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Wird ein WEG-Verwalter vorzeitig abberufen und / oder der Verwaltervertrag fristlos außerordentlich gekündigt, nimmt er dies in aller Regel nicht ohne weiteres hin. Vielmehr wird er dagegen in den meisten Fällen gerichtlich vorgehen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Verwalter tagtäglich mit dem Wohnungseigentumsrecht befasst ist, während die Wohnungseigentümer damit nur gelegentlich in Kontakt kommen. Die Eigentümer sollten daher gut informiert sein, wenn sie den Verwalter abberufen und den Verwaltervertrag kündigen wollen. Worauf dabei besonders zu achten ist, können Sie hier nachlesen.

I. Abberufung und Kündigung sind als eigenständige Rechtsakte strikt zu trennen

Nach der sogenannten Trennungstheorie ist zu unterscheiden: Während auf der einen Seite die organschaftlichen Akte der Bestellung und Abberufung des WEG-Verwalters bestehen, existieren auf der anderen Seite die schuldrechtlichen Elemente des Abschlusses und der Kündigung des Verwaltervertrags. Dabei sind beide Bereiche strikt voneinander zu trennen.

Das hat zur Folge, dass bei einer Abberufung des Verwalters grundsätzlich der Verwaltervertrag bestehen bleibt. Bei der vorzeitigen Abberufung aus wichtigem Grund wird aber davon ausgegangen, dass darin zugleich die Kündigung des Verwaltervertrags enthalten ist.

Ist dagegen ausnahmsweise eine Abberufung ohne wichtigen Grund möglich, bleibt der Verwaltervertrag weiterhin gültig. Er muss also unter Einhaltung der Kündigungsfrist fristgemäß ordentlich gekündigt werden. Das führt dazu, dass der Verwalter trotz Abberufung seine Vergütungsansprüche aus dem Verwaltervertrag bis zu dessen Beendigung behält, wobei die Vergütung um die ersparten Aufwendungen des Verwalters zu kürzen ist. Wird der Verwaltervertrag nicht gekündigt, bleiben die gekürzten Vergütungsansprüche des Verwalters weiterhin bestehen.

Umgekehrt berührt eine Kündigung des Verwaltervertrags – egal, ob fristlos außerordentlich oder fristgemäß ordentlich – grundsätzlich nicht die Bestellung als Verwalter, so dass der Verwalter weiterhin im Amt bleibt. Allerdings wird auch hier davon ausgegangen, dass in der fristlosen außerordentlichen Kündigung des Verwaltervertrags zugleich die Abberufung enthalten ist.

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II. Wann die vorzeitige Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich ist

Meist im Verwaltervertrag, aber auch in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung oder im Bestellungsbeschluss, kann geregelt sein, dass eine Abberufung des Verwalters nur aus wichtigem Grund möglich ist. Eine Abberufung aus anderen Gründen ist dann nicht zulässig.

Wird der Verwalter nicht aus wichtigem Grund abberufen, wird er sich gegen die Abberufung erfolgreich zur Wehr setzen.

III. Das sind wichtige Gründe für die vorzeitige Abberufung und Kündigung

Soll eine Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund erfolgen, etwa weil dies nur dann nach dem Verwaltervertrag möglich ist, muss auch tatsächlich ein wichtiger Grund gegeben sein. Ein solcher Grund liegt vor, wenn den Wohnungseigentümern unter Berücksichtigung aller – nicht notwendig vom Verwalter verschuldeten – Umstände die weitere Zusammenarbeit nach Treu und Glauben nicht mehr zuzumuten ist, insbesondere weil durch die Umstände das erforderliche Vertrauensverhältnis zerstört ist (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01).

Ein Regelbespiel für das Vorliegen eines wichtigen Grundes ist die in § 26 Abs. 1 Satz 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) genannte fehlende Führung der Beschluss-Sammlung. Weitere wichtige Gründe sind etwa keine Trennung zwischen Gemeinschaftsvermögen und eigenem Vermögen, wiederholt fehlende Jahresabrechnungen, verweigerte Durchführung der Eigentümerversammlung über einen längeren Zeitraum oder von Beschlüssen der Wohnungseigentümer, Veruntreuung und Unterschlagung von Gemeinschaftsgeldern, Vorteilsannahme bei Auftragsvergaben sowie Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Verwalters. Der wichtige Grund muss also von erheblichem Gewicht sein, so dass das Vertrauensverhältnis zerstört ist.

