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Die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung ist meist nicht einfach. Neben der Kompetenz und den Leistungen sollte auch die „Chemie“ zwischen Verwalter und Eigentümer stimmen. Das gilt sowohl für die Mietverwaltung als auch die WEG-Verwaltung. Darüber hinaus ist die Bezeichnung „Mietverwalter“ nicht geschützt, jeder kann sich so nennen. Für gewerbliche WEG-Verwalter ist zwar nun für eine Berufszulassungsregelung vorgesehen. Aber dies sagt letztlich nichts über die fachliche Kompetenz des WEG-Verwalters aus. Daher sollten Sie bei der Suche nach dem „richtigen“ Verwalter unbedingt auf die im folgenden Artikel genannten Punkte achten.

Punkt 1: Person des Verwalters

Ein professioneller Verwalter führt seine Tätigkeit hauptberuflich aus und verfügt über eine Ausbildung in der Immobilienbranche (etwa Immobilienkaufmann oder Immobilienfachwirt). Da sich das Mietrecht und WEG-Recht nicht zuletzt aufgrund von Gerichtsentscheidungen ständig ändern, sollte ein fachlich kompetenter Verwalter über aktuelle Rechtsentwicklungen informiert sein und dies im Idealfall durch Weiterbildungen belegen können. Ebenso sollte der Verwalter über technische Entwicklungen auf dem neuesten Stand sein. Auch die Mitgliedschaft in einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband ist bei einem seriösen Verwalter üblich.

Die Frage nach Referenzen wird ein professioneller Verwalter ausreichend beantworten können. Auf Nachfrage sollten einige Bestätigungen zufriedener Kunden vorgelegt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Hausverwaltung bereits länger auf dem Markt ist.

Punkt 2: Büro und Organisation der Verwaltung

Eine gute Verwaltung zeichnet sich dadurch aus, dass der Verwalter erreichbar ist und sich regelmäßig um die Belange des Objektes kümmert. Dazu gehört zum einen, dass in einem eingerichteten und ausgestatteten Büro feste Zeiten bestehen, an denen der Verwalter oder dessen Mitarbeiter erreichbar sind bzw. der Verwalter zeitnah zurückruft. Zum anderen sollte das verwaltete Objekt in ausreichender Nähe zum Sitz der Hausverwaltung liegen, damit allein aufgrund der räumlichen Entfernung eine zuverlässige Betreuung gewährleistet ist. Dabei ist in Großstädten wie etwa Berlin, Hamburg oder München sicherlich ein anderer Maßstab anzusetzen als in weitläufigen ländlichen Gebieten. Zudem muss gewährleistet sein, dass bei Krankheit, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit des Verwalters eine Vertretung vorhanden ist, die mit ausreichenden Vollmachten ausgestattet ist.

Mitarbeiter des Verwalters sollten ausreichend qualifiziert sein. Wünschenswert sind auch hier Ausbildungen in der Immobilienbranche.

In diesem Zusammenhang stellt sich auch die Frage nach der Anzahl von der Verwaltung betreuten Einheiten. Ist diese mit der Betreuung zahlreicher Einheiten beschäftigt (etwa zwischen 3.000 und 5.000 Einheiten oder mehr), wird einem Objekt mit vielleicht „nur“ 15 bis 20 Einheiten möglicherweise nicht die gewünschte Aufmerksamkeit geboten. Umgekehrt kann dagegen der Service von einer kleinen Verwaltung mit beispielsweise bis zu 200, 300 Einheiten überdurchschnittlich sein, wobei allerdings aufgrund geringer Auftragslage das Risiko einer Aufgabe, ggf. auch einer Insolvenz, der Verwaltung besteht. Die „Größe“ der Verwaltung spielt also ebenfalls eine Rolle.

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Punkt 3: Versicherungsschutz

Besonders wichtig ist für den Verwalter ein ausreichender Versicherungsschutz, da seine Tätigkeit besonders haftungsträchtig ist. Im Extremfall kann der Verwalter einen von ihm verursachten Schaden nicht ersetzen und die Eigentümer bleiben darauf sitzen. Zwar ist dieser Versicherungsschutz nun im Rahmen der Berufszulassungsregelung für den gewerblichen WEG-Verwalter Pflicht. Aber dies gilt nicht für den Mietverwalter.

Ausreichender Versicherungsschutz bedeutet streng genommen das Bestehen von drei Versicherungen für den Verwalter:

• Vermögensschadenhaftpflichtversicherung

Abgesichert werden damit solche Schäden, die mit der rein treuhänderischen Verwaltung des Eigentümer-Vermögens zusammenhängen, also vom Verwalter verursachte Vermögensschaden durch Fahrlässigkeit oder Überschreitung der ihm eingeräumten Vollmachten der Eigentümer. Wichtig ist hierbei auch, bis zu welcher Höhe Schäden abgedeckt sind.

• Betriebshaftpflichtversicherung

Davon erfasst sind die Risiken eines Sach- und Personenschadens im Betrieb des Verwalters und innerhalb des verwalteten Objekts. Mitversichert sind Vermögensschäden, die als Folge von Personen- und Sachschäden entstehen. Die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht deckt nur Schäden von dritten Personen ab, nicht aber Schäden der Eigentümer.

• Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung)

Diese Versicherung dient in erster Linie dazu, den Inhaber der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter zu schützen, wobei dies letztlich den Eigentümern zugutekommt. Ob die Versicherung auch vorsätzliches Handeln des Verwalters und damit seine Veruntreuung abdeckt, ist unterschiedlich und mit dem betreffenden Versicherer zu klären.

Punkt 4: Vertragsgestaltung

In gewisser Weise sind Schriftstücke auch die „Visitenkarte“ eines Verwalters. Speziell bei Verwalterverträgen ist darauf zu achten, dass eine korrekte Firmierung der Verwaltung vorliegt. Aufgaben und Befugnisse sowie die Haftung des Verwalters sollten klar geregelt sein, ebenso die Pflichten der Eigentümer.

Professionelle Hausverwaltungen stellen üblicherweise auf Nachfrage einen Muster-Verwaltervertrag zur Verfügung.

Punkt 5: Finanzielle Betreuung

Es versteht sich von selber, dass der Verwalter eigenes und Eigentümer-Vermögen getrennt halten muss. Für die WEG-Verwaltung ist dies sogar gesetzlich vorgeschrieben, § 27 Abs. 5 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Daher hat der Verwalter offene Fremdkonten zu führen, die auf den Eigentümer bzw. die Wohnungseigentümergemeinschaft lauten. Das gilt ebenso für Konten über Instandhaltungsrücklagen, wobei die Rücklagen sicher angelegt sein sollten.

Interessant ist sicherlich die Frage, mit welcher Bank und mit welchen Versicherungen der Verwalter zusammen arbeitet. Möglicherweise bestehen hier Einsparungsmöglichkeiten, etwa durch günstige Bankkonditionen oder günstige Rahmen und Gruppentarife bei Versicherungen.

Wichtig sind übersichtlich geordnete Rechnungsunterlagen, allein schon wegen der Erstellung der Betriebskostenabrechnung bei der Mietverwaltung bzw. der Jahresabrechnung bei der WEG-Verwaltung. Diese Abrechnung sollten rechtzeitig erstellt werden, wobei bei der WEG-Verwaltung das Aufstellen des Wirtschaftsplans für das kommende Kalender- bzw. Wirtschaftsjahr hinzu kommt. Professionelle Verwalter stellen auf Anfrage eine Muster-Abrechnung bzw. einen Muster-Wirtschaftsplan zur Verfügung.

Schließlich sollte eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen auch während des laufenden Jahres möglich sein.

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Punkt 6: Bauliche und technische Betreuung

Der Verwalter sollte unbedingt regelmäßige Begehungen des Objektes durchführen, um den baulichen und technischen Zustand zu überprüfen. Hier ist der Verwalter zu fragen, ob Checklisten für die Begehungen und Wartungen vorhanden sind. Ebenso sollten Protokolle über die Begehungen erstellt werden.

Wünschenswert ist ebenso, dass der Verwalter für laufende Unterhaltungsmaßnahmen mit einem Pool aus bewährten und ortsansässigen Handwerkern und Firmen zusammenarbeitet, um nicht nur in Notfällen und dringenden Fällen zuverlässige Hilfe zu erhalten.

Punkt 7: Im weitesten Sinne rechtliche Betreuung

Der Verwalter sollte in der Lage sein, einfachere rechtliche Dinge in die Wege zu leiten, wie etwa Einleitung eines Mahnverfahrens wegen rückständiger Mieten bzw. Hausgelder und Sonderumlagen oder die Beauftragung eines Rechtsanwaltes bei Streitigkeiten, sofern er für diese Bereiche ermächtigt ist.

Speziell bei der WEG-Verwaltung sollten die Einladungen zur Eigentümerversammlung fristgemäß und an den Interessen der Wohnungseigentümer orientiert versendet werden. Ebenso sind die Versammlungen professionell durchzuführen. Sicherlich wird der Verwalter bereit sein, eine seiner Einladungen zu einer Eigentümerversammlung und eine Niederschrift (Protokoll) von einer Versammlung vorzuzeigen, wobei sich aus der Niederschrift etwa die Feststellung der Beschlussfähigkeit ergeben sollte. Zudem lohnt ein Blick in eine Beschluss-Sammlung, zu deren Führung ein WEG-Verwalter verpflichtet ist, vgl. § 26 Abs. 1 Satz 3 WEG. 

Punkt 8: Verwalterhonorar, Leistungsumfang und „Kleingedrucktes“

Sind mehrere Angebote eingeholt, muss das Verwalterhonorar und der Leistungsumfang miteinander verglichen werden. Größere Abweichungen können durch im Umfang der angebotenen Leistungen begründet sein. Hier geben regelmäßig der Verwaltervertrag und das „Kleingedruckte“ darüber Aufschluss, welche Leistungen im Verwalterhonorar enthalten und welche Leistungen gesondert zu vergüten sind. Im Übrigen gelten die Grundsätze, dass

• ein sehr geringes Verwalterhonorar keine umfangreichen Leistungen beinhaltet, da die Verwaltung gewinnorientiert arbeiten muss
• der billigste Verwalter nicht der beste sein muss

Hier ist bei der Entscheidung für den „richtigen“ Verwalter auch der persönliche Eindruck und die „Chemie“ entscheidend.

Punkt 9: Schnell-Check: Diese Punkte sollten Eigentümer bei der Verwaltersuche beachten