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Immobilieneigentümer fragen sich häufig, ab wann mit der Suche nach einer Hausverwaltung begonnen werden sollte. Die Antwort darauf ist nicht ganz einfach. Zwar ist für die Verwaltersuche grundsätzlich von einem Zeitraum von drei bis vier Monaten auszugehen. Der Beginn der Suche richtet sich aber zum einen danach, zu welchem konkreten Zeitpunkt der neue Verwalter eingesetzt werden kann. Zum anderen hängt der Beginn der Suche davon ab, aus welchem Grund der amtierende Verwalter ausscheidet. Wann Sie in welchem Fall mit der Suche nach einer Hausverwaltung beginnen sollten, lesen Sie hier.

1. Beginn der Verwaltersuche: Grundsätzlich ist von drei bis vier Monaten auszugehen

Soll ein neuer oder zum ersten Mal ein Verwalter eingesetzt werden, wird von den Immobilieneigentümern für die Suche nach dem „richtigen“ Verwalter regelmäßig ein gewisser Zeitraum benötigt. So ist zunächst zu recherchieren, welche Verwalter in Betracht kommen und welche Leistungen diese zu welchen Preisen anbieten. Dann sind ggf. eine Vorauswahl unter den Kandidaten zu treffen, persönliche Gespräche zu führen und zu klären, ob der betreffende Verwalter zum gewünschten Zeitpunkt auch tatsächlich zur Übernahme der Verwaltung bereit ist. Umgekehrt benötigt auch die Hausverwaltung eine bestimmte Vorlaufzeit, um sich ein Bild vom Objekt zu machen und dessen Verwaltung einzuplanen, wobei diese Vorlaufzeit überschaubar sein muss. Alles in allem erscheint daher für die Suche nach einer Hausverwaltung ein Zeitraum von drei bis vier Monaten sinnvoll.

Der Zeitraum von drei bis vier Monaten für die Verwaltersuche gilt aber nicht in allen Fällen. Vielmehr kommen folgende Ausnahmen in Betracht:

• Der Hausverwaltung soll aus wichtigem Grund (etwa wegen gegen die Eigentümer gerichtete Straftaten oder schweren Vertragsbrüchen) außerordentlich (fristlos) gekündigt Liegt ein solcher Grund vor und steht fest, dass der Verwalter deswegen entlassen werden wird, ist sofort mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung zu beginnen
• Der amtierende Verwalter scheidet mit sofortiger Wirkung aus, etwa weil er sein Amt niederlegt hat. Auch hier muss direkt mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung begonnen werden
• Die Verwaltersuche gestaltet sich schwierig, wie etwa bei kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften bis ca. 12 Einheiten oder Objekten mit erheblichem Sanierungsstau. Hier kann die Verwaltersuche durchaus mindestens ein halbes Jahr vor der beabsichtigten Einsetzung des Verwalters beginnen

Wie speziell Wohnungseigentümergemeinschaften erfolgreich einen geeigneten Verwalter finden, können Sie hier nachlesen: https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/eigentuemergemeinschaft-ohne-verwalter/

Die darin erhaltenen Ratschläge und Tipps lassen sich auf die Suche nach einer Mietverwaltung übertragen. 

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2. Entscheidender Zeitpunkt: Ab wann kann der Verwalter eingesetzt werden?

Entscheidend für den Beginn der Verwaltersuche ist der Zeitpunkt, zu dem die neue Hausverwaltung eingesetzt werden kann. So ist der Beginn der Suche nach einem Verwalter deutlich verfrüht, wenn etwa

• der Verwalter befristet für ein Jahr eingesetzt ist
• eine Möglichkeit zur vorzeitigen ordentlichen (fristgemäßen) Kündigung bzw. Beendigung der Tätigkeit im Verwaltervertrag nicht vorgesehen ist
• ein Grund zu einer außerordentlichen (fristlosen) Entlassung des Verwalters aus wichtigem Grund nicht vorliegt und
• der Verwalter erst vor kurzem eingesetzt wurde, also beispielsweise erst vor drei oder vier Monaten, und der befristete Verwaltervertrag daher noch neun bzw. acht Monate fortbesteht

Stattdessen sollte in einem solchen Fall die Verwaltersuche grundsätzlich drei bis vier Monate vor dem Zeitpunkt einsetzen, in dem das bestehende Verwaltungsverhältnis ausläuft.

