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Im Innenverhältnis gegenüber einer Wohnungseigentümergemeinschaft ergeben sich die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters regelmäßig aus dem Verwaltervertrag. Im Außenverhältnis vertritt der Verwalter die teilrechtsfähige Eigentümergemeinschaft, etwa gegenüber Handwerkern und Versorgungsunternehmen. Da der WEG-Verwalter in keinem öffentlichen Register geführt wird, muss er sich als Vertreter der Eigentümergemeinschaft legitimieren können. Dazu dient die Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters, auf deren Erteilung er einen Rechtsanspruch hat. Was Sie dazu wissen sollten, welche Probleme sich im Zusammenhang mit der Vollmacht ergeben können und wie ein Muster einer Vollmachtsurkunde lautet, erfahren Sie hier.

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1. Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters: Das sind die Grundlagen

 Zunächst sind folgende Fälle von Verwaltervollmachten zu unterscheiden:

1.1. Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters: Handeln für die Eigentümergemeinschaft

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind zwar in § 27 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Durch den Verwaltervertrag werden dem Verwalter aber meistens weitergehende Pflichten auferlegt, etwa die Verpflichtung zu Vertragsänderungen und Vertragskündigungen zwecks Einsparung laufender Betriebskosten, die Abwicklung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen oder die Aktivführung von Prozessen für die Wohnungseigentümergemeinschaft.

In all diesen Fällen – also sowohl bei der Durchführung der gesetzlichen als auch der vertraglichen Aufgaben und Pflichten – muss der WEG-Verwalter in der Lage sein, sich nach außen als Vertreter der teilrechtsfähigen Eigentümergemeinschaft zu legitimieren. Dazu kann der Verwalter von den Wohnungseigentümern verlangen, dass sie ihm eine Vollmachts- und Ermächtigungsurkunde ausstellen, aus der der Umfang seiner Vertretungsmacht hervorgeht, § 27 Abs. 6 WEG. Da es speziell bei größeren Eigentümergemeinschaften kaum händelbar ist, dass jeder Wohnungseigentümer die Verwaltervollmacht unterzeichnet, wird regelmäßig der Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer durch einen auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschluss der Wohnungseigentümer zur Vollmachtunterzeichnung ermächtigt. Wird dem Verwalter die Vollmachtsurkunde nicht ausgehändigt, kann er das notfalls gerichtlich durchsetzen.

Handelt der WEG-Verwalter aufgrund der Vollmacht, handelt er in fremdem Namen, und zwar im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Es wird also nicht der Verwalter, sondern die Eigentümergemeinschaft berechtigt und verpflichtet.

Wird ein neuer WEG-Verwalter bestellt, müssen den Wohnungseigentümern die wesentlichen Eckdaten des Verwaltervertrags bekannt sein. Dazu gehören Laufzeit und Vergütung (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14). Wird dem Verwalter das Recht zur Führung von Aktivprozessen im Verwaltervertrag eingeräumt, dürfte das ebenfalls als wesentlicher Eckpunkt anzusehen sein. Denn diese Ermächtigung muss durch Beschluss der Eigentümer nachträglich genehmigt werden, wenn sie vor der Verwalterbestellung den Eigentümern nicht bekannt war (Landgericht (LG) Frankfurt a. M., Beschluss vom 03.04.2017, Az.: 2-13 S 85/16).

1.2. Sonstige Fälle von Vollmachten für den WEG-Verwalter

Neben der von den Wohnungseigentümern erteilten Vollmachts- und Ermächtigungsurkunde nach § 27 Abs. 6 WEG sind folgende Fällevon Vollmachten für den WEG-Verwalter möglich:

1.2.1. Vollmachtsnachweis beim Grundbuchamt

Aus der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnungkann hervorgehen, dass die Zustimmung des WEG-Verwalters erforderlich ist, wenn ein Wohnungseigentümer sein Sondereigentum (Eigentumswohnung) veräußert. In diesem Fall wird der Kaufvertrag über die Veräußerung der Eigentumswohnungerst wirksam, wenn der Verwalter zugestimmt hat, § 12 Abs. 1, 3 Satz 1 WEG (sogenannte Veräußerungszustimmung).

Dazu muss die Verwalterstellung gegenüber dem Grundbuchamt in öffentlichbeglaubigter Form nachgewiesen werden,§ 29 Abs. 1 Grundbuchordnung (GBO). Das gilt ebenfalls, wenn die Eigentümer nach § 12 Abs. 4 WEG den Beschluss gefasst haben, dass die Veräußerungszustimmung aufgehoben wird.

