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Manchmal möchte sich die Hausverwaltung von Immobilieneigentümern zeitnah und vor Ablauf des Verwaltervertrags trennen. Der wohl häufigste Grund dafür sind Anfeindungen und Beleidigungen, denen sich die Hausverwaltung seitens der Eigentümer ausgesetzt sieht. Aber auch umgekehrt möchten Eigentümer bisweilen die Hausverwaltung schnellstmöglich loswerden. Anlässe sind etwa Unzufriedenheit wegen Untätigkeit der Verwaltung, deren schlechte Erreichbarkeit, ständige Personalwechsel bei der Verwaltung oder deutliche Preissteigerungen. Was möglich ist und worauf geachtet werden sollte, wenn eine vorzeitige Vertragsbeendigung durch die Hausverwaltung oder die Eigentümer erfolgen soll, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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1. WEG-Verwaltung: Das gilt für die vorzeitige Vertragskündigung

Im Wohnungseigentumsrecht ist der schuldrechtliche Verwaltervertrag von der Stellung des Verwalters als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft zu trennen. Soll nun der Verwaltervertrag vorzeitig gekündigt werden – egal ob durch die Hausverwaltung oder die Wohnungseigentümer –, berührt das grundsätzlich nicht die Bestellung des Verwalters, der daher trotz Vertragskündigung regelmäßig im Amt bleibt. Vielmehr muss der Verwalter sein Amt niederlegen oder von den Eigentümern von seinem Amt abberufen werden, damit seine Bestellung endet. Dabei sind Vertragskündigung, Amtsniederlegung und Abberufung nach der Trennungstheorie jeweils eigene Rechtsakte.

Eine Ausnahme besteht, wenn die Laufzeit des Verwaltervertrags an den Bestellungszeitraum gekoppelt ist. Hier endet der Verwaltervertrag automatisch mit dem Ende der Bestellung durch Niederlegung oder Abberufung, ohne dass es einer Vertragskündigung bedarf.

1.1. Amtsniederlegung des Verwalters und vorzeitige Vertragsbeendigung: Darauf ist zu achten

Legt der Verwalter sein Amt nieder, ist auf einige Dinge zu achten, die unter anderem Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter oder die Eigentümergemeinschaft auslösen können. Auch kann es sein, dass die Eigentümergemeinschaft trotz der Amtsniederlegung des Verwalters ihrerseits den Verwaltervertrag kündigen muss.

1.1.1. Verwalter kann jederzeit sein Amt niederlegen

Der Verwalter kann jederzeit erklären, dass er sein Amt niederlegt, und auf diese Weise sein Verwalteramt beenden (Landgericht (LG) Frankfurt am Main, Beschluss vom 31.8.2020, Az.: 2-13 S 87/19; LG Karlsruhe, Urteil vom 11.12.2012, Az.: 11 S 231/11; Amtsgericht (AG) Hamburg-Blankenese, Beschluss vom 05.01.2016, Az.: 539 C 47/15). Dabei ist die Amtsniederlegung stets wirksam, auch wenn kein oder kein wichtiger Grund für die Niederlegung vorliegt. Die Amtsniederlegung ist allgemein anerkannt.

Ausdrücklich erklärt werden muss die Amtsniederlegung nicht. Sie kann sich auch aus den Umständen ergeben. Erklärt etwa ein Verwalter in einem Schreiben an sämtliche Wohnungseigentümer die Kündigung des Verwaltervertrags und bietet zugleich an, die Gemeinschaftsgelder auszuzahlen und die Gemeinschaftsunterlagen zu übergeben, kann das als konkludente (durch schlüssiges Verhalten) Amtsniederlegung gewertet werden (LG Münster, Beschluss vom 24.08.2001, Az.: 3 T 62/01).

Damit die Erklärung der Amtsniederlegung als einseitig empfangsbedürftige Willenserklärung wirksam wird, ist deren Zugang erforderlich. Aus Beweisgründen sollte die Erklärung schriftlich abgegeben werden. Da die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss dazu ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten wird, § 9b Abs. 2 WEG, kann die Erklärung diesen Personen zugehen. Existieren weder ein Beirat noch ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer, ist ein Zugang an einen beliebigen Wohnungseigentümer möglich. Denn beim Fehlen oder bei Verhinderung des Verwalters soll jeder Eigentümer zur Passivvertretung berechtigt sein (LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 31.8.2020, Az.: 2-13 S 87/19).