3. WEG-Verwaltung: Bestellung und Verwaltervertrag sind zu unterscheiden

Bei der Wohnungseigentumsverwaltung sind die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags jeweils eigenständige Rechtsakte, die streng voneinander zu trennen sind (sogenannte Trennungstheorie). Praktische Bedeutung erlangt dies vor allem, wenn für den amtierenden Verwalter ein neuer Verwalter eingesetzt werden soll. Denn als Kehrseite der Bestellung des neuen Verwalters und des Abschlusses des zugehörigen Verwaltervertrags ist

• die Abberufung des amtierenden Verwalters sowie
• die Kündigung des mit diesem bestehenden Verwaltervertrags erforderlich

Dabei ist grundsätzlich für jeden dieser einzelnen Rechtsakte ein Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung nötig,

Für die Einsetzung eines neuen WEG-Verwalters und dem Beginn der Verwaltersuche sind daher folgende Sachverhalte zu differenzieren

3.1. Bestellung und Verwaltervertrag laufen aus

Laufen Bestellung und Verwaltervertrag in absehbarer Zeit zum selben Zeitpunkt aus und soll der amtierende WEG-Verwalter darüber hinaus nicht im Amt bleiben, sollte die Suche nach einem neuen Verwalter grundsätzlich drei bis vier Monate vor dem Ausscheiden des jetzigen Verwalters beginnen. Wichtig ist dabei, dass sowohl die Bestellung als auch der Verwaltervertrag gemeinsam enden.

Weichen die Beendigung der Bestellung und des Verwaltervertrags dagegen voneinander ab, ist Vorsicht geboten. Denn die Bestellung bleibt trotz eines beendeten Verwaltervertrags ebenso wirksam wie umgekehrt der Verwaltervertrag bei einer beendeten Bestellung. In diesen Fällen ist – je nach Inhalt des Verwaltervertrags –

der Verwaltervertrag bzw. die Bestellung so zu kündigen bzw. zu widerrufen, dass Bestellung und Verwaltervertrag möglichst gemeinsam enden. Ist dies in die Wege geleitet und anschließend ein neuer Verwalter gewünscht, ist regelmäßig auch hier ein Zeitraum von drei bis vier Monaten vor dem Ausscheiden des jetzigen Verwalters für die Suche nach einer neuen Hausverwaltung anzusetzen.

3.2. Verwaltervertrag kann ordentlich (fristgemäß) gekündigt werden

Kann die Wohnungseigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag ordentlich (fristgemäß) kündigen und ist dies auch beabsichtigt, sollte die Verwaltersuche ebenfalls grundsätzlich drei bis vier Monate vor dem Ausscheiden des amtierenden Verwalters beginnen. Das gilt ebenso, wenn der WEG-Verwalter selber rechtswirksam ordentlich kündigt. 

3.3. Eigentümergemeinschaft beendet vorzeitig Bestellung und Verwaltervertrag

Liegt ein wichtiger Grund zum Widerruf der Verwalterbestellung bzw. zur außerordentlichen (fristlosen) Kündigung des Verwaltervertrags vor und möchte die Wohnungseigentümergemeinschaft sich deswegen vom amtierenden Verwalter trennen, kommt es regelmäßig zu einer vorzeitigen Beendigung der Bestellung und des Verwaltervertrags. Die Suche nach einem neuen Verwalter sollte daher in dem Zeitpunkt beginnen, in dem es als sicher gilt, dass die Bestellung des jetzigen Verwalters widerrufen und der Verwaltervertrag außerordentlich (fristlos) gekündigt werden wird. Widerruf und Vertragskündigung haben durch Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung zu erfolgen.

Dabei zu berücksichtigen, dass Abberufung bzw. Vertragskündigung zeitnah erfolgen müssen, also innerhalb der Zeit, die für die Einberufung einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der zugehörigen Beschlussfassung erforderlich ist. Dazu haben die Wohnungseigentümer eine Frist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes einzuhalten (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99). Für die Suche nach einer neuen Hausverwaltung bleibt also zunächst Zeit bis zur Einladung für die (außerordentliche) Eigentümerversammlung.

3.4. WEG-Verwalter legt vorzeitig sein Amt nieder oder kündigt selber fristlos

Manchmal legt ein Verwalter mit sofortiger Wirkung sein Amt nieder, etwa aus gesundheitlichen Gründen oder wegen Streitigkeiten mit den Wohnungseigentümern. Ob dies rechtens ist oder nicht, ändert nichts daran, dass die vorzeitige Amtsniederlegung grundsätzlich wirksam ist. Hier muss die Wohnungseigentümergemeinschaft regelmäßig sofort nach einem neuen Verwalter suchen, der auf einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung jeweils durch Beschluss bestellt und vertraglich eingesetzt wird.

Einzelheiten über die vorzeitige Amtsniederlegung des WEG-Verwalters erfahren Sie hier: https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/hausverwaltung-legt-amt-nieder/

Ebenso sollte sofort mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung begonnen werden, wenn der WEG-Verwalter selber aus wichtigem außerordentlich (fristlos) kündigt.

3.5. Notfalls kann ein kommissarischer WEG-Verwalter eingesetzt werden

Ist bis zum Ausscheiden des WEG-Verwalters keine geeignete Hausverwaltung gefunden, brauchen die Wohnungseigentümer trotzdem nicht den „erstbesten“ neuen Verwalter zu nehmen. Vielmehr lässt sich die Zeit bis zur erfolgreichen Suche nach einer passenden Hausverwaltung dadurch überbrücken, dass nach der Trennung vom amtierenden Verwalter ein kommissarischer Verwalter aus den Reihen der Wohnungseigentümer eingesetzt wird. Die kommissarische Verwaltung erstreckt sich dann auf das Wesentlichste, also Sicherstellung der laufenden Zahlungen, Durchführung von zwingenden Maßnahmen sowie die Suche nach einem neuen Verwalter.

Wie die Einsetzung eines kommissarischen Verwalters genau funktioniert, lesen Sie hier: https://www.hausverwalter-angebote.de/blog/kommissarischer-verwalter/

4. Das ist bei der Mietverwaltung zu beachten

Bei der Mietverwaltung entfällt die für die WEG-Verwaltung erforderliche, manchmal komplizierte Unterscheidung zwischen der Bestellung und Abberufung des Verwalters einerseits sowie der Begründung und Beendigung des Verwaltervertrags andererseits. Stattdessen ist allein der Verwaltervertrag entscheidend.

Läuft der Verwaltervertrag aus und soll dieser nicht fortgesetzt werden, ist auch hier regelmäßig drei bis vier Monate vor Auslaufen des Vertrags mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung zu beginnen.

Anders ist es, wenn der Eigentümer oder der Verwalter den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund außerordentlich (fristlos) kündigen. Hier ist die Suche nach einer neuen Hausverwaltung sofort in Angriff zu nehmen.

Lässt sich eine neue Hausverwaltung nicht rechtzeitig oder sofort finden, müssen notfalls der Eigentümer selber oder von ihm vorübergehend beauftragte Personen (etwa Familienangehörige) heran.

5. Wann die Suche nach einer neuen Hausverwaltung eher beginnen sollte

Mindestens ein halbes Jahr vor der Einsetzung des neuen Verwalters sollte die Suche nach einer Hausverwaltung beginnen, wenn sich erfahrungsgemäß die Verwaltersuche besonders schwierig gestaltet. Das ist etwa der Fall bei

• kleineren Objekten mit bis zu ca. 12 Einheiten
• erheblichem Sanierungsstau im und am Objekt
• mangelnde Liquidität der Wohnungseigentümergemeinschaft oder des Eigentümers
• sogenannten Schrottimmobilien, also Objekten, die deutlich über ihrem Wert lediglich „pinselsaniert“ auf betrügerische Weise veräußert wurden und nun – bei meist schlechter Liquidität der Eigentümer – verwaltet werden sollen
• erheblich zerstrittenen Eigentümergemeinschaften oder problematischen Mieterstrukturen
• einer Lage des Objekts in sozialen Brennpunkten