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Die Bestellung des Verwalters sowie der Abschluss des Verwaltungsvertrags sind nach der Trennungstheorie eigenständige Rechtsakte und stehen selbstständig nebeneinander. Vor der am 01.12.2020 in Kraft getretenen WEG-Reform wurden regelmäßig der Verwaltungsbeirat oder ein bzw. mehrere Wohnungseigentümer von der Eigentümerversammlung dazu bevollmächtigt, den beschlossenen Verwaltervertrag namens und im Auftrag der Eigentümergemeinschaft zu unterschreiben. Andernfalls hätte jeder einzelne Eigentümer den Verwaltervertrag unterzeichnen müssen. Diese Rechtslage hat sich durch die Reform geändert. Wie der Verwaltervertrag zustande kommt, wer zur Unterzeichnung berechtigt ist und welche Sonderfälle es gibt, erfahren Sie hier.

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1. Ist überhaupt ein schriftlicher Verwaltervertrag erforderlich?

Zunächst stellt sich die Frage, ob überhaupt ein schriftlicher Verwaltervertrag erforderlich ist, der zu unterschreiben ist. Nach derTrennungstheorie dürfte das nicht der Fall sein. Denn der Verwalter erhält seine Eigenschaft als Organ der Eigentümergemeinschaft durch die Bestellung. Dafür ist aber kein Verwaltervertrag erforderlich. Ohne Vertrag ist der Verwalter nach § 27 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die

• untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
• zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind

Daneben hat der Verwalter die Verpflichtung zur Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung nebst Führen der Beschluss-Sammlung, § 24 WEG, sowie zum Erstellen des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und des Vermögensberichts, § 28 WEG. Im Gegenzug steht dem Verwalter ein Anspruch auf die branchenübliche Vergütung zu.

Allerdings entspricht der Beschluss über die Bestellung des Verwalters nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Eckpunkte des Verwaltervertrags (Laufzeit der Bestellung und Vergütung des Verwalters) im Bestellungsbeschluss geregelt sind (Bundesgerichtshof (BGH), Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14). Zudem sind grundsätzlich mindestens drei Angebote von verschiedenen Hausverwaltungen einzuholen (BGH, Urteil vom 01.04.2011, Az.: V ZR 96/10), die den Eigentümern möglichst mit der Einladung zur Versammlung zu übermitteln sind, damit sich diese zuvor mit den Angeboten befassen können (BGH, Urteil vom 24.01.2020, Az.: V ZR 110/19).

Aus diesen Gründen und auch aufgrund der Tatsache, dass bei Fehlen eines schriftlichen Vertrags schnell Streitigkeiten über die Rechte und Pflichten des Verwalters sowie dessen Vergütung entstehen können, sollte daher stets ein schriftlicher Verwaltervertrag abgeschlossen werden (vgl. auch BGH, Versäumnisurteil vom 05.07.2019, Az.: V ZR 278/17).

2. Wie der Verwaltervertrag zustande kommt

Der Verwaltervertrag kommt nicht durch die Unterzeichnung, sondern durch den Mehrheitsbeschluss der Eigentümer und dem Tätigwerden des Verwalters zustande. Denn der Beschluss ist gegenüber dem Verwalter ein Angebot zum Vertragsabschluss, welches dieser durch sein Tätigwerden annimmt (Bayerisches Oberstes Landesgericht (BayObLG), Beschluss vom 18.03.1997, Az.: 2Z BR 98/96).

Die Unterschriften erfolgen lediglich aus Beweiszwecken. Der Verwaltervertrag wird also regelmäßig bereits vor der Unterzeichnung vereinbart.

3. Im Gesetz nun geregelt: Der Beiratsvorsitzende unterschreibt

Nach dem aufgrund der Reform neu eingeführten § 9b Abs. 2 WEG vertritt der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter. Damit ist der Beiratsvorsitzende berechtigt, für die Eigentümergemeinschaft den Verwaltervertrag zu unterschreiben.

Statt des Beiratsvorsitzenden kann auch ein anderer Wohnungseigentümer durch Beschluss dazu ermächtigt werden, die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu vertreten, § 9b Abs. 2 WEG. Hier ist dann der ermächtigte Eigentümer zur Unterschrift berechtigt.

4. Wenn der Beirat den Verwaltervertrag aushandeln soll

In der Regel wird der Kandidat für das Verwalteramt der Eigentümergemeinschaft einen Entwurf über den Verwaltervertrag zusenden. Der Entwurf wird dann in dieser Form oder mit etwaigen Änderungen von der Eigentümergemeinschaft beschlossen.

