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In der Praxis stehen Wohnungseigentümer und Miethauseigentümer häufig vor der Frage, für welchen Zeitraum der Vertrag mit der Hausverwaltung abgeschlossen werden soll. Einerseits soll die Laufzeit nicht zu lang sein, weil die Eigentümer befürchten, dass die Leistungen der Hausverwaltung immer weiter nachlassen. Andererseits wird auch keine zu kurze Laufzeit gewünscht, weil die Hausverwaltung möglichweise von ihrer Seite aus anschließend keine Verlängerung möchte, so dass aufwändig einer neuer Verwalter zu suchen ist. Welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Laufzeiten haben, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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01. Diese Besonderheit besteht bei der WEG-Verwaltung und der Mietverwaltung

Bei der Weg-Verwaltung und der Mietverwaltung einschließlich der Sondereigentumsverwaltung besteht die Besonderheit, dass die maximal zulässigen Laufzeiten jeweils unterschiedlich sind. 

1.1. WEG-Verwaltung: Laufzeiten sind gesetzlich begrenzt

Verwalter und Wohnungseigentümer können die Laufzeit des Verwaltervertrags nur innerhalb der zwei Begrenzungen vereinbaren, die im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt sind. Danach darf die

• erstmalige Bestellung eines Verwalters einer neu gegründeten Wohnungseigentümergemeinschaft fürhöchstens drei Jahre erfolgen, § 26 Abs. 1 Satz 2, 2. Halbsatz WEG
• die weitere Bestellung des Verwalters für höchstens fünf Jahre stattfinden, § 26 Abs. 1 Satz 2, 1. Halbsatz WEG

Sind die drei bzw. fünf Jahre abgelaufen, kann der bisherige Verwalter durch erneuten Beschluss der Wohnungseigentümer wiederholt bestelltwerden. Das darf aber frühestens ein Jahr vor Ablaufder drei- bzw. fünfjährigen Bestellzeit beschlossen werden, § 26 Abs. 2 WEG.

Die Verwalterbestellung und der Abschluss des Verwaltervertrags sind strikt zu trennen, da es sich um zwei verschiedene Rechtsakte handelt. Sofern sich bei einer wiederholten Bestellung der Verwaltervertrag nicht automatisch verlängert, ist daher unbedingt ein neuer Vertragabzuschließen. Denn die gegebenenfalls vertraglich vereinbartenzusätzlichen Rechte und Pflichten des Verwalters, die über die gesetzlichen Befugnisse und Aufgaben hinausgehen, werden durch die wiederholte Bestellung nicht verlängert. Vielmehr ist in diesem Fall der Abschluss eines neuen Verwaltervertrags erforderlich.

1.2. Mietverwaltung: Keine Begrenzungen der Laufzeit

Anders als bei der WEG-Verwaltung gibt es bei der Mietverwaltung einschließlich der Sondereigentumsverwaltung keine gesetzlichen Begrenzungender Laufzeit. Die Sondereigentumsverwaltung ist ein Unterfall der Mietverwaltung und beinhaltet im Wesentlichen die Verwaltung der vermieteten Eigentumswohnungen. Eigentümer und Hausverwaltung können daher die Laufzeit des Verwaltervertrags frei vereinbaren.

In der Praxis sind aber – wie bei der WEG-Verwaltung – Laufzeiten in Form von ein- bis fünfjährigen Jahresverträgenüblich. 

02. Das sind die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Laufzeiten

Sowohl kurze als auch lange Vertragslaufzeiten haben Vor- und Nachteile. Im Einzelnenist bei den unterschiedlichen Laufzeiten in Verträgen mit WEG-Verwaltern und Mietverwaltern folgendes zu berücksichtigen:

2.1.Vorteile kurzer Laufzeiten

Kurze Laufzeiten des Verwaltervertrags bieten den Eigentümern diese Vorzüge:

• Damit der Verwaltervertrag verlängert wird, muss sich die Hausverwaltung Mühe gebenund ständig „am Ball bleiben“. Die Verwaltung kann also ihren Einsatz nicht zurückfahren, sondern muss dafür sorgen, dass die Eigentümer mit ihr zufrieden
• Die Eigentümer können die Hausverwaltung in Ruhe testen und sich davon überzeugen, dass es „passt“. Andernfalls können sich die Eigentümer nach ein oder zwei Jahren durch Auslaufenlassen der rechtlichen Beziehung problemlos von der Verwaltung trennen. Daran ändert sich auch nichts dadurch, dass viele Hausverwaltungen inzwischen ein meist sechsmonatige Probezeit anbieten. Denn kurze Vertragslaufzeiten bedeuten quasi eine ständige Probezeit.
• Ein Wechsel der Hausverwaltung bringt durch neue Ideen und der Aufarbeitung von seit längerem  unerledigten Angelegenheiten häufig frischen Windin das bestehende System. Kommt es aufgrund der kurzen Laufzeiten zu vermehrten Verwalterwechseln, wiederholt sichdieser Effekt.