Wurde der Verwalter erstmals oder neu bestellt, erfolgt der Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt dadurch, dass die Unterschriften des Protokolls über den Bestellungsbeschluss notariell beglaubigt werden und das Protokoll beim Grundbuchamt vorgelegt wird. Unterschreiben müssen das Protokoll der Leiter der Eigentümerversammlung, ein Wohnungseigentümer und der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats bzw. dessen Stellvertreter, sofern ein Beirat existiert. Soweit ersichtlich, ist bisher nicht geklärt, ob der Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt auch durch notariell beglaubigte Vollmachts- und Ermächtigungsurkunde nach § 27 Abs. 6 WEG geführt werden kann.

Handelt es sich bei dem Verwalter um einen vom Bauträger eingesetzten Erstverwalter, reicht als Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt die Vorlage der zugehörigen Teilungserklärung, sofern diese nicht älter als drei Jahre ist.

1.2.2.Vertretungsvollmacht für Eigentümerversammlung

Kann oder möchte ein Wohnungseigentümer an einer Eigentümerversammlung nicht teilnehmen, darf er unter anderem auch dem WEG-Verwalter eine Vertretungsvollmacht ausstellen. Dabei kann der Eigentümer dem Verwalter Weisungen für die Abstimmungen erteilen. Bei der Ausstellung der Vertretungsvollmacht sind mögliche Vorgaben aus der Gemeinschaftsordnung oder Vereinbarungen zu beachten. In der Regel ist die Vertretungsvollmacht auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt und schriftlich auszustellen.

Bei der Sondereigentumsverwaltung kann es sein, dass sich der Verwalter in einem formularmäßigen Verwaltervertrag auch formularmäßig eine widerrufliche Vollmacht für die Vertretung des Wohnungseigentümers in der Eigentümerversammlung und zur Entgegennahme von Zustellungen an den Wohnungseigentümer hat einräumen lassen. Das hält einer Inhaltskontrolle nach dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) stand, und zwar auch dann, wenn der WEG-Verwalter und der Sondereigentumsverwalter identisch sind (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 03.12.2002. Az.: 15 W 190/02). Der Wohnungseigentümer kann sich also später nicht darauf berufen, dass ein unter Mitwirkung des bevollmächtigten Sondereigentumsverwalters gefasster Beschluss nichtig sei, weil die formularmäßig erteilte Vollmacht gegen AGB-Recht verstoße.

2. Dazu wird die Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters konkret benötigt

Aus dem Verwaltervertrag geht der Vollmachtsumfang des Verwalters nicht eindeutighervor. Denn für bestimmte Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen des Verwalters ist eine vorherige Vereinbarung oder ein Beschluss der Eigentümermit Stimmenmehrheit erforderlich, § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG. Der Verwalter muss daher im Außenverhältnis in der Lage sein, sich gegenüber dem Vertragspartner als Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft zu legitimieren. Davon zu trennen ist dann die Frage, inwieweit der Verwalter im Innenverhältnis gegenüber der Eigentümergemeinschaft möglicherweise seine Vertretungsbefugnis überschreitet oder keine wirksame Bevollmächtigung vorliegt.

2.1. Erteilung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsaufträgen

Um Aufträge zur Instandhaltung und Instandsetzung am Verwaltungsobjekt zu erteilen, muss sich der WEG-Verwalter im Außenverhältnis gegenüber Firmen und Handwerkern legitimierenkönnen, was durch die Vollmachtsurkunde geschieht. Im Innenverhältnis ist allerdings über die Vergabe der Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten ein vorheriger Beschluss  der Eigentümer notwendig, § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG, sofern der Verwalter nach dem Verwaltervertrag nicht bestimmte Aufträge frei (etwa in einem Volumen bis zu 1.500 Euro) oder mit Zustimmung des Verwaltungsbeirats (etwa in einem Volumen von 1.500,01 bis 3.000 Euro) vergeben darf.

2.2. Abschluss und Kündigung von laufenden Verträgen

Ebenso benötigt der WEG-Verwalter eine Vollmacht, um Dienst-, Werk-, Versicherungs-, Wartungs- und Liefer- bzw. Versorgungsverträge abzuschließen und zu kündigen. Denn auch hierzu ist regelmäßig ein vorheriger Beschluss der Eigentümer erforderlich, § 27 Abs. 3 Satz 1 Nr. 7 WEG. Zudem stellt sich bei der Kündigung solcher Verträge durch den Verwalter ein besonderes Problem:

Das deutsche Recht unterscheidet zwischen einseitigen und zweiseitigen Rechtsgeschäften. Ein einseitiges Rechtsgeschäft ist etwa eine erteilte Kündigung, während ein zweiseitiges Rechtsgeschäft beispielsweise ein gegenseitiger Vertrag ist. Möchte der Verwalter nun im Namen der Eigentümergemeinschaft einen Vertrag kündigen, kann der Vertragspartner die Kündigung unverzüglich zurückweisen, wenn der Verwalter bei der Kündigung keine auf ihn lautende Vollmacht vorgelegt hat, § 174 Satz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Unverzüglich bedeutet hier maximal vier bis fünf Tage. Macht der Vertragspartner von diesem Recht Gebrauch, ist die Kündigung des Verwalters unwirksam, so dass dieser erneut unter Vorlage einer Verwaltervollmacht kündigen muss.

In der Praxis kann das zu teuren Folgen für die Eigentümergemeinschaft führen. Denn ist etwa für Gebäudeserviceleistungen monatlich ein bestimmter Betrag zu zahlen und ist nach dem zugrundeliegenden Vertrag eine Kündigung nur mit einer Frist von vier Wochen zum Jahresende möglich, kann es passieren, dass durch die Zurückweisung der Kündigung aufgrund der fehlenden Verwaltervollmacht die Kündigungsfrist versäumt wird. Verlängert sich der Vertrag dann nach den vereinbarten Bedingungen bei einer fehlenden Kündigung um ein weiteres Jahr, muss die Eigentümergemeinschaft für dieses weitere Jahr Leistungen bezahlen, die nicht mehr gewollt sind (vgl. dazu Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 20.02.2014, Az.: III ZR 443/13). Daher sollte generell eine Vollmachtsurkunde für den WEG-Verwalter ausgestellt werden und der Verwalter bei Kündigungen stets eine Vollmachtsurkunde beifügen.

2.3. Insichgeschäft

Ein Insichgeschäft bedeutet, dass ein Vertreter (WEG-Verwalter) im Namen des Vertretenen (Wohnungseigentümergemeinschaft) grundsätzlich nicht mit sich selber oder als Vertreter eines anderen Dritten ein Rechtsgeschäft vornehmen kann, § 181 BGB. Hat also ein WEG-Verwalter etwa Prokura für das Reinigungsgewerbe seiner Ehefrau, darf er nicht als Vertreter der Eigentümergemeinschaft in deren Namen mit sich als Vertreter seiner Ehefrau aufgrund der Prokura einen Vertrag über die Treppenhausreinigung des Verwaltungsobjekts schließen.

Es ist aber zulässig, dass im Verwaltervertrag eine Befreiung von den Beschränkungen des Insichgeschäfts vereinbart wird. Ist das der Fall, ist dies ebenfalls in die Vollmachtsurkunde aufzunehmen, damit sich der Verwalter gegenüber den vertretenen anderen Dritten oder Geschäftspartnern legitimieren kann.

3. Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters: Das gilt für Untervollmachten

Regelmäßig ist der WEG-Verwalter vertraglich berechtigt, Untervollmachten zu erteilen. Das gilt aber nur für einzelne Verwaltungsaufgaben, nicht jedoch für die gesamte Verwalterstellung, da der Verwalter die Gesamtheit seiner Tätigkeit persönlich leisten muss. Untervollmachten für einzelne Verwaltungsaufgaben kann der Verwalter gegenüber seinen internen Mitarbeitern oder externen Dritten (etwa Hausmeister) ausstellen. Der Verwalter bleibt aber für das Handeln seiner sogenannten Erfüllungsgehilfen nach § 278 BGB verantwortlich und muss auch für deren Vergütung sorgen.

Soweit in Verwalterverträgen sinngemäß eine Klausel enthalten ist, wonach „der Verwalter … Untervollmacht erteilen“ kann, ist das in dieser Form unzulässig, da eine Beschränkung der Untervollmacht auf einzelne Verwaltungsaufgaben zu erfolgen hat. Es muss also aus der Klausel hervorgehen, dass Untervollmacht nur für einzelne Tätigkeiten erteilt werden kann und nicht die Verwaltervollmacht als Ganzes übertragen wird.

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4. Scheinverwalter und Überschreiten der Verwaltervollmacht: Das sind die Folgen

Vom Scheinverwalter ist die Rede, wenn der Verwalter nicht bevollmächtigt ist, etwa weil seine Amtszeit abgelaufen ist und er ohne Wiederbestellungsbeschluss seine Tätigkeit fortsetzt oder der Wiederbestellungsbeschluss erst nach Ablauf seiner Amtszeit gefasst wurde. Erfolgt die Einladung des WEG-Verwalters zur Eigentümerversammlung, in der die Wiederbestellung erfolgen soll, erst nach Ablauf der Amtszeit, sind bereits aus diesem Grund die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse anfechtbar. Denn der Verwalter war nicht mehr im Amt und konnte deswegen nicht zu einer Eigentümerversammlung einladen.

