Hausverwalter-Angebote.de

Über das Portal Hausverwalter-Angebote.de haben wir einen sehr guten Markteinblick in die Hausverwaltungsbranche und sprechen regelmäßig mit Verwaltern und Eigentümern. In diesem Artikel soll es darum gehen, wie sich Verwalter zukunftsfähig aufstellen sollten.

Um als Hausverwaltung im Jahr 2025 erfolgreich zu bestehen, ist es entscheidend, sich als kompetentes, wirtschaftliches und zukunftsorientiertes Unternehmen zu positionieren. Die Branche stellt hohe Anforderungen – nur wer sich weiterentwickelt, strategisch kluge Entscheidungen trifft und ein starkes Personalmanagement betreibt, wird langfristig am Markt bestehen.

Hier sind die entscheidenden Erfolgsstrategien, um eine nachhaltige und starke Marktposition aufzubauen.

1. Fokus auf Personalmanagement – Mitarbeiter halten

Der Personalmangel in der Hausverwaltungsbranche ist allgegenwärtig und stellt eines der größten Probleme für Hausverwaltungen dar. Bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung stoßen Eigentümer oft darauf, dass viele Hausverwaltungen keine Kapazitäten mehr haben. Der Engpass bei den Verwaltungen liegt ganz klar beim Personal. Der chronische Fachkräftemangel hat sich in den letzten Jahren immer weiter verstärkt.

Viele Hausverwaltungen würden gerne wachsen, können aber keine neuen Objekte aufnehmen, weil qualifizierte Mitarbeiter fehlen. Ein Mitarbeiter, der heute kündigt, kann ein Unternehmen um zwei bis drei Jahre zurückwerfen. Ersatz ist schwer zu finden, und die verbleibenden Kollegen müssen einspringen, was zu chronischer Überlastung führt. Eine Abwärtsspirale beginnt: Weitere Mitarbeiter kündigen, und die Situation verschlimmert sich.

Eine erfolgreiche Hausverwaltung legt daher besonderen Wert darauf, das Team zu halten, zu motivieren und kontinuierlich zu erweitern.Was spielt hier z.B. eine Rolle?

• Attraktives Arbeitsumfeld: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten, räumliche Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten im Büro und moderne Arbeitsmittel schaffen ein positives Betriebsklima.
• Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen und Qualifizierungen halten das Team fachlich auf dem neuesten Stand und bereiten es auf die täglichen Herausforderungen vor.
• Personalmarketing: Gezielte Strategien über soziale Medien, Empfehlungsprogramme und Recruiting-Agenturen helfen, neue Talente zu gewinnen.
• Mitarbeiterbindung: Ein starker Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit, ein entspanntes Arbeitsumfeld und freundliche Kollegen verhindert Fluktuation und sorgt für Stabilität im Unternehmen.
• Schwierige Eigentümer: Der Chef einer Hausverwaltung muss sich zwangsläufig von schwierigen Kunden trennen, die dem Team das Leben schwer machen und die Arbeitsatmosphäre belasten. Problem-Eigentümer stressen die eigenen Mitarbeiter, die es um jeden Preis zu schützen gilt.

Praxis-Tipp: Hausverwalter sollten gezielt in die Zufriedenheit und Motivation ihres Teams investieren. Ein engagiertes und motiviertes Team sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern stärkt auch die Basis für langfristigen Erfolg. Nur so wächst das Unternehmen nachhaltig und bleibt den steigenden Marktanforderungen gewachsen.

2. Hausverwaltung muss wirtschaftlich sein

Nicht jedes Objekt lohnt sich im Verwaltungsbestand. Schwierige, zerstrittene oder unwirtschaftliche Objekte binden Ressourcen und überfordern das Team. Ein Verwalter, der sich an die Marktgegebenheiten anpasst, wird solche Objekte abgeben müssen, um seine Mitarbeiter zu schützen und einem Abwärtssog zu entgehen.

• Portfolio-Analyse: Regelmäßige Kosten-Nutzen-Analysen identifizieren unrentable Objekte. In der heutigen Zeit werden von Verwaltern nicht selten Änderungskündigungen ausgesprochen, bei denen die Verwaltergebühren deutlich erhöht werden sollten. Oft kann sich die Gebühr sogar verdoppeln. Dann kann der Verwalter seine Forderungen nicht durchsetzen, würde er das Objekt im Zweifel abgeben und die Kündigung wirksam werden lassen.
• Effizienzsteigerung: Eigentümer haben die Wahl: Entweder passen sie sich den neuen Bedingungen der aktuellen Hausverwaltung an, oder sie riskieren bei einem Wechsel, keine Verwaltung mehr zu finden, die überhaupt zu annehmbaren Konditionen arbeitet. Der Markt zeigt schnell, wo die Verwaltergebühren heute stehen.

Verwalter, die sich unter Wert verkaufen, schaden langfristig ihrem Unternehmen. Die Herkulesaufgabe bei niedrigpreisigen Objekten die Konditionen anzupassen, können über Jahre hinweg Kraft und Energie kosten und das Business erheblich zurückwerfen.

Praxis-Tipp: Ein gesundes Portfolio ist der Schlüssel zu Stabilität. Hausverwalter sollten sich von Objekten trennen, die die Effizienz beeinträchtigen und das Team übermäßig belasten. Der Fokus auf rentable und konfliktarme Immobilien schafft Entlastung und sichert langfristigen Erfolg.

3. Digitalisierung als Standard

Im Jahr 2025 ist Digitalisierung kein optionaler Zusatz mehr, sondern ein Muss. Alles, was in einer Hausverwaltung passiert, muss neu und digital gedacht werden. Die Digitalisierung bietet enorme Effizienzgewinne und kann eine Lösung für die chronische Überlastung der Mitarbeiter und den Personalmangel sein.

Externer Blick: Wenn ein IT-Mitarbeiter, der seit einem Jahrzehnt in digitalen und hoch strukturierten Systemen arbeitet, einem Hausverwalter über die Schulter schauen würde, würde er vermutlich die Hände über dem Kopf zusammenschlagen. So eingefahren sind die Strukturen und Gewohnheiten aus den letzten 30 Jahren Verwalterdasein.

Erste digitale Ansätze könnten sein:

• Digitale Postverarbeitung: Eingehende Post wird digital als PDF zugestellt, wodurch der klassische Briefkasten weitgehend entfällt.
• Ticketsysteme: Ein Ticketsystem für Mitarbeiter und Handwerker sollte der neue Standard sein. So bleibt überblickbar, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und die Vertretung im Krankheits- oder Urlaubsfall ist problemlos möglich.
• Transparente Aufgabenverteilung: Durch digitale Tools wissen Kollegen jederzeit, woran der erkrankte Mitarbeiter gearbeitet hat und welche Aufgaben in den kommenden Tagen und Wochen anstehen.

Praxis-Tipp: Hausverwalter müssen in digitale Lösungen investieren, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Teamzusammenarbeit zu verbessern. Durch Digitalisierung lassen sich Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Auswirkungen von Personalmangel abfedern.

4. Moderne Softwarelösungen

Es gibt viele Softwarelösungen für Hausverwaltungen am Markt. Einige sind seit Jahrzehnten etabliert, andere drängen neu auf den Markt. Oft schleppen die alten Softwareanbieter eine Vergangenheit mit sich, die Innovationen schwierig macht. Verwaltungen sollten hier mutig sein und sich von Lösungen trennen, die den modernen Anforderungen nicht gerecht werden.

Effiziente Kommunikation mit Eigentümern und digitale Verwaltung sind für moderne Hausverwaltungen unverzichtbar. Eine leistungsfähige Verwaltungssoftware sollte zum Beispiel folgende Funktionen bieten:

• Automatisches Verbuchen: Über den Kontoauszug eines verwalteten Objekts.
• Digitale Einladungen und Protokolle: Der Versand von Einladungen zu Eigentümerversammlungen und Protokollen sollte über die Software digital erfolgen.
• Cloud-Zugriff für Eigentümer: Eigentümer sollten rund um die Uhr Zugriff auf relevante Unterlagen über eine Cloud-Lösung haben.
• Rechnungsprüfungen: Beiräte können Rechnungen bequem von zu Hause aus digital prüfen.

Praxis-Tipp: Eine gut implementierte Software spart Zeit, schafft Transparenz und erleichtert den digitalen Arbeitsfluss für Mitarbeiter und Eigentümer. Hausverwalter können zusätzlich oder auch als Übergangslösung Software einbinden, die sich an die eigene Verwaltungssoftware anschließen und den Digitalisierungsprozess effizient unterstützen.

5. Attraktive Arbeitsbedingungen schaffen

Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld ist entscheidend, um Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu halten. Dazu gehören:

• Angenehme Büro-Größe: Einzel- oder Zweierbüros für konzentriertes Arbeiten.
• Rückzugsmöglichkeiten: Für hochkonzentriertes Arbeiten oder Telefonate ohne Störungen.
• Eigene Konferenzräume: Große Besprechungsräume, um Eigentümerversammlungen direkt im Haus abhalten zu können. Das spart den Mitarbeitern viele Wege und die Rennerei mit Notebooks und Beamern in Konferenzräume von Hotels, in denen die Technik dann vielleicht doch nicht funktioniert.
• Ergonomische Arbeitsmittel: Höhenverstellbare Schreibtische für Arbeiten im Stehen oder Sitzen sowie große Curved-Monitore, die das Arbeiten angenehmer machen.
• Digitale Infrastruktur: Eine IT-Ausstattung, die es ermöglicht, problemlos im Home-Office zu arbeiten, ohne Qualitätsverluste hinnehmen zu müssen.

Praxis-Tipp: Hausverwalter sollten ein Arbeitsumfeld schaffen, das Ergonomie, Flexibilität und moderne Arbeitsweisen berücksichtigt. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Loyalität der Mitarbeiter.

6. Angemessene Vergütung für eigene Mitarbeiter

Faire Bezahlung ist entscheidend im Wettbewerb um Fachkräfte und für die Zukunftsfähigkeit der Hausverwaltung. Ein moderner Hausverwalter kann es sich nicht leisten, zu Dumping-Preisen zu arbeiten. Die Branche hat sich weiterentwickelt und erfordert marktgerechte Verwaltungsgebühren, um qualifizierte Mitarbeiter fair zu bezahlen und ein stabiles Unternehmen zu führen.

In den letzten Jahren sind die Hausverwaltergebühren zu Recht gestiegen, da die Ansprüche der Eigentümer ebenfalls gestiegen sind. Immobilienwerte haben sich in den letzten zehn Jahren verdoppelt oder verdreifacht. Eigentümer haben viel Geld in ihre Immobilien investiert und erwarten eine professionelle und verlässliche Verwaltung.

Praxis-Tipp: Hausverwalter sollten auf angemessene Verwaltungsgebühren setzen, um faire Gehälter und stabile Unternehmensgewinne zu gewährleisten. Billigangebote gefährden die Zukunft – nur eine hochwertige Verwaltung und ein gut bezahltes Team können den hohen Ansprüchen der Eigentümer gerecht werden.

7. Konzentration auf das Kerngeschäft & Unternehmenswert

Ein erfolgreicher Hausverwalter fokussiert sich auf die Kernaufgaben der Hausverwaltung. Die Branche ist komplex genug, und der Versuch, in andere Geschäftsfelder wie Maklertätigkeiten zu expandieren, kann dazu führen, dass das eigentliche Hausverwaltungsgeschäft leidet.

Heute ist es wichtiger denn je, am Unternehmen zu arbeiten und es voranzubringen. Hausverwaltungen bieten planbare, regelmäßige Umsätze, und jedes neue Verwaltungsobjekt steigert nicht nur den Umsatz, sondern auch den Unternehmenswert. Während Makler oft „von der Hand in den Mund“ leben – auch wenn sie dabei erfolgreich sind – bauen Hausverwalter echte, beständige Unternehmen auf.

Praxis-Tipp: Hausverwalter sollten das „Shiny-Object-Syndrom“ vermeiden und sich nicht von scheinbar lukrativen Nebengeschäften ablenken lassen. Eine klare Spezialisierung auf die Kernaufgaben der Hausverwaltung schafft langfristigen Erfolg und Stabilität.

8. Ausbildung von eigenen Mitarbeitern

In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Ausbildung von eigenen Mitarbeitern unerlässlich. So sichern Sie nicht nur den fachlichen Bedarf ab, sondern holen auch frischen Wind und neue Fähigkeiten ins Unternehmen. Junge Talente bringen innovative Ideen und digitale Kompetenzen mit, die Ihre Hausverwaltung zukunftsfähig machen.

Praxis-Tipp: Kombinieren Sie Strategien zur Personalgewinnung mit gezielter Weiterbildung und Nachwuchsförderung. So bauen Sie ein starkes, zukunftsfähiges Team auf, das den Anforderungen des Marktes gerecht wird.

9. Qualifizierung und Weiterbildung

Neben der Personalgewinnung ist auch die kontinuierliche Qualifizierung des Teams entscheidend. Der Markt für Hausverwaltungen entwickelt sich rasant, und moderne Kompetenzen sind gefragt:

• Qualifizierung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Eine fundierte Kenntnis der aktuellen Gesetzeslage ist unverzichtbar für professionelle Hausverwalter. Die Qualifizierung nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG sollte für alle Mitarbeiter Standard sein und ist in der Branche nichts Besonderes mehr – ein reiner Hygienefaktor.
• Social-Media-Marketing: Schulungen zur Nutzung von Social Media helfen, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber und Dienstleister zu positionieren.
• Künstliche Intelligenz (KI): Weiterbildungen zur Nutzung von KI-Tools können Prozesse optimieren und die Effizienz steigern.
• Digitalisierungsstrategien: Seminare und Workshops zu digitalen Tools und Prozessen erleichtern die Implementierung und Nutzung moderner Softwarelösungen.

Praxis-Tipp: Hausverwalter sollten Strategien zur Personalgewinnung mit gezielter Weiterbildung kombinieren, um ein starkes und zukunftsfähiges Team aufzubauen. Schulungen zu komplexen Themen wie KI oder Digitalisierung bedeuten nicht, alles selbst umsetzen zu müssen. Vielmehr schaffen sie die Kompetenz, gezielt externe Dienstleister zu beauftragen und den Digitalisierungsprozess effizient zu steuern.

10. Strategien gegen Personalknappheit

Der Fachkräftemangel erfordert kreative und zielgerichtete Strategien zur Personalgewinnung und Mitarbeiterbindung. Ein moderner Hausverwalter nutzt verschiedene Wege, um neue Talente zu gewinnen und bestehende Mitarbeiter weiterzuentwickeln:

• Social Media & LinkedIn: Präsentieren Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber und sprechen Sie aktiv potenzielle Bewerber an.
• Empfehlungsprogramme: Motivieren Sie bestehende Mitarbeiter, qualifizierte Fachkräfte zu empfehlen.
• Gezielte Anzeigen: Nutzen Sie Google-, Facebook- oder U-Bahn-Werbung, um sichtbar zu werden.
• Recruiting-Agenturen: Bei schwierigen Positionen kann das Auslagern an Experten sinnvoll sein.

Beim Thema Recruiting muss jeder Unternehmer seinen eigenen Weg finden, der zu ihm passt. Es gibt diverse Wege – eine einfache Anzeige auf einem Stellenportal ist allerdings schon seit längerer Zeit nicht mehr ausreichend.

11. Professionelle Außendarstellung

Die Außendarstellung einer Hausverwaltung ist heute ein entscheidender Faktor für den Erfolg – sowohl bei der Objektakquise als auch, und das ist noch wichtiger, bei der Mitarbeitergewinnung. Ein modernes, professionelles Image vermittelt Zuverlässigkeit und Zukunftsfähigkeit.

Zur professionellen Außendarstellung zählen zum Beispiel:

• Eigene Webseite: Eine professionelle, ansprechende und benutzerfreundliche Webseite ist Pflicht. Sie sollte Informationen zu Leistungen, Team, Kontaktmöglichkeiten und aktuelle Stellenangebote enthalten.
• Social Media Auftritt: Eine präsente und auffindbare Darstellung auf Plattformen wie LinkedIn, Facebook oder Instagram hilft dabei, das Unternehmen als modernen Arbeitgeber und Dienstleister zu positionieren.
• Moderner Bewerbungsprozess: Ein einfacher, zeitgemäßer Bewerbungsprozess, z. B. eine PDF-Bewerbung per E-Mail, vermittelt Professionalität. Ein ansprechendes Layout zeigt sowohl Bewerbern als auch Eigentümern, dass es sich um eine moderne Hausverwaltung handelt.

Praxis-Tipp: Eine klare und professionelle Außendarstellung erhöht die Sichtbarkeit und macht die Hausverwaltung attraktiver für neue Mitarbeiter und Eigentümer. Eine starke Online-Präsenz dient als Aushängeschild des Unternehmens und sollte daher gezielt gepflegt werden.

12. Fazit

Der Artikel soll die Herausforderungen und Lösungen für Hausverwaltungen im Jahr 2025 aufzeigen. Alte Systeme kann man noch ein paar Jahre weiter „auf Verschleiß fahren“, und sicher retten sich viele Unternehmer so noch erfolgreich und vielleicht sogar gut bezahlt in die Rente. Wer als Hausverwaltung jedoch für die nächsten fünf bis zehn Jahre vorausschauend planen will, wird sich anpassen müssen und die oben genannten Themen angehen.

Kundengewinnung ist für clevere Hausverwaltungen nicht mehr der Engpass. Heute geht es um andere Themen. Viele Verwalter gewinnen online konstant und planbar Anfragen von Eigentümern, die sich über Angebote freuen. Sehr viele auch über unser Portal Hausverwalter-Angebote.de (hier geht es zur Kontaktseite für Verwalter).