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Der Wechsel der Hausverwaltung ist für viele Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) lange Jahre kein Thema und doch irgendwann unvermeidbar. In einigen Fällen kann der häufiger Wechsel aufgrund von Unzufriedenheit und anderen Problemen regelmäßig notwendig werden, in anderen wird der Schritt erst nach vielen Jahren nötig. Egal, aus welchem Grund der Verwalterwechsel ansteht – dieser Prozess wirft für Eigentümer zahlreiche Fragen auf. Um den Wechsel erfolgreich zu gestalten, finden Sie hier die wichtigsten Fragen und Antworten.

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1. Warum sollte die Hausverwaltung gewechselt werden?

Es gibt verschiedene Gründe, die einen Wechsel der Hausverwaltung notwendig machen. Häufig sind es folgende Probleme:

• Unzufriedenheit der Eigentümer mit der Leistung der Verwaltung
• Mangelnde Transparenz bei Abrechnungen und Entscheidungen
• Schlechte Kommunikation zwischen Verwaltung und Eigentümern
• Unzureichende Instandhaltung der Immobilie
• Finanzielle Unregelmäßigkeiten oder sogar Misswirtschaft
• Untätigkeit der aktuellen Hausverwaltung
• Immer häufiger auch der Wunsch der Hauserwaltung, die Verwaltung des Objekts abzugeben. Siehe siehe auch: Wandel im Hausverwaltungsmarkt: Zwischen Fachkräftemangel und Digitalisierung

Jeder dieser Gründe kann Anlass genug sein, sich nach einer neuen Verwaltung umzusehen, um die Verwaltung der Immobilie zu verbessern und das Eigentum langfristig zu sichern.

2. Wie findet man eine neue Hausverwaltung?

Die Suche nach einer neuen Hausverwaltung erfordert Sorgfalt und sollte nicht überstürzt erfolgen. Folgende Schritte haben sich bewährt:

• Empfehlungen von anderen Eigentümern einholen
• Online-Bewertungen studieren, um erste Eindrücke zu erhalten
• Mehrere kostenlose Angebote einholen, z.B. über unser Portal Hausverwalter-Angebote.de
• Persönliche Gespräche mit potenziellen Verwaltern führen, um deren Kompetenz, Kommunikation und Arbeitsweise zu prüfen.
• Wichtig: immer mehrere Angebote einholen und diese miteinander vergleichen

Es ist wichtig, die neue Hausverwaltung gut zu prüfen, bevor die Entscheidung getroffen wird, um spätere Probleme zu vermeiden.

3. Welche Fragen sollte man der neuen Hausverwaltung stellen?

Um sicherzustellen, dass die neue Verwaltung zu den Bedürfnissen der WEG passt, sollten im Auswahlprozess gezielte Fragen gestellt werden. Dazu gehören:

• Welche Erfahrungen haben Sie mit der Verwaltung von WEGs?
• Wie organisieren Sie die Kommunikation mit Eigentümern? (z.B. E-Mail, Telefon, Apps)
• Welche Leistungen bieten Sie (zusätzlich) an? (z.B. Sondereigentumsverwaltung, Vermietung)
• Wie werden Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen organisiert? (intern oder durch externe Dienstleister)
• Welche Software setzen Sie ein?
• Wie hoch sind Ihre Gebühren und welche zusätzlichen Kosten könnten entstehen?

Diese Fragen helfen dabei, die Professionalität und Arbeitsweise der Verwaltung besser einzuschätzen.

4. Welche rechtlichen Schritte sind bei einem Wechsel der Hausverwaltung zu beachten?

Ein Verwalterwechsel muss in einer Eigentümerversammlung formal beschlossen werden. Hierfür ist in der Regel ein Mehrheitsbeschluss erforderlich. Folgende Schritte sind einzuhalten:

• Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung über den Verwalterwechsel
• Kündigung bzw. zeitliches Auslaufen lassen des bestehenden Verwaltervertrags unter Einhaltung der vertraglich festgelegten Kündigungsfristen
• Abschluss eines neuen Vertrags mit der neuen Hausverwaltung.

