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Viele Wohnungseigentümergemeinschaften rlirfügen über keinen Verwaltungsbeirat. Dabei ist der Beirat ein sinnvolles Bindeglied zwischen dem WEG-Verwalter und den Wohnungseigentümern, da seine wohl wichtigste Aufgabe eine neutrale Vermittlungstätigkeit zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft ist.

Obwohl der Beirat gesetzlich kaum mit Rechten ausgestattet wird, hat er in der Praxis eine äußerst bedeutsame Stellung. Denn kommen Verwalter und Beirat miteinander nicht klar, wird der Verwalter nicht mehr lange im Amt sein. Warum das so ist und aus welchen Gründen ein Verwaltungsbeirat sinnvoll erscheint, lesen Sie in diesem Artikel.

1. Verwaltungsbeirat: So sehen seine Funktion und die Rechtsgrundlage aus

Nicht nur die Wohnungseigentümergemeinschaft und der Verwalter, sondern auch der Verwaltungsbeirat ist ein Organ Eigentümergemeinschaft. Dabei handelt es sich aber um ein freiwilliges Organ. Die Eigentümer können also einen Beirat bestellen, müssen dies aber nicht. Auch haben die Eigentümer keinen Anspruch auf die Einsetzung eines Beirats, sofern sich aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung nichts anderes ergibt.

Geregelt ist die Bestellung des Verwaltungsbeirats in § 29 Abs. 1 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Danach können die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Beirats beschließen.

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2. Was zur Wahl des Verwaltungsbeirats wissenswert ist

Der Verwaltungsbeirat besteht aus drei Mitgliedern, und zwar einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern, § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG. Eine Abweichung von der gesetzlich vorgegebenen Anzahl der Beiratsmitglieder widerspricht dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung. Allerdings kann sich eine andere Anzahl aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung ergeben. Einzelheiten zur erforderlichen Anzahl der Beiratsmitglieder erfahren Sie hier: Verwaltungsbeirat mit weniger als drei Personen möglich?

Nach dem Wortlaut des § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG können nur Wohnungseigentümer als Beiratsmitglieder bestellt werden. Wird trotzdem ein außenstehender Nichteigentümer in den Beirat gewählt, ist diese Wahl zwar anfechtbar, aber keinesfalls nichtig. Idealerweise sollte der Beirat aus einem technisch, einem kaufmännisch und einem rechtlich versierten Mitglied bestehen, wobei die Mitglieder in der Wohnungseigentumsanlage leben. Gesetzlich vorgeschrieben oder von der Rechtsprechung gefordert wird das aber nicht. Haben zahlreiche Eigentümer ihre Wohnungen vermietet, könnte ein Beiratsmitglied aus dieser Personengruppe dafür sorgen, dass im Beirat auch die Interessen der vermietenden Eigentümer berücksichtigt werden.

Gewählt wird der Verwaltungsbeirat in der Wohnungseigentümerversammlung, wobei jedes Beiratsmitglied gesondert zu wählen ist. Die Blockwahl einer „Beiratsgruppe“ dürfte unzulässig sein. Wird nicht anderweitig gewählt oder ein Beschluss gefasst, wählen die Beiratsmitglieder untereinander einen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter. In der Praxis hat es sich bewährt, bei der Wahl des Beirats zugleich ein Ersatzmitglied zu wählen, das beim Ausscheiden eines Beiratsmitglieds sofort in den Beirat nachrücken kann.

Anders als beim WEG-Verwalter besteht für die Amtszeit des Verwaltungsbeirats keine Höchstdauer. Daher sollte die Eigentümergemeinschaft auch über die Amtsdauer des Beirats beschließen, da dieser ansonsten auf „Lebenszeit“ bzw. bis zu einer Neuwahl, Abwahl oder eines jederzeit möglichen Rücktritts besteht.

Von der oft verbreiteten Praxis, zugleich mit der (Neu)Wahl des Verwalters auch den Verwaltungsbeirat für dieselben Amtszeiten neu zu wählen, ist abzuraten. Vielmehr sollten die Amtszeiten von Verwalter und Beirat verschieden sein, damit der Vorsitzende des Beirats eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen kann, wenn die Bestellung des Verwalters abgelaufen ist und dieser zuvor keine Eigentümerversammlung mehr anberaumt hat.

3.Welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat hat – und warum er ein sinnvolles Bindeglied ist

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats werden im Gesetz nur unzureichend erfasst. Zunächst unterstützt der Beirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG. Wie das genau zu erfolgen hat, ist gesetzlich nicht geregelt und richtet sich nach den individuellen Gegebenheiten Im Einzelfall.