4.1. Eckpunkte müssen im Bestellungsbeschluss geregelt sein

Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass die Wohnungseigentümer den Verwalter durch Beschluss bestellen und im Bestellungsbeschlussbestimmen, dass der Verwaltervertrag noch durch die in diesem Beschluss genannten Eigentümer bzw. dem Verwaltungsbeirat auszuhandelnist. Dabei ist zu beachten, dass die die Eckpunkte des Verwaltervertrags (Laufzeit der Bestellung und Vergütung des Verwalters) im Bestellungsbeschluss geregelt sein müssen (BGH, Urteil vom 27.02.2015, Az.: V ZR 114/14).

In diesem Fall ist im Bestellungsbeschluss auch festzulegen, dass derjenige, der den Verwaltervertrag aushandelt, diesen als Vertreter der Gemeinschaft unterschreiben soll.

4.2. Erweiterte Rechte und Pflichten müssen im Bestellungsbeschluss geregelt sein

Im Verwaltervertrag können dessen Rechte und Pflichten durch Beschluss der Wohnungseigentümer erweitert oder eingeschränkt werden, § 27 Abs. 2 WEG. Beispiele dazu sind etwa das Recht des Verwalters,

• Instandhaltungsmaßnahmen mit einem Kostenvolumen bis zu einer festgelegten Höhe für den Einzelfall, die durch eine jährliche Höchstsumme begrenzt wird, eigenständig in Auftrag zu geben
• wegen rückständiger Hausgelder Gerichtsverfahren, auch unter Einschaltung eines Rechtsanwalts, für die Eigentümergemeinschafteinzuleiten und zu führen

Diese Erweiterungen (und auch Beschränkungen) müssen im Bestellungsbeschluss ebenfalls enthalten sein, wenn der Verwaltervertrag noch durch die in diesem Beschluss genannten Eigentümer bzw. dem Verwaltungsbeirat auszuhandeln ist.

Auch hier ist im Bestellungsbeschluss festzulegen, dass derjenige, der den Verwaltervertrag aushandelt, diesen als Vertreter der Gemeinschaft unterschreiben soll.

5. Das gilt bei der Wiederbestellung des Verwalters

Wird der Verwalter wiederbestellt, einigen sich die Beteiligten häufig darauf, dass der für den Erstbestellungszeitraum geschlossene Verwaltervertrag mit dem bisherigen Inhalt auch für den Wiederbestellungszeitraum gelten soll. Das ist zulässig, und zwar selbst dann, wenn auch im vergangenen Bestellungszeitraum kein schriftlicher Vertrag vorgelegen hat (Oberlandesgericht (OLG) Hamburg, Beschluss vom 16.07.2001, Az.: 2 Wx 116/00).

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Für den Wiederbestellungszeitraum kann aber auch ein neuer Verwaltervertrag abgeschlossen werden. Dieser Vertrag ist dann vom Beiratsvorsitzenden bzw. vom zur Vertretung gegenüber dem Verwalter ermächtigten Wohnungseigentümer zu unterschreiben, § 9b Abs. 2 WEG.

6. Setzt das Gericht den Verwalter ein, ist keine Unterschrift nötig

Als letztes Mittel kann der Verwalter im Wege der Beschlussersetzungsklage oder des vorläufigen bzw. einstweiligen Rechtsschutzes durch einstweilige Verfügung bestellt werden. Das Gericht übt dann ein Ermessen anstelle der Wohnungseigentümer aus. Dazu muss der das Verfahren einleitende Wohnungseigentümer dem Gericht die zur Ermessensausübung erforderlichen Tatsachen beibringen, also auch drei Angebote verschiedener Hausverwaltungen nebst Vertragsentwürfen und Bereitschaftserklärungen zur Übernahme des Verwaltungsamts (Landgericht (LG) Dortmund, Urteil vom 10.11.2015, Az.: 1 S 308/15). Das Gericht bestimmt dann, wer als Verwalter bestellt wird, so dass der Verwaltervertrag nicht zu unterschrieben werden braucht.

Wollen Verwalter und Wohnungseigentümer den Vertrag später durch Mehrheitsbeschluss abändern, ist die Abänderungsvereinbarung wiederum vom Beiratsvorsitzenden bzw. vom zur Vertretung gegenüber dem Verwalter ermächtigten Wohnungseigentümer zu unterschreiben, § 9b Abs. 2 WEG.