Die rechtzeitige Einhaltung von Fristen und Vertragsbedingungen ist essenziell, um rechtliche Probleme und doppelte Verwaltungskosten zu vermeiden.

5. Welche Unterlagen müssen übergeben werden?

Bei einem Wechsel der Hausverwaltung muss die bisherige Verwaltung alle relevanten Objektunterlagen vollständig und rechtzeitig übergeben. Dazu gehören:

• Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen
• Verträge mit Dienstleistern
• Wartungs- und Instandsetzungsprotokolle
• Versicherungsunterlagen
• Protokolle von Eigentümerversammlungen
• Schlüssel und Zugangscodes.

Die vollständige Übergabe dieser Unterlagen ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

6. Wie lange dauert der Wechsel der Hausverwaltung?

Die Dauer eines Wechsels hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere von der Größe- und Komplexität der Immobilie und der Nachfrage auf Verwalterseite. Der Prozess kann mehrere Wochen bis Monate dauern. Eine frühzeitige Planung ist essenziell. Idealerweise beginnt die WEG 6 bis 9 Monate vor dem geplanten Wechsel mit der Suche nach einem neuen Verwalter.

7. Welche Vorteile bringt ein Wechsel der Hausverwaltung?

Ein Verwalterwechsel bietet die Chance auf:

• Bessere Kommunikation zwischen Verwaltung und Eigentümern
• Mehr Transparenz bei Abrechnungen und Entscheidungen
• Effizientere Prozesse bei der Verwaltung
• Kosteneinsparungen durch effizientere Abläufe und bessere Dienstleister
• Höhere Zufriedenheit der Eigentümergemeinschaft.

Eine neue Hausverwaltung kann frischen Wind in die Organisation der WEG bringen und bestehende Probleme angehen.

8. Was passiert, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?

Die alte Hausverwaltung ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen an die neue Verwaltung zu übergeben. Sollte sie dies verweigern, kann die WEG rechtliche Schritte einleiten. In der Regel kann ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden, um die Herausgabe notfalls gerichtlich zu erzwingen.

9. Wann sollte mit der Suche nach einem neuen Verwalter begonnen werden?

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollte 6 bis 9 Monate vor dem Ablauf des alten Vertrags mit der Suche nach einem neuen Verwalter begonnen werden. In dringenden Fällen, wie etwa bei einer fristlosen Kündigung, sollte die Suche möglichst schnell und intensiv beginnen.möglichst schnell und intensiv

10. Welche Qualifikationen sollte ein guter Verwalter mitbringen?

Ein kompetenter Hausverwalter sollte folgende Qualifikationen aufweisen:

• Technische und buchhalterische Kenntnisse
• Fundierte Erfahrung in der Verwaltung von WEGs
• Fähigkeit, technische Störungen und Schäden frühzeitig zu erkennen und kostengünstig zu beheben
• Zertifizierungen gemäß § 26a WEG (seit Dezember 2022 verpflichtend für WEG-Verwalter)

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11. Wie wird die Eigentümerversammlung für den Verwalterwechsel vorbereitet?

Die Eigentümerversammlung muss ordnungsgemäß einberufen werden. Dabei ist sicherzustellen, dass der Beschluss über den Verwalterwechsel auf der Tagesordnung steht. Es empfiehlt sich, mindestens drei Angebote für die Verwaltung einzuholen und die Details der jeweiligen Verträge offenzulegen. Die Verwalter sollten mit Namen auf der Tagesordnung genannt werden, ebenso wie die Vertragsbedingungen, insbesondere der Preis pro Einheit und Monat.

Schaffen die Eigentümer es nicht mindestens drei Angebote zu organisieren, wird die Bestellung anfechtbar und damit von einzelnen Eigentümern angreifbar.