Konkrete Aufgaben des Verwaltungsbeirats werden in § 29 Abs. 3 WEG genannt. Danach hat der Beirat Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge zu prüfen, bevor sie den Wohnungseigentümern zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Weiterhin hat der Beiratsvorsitzende bzw. dessen Stellvertreter die Niederschrift (Protokoll) über die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu unterzeichnen, § 24 Abs. 6 Satz 2 BGB. Und schließlich kann der Beiratsvorsitzende bzw. dessen Stellvertreter eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder der amtierende Verwalter pflichtwidrig die Einberufung verweigert, § 24 Abs. 3 WEG. Darüber hinausgehende zusätzliche Aufgaben können dem Beirat etwa per Beschluss der Eigentümerversammlung übertragen werden. Einzelheiten zu den Aufgaben des Beirats finden Sie hier: Das sind die Aufgaben des Verwaltungsbeirats (mit Beispielen).

Aus den Aufgaben des Verwaltungsbeirats ergibt sich, dass dieser ein sinnvolles Bindeglied zwischen dem WEG-Verwalter und den Wohnungseigentümern ist. Denn die Prüfung des Wirtschaftsplan, der Jahresabrechnung und von Kostenvoranschlägen liegt im besonderen Interesse der Wohnungseigentümer, weil das deren Geldangelegenheiten betrifft. Da dies auch für die Mitglieder des Beirats gilt, kann der Beirat quasi als ständige Interessenvertretung der Wohnungseigentümer betrachtet werden. Da der Beirat umgekehrt allerdings auch den Verwalter unterstützt, liegt die wohl wichtigste Aufgabe des Beirats in einer neutralen Vermittlungstätigkeit zwischen dem Verwalter und der Eigentümergemeinschaft

Dabei darf vor allem der Einfluss des Verwaltungsbeirats nicht unterschätzt werden. Dies gilt speziell für Abstimmungen in der Wohnungseigentümerversammlung. Finden etwa Kostenvoranschläge nicht die Zustimmung des Beirats, wird die jeweilige Auftragsvergabe regelmäßig auch nicht von den Eigentümern beschlossen werden. Ebenso kann ein nachhaltig gestörtes Vertrauensverhältnis zwischen Beirat und Verwalter im Einzelfall einen wichtigen Grund für die vorzeitige Abberufung des Verwalters und die außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags bilden. Zumindest dürfte der Verwalter in einem solchen Fall nach Ablauf seiner Amtszeit nicht wiederholt bestellt werden.

Dieser Einfluss des Verwaltungsbeirats führt aber zu keinem Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter oder den Wohnungseigentümern. Eine „Aufpasserfunktion“ für die Wohnungseigentumsanlage hat der Beirat daher nicht. Vielmehr ist der Beirat gehalten, zu allen Eigentümern neutral zu sein, nicht an Verwalterentscheidungen teilzunehmen und seine Prüfpflichten sehr genau wahrzunehmen.

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4. Vergütung: Was der Verwaltungsbeirat für seine Tätigkeit erhält

Meistens arbeiten die Mitglieder des Verwaltungsbeirats ehrenamtlich, also ohne eine Vergütung. Sie können dann aber Erstattung ihrer Aufwendungen wie etwa Porto-. Kopier- und Fahrtkosten fordern. Um umständliche Einzelabrechnungen zu vermeiden, sollte die Eigentümergemeinschaft für die Beiratsmitglieder eine Aufwendungspauschale beschließen. Darüber hinaus bleibt es der Eigentümergemeinschaft unbenommen, mittels Beschluss im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung eine angemessene Vergütung für die Beiratsmitglieder festzulegen.

5. Risiko als Verwaltungsbeirat: Das gilt für die Haftung

Selbst bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit haften die Mitglieder des Verwaltungsbeirats regelmäßig für bei ihrer Amtsausübung verursachte Schäden, die gegenüber Wohnungseigentümern, der Eigentümergemeinschaft und dritten Personen entstehen. Um hier das Risiko größtmöglich zu reduzieren bzw. zu vermeiden, sollten die Beiratsmitglieder – jeweils durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft – von leicht fahrlässig verursachter Haftung befreit werden, durch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft abgesichert sein und auf der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung für das vergangene Wirtschaftsjahr entlastet werden, soweit sie ihr Amt ordnungsgemäß ausgeübt haben. Genaueres zur Haftung des Verwaltungsbeirats können Sie hier nachlesen: Welches Risiko als Verwaltungsbeirat besteht (mit Beispielen) – und wie eine Absicherung erfolgen kann.