Untätigkeit und sonstiger Vorfälle abmahnen, wobei im Falle erneuter geringerer Pflichtverletzungen die Gesamtheit der zuvor abgemahnten „kleineren“ Pflichtverstöße einen wichtigen Grund zur fristlosen Kündigung des Verwaltervertrag bilden kann
• den Verwaltervertrag fristlos bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kündigen, wobei dem Verwalter die Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrundes zugegangen sein muss, § 626 BGB