1.1.2. Wann die vorzeitige Vertragskündigung durch den Verwalter in Betracht kommt

Der Verwalter kann den Verwaltervertrag gemäß § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vorzeitig fristlos aus wichtigem Grund kündigen, wenn ihm unter Berücksichtigung aller Umstände des Falls und deren Abwägung nach Treu und Glauben eine Fortsetzung der Zusammenarbeit mit den Wohnungseigentümern bis zum Ende den Vertragszeit oder bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr zugemutet werden kann, insbesondere weil das Vertrauensverhältnis schwerwiegend gestört oder zerstört ist (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 29.09.1999, Az.: 2Z BR 29/99).

In der Praxis sind Anfeindungen und Beleidigungen des Verwalters seitens der Eigentümer der wohl häufigste wichtige Grund für eine Amtsniederlegung bzw. fristlose Vertragskündigung. Hier wird den Verwaltern für eine weitere Zusammenarbeit allerdings einiges zugemutet. So ist etwa die Äußerung, der Verwalter habe „(mehrfach) belogen und betrogen“ von diesem hinzunehmen (LG München I, Urteil vom 11.02.2011, Az.: 25 O 12665/10), ebenso Äußerungen wie er sei korrupt, verlogen, manipuliere Beschlüsse, verfälsche Protokolle und betreibe Vetternwirtschaft (OLG Braunschweig, Beschluss vom 05.11.2010, Az.: 3 U 87/10). Umgekehrt wurde allerdings der Verfasser einer verleumderischen Rezension von Verwalterleistungen auf einer Internet-Plattform mittels einstweiliger Verfügung zur Unterlassung verurteilt (AG Heilbronn, Urteil vom 01.03.2021; Az.: 8 C 412/21). Das dürfte auch eine Amtsniederlegung bzw. fristlose Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund rechtfertigen.

Weitere wichtige Gründe für eine für eine Amtsniederlegung bzw. fristlose Vertragskündigung sind etwa Aufforderungen zu rechtswidrigem oder strafbarem Handeln oder aber ausbleibende Zahlungen der Verwaltervergütung.

1.1.3. Hier sollte die Eigentümergemeinschaft ihrerseits den Vertrag kündigen

Da Amtsniederlegung und Vertragskündigung eigenständige Rechtsakte sind, kann es sein, dass zwar die Amtsniederlegung erfolgt ist, aber der Verwaltervertrag noch fortbesteht. Folge daraus ist, dass der Verwalter seine Vergütungsansprüche abzüglich der ersparten Aufwendungen (etwa 20% der Vergütung) behält. Hier sollte die Eigentümergemeinschaft ihrerseits den Verwaltervertrag kündigen. So ist es etwa denkbar, dass das Recht des Verwalters zur Amtsniederlegung durch eine Regelung im Verwaltervertrag auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränkt ist. Liegt ein solcher nicht vor und legt der Verwalter trotzdem sein Amt nieder, ohne den Verwaltervertrag zu kündigen, kann die Eigentümergemeinschaft ihrerseits den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund nach § 626 BGB kündigen. Denn der Verwalter setzt vertragswidrig sein Amt nicht fort.

Dabei ist die nach § 626 Abs. 2 BGB ab Kenntnis des Kündigungsgrundes geltende zwei-Wochen-Frist für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags durch die Eigentümergemeinschaft aufgrund der Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts nicht anwendbar. Vielmehr erfordert die fristlose Kündigung einen Beschluss, der regelmäßig auf einer Eigentümerversammlung gefasst wird. Das ist aber in zwei Wochen nicht umzusetzen, denn allein die Ladungsfrist für die Eigentümerversammlung beträgt bereits drei Wochen, § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG.

Die Eigentümergemeinschaft kann daher innerhalb angemessener Frist außerordentlich kündigen, also innerhalb der Zeit, die für die Einberufung einer Eigentümerversammlung einschließlich entsprechender Beschlussfassung erforderlich ist. Werden jedoch erst zwei Monate nach Kenntnisdes Kündigungsgrunds Schritte für eine fristlose Kündigung eingeleitet, ist das Recht zur fristlosen Kündigung verwirkt und kann nicht mehr ausgeübt werden (BayObLG, Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Erfolgt seitens des Verwalters die Amtsniederlegung aus wichtigem Grund, soll darin regelmäßig auch die außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags liegen (BayObLG, Beschluss vom 29.09.1999, Az.: 2Z BR 29/99).