12. Welche Kosten entstehen bei einem Verwalterwechsel?

Normalerweise entstehen bei einem fristgerechten Verwalterwechsel keine direkten Kosten. Jedoch kann es sein, dass die neue Verwaltung Gebühren für die Erstellung der letzten Jahresabrechnung verlangt (das Kalenderjahr vor dem Verwalterwechsel).

Auch wenn keine Kosten entstehen, werden die die Kapazitäten der Eigentümer oder des Verwaltungsbeirats in der Regel beansprucht, was ebenfalls als „Kosten“ in Form von Zeit und Aufwand zu betrachten ist.

13. Welche Risiken sind mit einem Verwalterwechsel verbunden?

Ein Verwalterwechsel bringt einige Risiken mit sich, darunter:

• Zu hohe Erwartungen / Fehlgriff bei der Verwalterauswahl
• Verzögerungen bei der Übergabe von Unterlagen
• Konflikte mit der bisherigen Verwaltung
• Qualitätsprobleme mit der neuen Verwaltung

Das größte Risiko ist, dass die Erwartungen an die neue Verwaltung möglicherweise zu hoch sind. In der Regel benötigt eine neue Hausverwaltung mindestens ein Jahr, um sich voll in die Verwaltung eines Objekts einzuarbeiten.

14. Wie können Eigentümer den Wechsel unterstützen?

Der Verwalterwechsel wird häufig von einer kleinen Gruppe innerhalb der Eigentümergemeinschaft organisiert. Um den Prozess zu unterstützen, sollten sich alle Eigentümer aktiv an den Eigentümerversammlungen beteiligen. Es ist hilfreich, sich auf die Einschätzung derer zu verlassen, die sich mit dem Verwalterwechsel intensiv befasst haben. Oftmals spricht der Beirat oder die kleine Gruppe von Eigentümern, die den Wechsel vorangetrieben haben eine Empfehlung aus, welche Verwaltung den besten Eindruck gemacht hat.

15. Was passiert nach dem Verwalterwechsel?

Nach dem Wechsel beginnt die neue Verwaltung, sich mit den Besonderheiten der Immobilie vertraut zu machen. Regelmäßige Informationen und offene Kommunikation seitens der Verwaltung sind dabei entscheidend, um die Erwartungen der Eigentümer zu erfüllen und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Wie oben bereits beschrieben, vergeht mindestens ein Jahr, bis sich die neue Verwaltung in das Objekt eingearbeitet hat und mit dem Tagesgeschäft vertraut ist.

16. Wie wird die Qualität der neuen Verwaltung überprüft?

Die Qualität der neuen Hausverwaltung kann verbessert und kontrolliert werden durch:

• Regelmäßige Rückmeldungen der Eigentümer an die Hausverwaltung
• Berichte und Dokumentationen (gegebenenfalls ist die digitale Akteneinsicht online möglich)
• Jährliche Belegprüfungen durch den Verwaltungsbeirat oder einzelne Eigentümer

17. Wie soll mit Beschwerden über die neue Verwaltung umgegangen werden?

Beschwerden sollten zunächst direkt und sachlich mit der Hausverwaltung besprochen werden. Bleiben diese Gespräche ergebnislos, kann das Thema auf einer Eigentümerversammlung offiziell besprochen werden. Es ist empfehlenswert, die Themen immer schriftlich zu dokumentieren. “Wer schreibt, der bleibt” und kann seine Kommunikation besser nachweisen.

18. Welche Rolle spielt der Verwaltungsbeirat beim Wechsel?

Der Verwaltungsbeirat spielt eine zentrale Rolle im Prozess. Er unterstützt die Eigentümergemeinschaft bei der Auswahl der neuen Verwaltung, prüft Angebote und Verträge und begleitet die Übergabe. Der Beirat fungiert zudem als Bindegliedzwischen Eigentümern und Verwaltern.

Mit dieser umfassenden Anleitung haben Sie die wichtigsten Schritte und Antworten für einen erfolgreichen Verwalterwechsel in Ihrer Eigentümergemeinschaft.