Kleinere und einmalige Verstöße gegen die Verwalterpflichten, die durch eine Abmahnung behoben werden können und das Vertrauensverhältnis nicht nachhaltig zerstören, sind kein wichtiger Grund. Wird trotzdem darauf eine Abberufung gestützt, kann der Verwalter dagegen mit Erfolg vorgehen.

IV. Wann vor Abberufung und Kündigung eine Abmahnung erforderlich ist

Reichen kleinere und einmalige Verstöße gegen die Verwalterpflichten für eine vorzeitige Abberufung und fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags nicht aus, sollte der Verwalter abgemahnt werden. Im Wiederholungsfall ist dann eine vorzeitige Abberufung und Kündigung möglich.

Eine Abmahnung sollte daher stets erteilt werden, wenn

• das Vertrauensverhältnis zwischen Verwalter und Wohnungseigentümern nicht so nachhaltig gestört wurde, dass ein Festhalten am Verwaltervertrag unzumutbar wäre, und
• es sich um einmalige Pflichtverletzungen handelt, die durch eine Abmahnung behoben werden können oder
• mehrere Pflichtverletzungen vorliegen, die insgesamt keine fristlose außerordentliche Abberufung bzw. Kündigung des Verwalters aus wichtigem Grund rechtfertigen

Liegt keine Abmahnung vor und begeht der Verwalter erneut einen kleineren Verstoß, reicht das nicht für eine vorzeitige Abberufung und Kündigung aus. Das wird auch der Verwalter wissen.

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V. Welche Fristen für die vorzeitige Abberufung und Kündigung gelten

Eine Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund muss zeitnah erfolgen, also innerhalb der Zeit, die für die Einberufung einer (außerordentlichen) Wohnungseigentümerversammlung nebst entsprechender Beschlussfassung erforderlich ist. Dafür ist von maximal zwei Monaten ab Kenntnis des Kündigungsgrundes auszugehen (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99).

Für die fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags muss dies ebenfalls gelten.

Warten die Wohnungseigentümer acht Monate bis zur Abberufung des Verwalters, obwohl ihnen der Abberufungsgrund bekannt war, ist das Recht zur Abberufung verwirkt und kann daher nicht mehr geltend gemacht werden (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 01.04.2014, Az.: 1 S 178/13).

Die Wohnungseigentümer sollten vorzeitige Abberufung und Kündigung also nicht auf die „lange Bank“ schieben. Andernfalls kann sich der Verwalter dagegen bereits wegen der nicht eingehaltenen Frist wehren.

VI. Ohne wirksamen Zugang weder Abberufung noch Kündigung

Voraussetzung einer wirksamen Abberufung und Kündigung ist, dass der Verwalter davon auch Kenntnis hat.

Ist der Verwalter in der Eigentümerversammlung anwesend, in der die Wohnungseigentümer seine Abberufung beschließen, hat er diese Kenntnis erlangt. Ist er bei der Versammlung nicht zugegen, muss er über die Abberufung informiert werden. Darüber hinaus ist ihm die Kündigung des Verwaltervertrags zu erteilen.

Damit der Verwalter nicht später behaupten kann, er habe weder eine Mitteilung über seine Abberufung noch eine Kündigung des Verwaltervertrags erhalten, sollte die Eigentümergemeinschaft den Zugang dieser Erklärungen beim Verwalter beweisen können.

Handelt es sich um eine größere Verwaltung mit Personal und geregelten Geschäftszeiten, können Abberufungsmitteilung und Kündigung per Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Es ist hier davon auszugehen, dass das Einschreiben mit Rückschein vom Briefträger sofort ausgehändigt wird. In allen anderen Fällen sollte der Empfang der Abmahnung vom Verwalter schriftlich bestätigt oder das Abmahnungsschreiben von einem Boten in den Hausbriefkasten der Verwaltung eingeworfen werden. Mit dem Einwurf in den Hausbriefkasten gilt die Abmahnung als zugegangen, was der Bote im Streitfall als Zeuge bekunden kann.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wer die Abberufungsmitteilung und die Kündigung des Verwaltervertrags formulieren und unterschreiben darf. Hier sollte auf der Eigentümerversammlung im Zusammenhang mit der Abberufung des Verwalters und der Kündigung des Verwaltervertrags beschlossen werden, dass der Vorsitzende der Verwaltungsbeirats – Vorname, Nachname – (Alternativ: der Stellvertreter des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats – Vorname, Nachname – oder alternativ: der Eigentümer – Vorname, Nachname –) bevollmächtigt wird, die Abberufung des Verwalters und Kündigung des Verwaltervertrages namens und in Vollmacht der Gemeinschaft gegenüber der WEG-Verwaltung zu erklären.  

Wird ein solcher Beschluss nicht gefasst, müssen grundsätzlich alle Eigentümer unterzeichnen. Diese Grundsätze gelten sinngemäß auch für die Erteilung einer Abmahnung.

Die Wohnungseigentümer sollten gerade beim Zugang der Abberufungsmitteilung und der Kündigung aufpassen. Werden hier Fehler gemacht, wird der Verwalter diese nutzen.

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VII. Wie hoch die ersparten Aufwendungen des Verwalters anzusetzen sind

Sind die vorzeitige Abberufung des Verwalters aus wichtigem Grund und die fristlose außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags nicht rechtens, ist zwar die Abberufung (zunächst) wirksam. Der Verwalter behält jedoch seinen vertraglichen Vergütungsanspruch, bis der Verwaltervertrag durch eine fristgemäße ordentliche Kündigung oder durch Zeitablauf beendet ist.

Da der Verwaltervertrag ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit dienstvertraglichem Charakter ist, § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), gelten für ihn die Regeln des Dienstvertragsrecht nach §§ 611 ff BGB. Der Verwalter muss sich daher den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt, § 615 Satz 2 BGB. Anders ausgedrückt, ist die Vergütung des Verwalters um die Aufwendungen zu kürzen, die er dadurch spart, weil er die Verwaltertätigkeit tatsächlich nicht auszuüben braucht.

Ein Ansatz dieser Ersparnis mit 20% ist nicht zu beanstanden (Oberlandesgericht (OLG Hamburg, Urteil vom 15.10.2010, Az.: 14 U 141/10). Die weiterzuzahlende Vergütung des Verwalters in diesen Fällen beträgt daher 80% der vertraglich vereinbarten Vergütung.

VIII. Anfechtungs-, Feststellungs- und Zahlungsklage: Darauf müssen sich die Eigentümer einstellen

Sind die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags nicht gerechtfertigt, muss sich die Eigentümergemeinschaft auf drei Klagen des Verwalters einstellen, und zwar eine

• Anfechtungsklage gegen den Beschluss über die Abberufung unter Einhaltung der Ein-Monats-Frist des § 46 Abs. 1 WEG. Ist die Klage erfolgreich und wird Abberufungsbeschluss vom Gericht für ungültig erklärt, erhält der Verwalter rückwirkend seine frühere Stellung wieder. Das gilt auch, wenn inzwischen ein neuer Verwalter bestellt wurde.

• Feststellungsklage gegen die Kündigung des Verwaltervertrags, wonach festzustellen ist, dass der Verwaltervertrag zu unveränderten Bedingungen fortbesteht. Gibt das Gericht dem Feststellungsantrag statt, ist der Verwaltervertrag weiterhin wirksam und muss von Eigentümergemeinschaft ggf. gekündigt werden. Hier spielt es ebenfalls keine Rolle, ob inzwischen mit einem neuen Verwalter ein Verwaltervertrag geschlossen wurde.

• Zahlungsklage auf Zahlung des Resthonorars bis zum Ende des Verwaltervertrag, gekürzt um die ersparten Aufwendungen. Ist der Verwaltervertrag weiterhin wirksam, wird auch die Zahlungsklage des Verwalters Erfolg haben.

Um diese Klagen zu vermeiden, ist im Einzelfall zu prüfen, inwieweit eine außergerichtliche Einigung mit dem Verwalter möglich ist, und zwar ggf. unter Zahlung des Resthonorars.