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1.1.4. Das gilt für Schadensersatzansprüche

Ist die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund erfolgt und / oder erfolgte die Amtsniederlegung zur Unzeit, drohen dem Verwalter Regressansprüche für der Eigentümergemeinschaft dadurch entstandene Schäden. Solche Schäden können etwa durch Verzögerungen während einer laufenden Sanierung, durch die Verschiebung einer Eigentümerversammlung mit dringenden Themen oder durch die nicht erfolgte Umsetzung von eilbedürftigen Beschlüssen aufgrund des Wegfalls des Verwalters entstehen. Der durch seine Amtsniederlegung ausgeschiedene Verwalter haftet in diesen Fällen der Eigentümergemeinschaft nach § 280 BGB auf Schadensersatz, da die Niederlegung eine Verletzung des Verwaltervertrags darstellt.

Ist demgegenüber ein wichtiger Grund für die Amtsniederlegung gegeben, kommen Schadensersatzansprüche des Verwalters in Betracht. So kann der Verwalter etwa bei gleichzeitiger fristloser Vertragskündigung seine dadurch entfallende Vergütung als Schadensersatz wegen einer Verletzung des Verwaltervertrags geltend machen, die allerdings um die ersparten Aufwendungen zu kürzen ist.

1.2. Eigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen, aber nicht jederzeit den Vertrag beenden

Von einem unliebsamen Verwalter können sich die Wohnungseigentümer vorzeitig trennen, indem sie den Verwalter von seinem Amt abberufen und den Verwaltervertrag fristlos aus wichtigem Grund kündigen. Zu berücksichtigen ist aber auch hier, dass aufgrund der Trennungstheorie die Abberufung des Verwalters und die Beendigung des Verwaltervertrags eigenständige Rechtsakte sind. Deren rechtliche Schicksale können auseinanderfallen.

1.2.1. Verwalter darf jederzeit abberufen werden

Der Verwalter kann „jederzeit“ und ohne Gründe durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer abberufen werden, § 26 Abs. 3 Satz 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Das gilt auch für Verwalter, die vor der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform bestellt wurden.

1.2.2. Vorzeitige Vertragskündigung erfordert wichtigen Grund

Für die fristlose und damit vorzeitige Kündigung des Verwaltervertrags ist ein wichtiger Grund erforderlich, § 626 BGB. Für die Frage, ob ein wichtiger Grund vorliegt, bieten die von der Rechtsprechung für die vorzeitige Abberufung des Verwalters entwickelten Grundsätze eine Orientierung. Denn vor dem Inkrafttreten der WEG-Reform war für die vorzeitige Abberufung ein wichtiger Grund erforderlich, der nun nicht mehr nötig ist. Die für die vorzeitige Abberufung aufgestellten Grundsätze sind aber auf die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags übertragbar.

Demnach besteht ein wichtiger Grund, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (BGH, Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Das ist bei erheblichen Pflichtverletzungen des Verwalters und / oder Straftaten gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft regelmäßig gegeben.

Auch hier ist die nach § 626 Abs. 2 BGB ab Kenntnis des Kündigungsgrundes geltende zwei-Wochen-Frist für die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags aufgrund der Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts nicht anwendbar. Die Kündigung ist daher binnen angemessener Frist zu erklären, also innerhalb der für die Einberufung einer Eigentümerversammlung einschließlich entsprechender Beschlussfassung erforderlichen Zeit.

1.2.3. Beschlussfassung: Wie Abberufung und Vertragskündigung erfolgen

Die Abberufung des Verwalters und die fristlose Kündigung des Verwaltervertrages müssen von den Wohnungseigentümern beschlossen werden. Das geschieht entweder in einer Eigentümerversammlung oder nach § 23 Abs. 3 WEG im schriftlichen Verfahren (Umlaufverfahren). Ist der Verwalter bei der Beschlussfassung nicht anwesend, ist ihm seine Abberufung und die vorzeitige fristlose Kündigung ausdrücklich mitzuteilen. Erst mit dieser Mitteilung werden Abberufung und Vertragskündigung rechtswirksam.

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2. Mietverwaltung: Vorzeitige Vertragskündigung durch Hausverwaltung oder Eigentümer genügt

Soll eine Mietverwaltung vorzeitig beendet werden, ist das möglich, wenn ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung des Verwaltervertrags nach § 626 BGB vorliegt. Die Kündigung ist innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Kündigungsgrundes zu erklären und muss am letzten Tag der Zwei-Wochen-Frist zugehen. Das gilt sowohl für den Verwalter als auch für den Immobilieneigentümer. Wichtige Gründe für eine fristlose Kündigung gegenüber dem Eigentümer sind etwa Beleidigungen oder die ausbleibende Vergütung, gegenüber dem Verwalter von ihm begangene erhebliche Pflichtverletzungen oder Straftaten.

Liegt kein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vor, kann der Verwaltervertrag gegebenenfalls einvernehmlich aufgehoben werden.