Davonzu trennen sind die rechtsgeschäftlichen Wirkungen der Handlungen des Scheinverwalters im Außenverhältnis gegenüber Dritten. Diese Handlungen muss die Eigentümergemeinschaft nach den Grundsätzen der Anscheins- oder Duldungsvollmacht gegen sich gelten lassen. Duldungsvollmacht bedeutet, dass der Vertretene (also die Eigentümergemeinschaft), es duldet, dass der Vertreter (also der Verwalter) ohne Vertretungsmacht für den Vertretenen auftritt. Demgegenüber weiß der Vertretene bei der Anscheinsvollmacht zwar nicht, dass für ihn der Vertreter ohne Vertretungsmacht auftritt, aber der Vertretene hätte das wissen müssen und verhindern können.

Daneben haftet der Verwalter für sein vollmachtloses Handeln dem Vertragspartner nach dessen Wahl auf Erfüllung oder Schadensersatz, § 179 BGB. Diese Haftung trifft den Verwalter ebenfalls, wenn er im Innenverhältnis seine Befugnisse überschreitet, also etwa seinen freien Verfügungsrahmen für die Vergabe von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten überschreitet, ohne zuvor einen Beschluss der Wohnungseigentümer herbeigeführt zu haben.

In solchen Fällen sollte der Verwalter das vollmachtlose Handeln oder die Überschreitung seiner Vollmacht im Innenverhältnis durch einen nachträglichen Mehrheitsbeschluss der Eigentümer genehmigen lassen, um Haftungsprobleme zu vermeiden. In den Fällen der Anscheins- und Duldungsvollmacht wird der Verwalter einen solchen Beschluss sicherlich erwirken können. Hat der Verwalter dagegen seine Vollmacht überschritten oder aus sonstigen Gründen vollmachtlos gehandelt, wird sein Handeln eher nicht von den Eigentümern nachträglich genehmigt werden.

5. Entzug der Vollmachtsurkunde bedeutet zugleich Abberufung des WEG-Verwalters

Wird dem WEG-Verwalter die Vollmacht aus wichtigem Grunddurch Beschluss der Wohnungseigentümer entzogen, stellt das zugleich dessen Abberufung aus dem Amt dar. Denn mit dem Entzug der Vollmacht macht die Eigentümergemeinschaft unmissverständlich deutlich, dass sie keine weitere Tätigkeitdes Verwalters mehr wünscht. Der Verwalter kann dann nicht weiter im Namen der Eigentümergemeinschaft handeln, weil er meint, dass der Vollmachtsentzug nicht mit einer Abberufung gleichzusetzen ist (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 09.06.2016, Az.: 2-09 S 6/14).

6. Wenn der frühere WEG-Verwalter die Vollmachtsurkunde nicht herausgibt

Bei einem Verwalterwechsel muss der frühere WEG-Verwalter muss alle Unterlagen im Originalunverzüglich herausgeben,also auch die Vollmachtsurkunde. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen (etwa wegen noch offener Forderungen gegen die Eigentümergemeinschaft) steht dem ausgeschiedenen Verwalter nicht zu.

Der neue Verwalter, der nun die Eigentümergemeinschaft vertritt, kann daher vom früheren Verwalter die Herausgabe der Vollmachtsurkunde verlangen. Weigert sich der ausgeschiedene Verwalter, hat der amtierende Verwalter notfalls die Möglichkeit, auf Herausgabe der Vollmachtsurkunde zu klagen, gegebenenfalls sogar im Wege der einstweiligen Verfügung. Den Herausgabeanspruch darf der neue Verwalter zwar nach den Regeln der Notgeschäftsführung geltend machen. Nach Möglichkeit sollte er aber einen Beschluss der Wohnungseigentümer über die Durchsetzung des Herausgabeverlangens erwirken.

Verweigert der frühere Verwalter die Herausgabe der Vollmachtsurkunde, sollte neben der Durchsetzung des Herausgabeverlangens geprüft werden, ob Missbrauchsgefahr besteht und Geschäftspartner (etwa Banken) gewarnt werden müssen.

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7. Ihr Muster: Vollmachtsurkunde des WEG-Verwalters

Eine Vollmacht für den WEG-Verwalter lautet etwa wie folgt: