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Seit längerem ist anerkannt, dass ein WEG-Verwalter Sonderhonorare verlangen darf (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92). Trotzdem kommt es darüber immer wieder zu Streit. Spätestens dann, wenn der Verwalter sich auf den Verwaltervertrag oder das dem Vertrag beigefügte Leistungsverzeichnis beruft und die zusätzliche Vergütung einfordert, sind die Wohnungseigentümer wenig begeistert. Welche Verwaltertätigkeiten von der pauschalen Grundvergütung umfasst sind, wann der Verwalter für Leistungen ein Sonderhonorar verlangt werden kann und welche Honorarvereinbarungen im Verwaltervertrag zulässig sind, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

I. Verwaltervergütung: Nach Einheiten oder nach Miteigentumsanteilen?

Streng genommen fangen die Probleme mit der Vergütung des WEG-Verwalters bereits beim Abschluss des Verwaltervertrags an. In der Praxis üblich ist die Verteilung dieser Kosten nach Einheiten, so dass für jedes Sondereigentum (Eigentumswohnung) derselbe Betrag anfällt. Dem liegt die Überlegung zugrunde, dass für jede Eigentumswohnung – unabhängig von deren Größe – derselbe Verwaltungsaufwand anfällt.

Es kann aber sein, dass speziell in älteren Gemeinschaftsordnungen die Verteilung der Verwaltervergütung (und aller anderen Bewirtschaftungskosten) nach Miteigentumsanteilen festgeschrieben ist. Ist in der Gemeinschaftsordnung keine Regelung enthalten, gilt die gesetzliche Kostenverteilung nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG), die ebenfalls Miteigentumsanteile vorsieht.

Damit in diesen Fällen eine Kostenverteilung nach Einheiten überhaupt möglich ist, muss dies grundsätzlich von der Wohnungseigentümergemeinschaft nach § 16 Abs. 3 WEG als Änderung des Kostenschlüssels beschlossen worden sein. Ist das nicht geschehen und gilt die Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen, kann eine Verteilung der Verwaltervergütung nach Einheiten erfolgreich angefochten werden. Was dabei im Verwaltervertrag steht, spielt keine Rolle. Denn der Vertragsinhalt ist keine wirksame abweichende Vereinbarung vom bestehenden Kostenschlüssel.

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Gemeinschaftsunterordnung und Beschluss-Sammlung sind daher vor Abschluss einer Verwaltervertrags daraufhin zu überprüfen, ob eine Verteilung des Verwalterhonorars nach Einheiten möglich ist oder ab dafür von der Eigentümerversammlung zuvor eine Änderung des Kostenschlüssels beschlossen werden muss.

Staffelvereinbarungen, wonach sich die Verwaltervergütung zu festgelegten Zeitpunkten in bestimmter oder zumindest bestimmbarer Höhe ändert, sind bis zu einer Höchstdauer von fünf Jahren zulässig (Bundesgerichtshof (BGH), Beschluss vom 20.06.2002, Az.: V ZB 39/01). Bei der Erstbestellung eines Verwalters nach der Begründung von Wohneigentum darf die zulässige Höchstdauer der Staffelvereinbarung dann allerdings nur drei Jahre betragen.

II. Diese Leistungen sind von der pauschalen Grundvergütung abgedeckt

Von der pauschalen Grundvergütung für den Verwalter sind die Leistungen abgedeckt, die zu seinen üblichen Aufgaben gehören, also insbesondere die in §§ 27, 28 WEG genannten Pflichten und Aufgaben. Dazu gehören im Wesentlichen:

• Aufstellung des Wirtschaftsplans
• Erstellung der Jahresabrechnung einschließlich der Einzelabrechnungen
• Erhebung einer Sonderumlage
• Erledigung der anfallenden Buchführung
• Einberufung und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung
• Führung der Beschluss-Sammlung
• Einholung von Angeboten
• Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, insbesondere zu Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Durchführung der Hausordnung
• Vergabe von Aufträgen

III. Wann ein Sonderhonorar an den Verwalter zu zahlen ist

Der Verwalter hat generell keinen Anspruch auf ein Sonderhonorar für Leistungen, zu deren Erbringung er gesetzlich verpflichtet ist (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 08.03.2012, Az.: 36 T 26007/11). Er hat aber Anspruch auf eine Vergütung von besonderen, insbesondere über die üblichen Tätigkeiten hinausgehenden Leistungen in Form eines pauschalen Sonderhonorars oder gegen Nachweis, wenn dies vertraglich vereinbart ist. Besteht keine Vereinbarung, kann der Verwalter kein Sonderhonorar verlangen.

Möchte der Verwalter nach Abschluss des Verwaltervertrags noch Sondervergütungen vereinbaren, ist dazu ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich.

Werden Sondervereinbarungen vereinbart, müssen diese der Höhe nach in einem angemessenen Rahmen sein sowie den voraussichtlichen zusätzlichen besonderen Zeit- und Arbeitsaufwand im Einzelfall berücksichtigen (BGH, Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92). Völlig überzogene Vergütungen können daher nichtig bzw. unwirksam sein.

Schließlich ist zu berücksichtigen, dass Vereinbarungen über ein Sonderhonorar, die für eine Vielzahl von Verträgen vorformuliert sind (Formularverträge), dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach §§ 305 ff Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) unterliegen. Die Vereinbarungen dürfen daher nicht überraschen, müssen klar und transparent sein sowie haben einer sogenannten Inhaltskontrolle standzuhalten, um wirksam zu sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, hat der Verwalter Anspruch auf das vereinbarte Sonderhonorar.

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IV. Von A bis Z: Für diese Leistungen kann ein Sonderhonorar vereinbart werden

Die Vereinbarung eines Sonderhonorars setzt voraus, dass dies dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Das gilt auch für die Höhe des jeweiligen Honorars, dass angemessen zu sein hat. Im Wesentlichen kommt ein Sonderhonorar für folgende Leistungen in Betracht:

• Amtsübernahme

Eine angemessene pauschale Amtsübernahmegebühr zur Abdeckung des erhöhten Zeitaufwands für die Einarbeitung nach einem Verwalterwechsel dürfte zumindest als individuelle Vereinbarung (die nicht dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegt) zulässig sein.

Hierher dürften auch die Fälle gehören, in denen der frühere Verwalter plötzlich verschwunden ist oder aus sonstigen Gründen ohne Abrechnung bzw. Rechnungslegung ein Chaos hinterlassen hat, dass der neue Verwalter erst ordnen muss. In Betracht kommt hier auch ein angemessener Stundensatz, wobei diese Kosten unter Schadensersatzgesichtspunkten vom früheren Verwalter eingefordert werden können.

• Außerordentliche Eigentümerversammlung 

Für jede einzuberufende, zu leitende und protokollierende außerordentliche Eigentümerversammlung, die nicht aus vom Verwalter zu vertretenden bzw. verschuldeten Gründen anzuberaumen ist, kann ein Zusatzhonorar vereinbart werden (LG Itzehoe, Beschluss vom 06.03.2001, Az.: 1 T 110/00). Das gilt auch für etwaige gesonderte Fortsetzungs- und Wiederholungsversammlungen. Angemessen sind Vergütungen von 150 bis 500 Euro pro Versammlung je nach Größe der Eigentümergemeinschaft, wobei darin die zusätzlichen Portokosten enthalten sein können, aber nicht müssen.

• Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG

Die Pflicht des Verwalters zur Erstellung der Jahresabrechnung umfasst nicht die Pflicht zur Erstellung einer Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Einkommensteuergesetz (EStG). Daher kann für diese Leistung des Verwalters eine Sondervergütung vereinbart werden, die mit 25 Euro pro Bescheinigung anzusetzen ist (LG Düsseldorf, Beschluss vom 08.02.2008, Az.: 19 T 489/07).

• Gerichts- und Mahnverfahren

Ist der Verwalter zur Übernahme gerichtlicher Verfahren bereit, darf ein Sonderhonorar in Höhe der ansonsten anfallenden Rechtsanwaltsgebühren vereinbart werden (BGH, Beschluss vom 06.05.1993, Az.: V ZB 9/92). Macht der Verwalter aber die Ansprüche der Eigentümergemeinschaft gegen einen einzelnen Wohnungseigentümer im eigenen Namen geltend, gehören diese nicht zu den vom dem betreffenden Eigentümer nach den Vorschriften der Zivilprozessordnung (ZPO) zu erstattenden Kosten des Rechtsstreits (BGH, Beschluss vom 17.11.2001, Az.: V ZB 134/11). Der Verwalter sollte sich daher vor einer solchen Vorgehensweise hüten.

Eine Klausel in Formularverträgen mit dem Verwalter ist wegen Verstoßes gegen das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, wonach eine pauschale Sondervergütung für den Fall „Veranlassung von Klageverfahren bei Zahlungsrückstand, zahlbar vom säumigen Eigentümer“ erhoben wird (Oberlandesgericht (OLG) Düsseldorf, Beschluss vom 06.01.2003, Az.: 3 Wx 364/02). Wirksam ist dagegen eine Klausel in einem vorformulierten Verwaltervertrag, nach der dem Verwalter für die Bearbeitung von Gerichtsverfahren ein Pauschalbetrag von 120 Euro gewährt wird (Amtsgericht (AG) Düsseldorf, Beschluss vom 11.09.2007, Az.: 290 II 71/07 WEG).

Erhält der Verwalter von der Wohnungseigentümergemeinschaft für die Einleitung des Mahnverfahrens gegen einen säumigen Schuldner eine Kostenpauschale in Höhe von 150 Euro, die im Verwaltervertrag vereinbart ist, muss der Schuldner die Pauschale der Eigentümergemeinschaft ersetzen (AG Fürth, Beschluss vom 19.04.2004, Az.: 7 UR II 13/04).

• Kopien und Portokosten

Die Erstattung der Kosten für Fotokopien und Porto sind keine Vereinbarung über eine Sondervergütung, sondern über Aufwendungsersatz, den der Verwalter neben seiner Vergütung für die entgeltliche Geschäftsbesorgung (also dem Verwaltervertrag) verlangen kann, §§ 675, 670 BGB. Daher ist es nicht zu beanstanden, wenn für pro angefertigter Kopie ein Betrag von 0,50 Euro vereinbart wird. Dieser Betrag muss aber eine zahlenmäßige Obergrenze haben, ähnlich wie im Gerichtskostengesetz (GKG) und Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in denen ab der 51. Kopie nur noch 0,15 Euro pro Kopie verlangt werden dürfen (Oberlandesgericht (OLG) Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00).

• Lastschriftverweigerungen

Verweigert ein Wohnungseigentümer die Teilnahme am von der Eigentümergemeinschaft beschlossenen Lastschriftverfahren, darf das Sonderhonorar für den Mehraufwand des Verwalters (durch die Bearbeitung der Überweisungen) pro Wohnung und Monat nicht mehr als 5 Euro betragen (LG Karlsruhe, Urteil vom 16.06.2009, Az.: 11 S 25/09).

• Lohnabrechnung für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft

Lohnabrechnungen für haupt- oder nebenberufliche Mitarbeiter werden regelmäßig durch ein Steuerbüro erledigt. Nimmt der Verwalter diese Aufgabe für Mitarbeiter der Eigentümergemeinschaft (etwa Hausmeister, Gärtner, Reinigungskräfte) war, hat das für ihn einen Mehraufwand zur Folge. Die Vereinbarung einer angemessenen Pauschale bzw. eines angemessenen Stundensatzes für den Mehraufwand ist daher nicht zu beanstanden.

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• Mahnungen

Pro Mahnschreiben wurde dem Verwalter eine Mahngebühr von bis zu 12,50 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer zugestanden (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 21.02.1996, Az.: 3 Wx 442/92). Als üblich dürften pro Mahnung bis zu 10 Euro anzusetzen sein, stellenweise werden aber auch 15 Euro verlangt.

• Mehraufwand für vermietete Eigentumswohnungen

Werden Eigentumswohnungen vermietet, kann sich daraus für den WEG-Verwalter ein Mehraufwand ergeben, etwa weil er nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG für die Durchführung der Hausordnung sorgen und daher den störenden Mieter bzw. den vermietenden Wohnungseigentümer kontaktieren muss. Daher kann sich für vermietete Eigentumswohnungen das pauschale Grundhonorar pro Einheit um 2,50 Euro erhöhen (OLG Frankfurt, Beschluss vom 31.10.1990, Az.: 20 W 260/90).

• Mehrwertsteuer

Fehlt ein Zusatz wie etwa „zuzüglich Mehrwertsteuer in der jeweils geltenden gesetzlichen Höhe“, ist die Steuer bereits im jeweiligen vereinbarten Sonderhonorar enthalten.

• Sanierungsmaßnahmen

Übernimmt der Verwalter die Organisation größerer, technisch schwieriger und aufwendiger Sanierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (etwa Ausschreibungen, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen, Einholung und Vergleich von Angeboten, Bauleitung und Bauüberwachung, Abnahme der Arbeiten, Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen), kann ein Sonderhonorar vereinbart werden. Dieses kann als prozentuale Pauschale der Auftragssumme, nach den Sätzen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) oder über einen angemessenen Stundensatz gewährt werden.

Ein Anspruch des Verwalters auf eine Sondervergütung für geringere Instandsetzungsarbeiten bis zu 5.000 Euro besteht jedoch nicht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 14.10.1998, Az.: 3 Wx 169/98).

• Veräußerungszustimmung 

Muss der Verwalter der Veräußerung von Wohnungseigentum nach § 12 Abs. 1 WEG zustimmen, ist ein Sonderhonorar von 175 Euro (OLG Hamm, Beschluss vom 19.10.2000, Az.: 15 W 133/00) bis 300 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer (Kammergericht (KG) Berlin, Beschluss vom 17.05.1989, Az.: 24 W 1484/89) rechtens. Die Pauschale kann allerdings nicht gegenüber dem Erwerber geltend gemacht werden.

Wird statt einer angemessenen Pauschale ein prozentualer Satz des Kaufpreises als Sonderhonorar zugrundegelegt, ist das unwirksam (KG, Beschluss vom 20.06.1997, Az.: 24 W 1783/97).

V. Abschluss des Verwaltervertrags: Worauf Eigentümergemeinschaften bei der Vergütung achten sollten

Werden zur Bestellung eines neuen Verwalters die eingeholten Angebote der verschiedenen Hausverwaltungen miteinander verglichen, sollte genau geprüft werden, welche Leistungen in der pauschalen Grundvergütung enthalten sind. Unter Umständen ist das auf den ersten Blick teurere Angebot einer Verwaltung im Ergebnis günstiger, weil darin Leistungen enthalten sind, für die andere Verwaltungen Sonderhonorare fordern. Unbeschadet dessen ist die Eigentümergemeinschaft aber nicht gezwungen, das günstigste Angebot zu wählen.

Zu beachten ist allerdings, dass genau festgelegte Sonderhonorare es der Eigentümergemeinschaft erheblich erleichtern, diese unter Schadensersatzgesichtspunkten erstattet zu bekommen. Muss etwa die Hausverwaltung einen Eigentümer wegen des nicht gezahlten Hausgeldes anmahnen und ist dafür ein Sonderhonorar von 10 Euro pro Mahnschreiben fällig, ist dieses vom säumigen Eigentümer als Verzugsschaden zu erstatten. Ist jedoch die pauschale Grundvergütung der Verwaltung höher als üblich, weil darin u. a. Mahnschreiben enthalten sind, können die Verwaltungskosten für die Mahnung nicht beziffert und daher gegen den betreffenden Eigentümer nicht geltend gemacht werden.