2.2. Nachteile kurzer Laufzeiten

Die Nachteile kurzer Vertragslaufzeiten für Eigentümer sehen so aus:

• Wird der Verwaltervertrag verlängert, wird meist auch über die Verwaltervergütung neu verhandelt. Diese erhöht sichdann in aller Regel. Das gilt vor allem dann, wenn die Hausverwaltung feststellt, dass die Immobilie mehr Arbeit macht als ursprünglich angenommen. So gesehen zahlen Eigentümer bei kurzen Laufzeiten „drauf“.
• Manche Liegenschaften sind für Hausverwaltungen besonders arbeitsintensiv. Das gilt vor allem für Objekte mit bis zu maximal zehn Einheiten, mit besonders schwierigen Bewohnern oder mit erheblichen Reparaturstau bzw. Sanierungsbedarf. Daher sind viele Verwaltungen zur Übernahme einer solchen Problem-Immobilie nicht bereit. Haben die Eigentümer endlich eine Hausverwaltung gefunden, können kurze Laufzeiten dazu führen, dass nach deren Ablauf die Verwaltung aufgrund der Arbeitsintensität „das Handtuch wirft“.
• Führen kurze Laufzeiten zu vermehrten Verwalterwechseln, bedeutet das für die Eigentümer erheblich mehr Arbeit. Angebote müssen eingeholt und verglichen werden, von der Hausverwaltung ist sich ein Bild zu machen, der Verwaltervertrag erfordert eine Überprüfung sowie dessen Abschluss und so fort. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften kommt die Durchführung einer Eigentümerversammlung für die Beschlussfassung hinzu. Zudem muss sich die neue Verwaltung einarbeiten, so dass zunächst auch kein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.

2.3. Vorteile langer Laufzeiten

Lange Laufzeiten sind für Eigentümer aus solchen Gründen interessant:

• Die Verwaltervergütungbleibt über einen längeren Zeitraum fest bestehen und erhöht sich nicht. Die mit einem neuen Vertragsschluss oder mit einem Verwalterwechsel üblicherweise verbunden Verteuerungen entfallen in dieser Zeit.
• In der Regel herrscht eine bestimmte Konstanz. Die Hausverwaltung ist mit dem Objekt vertraut und eingearbeitet. Verwalter und Eigentümer sowie bei Eigentümergemeinschaft ein eventuell existierender Verwaltungsbeirat kennen sich und wissen, „was Sache ist“. Das alles gewährleistet normalerweise ein funktionierendes System.
• Eigentümer mit Problem-Immobilien sind erleichtert, wenn sie überhaupt eine geeignete Hausverwaltung finden. Wird mit ihr eine lange Laufzeit vereinbart, muss sich die Verwaltung grundsätzlich daran halten.

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2.4. Nachteile langer Laufzeiten

Nachteilig sind lange Laufzeiten für Eigentümer deswegen:

• Die Eigentümer können allenfalls während der üblicherweise sechs Monate geltenden Probezeit testen, ob die Hausverwaltung tatsächlich geeignet Was danach ist, weiß niemand. Trotzdem sind die Eigentümer an die lange Laufzeit vertraglich gebunden.
• Die Hausverwaltung muss sich um eine Vertragsverlängerung bzw. einen Neuabschluss nicht fortlaufend bemühen. Aufgrund des mehrjährigen festen Einkommens in Form der Verwaltervergütung schwindet die Motivation. Das kann zur Unzufriedenheit der Eigentümer führen.
• Die Verwaltung kann festgefahren Unbequeme Verwaltungsaufgaben werden möglicherweise immer weiter hinaus geschoben. Die Verwaltungstätigkeit wird nicht mehr hinterfragt, der kreative Input und Ideen für Optimierungen fehlen.

03. Dauer der Laufzeit: In letzter Konsequenz müssen Eigentümer selber entscheiden

 Welche Vor- oder Nachteile überwiegen, können letztlich nur die Eigentümer selber beurteilen. Dabei spielen die individuellen Gegebenheiten des konkreten Einzelfallseine erhebliche Rolle. So haben etwa die Eigentümer eines gepflegten, wenig arbeitsintensiven Objekts sicherlich weitaus höhere Anforderungen an die Hausverwaltung als der Eigner einer Problem-Immobilie, der froh ist, wenn er eine passende Verwaltung findet. Im ersten Fall können daher kurze Laufzeiten sinnvoll sein, um die Verwaltung unter Spannung zu halten. Demgegenüber kann im zweiten Fall eine lange Laufzeit angezeigt sein, um die Verwaltung über eine bestimmte Dauer zu binden.

Eine allgemeingültige Empfehlung für die Dauer der Laufzeit ist daher nicht möglich. Zwischen den hier dargestellten Vor- und Nachteilen verschiedener Laufzeiten müssen Eigentümer alleine abwägen, was sie das Beste ist.